Innføring av earkiv i offentlig forvaltning

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Innføring av earkiv i offentlig forvaltning"

Transkript

1 Riksarkivet Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til budsjettsøknad for Innføring av earkiv som en felleskomponent i offentlig forvaltning etablerer en moderne infrastruktur for arkivering og dokumentasjon. earkiv åpner for automatisert overføring av arkivmateriale fra dagligarkiv hos arkiveier til en arkivkjerne (earkiv) basert på Noark-standarden. I en slik løsning vil man løpende kunne sikre kvalitet, bevaring og deling av arkivmaterialet, frem til endelig avlevering og langtidslagring i digitale sikringsmagasin. Arkivene er grunnmuren i offentlig forvaltning. Dokumentasjon dannes i forbindelse med forvaltningens oppgaveløsing og arkiveres for senere bruk. Deler av arkivet som ikke lenger er i bruk, overføres til depot for fremtiden. Arkivdanning og innsyn, samt avlevering til langtidslagring reguleres av en rekke bestemmelser, herunder Arkivloven og Noark-standarden som forvaltes av Riksarkivet. Tidligere var offentlige arkiver papirbasert, men i dag skapes alle offentlige arkiver digitalt. Elektronisk skapte arkiver er basis for effektiv saksbehandling og deling av informasjon, og for publikumstjenester som Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP). Elektronisk skapte arkiver er en forutsetning for regeringens strategi for digital forvaltning. Infrastrukturen rundt offentlige elektroniske arkiver har utviklet seg gradvis. Dagens løsninger og prosedyrer er i for stor grad basert på papir-tenking. Som en følge av dette er forvaltning av materialet kostnadskrevende med stor grad av manuelle rutiner og prosedyrer. Spesielt gjelder dette avlevering av elektronisk arkivmateriale til depot, som rapporteres av mange offentlige virksomheter, blant annet Oljedirektoratet, som en vesentlig tidstyv. En sentral utfordring for offentlig sektor er at en svært liten del av digitalt skapt bevaringsverdig arkivmateriale fra perioden 1985 til 2014 er bevart i digitale sikringsmagasin(under 10%). Estimater for perioden 1985 til 2014 fra statlig og kommunal sektor viser et sannsynlig etterslep på rundt statlige og kommunale elektroniske arkiver som venter på å bli overført til depot. Med tanke på arkivenes betydning som rettighetsdokumentasjon, er dette dramatiske tall. Fagsystemer er ikke regnet med i estimatet for statlig sektor. Som svar på situasjonen foreslår Riksarkivet derfor at det må innføres en ny felleskomponent for offentlig sektor: earkiv. Hva er earkiv? earkiv er en tidsmessig, datadrevet infrastruktur for effektivisering, kvalitetssikring, deling og bevaring av offentlige arkiver, hvor unødvendig manuelle rutiner er eliminert. Sentralt i løsningen står et digitalt mellomarkiv (earkiv) som en felles, obligatorisk offentlig tjeneste. Tjenesten åpner for automatisert overføring av arkivmateriale fra dagligarkiv hos arkiveier til en arkivkjerne, earkiv, basert på Noark-standarden. I en slik løsning vil man løpende kunne sikre kvalitet, bevaring og deling av arkivmaterialet, frem til endelig avlevering og langtidslagring. Innføring av earkiv åpner for store innsparinger i forhold til dagens metoder gjennom betydelig effektivisering og automatisering. I tillegg vil man kunne dele informasjon mer effektivt, samt tilby publikum bedre digitale tjenester. En ny arkitektur basert på earkiv vil på flere områder kunne

2 samkjøres med utvikling av ny versjon av OEP, en viktig tjeneste for å sikre innbyggerne innsyn i forvaltningen. En lignende løsning er vedtatt innført i flere store statlige etater i Sverige fra og med Argumentene er store innsparinger, mer effektiv offentlig forvaltning og bedre sikring av elektronisk informasjon som har stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Erfaringene fra Sverige er nyttige, og Riksarkivet følger dette arbeidet nøye. Det er flere viktige berøringspunkter mellom det norske og den svenske arbeidet, men den svenske løsningen kan i seg selv ikke overføres og tas i bruk på en kostnadseffektiv måte. earkiv kan spare forvaltningen for store utgifter I statlig sektor er det for perioden anslått at det i de enhetene (kilde: NSD) er opparbeidet et etterslep på uttrekk som ikke er avlevert til depot. En har beregnet et gjennomsnitt på 2 uttrekk per enhet. Samlet kostnad for innhenting og langtidslagring av dette arkivverdige materiale, vil trolig ligge rundt 1,6 milliarder. Basert på erfaringstall er prisen per uttrekk beregnet til kroner. For perioden er det beregnet at det vil komme uttrekk fra 21 departementer og 334 underliggende etater. Dette materialet kommer fra nyere arkivløsninger (Noark 5), og kostnaden per uttrekk vil trolig ligge lavere. I kalkylen er gjennomsnittlig kostnad per uttrekk beregnet til ca Samlet kostnad for innhenting av fremtidig materiale vil da, dersom man fortsetter med dagens praksis, komme på 190 millioner. Tallene omfatter bare systemer som benyttes til ulike former for saksbehandling. Registre og rene fagsystemer er ikke tatt med i denne kalkylen. I kommunal sektor finner vi det samme bildet. En kartlegging av digitalt skapt materiale i kommuner og fylkeskommuner, gjennomført av Samdok-prosjektet i 2014, viser at det i perioden trolig er skapt arkivverdig dokumentasjon i rundt sak-arkivsystemer og fagsystemer i landets 428 kommuner og 19 fylkeskommuner. Under av disse er sikret i depot. Basert på estimater fra kommunale arkivinstitusjoner vil trolig kostnaden i kommunal sektor, med dagens metodikk, ligge opp mot 2 milliarder. Dette er også minimumstall. earkiv bedre, billigere og mer effektiv forvaltning Forvaltningen har i lang tid etterlyst mer effektive og billigere løsninger som kan sikre bedre kvalitet på arkivmaterialet. Innføring av earkiv i forvaltningen vil gi effektive, tidsmessige brukerløsninger, trygge digitale arkiver og automatiserte prosedyrer for langtidsbevaring av arkivverdig materiale. Riksarkivet har i samarbeid med flere arkivinstitusjoner gjennomført pilotprosjekter for validering og overføring av data basert på prinsippene for earkiv. Resultatene er svært lovende. earkiv vil i mindre grad løse problemer og kostnader med materialet som alt er skapt. Dette må som hovedregel løses med andre metoder og finansieres av den enkelte kommune, fylkeskommune og statlige etat. earkiv vil likevel kunne benyttes som avleveringsstruktur for en del av dette materialet, noe som trolig vil kunne gi betydelige besparelser. Riksarkivet gjør tester på dette, og også her er resultatet lovende. Hovedgrepet med earkiv er: å ta ut den samfunnsøkonomiske gevinsten ved en mer effektiv, datadrevet arkivforvaltning å forebygge store, kostnadskrevende etterslep, med dårlig kvalitet og fare for tap av viktige data som resultat, og å etablere en fleksibel arkitektur som åpner for utvikling av nye og bedre offentlige tjenester.

3 earkiv basis for nye tjenester earkiv vil være et hensiktsmessig grunnlag for en videre digitalisering av offentlig sektor. En sentral tjeneste er Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) som sikrer offentlighetsprinsippet ved at offentlig informasjon er åpent tilgjengelig for alle. Ny versjon av tjenesten er under planlegging og en nye OEP-tjeneste vil kunne nyttiggjøre seg felleskomponenten earkiv. Et annet aktuelt område er skytjenester. Innføring av earkiv, basert på Noark, kan gjøre det mulig for offentlige organer å benytte seg av slike tjenester i inn- og utland, samtidig som arkivering av arkivmaterialet skjer på norsk jord. Alle regulatoriske hindringer for bruk av skytjenester blir ikke dermed borte, men earkiv ivaretar viktige hensyn som i dag er til hinder for utførsel av offentlige organers arkivmateriale. Anbefalte tiltak Vi anbefaler tre tiltak: 1. Arkivpliktige data overføres løpende fra arkivskaperne til et earkiv for umiddelbar kvalitetssikring med tilbakemelding og fysisk sikring av dataene. Man mellomlagrer dataene sentralt før den bevaringsverdige delmengden overføres til langtidslagring senere (Utprøving i fase 2). 2. earkiv er en felleskomponent som eksponerer funksjonalitet slik at det kan brukes direkte som alternativ til dagligarkiv hos arkivskapere med enklere behov (Utprøving i fase 3). Dette avhenger av at man har utført punkt 1. Man tilbyr da et standardisert grensesnitt (API) mot earkiv som en tjeneste. earkiv tilbyr et API hvor man kan gjøre basis arkivfunksjoner for opprettelse, henting, endring og logisk sletting av arkivpliktig informasjon. 3. Man legger til rette for at Noark-kjernen i earkiv kan publiseres som åpen kildekode. Innføring av earkiv framdrift og kostnad Utvikling og tilrettelegging av earkiv vil være arbeidskrevende, som beskrevet i Sopra-Sterias rapport, men tallene viser at det vil være en god investering. Innføring av earkiv kan skje stegvis fra og med 2016 dersom det blir satt av midler til å starte utviklingen. Arkivverket må tilrettelegge det faglige rammeverket (arkivkjerne basert på Noark5, retningslinjer, avtaleverk, standarder, kvalitetskrav med mer). En hensiktsmessig infrastruktur eller arkitektur må på plass, tilpasset prinsippene for digitalisering av offentlig sektor. Kostnadsestimat for tilrettelegging for earkiv Fase Kostnadsestimat i millioner NOK Antatt tidspunkt Forprosjekt og videre piloter 4 (Riksarkivet) 2015 Fase 1 14 utvikling av earkiv + 6 mill for å etablere tilpasset infrastruktur mellom arkiveier og Riksarkivet 2016 Fase Fase Estimat innsparing etter fase 2 og fase 3. Tabell nedenfor oppsummerer innsparing for fase 2 og fase 3 akkumulert i år Den angir også graden av usikkerhet ved modellering av tiltaket.

4 Fase Usikkerhet Intervall akkumulert til 2034 i millioner NOK Besparelse ved gjennomføring av fase 2 enklere deponering Basert på «Vurdert snitt»-tall Besparelser ved gjennomføring av fase 3 lavere lisenskostnader og maskinvarekostnader medium 210 høy *) *) Det kan potensielt være svært mye å spare på lisens, men usikkerheten her er svært høy da leverandørenes prisstruktur og forvaltningens betingelser ikke er tilgjengelig data. Fremgangsmåte for innføring av earkiv Innføring bør skje ved at et lite antall (3-4) statlige etater velges ut til å gjennomføre en fullskala pilot i 2016 med videre utrulling i 2017 og Følgende aktører har meldt interesse for å bli med som piloter i Fase 1: Mattilsynet Skatteetatens IT- og servicepartner Riksantikvaren Visma (som leverandør av det skoleadministrative systemet Visma flyt skole til Vigo IKS) Oljedirektoratet og NAV (ikke bekreftet, men er interessert) Erfaringer fra piloten legges til grunn for videre utrulling / Gunnar Urtegaard Avdelingsdirektør Riksarkivet

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting

Detaljer

En felles meldingsboks. Rapport 2011:7 ISSN 1890-6583

En felles meldingsboks. Rapport 2011:7 ISSN 1890-6583 En felles meldingsboks Rapport 2011:7 ISSN 1890-6583 Forord Difi har på oppdrag fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet utredet en løsning for elektronisk meldingsutveksling mellom forvaltningen

Detaljer

Sikker digital post fra det offentlige Vurdering av alternativer for realisering av sikker digital postboks i offentlig sektor

Sikker digital post fra det offentlige Vurdering av alternativer for realisering av sikker digital postboks i offentlig sektor Sikker digital post fra det offentlige Vurdering av alternativer for realisering av sikker digital postboks i offentlig sektor Difi rapport 2012:10 ISSN 1890-6583 Forord I Difis tildelingsbrev for 2012

Detaljer

Veileder Gevinstrealisering

Veileder Gevinstrealisering Veileder Gevinstrealisering planlegging for å hente ut gevinster av offentlige prosjekter Forord I de fleste offentlige prosjekter vil det være forventninger om gevinster som skal realiseres etter at prosjektet

Detaljer

Veileder. Håndbok for samfunnsøkonomiske analyser

Veileder. Håndbok for samfunnsøkonomiske analyser Veileder Håndbok for samfunnsøkonomiske analyser 2 SSØ 10/2010, 1. opplag 1500 eks. Forord Det er viktig at statlige tiltak er velbegrunnede og gjennomtenkte. Samfunnsøkonomisk analyse er en metode for

Detaljer

Nasjonal strategi for standardisering innen e-helse. Versjon: 1.0

Nasjonal strategi for standardisering innen e-helse. Versjon: 1.0 Nasjonal strategi for standardisering innen e-helse Versjon: 1.0 1 Prosjekt: Nasjonal strategi for standardisering innen e-helse Versjon: 1.0 Utgitt: 04/2013 Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Prosjektgruppe:

Detaljer

Norsktilskuddet en økonomisk tidsstudie

Norsktilskuddet en økonomisk tidsstudie IMDi Norsktilskuddet en økonomisk tidsstudie Basert på statistikk for aktiviteten i perioden 2002-2009 og intervjuer med sentrale aktører RAPPORT 26. mai 2011 Oppdragsgiver: IMDi Rapportnr.: 6644 Rapportens

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Innbyggerforventninger til forvaltningen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og

Detaljer

God praksis for å hindre. eksterne misligheter

God praksis for å hindre. eksterne misligheter Fédération des Experts Comptables Européens God praksis for å hindre eksterne misligheter November 2005 Et notat fra FEEs Public Sector Committee (FEEs komité for offentlig sektor) Oversatt til norsk i

Detaljer

Universell utforming Samfunnsmessige konsekvenser ved innføring av pliktige standarder for web. Standard Norge, juni 2010. prosjektrapport 2010

Universell utforming Samfunnsmessige konsekvenser ved innføring av pliktige standarder for web. Standard Norge, juni 2010. prosjektrapport 2010 Universell utforming Samfunnsmessige konsekvenser ved innføring av pliktige standarder for web Standard Norge, juni 2010 prosjektrapport 2010 Universell utforming Samfunnsmessige konsekvenser ved innføring

Detaljer

Fra Altinn til alt ut?

Fra Altinn til alt ut? Offentlige data for innovasjon og demokrati Rapport 1 2010 Offentlige data for innovasjon og demokrati ISBN 978-82-92447-41-3 (trykt utgave) ISBN 978-82-92447-42-0 (elektronisk utgave) Utgitt: Oslo, april

Detaljer

Et verdinettverk for tolketjenester. : Sluttrapport fra forstudie om bestilling av tolketjenester

Et verdinettverk for tolketjenester. : Sluttrapport fra forstudie om bestilling av tolketjenester Et verdinettverk for tolketjenester : Sluttrapport fra forstudie om bestilling av tolketjenester Innholdsfortegnelse ET VERDINETTVERK FOR TOLKETJENESTER... 1 : SLUTTRAPPORT FRA FORSTUDIE OM BESTILLING

Detaljer

KARTLEGGING AV SKOLENES FORHOLD TIL «BRING YOUR OWN DEVICE»

KARTLEGGING AV SKOLENES FORHOLD TIL «BRING YOUR OWN DEVICE» KARTLEGGING AV SKOLENES FORHOLD TIL «BRING YOUR OWN DEVICE» Beregnet til Senter for IKT i utdanningen Dokumenttype Rapport, versjon 1.1 Dato 1. mars 2013 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN KARTLEGGING AV SKOLENES

Detaljer

Arbeid med informasjonssikkerhet; fra juss til styring og rutiner

Arbeid med informasjonssikkerhet; fra juss til styring og rutiner Nr. 2006:4 Arbeid med informasjonssikkerhet; fra juss til styring og rutiner Skrevet på oppdrag fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet Forord Statskonsult viderefprte i 2005 sitt flerflrige arbeid

Detaljer

Kort om internkontroll for deg som er leder

Kort om internkontroll for deg som er leder Veileder Kort om internkontroll for deg som er leder DFØ 04/2013, 1. opplag Forord Som leder har du ansvar for virksomhetens internkontroll og for å tilpasse denne til risiko, vesentlighet og egenart.

Detaljer

Brukermøte i tinglysingen 24. mars 2015. Status og veien videre

Brukermøte i tinglysingen 24. mars 2015. Status og veien videre Brukermøte i tinglysingen 24. mars 2015 Status og veien videre 1 Viktigste testperiode i eiendoms-norge Eiendoms-Norges viktigste testperiode er nå i gang, og Kartverket er et steg videre på det som skal

Detaljer

Åpne data. Del og skap verdier. Veileder i tilgjengeliggjøring av offentlige data

Åpne data. Del og skap verdier. Veileder i tilgjengeliggjøring av offentlige data Åpne data Del og skap verdier Veileder i tilgjengeliggjøring av offentlige data Dette er 2. versjon av veilederen, oppdatert januar 2013. Den elektroniske versjonen finner du (alltid oppdatert) på data.norge.no.

Detaljer

Fra bruk til gjenbruk

Fra bruk til gjenbruk Tilrådinger fra interdepartemental arbeidsgruppe Fra bruk til gjenbruk Gjennomføring av direktiv 2003/98/EF om gjenbruk av den offentlige sektors informasjon og supplerende forslag Overlevert Arbeids-

Detaljer

O R G A N F O R N O R S K A R K I V R Å D

O R G A N F O R N O R S K A R K I V R Å D A RKIVRÅD O R G A N F O R N O R S K A R K I V R Å D 1 / 1 3 Ut mot havet Hva er DIAS-prosjektet og hvordan påvirker det oss i vår arkivdanning? Hospitering ved Riksarkivet Hvem tror du at du er? Noark

Detaljer

Tid til nyskaping og produksjon

Tid til nyskaping og produksjon Handlingsplan Tid til nyskaping og produksjon En handlingsplan for å redusere bedriftenes administrative kostnader Foto: Marianne Otterdahl-Jensen Foto side 8 t.h. og side 20 t.h.: StockXpert 3 Forord

Detaljer

ut av mørkerommet forvaltning av kulturhistorisk fotografi i norge #34 ut av mørkerommet

ut av mørkerommet forvaltning av kulturhistorisk fotografi i norge #34 ut av mørkerommet forvaltning av kulturhistorisk fotografi i norge #34 abm-utvikling postboks 8145 dep n-0033 oslo telefon: 23 11 75 00 telefaks: 23 11 75 01 post@abm-utvikling.no www.abm-utvikling.no trykk: PDC Tangen

Detaljer

Mandat. Ma lbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor

Mandat. Ma lbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor Mandat Ma lbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor Innhold Bakgrunn... 2 Formålet med felles målbilder og strategier... 2 Mål for arbeidet... 3 Leveranser 2015... 4 Del 1: Visjon og

Detaljer

Rapport 2010-026. Borger-/brukerstyrt personlig assistanse i et samfunnsøkonomisk perspektiv

Rapport 2010-026. Borger-/brukerstyrt personlig assistanse i et samfunnsøkonomisk perspektiv Rapport 2010-026 Borger-/brukerstyrt personlig assistanse i et samfunnsøkonomisk perspektiv Econ-rapport nr. 2009-026, Prosjekt nr. 5Z090071.10 ISSN: 0803-5113, ISBN 978-82-8232-120-4 EBO/TTH/pil, EIW,

Detaljer

Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2013

Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2013 Dokument 1 Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2013 Dokument 1 (2014 2015) Oversikt over statens totale inntekter og utgifter fordelt på departementene, samt informasjon

Detaljer

SLUTTRAPPORT UNDERSØKELSE OM KOMMUNER SOM BARNEHAGEMYNDIGHET

SLUTTRAPPORT UNDERSØKELSE OM KOMMUNER SOM BARNEHAGEMYNDIGHET Beregnet til Utdanningsdirektoratet Dokument type Sluttrapport Dato Desember 2012 SLUTTRAPPORT UNDERSØKELSE OM KOMMUNER SOM BARNEHAGEMYNDIGHET SLUTTRAPPORT UNDERSØKELSE OM KOMMUNER SOM BARNEHAGEMYNDIGHET

Detaljer

Utredning i forhold til konsekvenser ved eventuelt å konkurranseeksponere KKE KF

Utredning i forhold til konsekvenser ved eventuelt å konkurranseeksponere KKE KF Utredning i forhold til konsekvenser ved eventuelt å konkurranseeksponere KKE KF 1 av 26 Innhold 1 Sammendrag... 4 2 Bakgrunn... 5 2.1 Konkurranseeksponering i offentlig sektor... 6 2.2 Offentlig vs privat

Detaljer

Håndbok for medisinske kvalitetsregistre

Håndbok for medisinske kvalitetsregistre Håndbok for medisinske kvalitetsregistre - For bedre helsetjenester Innholdsfortegnelse 1 Hva er et kvalitetsregister? 4 1.1 Faser i etablering av et kvalitetsregister 4 1.2 Formål 4 2 Hvordan måle kvalitet?

Detaljer

Hva har Samhandlingsreformen kostet kommunene så langt?

Hva har Samhandlingsreformen kostet kommunene så langt? Rapport 2012:9 Hva har Samhandlingsreformen kostet kommunene så langt? Birgit Abelsen Toril Ringholm Per-Arne Emaus Margrethe Aanesen Tittel : Forfattere : Hva har Samhandlingsreformen kostet kommunene

Detaljer

NOU Norges offentlige utredninger 2004: 22

NOU Norges offentlige utredninger 2004: 22 NOU Norges offentlige utredninger 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsfor valtningen i kommunesektoren Utredning fra et utvalg oppnevnt ved kongelig resolusjon 21. november 2003. Avgitt

Detaljer

Desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord videre arbeid Sakspapirene var ettersendt.

Desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord videre arbeid Sakspapirene var ettersendt. Møtedato: 24. mars 2011 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Anca Heyd/Kristian I. Fanghol Dato: 18.3.2011 Styresak 31-2011 Desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord videre arbeid Sakspapirene var ettersendt. Formål/sammendrag

Detaljer