Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Transkript

1 Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

2 Dagens plan Litt om fagsystemer Noark 5 generelt om innhold og konsekvenser Forholdet Noark 5 og fagsystem

3 Riksarkivarens forskrift, kapittel IX 2-1. Generelle systemer for journalføring og arkivering Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noarkstandarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften 2-9. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring iht. arkivforskriften 2-6 og 2-7 er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

4 Riksarkivarens forskrift, kapittel IX 2-2. Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra bestemmelsene i 2-1 dersom systemet er blitt utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noarkstandarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i 4-1.

5 Hva er et fagsystem? Litt ulike definisjoner: Noen inkluderer alt som ikke er generelle arkiv- og saksbehandlingssystemer Mitt utgangspunkt: Et fagsystem er et elektronisk system som er tilrettelagt for å støtte og eventuelt styre saksbehandling mv. innenfor et spesialisert fagområde/saksområde Begrepet omfatter ikke rene informasjonsdatabaser, elektroniske oppslagstavler, minnebøker, minglerom osv. eller registre (dette kalles web 2.0(?))

6 Hva er et fagsystem (forts.)? Med elektroniske fagsystemer mener vi vanligvis spesialiserte støttesystemer for en ensartet type saksbehandling. Utgangspunktet er. et betydelig antall saker som krever ensartet behandling, både når det gjelder saksgang og arbeidsprosedyrer, og i mange tilfeller også kriterier for vedtak. består av en eller flere databaser med tilhørende behandlingsprosedyrer og -funksjoner. fastere sett behandlingsprosedyrer (enn i en vanlig database), kanskje også en rutinemessig saksgang (arbeidsflyt). Ivar Fonnes: Arkivhåndboken s. 90

7 Hva er et fagsystem (forts.)? Fra et arkivmessig synspunkt er det viktig at fagsystemene også kan ha funksjoner som... inngår i sakarkivet, herunder journalføringsfunksjoner og elektronisk lagring av saksdokumenter. Systemene vil altså kunne omfatte både saksdokumenter og registrering av opplysninger om disse, prosedyrer og regler for saksbehandlingen og grunnlagsmateriale for beslutninger. I noen tilfeller er beslutningskriteriene så formalisert at beslutningen kan tas av systemet alene Ivar Fonnes: Arkivhåndboken s. 90

8 Hva er et fagsystem? Oppsummering Spesialisert system for å støtte eller styre behandlingsprosesser Støttefunksjoner: Verktøy for å holde oversikt over info og prosess, kommunisere med andre, produsere dokumenter, forenkle saksgang etc. Styring: I tillegg til støttefunksjoner - verktøy som styrer prosessen, bl.a. saksgang fra ledd til ledd. Hvis behandlingen er tilstrekkelig formalisert, kan den automatiseres helt. Behandling av saksdokumenter står ofte sentralt, herunder registrering (journalføring), lagring og gjenfinning (jf. arkiv- og saksbehandlingssystemer).

9 Fagsystem / generelt arkiv- og saksbehandlingssystem Fagsystem forutsigbar, spesialisert og styrt behandlingsprosess, faste prosedyrer (egnet for) automatiserte behandlingsprosedyrer (egnet for) automatisert registrering (logging) og arkivering av saksdok. m.v. utviklet for å løse oppgaver som er spesifikke for et organ ofte ikke Noark-basert arkivering (men kan tilfredsstille kap IX) Generelt journal- og arkivsyst. ikke forutsigbar, generalisert behandlingsprosess, variable prosedyrer, skjønnsbasert mest manuelle behandlingsprosedyrer mest manuell registrering og arkivering av saksdokumenter m.v. (enn så lenge) utviklet til felles bruk i forvaltningen varierende grad av integrering standardisert arkivering (Noark)

10 Arkivfunksjoner i fagsystemer manuell eller automatisert registrering av metadata (= journalføring av dokumenter) lagring av arkivdokumenter (=arkivering) lagring av andre opplysninger (f. eks. merknader, parter, presedenser) logging av aktiviteter (transaksjoner) (dokumentasjon av handlinger eller hendelser i prosessen) Søking, gjenfinning, gjenbruk av dokumenter, metadata og andre opplysninger

11 Spesialisert saksbehandling egnet for bruk av fagsystemer Eksempler: søknader om støtte (sosial, helse) søknader om opptak (barnehager, utdanning etc.) søknader om tillatelse til noe (eks.: byggesaker) søknader om lån (låneinstitusjoner) innrapportering med kontroll personalforvaltning

12 Fagsystem scenario Scenario 2009: Web-basert søknadsbehandling Bostøtte: Støtteordning til boligutgifter for personer med lav inntekt og formue Innvilges etter søknad Behandles og avgjøres av den aktuelle kommune Utbetales av Husbanken (statsbank)

13 Scenario: Bostøtte - Web-basert behandling : Anne Cathrine Hanssen, 75 år er enke og minstepensjonist bor i Oslo har fått varsel om husleieøkning på 50% fortviler over sin økonomiske situasjon leser i avisen at hun kan søke om bostøtte over Internett setter seg ved sin pc for å prøve. Start - følg nøye med!

14 Scenario: Bostøtte - Web-basert behandling ved søkerens pc: Kl : Søker henter ned skjemaet fra Web og starter utfylling. Kl : Søknadsskjema er utfylt og sendes. Kl : Kvittering mottas - Din søknad er mottatt og behandles. Kl : Søker får forespørsel om flere opplysninger - gjelder detaljer om boligen.

15 Scenario: Bostøtte - Web-basert behandling ved søkerens pc: Kl : Søker har funnet fram og lagt inn de manglende opplysninger. Kl : Melding til søkeren - Du har fått innvilget bostøtte på kr ,- for neste år. Vent på utbetaling av første termin. Bekreftelse følger pr. brev Kl : Melding til søkeren - Kr for første kvartal er overført til din konto i X-banken.

16 Scenario: Bostøtte - Web-basert behandling kl : Søkeren åpner en flaske champagne (som var innkjøpt til nyttårsaften)

17 Scenario: Bostøtte - Web-basert behandling Konklusjon: solskinnshistorie! Og ikke langt unna å være realistisk! Spørsmål: Hva gjør historien usannsynlig? Hva finnes av arkivmateriale her? Hvordan håndterer vi det?

18 Arkivfaglige oppgaver ved design av fagsystem Identifisere hendelser (transaksjoner) i systemet korrespondanse andre handlinger/hendelser recordness Vurdere hvilke som bør eller skal dokumenteres Sørge for at disse blir dokumentert, dvs. at dokumenter blir registrert (journalført) og lagret (arkivert) at andre handlinger/hendelser, herunder endringer av opplysninger, blir logget at logger, dokumenter og registrerte opplysninger (metadata) som har verdi som dokumentasjon, beholdes uendret (bevares i autentisk form) NB: Flere arkivskapere kan være involvert (som her).

19 Bostøtte - Web-basert behandling Transaksjoner (1) Kommunen Saksdokument (søknadsskjema) mottas: automatisk registrering (journalføring og arkivering) Opplysninger innhentes fra søkeren og eksterne instanser som Folkeregistret, NAV, ligningsregistret, Husbanken(?), ev. andre banker, forsikringsselskap mv: automatisk logging og eventuelt registrering og arkivering av saksdokumenter Melding til søker: saksdokument, automatisk registrering og arkivering Melding til Husbanken med anmodning om utbetaling: saksdokument, automatisk registrering og arkivering

20 Bostøtte - Web-basert behandling Transaksjoner (2) Husbanken Kommunens anmodning mottas: automatisk registrering og arkivering Melding om utbetaling sendes banken (automatisk registrering og arkivering) Oppdatering av interne databaser (automatisk logging)

21 Bostøtte - Web-basert behandling Transaksjoner (3) Banken Melding om overføring mottas (automatisk registrering og arkivering) Søkerens konto krediteres (logging)

22 Arkivfaglige oppgaver med sikte på bevaring for ettertiden Velge ut hvilke deler av materialet (systemet) som er bevaringsverdig for ettertiden. Bevare og tilgjengeliggjøre materialet i autentisk form gjennom teknologiske endringer: generelt: krevende å bevare elektronisk materiale i autentisk form over tid spesielt for fagsystemer: stor variasjonsbredde, lite standardisering i eksisterende systemer jo flere uensartede systemer, jo større kostnader

23 Arkivregelverk som berører fagsystemer Forskrift til arkivloven av nr (arkivforskriften), bl.a. følgende : : om journalføring 2-10: om kvalitetssikring 2-13: om elektroniske saksdokumenter 2-14: om elektroniske registre og databaser Forskrift til arkivloven av nr (Riksarkivarens forskrift) kap. VIII: Avlevering og deponering av elektronisk materiale kap IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter

24 Arkivfunksjoner i fagsystemer Alternativ 1 Fagsystemet spiller sammen med en Noark-basert løsning (system, modul, kjerne ): Fagsystemet vil da bruke Noark-løsningen til journalføring og arkivering, og selv være uten journalog arkivfunksjoner. Fagsystem og Noark-løsning utveksler metadata og kontrollfunksjoner seg imellom Et hvilket som helst fagsystem kan knytte seg opp mot journal- og arkivløsningen via et definert teknisk grensesnitt Løsningen følger regelverket

25 Arkivfunksjoner i fagsystemer Alternativ 2 Fagsystemet har innebygget sine egne journal- og arkivfunksjoner: Slike løsninger har før vært vanskelige å standardisere og derfor mindre ønskelige fra Riksarkivarens ståsted Det finnes en rekke systemer med slike løsninger, og det er ikke aktuelt å motsette seg slike varianter Journal- og arkivfunksjonen er ofte for perifer i systemet til at det er rimelig å kreve full Noark-4 Våre krav har begrenset seg til eksporterte datauttrekk fra systemet Med Noark 5-kjerne vil Riksarkivaren i større grad kreve at fagsystemer med innebygd journal- og arkivfunksjoner tilfredsstiller de obligatoriske kravene til Noark 5-kjerne

26 Noark-5 Innhold og konsekvenser

27 Noark-5 versjon 2.0 Versjon 1.0 publisert i juni 2008 Versjon 2.0 publisert i april 2009 Endringer i kapittelstrukturen Renummerering av kravene Tre typer krav: O (obligatorisk) B (betinget obligatorisk) V (valgfritt) Krav endret fra O til B, og fra O/B til V Noen krav har utgått, nye har kommet til Endringer i metadata-tabellene Endringslogg på Riksarkivets internettsider

28 Noark 5: Arkivstandard i tre lag Den indre kjernen: Grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. O- og B-krav. Den ytre kjernen: Kjernens krav til eksterne moduler. Funksjonalitet som kan styres utenfra, men som påvirker innholdet i kjernen. O- og B-krav. Den indre og ytre kjernen utgjør tilsammen Noark 5 kjerne. Noark 5 komplett: Eksterne moduler (forsystemer, fagsystemer) V-krav.

29 Noark-5: Fra spek til standard Ikke en kravspesifikasjon, men en standard Den nye standarden stiller færre detaljerte og obligatoriske krav til funksjonalitet og innhold i et sak- og arkivsystem, både når det gjelder saksbehandling, sikkerhet og arkivering. Standarden beskriver ikke en konkret løsning men stiller opp rammer Nå meningsløst å kontakte en leverandør og si at man ønsker en Noark-5-løsning og vise til standarden. Like meningsløst vil det være å kjøpe hyllevare og tenke at bevaring nå er sikret: (dette er Noarks store styrke men kan også bli dens svakhet)

30 Noark-5: åpning for fagsystem Noark skal være åpen slik at alle typer arkivdanning skal kunne håndteres. Sentrale saksbehandlingsløsninger i kommunen kan fra et arkivståsted deles i 3 hovedgrupper. Inndelingen er basert på kravene i arkivforskriften om Noark-standardens anvendelse Generelle sak- og arkivløsninger Saksbehandlings og fagsystem for spesialiserte fagområder Generelle databaser og registre og dokumenthåndteringssystemer som ikke har funksjon for journalføring av post

31 Indre kjerne Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen - Arkivstruktur - Metadata - Regelverk for arkiv I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen. - Datafangst - Søking / fremhenting / vising - Administrasjon av kjernen - Bevaring og kassasjon - Avlevering

32 Ytre kjerne For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle valgfrie systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en gråsone I denne gråsonen ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

33 Komplett Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en komplett Noark 5 løsning. Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

34 Noark 5 Komplett Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav, og som oftest ikke obligatoriske.

35 Forskjellige Noark 5-løsninger Sakarkivsystem Fagsystem Felles arkiv Generell saksbehandling Spesialisert saksbehandling Sakarkiv Kjerne Kjerne Fagsystem Fagsystem Kjerne

36 Noark-5 kjerne Fungerer ikke alene, har ikke noe brukergrensesnitt Må integreres med andre komponenter for å kunne fungere som et helhetlig system Skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk arkivdanning: Sakarkiv (generelle arkivsystemer) Fagsystemer med saksdokumenter Fagsystemer med andre arkivdokumenter Skal være arkivkomponenten i en felles IKT-arkitektur for offentlig sektor. Tjenesteorientert arkitektur (SOA) Mål: en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor Standardisering skal sikre gjenbruk og flerbruk

37 Konsekvenser for leverandørene Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark-5 Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger Mer konkurranse, flere systemer på markedet Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag Må lytte mer til brukernes behov Skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en unnskyldning for ikke å lage gode løsninger Leverandørene av fagsystemer (med saksdokumenter) må være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn eller integreres i løsningen Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere

38 Konsekvenser for brukerne Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4 Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4 Data skal kunne konverteres til ny løsning Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene, ikke alle krav i Noark-5 Selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye Også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent Avleveringer skal bli enklere å håndtere

39 Noark-5: Hva gjør dere? Helhetlig arkivansvar Arkivledelsen får tildelt en mer sentral rolle og tar et større ansvar innen sitt fagområde i organisasjonen. Arkivansvarlig må blant annet delta i arbeidet med anskaffelser av alle typer sak- og fagsystemer med muligheten til å påvirke på en slik måte at arkivering/arkivdanning finner sted. Mer aktiv og synlig Rendyrke kompetanse innen moderne arkivdanning Arkivledelsen og arkivtjenesten må vise at de har en spesialisert kompetanse og at de kan fremme faglige krav til ulike fagsystemer og organisasjonen rundt disse.

40 Noark-5: Hva gjør dere? Få oversikt over hvilke systemer som benyttes, hvilke funksjonalitet og hvilke dokumenter og informasjon som produseres og lagres Kartleggingen er nøkkelen til all elektronisk arkivbevaring og arkivdanning

41 Godkjenning av Noark Hva betyr det at et system er godkjent i henhold til Noark 5 standarden? Egenerklæringen Produsere dokumenter, konvertere dokumenter til godkjent arkivformat, produsere uttrekk fra databasen alt i en demonstrasjon hos/for Riksarkivet Test av produsert uttrekk, utført av Riksarkivet Midlertidig godkjenning (Resultatet av 1 3) Endelig godkjenning (Test av uttrekk fra produksjonsbase + gjennomført prosess for midlertidig godkjenning)

42 Har noen søkt om godkjenning? NAV med egenutviklet løsning Joark Pesys, en Noark 5-kjerne i Pensjonssystemet. evita søker Noark 5-godkjenning for løsningen SPREK: Portalløsning for full elektronisk saksbehandling i de regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk. Ciber og Joint med løsningen Noark 5 for Documentum Boos AS i samarbeid med EKOR AS utvikler en Noark 5 løsning for skipsregistrene NIS/NOR. Formpipe søker godkjenning for Noark 5-kjerne med utgangspunkt i W3D3 Software Innovation med løsningen Public 360 ACOS AS med med løsningen ACOS WebSak

43 Hva skjer med Noark-5 fremover? Den første godkjenningen ihht versjon 2.0. kom i desember 2009 og flere vil følge En justeringsversjon (2.1) kommer i 2010 Ny versjon (3.0) kommer i løpet av 2010 Skal inneholde krav til Tjenestegrensesnittet (N5WS) Årlige justeringsversjoner

44 Noark-5 i samspill med fagsystem

45 Forskjellige Noark 5- løsninger Komplett arkiv- og saksbehandlingssystem med funksjonalitet som Noark 4 Frittstående fagsystem Flere fagsystemer deler samme arkiv Generell saksbehandling mm. Spesialisert saksbehandling mm. Sak/arkivsystem Fagsystem 1 Fagsystem 2

46 Integrasjon med fagsystem (innbygging) Fagsystem Kjerne

47 Integrasjon med fagsystem (ekstern modul) Fagsystem Kjerne

48 Grensesnitt Ett grensesnitt mot kjernen som kan brukes av fagsystem for å implementere Noark 5-funksjoner generelle saksbehandlingssystemer med Noark 5- krav andre Noark-systemer (Noark-hode) Gevinster ved standardisert grensesnitt: En kjerne kan erstattes med en annen kjerne Fagsystem og kjerne kan utvikles uavhengig av hverandre Endringer av innholdet (interne strukturer) påvirker ikke omverdenen

49 Arbeidsgruppe for utarbeiding av et tjenestegrensesnitt for Noark 5 Med leverandører av Noark-systemer og fagsystemer, konsulenter og andre Skal bestemme hvilke tjenester som skal defineres og hvordan de skal virke Skal bestemme tjenester og funksjoner for adgangskontroll Skal utarbeide skjemaer for tjenestene Kommer i Noark 5 versjon 3

50 Forutsetning for informasjonsutveksling Systemene som skal utveksle må ha felles semantikk (datamodeller, konseptuelle modeller) Eventuelt må begreper i det ene systemet kunne avbildes på det andre Semantisk interoperabilitet

51 Sjekkliste for bedre samspill Hvilke komponenter har vi bruk for? Hvordan skal komponentene fungere sammen? Skal vi ha ett felles arkiv eller finnes det krav til sikkerhet i regelverket som gjør at vi må akseptere komponenter med egen kjerne? Hva skal integrasjonen løse? Produsere dokument til arkivet? Fange metadata og dokument til arkivet? Hvordan skal brukergrensesnittet se ut for saksbehandlerne når Noark-kjerne er integrert med flere system?

52 Kort oppsummering Noark 5 er ikke en komplett kravspesifikasjon Noark 5 kravsetter hva som skal finnes av funksjonalitet, men ikke hvordan det skal løses. Standarden spesifiserer krav til journal- og arkivfunksjonalitet som kan inngå i enhver omgivelse Noark 5 er en norsk forvaltningsstandard Forvaltningsstandarder er standarder som FAD anbefaler eller som gjennom forskrift eller på annen måte er gjort obligatorisk for offentlige virksomheter. Å utforme en kravspesifikasjon er mer enn bare å lage en liste med krav. Det er å bestemme hva slags system man vil ha; hva det skal kunne gjøre, hvordan det skal virke og hvordan det skal se ut.