Noark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen

Transkript

1 Noark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen

2

3 Hvor står vi i dag? Noark 5 publisert i juli 2008 Nye versjoner siden, siste versjon 3.1 fra mars i år Vi endret betydningen av akronymet Noark Noark 1-4: Norsk arkivsystem Noark 5: Norsk arkivstandard 14 løsninger godkjent 5 løsninger: komplene saksbehandlings- og arkivsystem 5 løsninger: kjerne for saksdokumenter 2 løsninger: kjerne for dokumenter som ikke er saksdokumenter 1 løsning: spesialisert løsning for en kunde 1 løsning: kjerne for digitalisering av byggesaker Og vi er i godkjenningsprosess med to Pl

4 Hvor står vi i dag? (2) FortsaN Noark 4- system som dominerer markedet KompleNe arkivsystem med noe funksjonalitet for saksbehandlere Primært fån endret avleveringsformatet ellers lite nyn Kun én måte å arkivere dokument på: som en journalpost i en sak Noen i miljøet har begynt å ta Noark 5 på alvor Men det virker som de aller fleste fortsan ikke helt forstår hva som er greia med Noark 5 Hvilke muligheter den åpner for Hvordan bruke standarden

5 Noark 5 kjerne Noark 5 spesifiserer krav Pl en arkivkjerne Den spesifiserer ikke en kjernemodul Kjernekravene kan realiseres som en kjernemodul Dvs. et minimumssystem som PlfredssPller kjernekravene, og som må integreres med andre system Det vikpge er at løsningen oppfyller kravene Uavhengig av om de oppfylles i en kjerne, i et fagsystem som snakker med en kjerne, eller Noark 5 er ikke en IT- standard SPller ikke krav Pl hvordan det skal løses SPller krav Pl hvordan det skal dokumenteres Arkivdokumenter Metadata

6 Hva er det standarden dekker? Arkiv er dokumenter skapt som følge av forretningsakpviteter, og skal fungere som bevis for disse akpvitetene. Arkivets primærformål får betydning for langpdslagringen. Lagring av ferdigsplte dokument Strukturering av dokumentene gjennom påføring av metadata Sikre at dokumenter blir fanget som autenpske og pålitelige bevis på virksomhetens akpviteter Frysing av dokument, sikring av dokumentasjonsverdi Frem Pl avhending, dvs. avlevering eller kassasjon Sikre at dokumentenes integritet og anvendelighet blir vedlikeholdt Fangst Noark Forvaltning Arkivdepotets behov for langpdslagring og Plgjengeliggjøring gjør at det må splles krav Pl arkivdanning, periodisering og bortsedng hos arkivskaper Bestandige informasjonsbærere Metode for håndtering av teknologiskicer Bruken av materialet, formålet med bevaringen Bevaring Tilgjengelig- gjøring

7 ISO Steg 1: Innledende undersøkelser Steg 2: Analysere forretningsprosesser Steg 3: IdenPfisere krav Pl arkivdokumenter Steg 4: Vurdere eksisterende system Steg 5: Strategier for å nå kravene Steg 6: Designe arkivsystem Steg 7: Implementere arkivsystem Steg 8: Evaluering av innføring

8 Noark 5 og ISO Steg 1: Innledende undersøkelser Steg 2: Analysere forretningsprosesser Steg 3: IdenPfisere krav Pl arkivdokumenter Steg 4: Vurdere eksisterende system Steg 5: Strategier for å nå kravene Steg 6: Designe arkivsystem Noark 5 brukes på disse stegene Steg 7: Implementere arkivsystem Steg 8: Evaluering av innføring

9 Standarden fremover (1) Det vikpgste i standarden bør beholdes Fokus på kjernekrav for arkiv i en løsning Arkivstruktur og metadata Fleksibilitet Pl å kunne brukes på flere typer løsninger Avleveringsformatet

10 Standarden fremover (2) Oppbyggingen og presentasjonen av standarden bør endres Rendyrke standarden som en arkivkjernestandard Fremheve hvordan og hvilke ulike krav blir obligatoriske avhengig av hva løsningen skal brukes på Fjerne en del funksjonelle krav Grunnleggende skal standarden handle om hvordan prosesser, transaksjoner, mv. skal dokumenteres i løsningen

11 Standarden fremover (3) På noen områder bør den utvides Definere flere mappetyper, registreringstyper, metadata Interoperabilitet, semanpkk ForutseNer deltakelse fra aktuelle miljø Leverandører, arkivskapere fra aktuelle sektorer, også private

12 Saksbehandling - arkiv VikPgste grepet i Noark 5: skille mellom saksbehandling og arkiv Arkiv: Noark 5 kjerne Stort sen er bare krav Pl kjernen obligatoriske DeNe gjør Noark 5 velegnet også ved e- forvaltningsløsninger Veien videre: rendyrke skillet mellom saksbehandling og arkiv enda mer Strengere krav Pl arkivkjernen, mange valgfrie krav Pl saksbehandling kan strykes

13 NyN tjenestegrensesnin (API) Det vikpgste nye i Noark 5, jf. presentasjon av Hans Fredrik Berg

14 Saksbehandling: avskrivning Avskrivning er en særnorsk arkivtradisjon som henger igjen fra papirarkivenes Pd (f.eks. restanselister) Bør krav Pl avskrivning være obligatorisk? Kan saksoppfølging foregå på andre måter enn ved tradisjonell avskrivning? Hvordan skal dene ujøres i e- forvaltnings- løsninger? Saksavslutning vikpgere enn avskrivning

15 Prosesser Prosesser er et mer generelt begrep enn saksbehandling Definisjon: Avgrenset rekkefølge av akpviteter som stadig gjentas i en virksomhet Når prosesser ujøres skapes arkiver Arkivene dokumenterer prosesser Et vikpg element i e- forvaltning er automapsering av prosesser Dermed kan også arkivdanningen automapseres Men en forutsetning for dene er at arkivet struktureres med utgangspunkt i prosessene 1- Pl- 1 forhold mellom en bestemt prosess og en gruppering av dokumenter i arkivet, slik at disse entydig kan idenpfiseres

16 Krav Pl Noark 5 kjerne Arkivstruktur Dokumenjangst Gjenfinning Bevaring og kassasjon Periodisering Avlevering Administrasjon av kjernen

17 Arkivstruktur og dokumenjangst AutomaPsering av dokumenjangst er et vikpg element i e- forvaltning Innebærer fangst av både arkivdokumenter og metadata En av hovedoppgavene Pl metadata: plassere dokumentet på rikpg sted i arkivstrukturen VikPgste metadata: dokumentets Plhørighet Pl den prosessen som skapte dokumentet Arkivskapers prosesser må beskrives gjennom klassifikasjonssystemet Klassifikasjon bør derfor være obligatorisk

18 Bevaring- og kassasjon Den største ujordring arkivskapere står overfor i dag: enorm vekst i informasjonen som skapes Arkivarens vikpgste oppgave i frampden: styre denne informasjonen slik at den kan brukes på en mest mulig effekpv måte Hovedkrav: rask gjenfinning DeNe innebærer bl.a. at informasjon (arkiv- dokumenter) som ikke lenger har administrapv betydning, kasseres eller overføres Pl arkivdepot Funksjonalitet for bevaring og kassasjon blir vikpgere

19 Periodisering Tradisjonelt: skarpt eller mykt periodeskille Mange arkivskapere har problemer med å gjennomføre periodisering Noark 5 bør derfor åpne for andre måter å periodisere på Hovedformål ved periodisering: skille avslunede saker fra saker som er under behandling Et alternapv kan være å vente med å overføre dokumenter og metadata Pl Noark- kjernen innpl saken er avslunet i saksbehandlingsløsningen

20 Avlevering DeNe vil fremdeles være den vikpgste funksjonaliteten i Noark 5 (fra Arkivverkets side) En avlevering består av arkivdokumenter og to typer metadata: standardiserte Noark- metadata og virksomhetsspesifikke metadata (data som spesielle for en bestemt type prosess) Enda strengere krav Pl at avleveringsformatet er korrekt Visjon: 90 % av alt som avleveres Pl Arkivverket og kommunale arkivdepoter skal være i Noark- format, og det skal ikke forekomme formajeil

21 Eksport og import Avleveringsformatet bør også kunne fungere som migreringsformat Eventuelt kan informasjon om brukere, brukergrupper og roller inkluderes (som i MoReq2010) Arkivskapere har behov for å bevare deler av sine arkivdokumenter i 30 år eller enda mer En IT- løsning har en gjennomsninlig levepd på 5 år, det betyr at dataene må migreres 6 ganger eller mer

22 Tillegg Spørsmål Pl leverandørene (dersom det er Pd) MoReq2010 omtaler tre hovedtyper integrasjonsløsninger Trenger arkivdokumentene (som opptar 99 % av lagringsplassen) å overføres Pl Noark- kjernen? Forutsetningen er selvfølgelig at dokumenter og Plhørende metadata kan eksporteres sammen som Pdligere

23 Arkivdokumenter i Noark- kjernen, dupliseres fra saksbehandlingsløsningen

24 Noark- kjerne (med arkivdokumenter) innebygd i saksbehandlingsløsning

25 Dokumenter forblir i saksbehandlingsløsningen, men kontrolleres av Noark- kjernen