FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

Transkript

1 Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

2 Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden kan brukes Hvilken praktisk betydning har det at Noark 5 kommer i nye versjoner?

3 Norge har to skipsregister: Norsk Ordinært Skipsregister - NOR Norsk Internasjonalt Skipsregister - NIS Skipsregistrene har kontor i Bergen, og har 20 ansatte Ble en del av Sjøfartsdirektoratet per

4 Skipsregistrene: Står for registrering av eierskap i båter og skip Fritidsbåter fra 7 meter kan frivillig registreres Båter over 15 meter må registreres Norge er en av verdens største sjøfartsnasjoner, og Skipsregistrene skal være med på å markedsføre Norge som et attraktivt vertsland for shipping. Over båter registrert.

5 Arkivprosjektet Skipsregistrene har vært ført elektronisk siden Likevel; stort fokus på papirdokumenter. Dvs. skjøter, pantedokumenter og garantier. Elektronisk, Noark 3 postjournal fra Arkivprosjektet startet i Mål; digitalisere hele papirarkivet og få en moderne plattform for saksbehandling.

6 Noark 5 FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ

7 Noark 5 er ikke en kravspesifikasjon, men en standard (Norsk arkivstandard). Noark 5 stiller færre detaljerte og obligatoriske krav til funksjonalitet og innhold i et sakarkivsystem. Standarden beskriver ikke en konkret løsning, men gir rammer.

8 Viktig å påpeke at å følge Noark-standarden ikke er noe valg men et krav ved offentlig elektronisk arkivdannelse. Arkivloven: 6. Arkivansvaret. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Trygge digitale medium = Noark Det er ikke satt opp noen dato for overgang fra Noark-4 system til Noark 5-baserte system

9 Riksarkivarens forskrift, kapittel Generelle systemer for journalføring og arkivering Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften

10 Riksarkivet: Noark 5-kjernen skal være arkivkomponenten i en felles IKTarkitektur for offentlig sektor

11 Noark 5-kjernen fungerer ikke alene, og har ikke noe brukergrensesnitt Den må integreres med andre komponenter for å kunne fungere som et helhetlig system

12 Spørsmål Hva er forskjellen mellom sak/arkiv-systemer og arkiv i fagsystem?

13 Mål med Noark 5: Systemene skal kunne oppgraderes fra Noark 4 Større frihet til å utvikle egne løsninger Større konkurranse og flere aktører på markedet.

14 Ulike typer Noark 5-arkiv: FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ

15 Sentral tanke: Nytt krav om at fagsystemer har en arkivkomponent.

16 Noark 5 er: Spesielt nyttig i fagsystemer med behov for et kvalitetssikret arkiv Fornyet fokus på metadata og avlevering hos store leverandører av sak- og arkivsystemer

17 Oversikt over midlertidig godkjente løsninger: ephorte (Ergogroup og Gecko) - komplett ACOS Websak komplett og kjerne Public 360 Versjon 4.0 (Software Innovation) komplett og kjerne Documentum - kjerne W3D3 (FormPipe Software AB) - kjerne Visma kjerne Steria Kjerne EDB Sak og Arkiv (EEG) komplett Iipax (Ida Infront) kjerne Weblager (Dansk Scanning AS) - kjerne Skipsregistrene - kjerne

18 Erfaringer med Noark 5 Noark 5 har gitt Skipsregistrene: Mulighet til å ha én sentral applikasjon der saksbehandlingen gjøres. I applikasjonen foregår arkivdanningen Ingen ekstern modul for føring av postjournal. Enklere avlevring av digitale mapper

19 Noark 5 - erfaringer I sum: Store valgmuligheter Kan lage spesialtilpasset arkiv En enklere standard sammenliknet med Noark 4 Fremdeles mulighet til å kjøpe standard sak/arkiv-system

20 Hvordan kan Noark 5-standarden brukes Mulighet: Kjøpe en hyllevare med mindre eller større tilpasninger Kjøpe en Noark 5-kjerne tilpasset eget fagsystem Utvikle en Noark 5-kjerne selv tilpasset eget fagsystem

21 Noark 5 FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ

22 I dag er det langt flere aktører som tilbyr arkivmoduler en følge av Noark 5 Mer valgfrihet, men også flere ting å ta stilling til når man lager kravspesifikasjon.

23 De fleste brukere vil møte Noark 5 i et standard sak/arkiv-system Men nå kan arkivdanningen også skje i fagapplikasjonen. Dette vil nok få flere brukere etter hvert fordi: Fagapplikasjoner som produserer store mengder materiale får sin egen arkivdel Positivt for organisasjoner som ikke trenger en stor sak/arkiv-løsning

24 Praktisk betydning ved nye Noark 5- versjoner Noark er ikke en endelig standard den er alltid under utvikling. Samfunnet forandrer seg og arkivet må følge med. Noark 5 er et uttrykk for dette. Noark 5 kommer med årlige justeringer.

25 Noark 5: Versjon 1 publisert i juni 2008 Versjon 2 publisert i april 2009 Versjon 3 publisert i mars 2011

26 Endringer i Noark 5 versjon 3 Store endringer knyttet til avlevering (XML-arkivuttrekket) Mindre endringer knyttet til journalposter, skjerming og presedens.

27 Hva betyr dette? For standard sak/arkiv-systemer skal utvikler sørge for at systemet er oppdatert ihht. kontrakt. Per nå: Stor utfordring knyttet til oppgradering av Noark 4-systemer. Lurt å få med i kravspesifikasjon at Noarkmodulen skal oppdateres.

28 Noark 5 i praksis Skipsregistrenes digitaliseringsprosjekt FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ Registerdata Skannet arkivmateriale Noark 5- kjerne

29 Spørsmål? Kommentarer? Takk for meg Epost: Telefon: