Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes

Transkript

1 Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv Dokumentsenteret Elin Langenes

2 Utgangspunktet ½ kilometer papirarkiver for perioden Papirarkiv for perioden Fullelektronisk fra 2006 Ansvaret for byggesaksarkivet fram til 2003 ligger hos plan- og bygningsetaten og ikke dokumentsenteret Arkivlokaler som ikke tilfredsstiller arkivlovens krav Stor slitasje på papirarkivet Ingen penger 2

3 Hvorfor digitalisere byggesaksarkiver? Tilgjengelighet Tilgjengelighet Tilgjengelighet Raskere saksbehandling Muligheter for økt inntjening (meglerpakke/infoland osv) Bedre service til kommunens innbyggere Når arkivet er tilgjengelig elektronisk kan det bevaringspliktige papirarkivet deponeres ved IKAVA Ytterligere slitasje på arkivet unngås Ytterligere tap av dokumenter unngås Arealbehov og kostnader til arkiver i nærheten av saksbehandlerne elimineres 3

4 Oppstartsprosessen viktige valg Definere hvem som er brukere av arkivet Hva skal skannes Sort/hvitt - farger Dokumentkategorier Valg av system/program Hvem skal utføre digitaliseringen Ressursbruk Hva med arkivet etter digitaliseringen 4

5 Hvem er brukere av et digitalt byggesaksarkiv? Saksbehandlerne og arkivet Næringslivet meglerpakker osv Den enkelte innbygger (om egen eiendom) MinSide/MinId/IdKort Infoland mm Publikum generelle spørsmål Matrikkelen oppdatering 5

6 Hva skal skannes? Alt eller kun utvalgte dokumenter? Dersom en går for et utvalg er det svært viktig å ha bred diskusjon om hva vi velger å ikke skanne Sett fra arkivets side er det ønskelig å skanne alt 6

7 Kategorier Hvilke dokumenttyper skannes og registreres under hvilket begrep/kategori? Vi savner en nasjonal standard.. Dagens kategorier må i så stor grad som mulig samkjøres med det som velges for de digitaliserte historiske arkivene Det må klart framgå hva som er gjeldende dokumenter på et gitt tidspunkt jf at korrekt dokumentasjon brukes i saksbehandling, ved oversendelse til næringsliv og publikum (vedtaksdato osv) Balansegangen mellom korrekte data og nok data må være avklart før registreringen begynner 7

8 Tidsbruk i skanneprosjekter Erfaringer fra andres og egne skanneprosjekter (hvor mange har hittil holdt tidsfristene..? ) 80% medgår til rydding og indeksering av saksmappene 20% medgår til skanning Registrering av metadata svært krevende Feil og stans i systemer, skannere og annen maskinvare osv må påregnes Kvalitetssikring av det digitaliserte materialet 8

9 Valg av system NOARK-systemer Optimal søking (en base ett system) Tilgjengelighet for framtida jf noark-standardens krav Skanning direkte i korrekt arkivformat (pdf/a) Data kan enkelt konverteres til ev. nye sak/arkivsystemer Det kan tas arkivuttrekk (maskin- og programuavhengig uttrekk) Ett system og en leverandør å forholde seg til (kostnader, feilsituasjoner mm) Lavere kostnader totalt enn ved flere systemer/leverandører Andre leverandører (ikke-noark-systemer) Anbudsrunde påkrevd Lisensutgifter Vedlikehold og oppdatering av systemet Framtidig tilgjengelighet 9

10 Hvem utfører digitaliseringen/skanningen? Kommunen selv? Personellressurser (inkl. arkiv- og ingeniørfaglig kompetanse) Lokaler Utstyr (system, skannere osv) På anbud? Kravspesifikasjon svært viktig ved valg av anbud Styringen MÅ ligge hos eier av dokumentene IT-tjenesten viktig medspiller i begge tilfeller jf tekniske løsninger, servere med mer En stor utfordring av arkivene er i daglig bruk og derfor må være tilgjengelig for saksbehandlerne også i rydde- og skanneprosessen 10

11 Ressursbruk - før og etter digitaliseringen Ressurser til frigjøring av personell fra arkiv, it og teknisk sektor må beregnes i selve skanneprosjektet også om det gjennomføres av eksternt firma Ressurser til vedlikehold av systemet, oppdateringer, konverteringer osv vil utgjøre en årlig kostnad Papirarkivene er vårt juridiske arkiv og skal bevares for all ettertid. Når byggesaksarkivet er fullt digitalisert vil deponering i depot være aktuelt. Utgifter til IKAVA som depotinstitusjon vil deretter påløpe fortløpende Deponering av det digitaliserte arkivet vil være naturlig slik at også IKAVA kan benytte elektroniske søk 11

12 Anbudsprosessen Anbudsrunde med følgende tildelingskriterier: - Pris 40% - Dokumentert relevant erfaring for oppdraget 30% - Oppgaveforståelse 30% Konkurransegrunnlag sendt ut Forholdsvis detaljert kravspesifikasjon 5 tilbud Oppdraget tildelt Dansk Scanning A/S Kontrakt signert Skal være ferdig Pris med tilleggsopsjoner i underkant av 9 mill ink. mva 12

13 Slik valgte vi å gjøre det Hele arkivet sendes til Danmark Alt skannes OCR-behandling og fargeseparasjon Det digitaliserte arkivet legges inn som en historisk base i kommunens sak-/arkivsystem En sak pr. eiendom De ulike tiltakene på eiendommen registreres som journalposter på saken i stigende rekkefølge Den enkelte byggesaksmappe deles inn i ulike dokumentkategorier Siste journalpost i hver sak/eiendom skal være arkivkortet Standardiserte sak- og journalposttitler Alle saker knyttes mot matrikkel og det registreres tiltakstype- og art Etter digitaliseringen pakkes arkivet for deponering hos IKAVA 13

14 Kategorier Søknad Ansvar/kontroll Ferdigattest / brukstillatelse Korrespondanse / annet Kart / skisse Tegninger - dersom mer enn 10 tegninger splittes disse i plan-, snitt- og fasade Vedtak Arkivkort 14

15 Utfordringer i prosessen Hvem skal være bestiller og premissgiver i anbudsprosessen? Hvem skal ha styringa i prosjektet arkivet eller arkiveier Nærhet (eller manglende) til arkivet i prosessen Merkelige og manglende byggesaksmapper i arkivet Kommunesammenslåing kan være en utfordring Dokumenter unntatt offentlighet og dokumenter med sensitive personopplysninger Kvalitetssikring av materialet Hvordan skal materialet gjøres tilgjengelig for innbyggere/kunder 15

16 Tilgjengelighet under prosessen Ferdig digitaliserte byggesaksmapper tilgjengelig via WebLager Saksbehandlere registrert som brukere og kan selv hente det de trenger Mapper som ikke er ferdig digitalisert/lastet opp i WebLager kan rekvireres - Er da ikke ryddet, men skannet i den rekkefølgen de ligger i arkivet - Mapper rekvirert før kl mottas samme dag. - Mapper rekvirert etter kl mottas neste formiddag Publikumspc i Servicebutikken for kunder som ønsker tilgang til byggesaksmapper 16

17 Aktuelle problemstillinger ved tilgjengelighet Skal alle og enhver fritt kunne søke på nettet i det digitaliserte arkivet? Er det kun eier som skal ha tilgang til dokumenter om egen eiendom? Skal sensitive/graderte dokumenter finnes i to versjoner? Skal det være påloggingsfunksjon og deretter fri tilgang til søking? Skal tjenesten prises eller være gratis? Dersom prising skal man da benytte løsninger som for eksempel Infoland eller tilsvarende? 17

18 Aktuelle problemstillinger ved tilgjengelighet Åndsverksloven Skal det være mulig å hente ut naboens arkitekttegning til tilbygg og bruke den gratis? Matrikkelloven I byggesaksarkivet vil navn på eier hyppig forekomme i korrespondansen. Iht. matrikkelloven er det en taushetsbelagt opplysning hvor eier bor. Gjelder matrikkelens bestemmelser i et ordinært arkiv med inn- og utgående korrespondanse? Taushetspliktig informasjon jfr personopplysninger Personnummer i dokumenter blir skjermet i det digitaliserte arkivet. Inneholder dokumentet helseopplysninger må dette skjermes for publikum men saksbehandler må likevel ha tilgang til disse dersom det har vært vesentlig for behandling av saken. Informasjon det kan bli behov for å skjerme ut fra endret bruk av bygninger Det kan bli behov for å skjerming av byggetegninger på bygninger som for eksempel tas i bruk av kongefamilien, regjering, banker som etablerer seg osv. 18

19 Så Mye jobb mye frustrasjon men fy søren så morro!!!!! 19

20 RETTS- SIKKERHET Tilleggstjenester? PUBLIKUM GEVINST MINDRE ADM MINSIDE LAGERPLASS 20

21 21