RYDDING OG DIGITALISERING AV EIENDOMSARKIVET SAK 13/2379

Transkript

1 Konkurransegrunnlag RYDDING OG DIGITALISERING AV EIENDOMSARKIVET SAK 13/2379

2 Vi Vil Vi Våger 2

3 Vi Vil Vi Våger Innhold Oppdraget og administrative bestemmelser... 4 Om Oppdragsgiver... 4 Oppdragsgivers kontaktperson... 4 Anskaffelsen gjelder... 5 Tidsplan... 5 Krav til leverandørene... 6 Kvalifikasjonskrav... 6 Krav til dokumentasjon... 6 Krav til ytelsen og tildelingskriterier... 6 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 6 Generelt om leveransen... 6 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 6 Kontrakt... 6 Tildelingskriterier... 7 Regler for gjennomføring av konkurransen... 7 Anskaffelsesprosedyre... 7 Forenklet kunngjøring... 7 Krav til tilbudet og innleveringssted... 7 Tilbudsfrist... 8 Vedståelsesfrist... 8 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 8 Vekting... 8 Vedlegg

4 Vi Vil Vi Våger Oppdraget og administrative bestemmelser Anskaffelsen kunngjøres på DOFFIN database for offentlige anskaffelser. Om Oppdragsgiver Lyngdal er en mellomstor kommune med i overkant av 8000 innbyggere. Bygg- og eiendom er et stort og viktig område innenfor kommunal forvaltning. Bevaring av eldre arkiver samtidig med at man effektivt skal benytte eldre saker til ny saksbehandling er hovedårsakene til at kommunen nå vil digitalisere dette arkivet. Papirarkivet skal avleveres til vårt interkommunale arkiv, IKAVA, og det digitaliserte arkivet skal benyttes i tjenesteproduksjonen. I første omgang vil det digitale arkivet benyttes av saksbehandlere internt, men på sikt kan det være aktuelt å publisere dokumenter for publikum. Rydding og skanning av saker og dokumenter er et engangskjøp. Innsynsløsning internt til gjenfinning og bruk i nye saker vurderes kjøpt av samme tilbyder og vil da bli vurdert ut fra et 4-årig driftsperspektiv. Oppdragsgivers kontaktperson Navn : IKT-konsulent Anne Mette Havaas E-postadresse : anne.mette.havaas@lyngdal.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 4

5 Vi Vil Vi Våger Anskaffelsen gjelder Rydding og digitalisering av eiendomsarkivet. Arkivet som skal ryddes og digitaliseres er omlag 50 hyllemeter. Omfanget bygger på et grovt estimat. Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 11. april 2014 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort 9. mai 2014 Tilbudsfrist kl.12 Uke 20 Demo av løsninger Uke 21 Eventuelle forhandlinger Uke 22 Kontraktsinngåelse 5

6 Vi Vil Vi Våger Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Krav til dokumentasjon Tilbudet skal inneholde: Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Krav til ytelsen og tildelingskriterier Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Leverandøren skal: Rydde arkivene Pakke og klargjøre arkivene for avlevering til depot Digitalisere arkivene i en form som gjør dem søkbare Tilby innsynsløsning enten i form av integrasjon med kommunens sak- arkivsystem eller gjennom eget innsynsprogram. Gjennomførings- og leveringstidspunkt Leveringstidspunkt: I dialog med kommunen våren Mens skanning pågår må kommunen kunne bestille saker fortløpende til leverering slik at arbeidet ikke stopper kontinuerlig tjenesteproduksjon. Det skal fremgå av kontrakt hvilke tidsfrister som settes til leveransen og til underveis levering. Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert i henhold til standard avtale (SSA). 6

7 Vi Vil Vi Våger Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Pris Funksjonalitet Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er over den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. En eventuell reduksjon av antall tilbydere, vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Forenklet kunngjøring Konkurransen kunngjøres på og nyhet publiseres på kommunens hjemmeside og sosiale medier. Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes eiendomsarkiv. Tilbudet kan også sendes per e-post og da til anne.mette.havaas@lyngdal.kommune.no. Det er ikke nødvendig å sende til post dersom e-post benyttes. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer 7

8 Vi Vil Vi Våger Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet leveres til: Navn: Adresse: Postboks 353, 4577 Lyngdal e-post: anne.mette.havaas@lyngdal.kommune.no Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til kl. 12. Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Vekting Det økonomiske mest fordelaktige tilbudet velges etter en totalvurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Vekt Tilbudets score TK1 Pris/totalkostnad 50 (score 0-10) TK2 Funksjonalitet 50 (score 0-10) Totalsum 100 Sum vektede scoringer Økonomisk mest fordelaktig tilbud er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). 8

9 Vi Vil Vi Våger Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstige / laveste verdi) til 10 (mest gunstige / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relevante forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud/øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK1 Pris/Totalkostnad Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. samlede investerings- og driftskostnad i et 4 års perspektiv. TK2 Funksjonaliteten blir vurdert samlet sett, jf. kravspesifikasjon. Her gis det poeng etter sammenligning av tilbudene basert både på skriftlig beskrivelse av løsningen og evt. demonstrasjon av løsningen. Flere krav er ikke satt som absolutte. Integrasjoner beskrives under funksjonalitet da tilbydernes løsninger vil bli vurdert helhetlig i forhold til innsyn og datafangst. Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Tilbydernes løsning blir vurdert ut i fra hvordan de løser de funksjonalitetene som beskrevet nedenfor, samt i forhold til pris. Det er ønskelig å få en beskrivelse, samt en demonstrasjon av løsningen som viser hvordan tilbyder løser de ulike funksjonene alene, eller i samarbeid med 3. parts leverandør. Leveransen inneholder skanning, systematisering av saker og dokumenter slik at de er søkbare, fjerning av duplikater, eventuelle integrasjoner og innsynsløsning. Skanning tilsvarer omkring 50 hyllemeter. 9

10 Vi Vil Vi Våger Informasjon om kommunens driftsmiljø har outsourcet driften med en hovedleverandør. Kommunen har både et microsoftmiljø og et linux (ubuntu) miljø. Infrastrukturen er eid av kommunen. Virtuelle servere benyttes i så stor grad som mulig. Kommunen har en strategi som bygger opp under grønn IT og alle anskaffelser skal være vurdert ut i fra miljøhensyn. Funksjonalitet Behandling av papirarkivet: Kommunen sender fra seg papirarkivet til leverandør og det stilles derfor krav til at leverandør dokumenterer hvordan man behandler tilsendt materiale både med tanke på at ikke dokumenter skal gå tapt og at man overholder regler omkring taushetsplikt. Krav til sikkerhet ønskes også beskrevet i denne sammenheng og da også med tanke på frakt og til hvilken kostnad. Rydding: Alt arkivverdig materiale skal digitaliseres. Duplikater skal tas ut og ikke arkivverdig informasjon skal også tas ut. Begge deler returneres til kommunen merket og atskilt fra boksene som sendes direkte til depot. Krav til skanningskvalitet: Dokumentene skal gjengis som originalen eller bedre. Dokumenter produsert i farge skal skannes i farge. Kart og tegninger skal produseres i både lavoppløselig og høyoppløselig nivå med tanke på filstørrelse og forsendelse til publikum. Rutine for kvalitetskontroll skal beskrives i tilbudet. Leverandør skal angi hvilket program som brukes til OCR-lesing (OCR-motor). Dokumentene skal OCR-leses så langt som mulig. Dokumenter skal graderes i henhold til offentlighetsloven. Det betyr at leverandør må ha tilstrekkelig kompetanse omkring reglene her, inkludert hva som er unntatt fra publisering på nett. Systematisering: Dokumentene må ligge kronologisk og sorteres på sak og på journalpostnivå. Med andre ord må kommunen kunne gjenfinne både på sak og journalpostnivå. Alle dokumentene per journalpost skannes i en og samme fil med korrekte metadata. Innenfor hver fil skal dokumentene ligge kronologisk etter brevdato med eldste brev øverst. Samtidig skal man sikre at papirarkivet ikke mister sammenheng mellom hoveddokument og vedlegg. 10

11 Vi Vil Vi Våger Metadata: Ordningsprinsipp er sentralt i forbindelse med type metadata. Det er i hovedsak gårds- og bruksnummer (Gnr/bnr) som vil bli benyttet her. Videre skal man sortere dokumentene ut fra følgende kategorisering: Saksnivå: BS = Byggesak DS = Delingsak US= Utslippsak Dokumentnivå: T = tegning S = Søknad K = Korrespondanse KS = Kart og skisse Lagring og gjenfinning: Kommunen vil vurdere tilbyderne ut fra hvordan de mener kommunen best kan søke frem og gjenbruke informasjonen. Det betyr at det ikke settes et absolutt krav til integrasjon med ephorte som er kommunens sak- arkivsystem. Alternativ innsynsløsning vil bli vurdert. Det kan være aktuelt å utvide fritekstsøket i ephorte til også å indeksere data utenfor ephorte. SolR er søkemotoren som benyttes her. Kommunen er opptatt av at saksbehandler enkelt skal finne informasjon til innsyn for publikum eller til gjenbruk i nye saker. Prosjektet skal også ta høyde for at det kan bli aktuelt å publisere dokumentene og f.eks. presentere dem i kommunens kartløsning for direkte innsyn av publium. Pakking og levering: Kopi og ikke arkivverdig materiale returneres kommunen. Arkivverdig materiale pakkes i henhold til arkivlovens bestemmelser og sendes til depot: Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS, Märthas vei 1, 4633 Kristiansand. Vi vil da presisere at arkivene skal være renset for binders, stifter og plast, pakkes i godkjente arkivbokser og etiketter må ha godkjent lim. 11

12 Vi Vil Vi Våger Skrevet av: Anne Mette Havaas Publisert: Opplag: 14 Postboks 353, 4577 Lyngdal Telefon E-post: Org.nr