GEVINSTER VED ORDEN I EGET HUS

Transkript

1 GEVINSTER VED ORDEN I EGET HUS Kommunedagen Difi Grete Kvernland-Berg 13. februar

2 Les: FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing 2

3 FoU-rapporten inneholder en detaljert utredning av digitale konsekvenser overordnet og per tjenesteområde INNHOLD: 1 INNLEDNING 2 KOMMUNESAMMENSLÅING I EN DIGITAL KONTEKST 3 ERFARINGER FRA UTLANDET OG PRIVATE VIRKSOMHETER 4 PROSESS FOR DIGITAL SAMMENSLÅING 5 DIGITALE KONSEKVENSER FOR KOMMUNER 5.1 Oversikt over digitale konsekvenser og prioritering av tiltak 5.2 Konsekvenser for IKT-infrastruktur og -drift 5.3 Konsekvenser for fellesløsninger 5.4 Konsekvenser for støttefunksjoner 5.5 Konsekvenser for helse og velferd 5.6 Konsekvenser for oppvekst og utdanning 5.7 Konsekvenser for plan, bygg og geodata 5.8 Konsekvenser for digitale til innbyggere og næringsliv 5.9 IKT-organisering og -styring 6 ANSKAFFELSESRETTLIGE PROBLEMSTILLINGER VED KOMMUNESAMMENSLÅING 7 ANBEFALINGER 3

4 Sjekklisten gir en kort, enkel og praktisk veiledning til sammenslåingsprosessen 4

5 Organisatoriske og tekniske endringer må ses i sammenheng TJENESTER TIL INNBYGGERE/ NÆRINGSLIV DATA/ARKIV IKT- SYSTEMER FELLES- LØSNINGER IKT-INFRA- STRUKTUR 5

6 Kommunesammenslåingsprosessen byr på mange utfordringer og muligheter Utfordringer av organisatorisk, juridisk, teknisk og økonomisk art Muligheter for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune To ulike organisasjoner som skal samarbeide Bygge nye og bedre løsninger i omstillingsprosessen Et komplekst digitalt landskap Avhengigheter fra fellesløsninger Store datamengder som må tas vare på Ivareta helheten og skape gode sammenhenger på tvers Innføre felles standarder og øke bruk av fellesløsninger Rettslige krav til håndtering av kontrakter Utnytte større skala og styrket fagmiljø Utnytte økt forhandlingskraft 6

7 Digital sammenslåing bør struktureres i seks faser 7

8 Grundig kartlegging er en sentral forutsetning for en vellykket digital sammenslåing Kartleggingsområder Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid 8

9 Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid Overordnet kartlegging: Sentrale behov hos innbyggere, næringsliv og ansatte knyttet til digitale løsninger innen de ulike tjenesteområdene Detaljkartlegging: Evt. detaljere kartlagte behov 9

10 Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid Overordnet kartlegging: Eksisterende organisasjonsstruktur og Eksisterende tjenesteforløp og informasjonsflyt Tjenestesamarbeid med andre kommuner Detaljkartlegging: Evt. detaljere tjenesteforløp og arbeidsprosesser 10

11 11

12 Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid Overordnet kartlegging: Navn Tjenesteområde Versjon Leverandør Detaljkartlegging: Teknologi 12

13 Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid Overordnet kartlegging: Navn Tjenesteområde Versjon Leverandør Oversikt over de viktigste integrasjonene mellom lokale IKTsystemer Oversikt over integrasjoner mot fellesløsninger Detaljkartlegging: Antall brukere Moduler i bruk Oversikt over alle integrasjoner mellom lokale IKT-systemer Evt. kort teknisk beskrivelse av integrasjonene med lokale og nasjonale løsninger 13

14 Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid Overordnet kartlegging: Digital dokumentasjon: Oversikt over data som lagres i de ulike IKT-systemene, filsystemene, skyløsningene og e-postregistrene Overordnet vurdering om data i hver enkelt IKT-løsning er arkivverdig, bevaringsverdig og/eller utgjør grunndata Periodisert / ikke periodisert Depotordninger Papirarkiver: Oversikt over papirarkiver og oppbevaringssteder Overordnet vurdering om dokumenter er bevaringsverdige Avsluttet / ikke avsluttet Brukes / ikke brukes til daglig Depotordninger Detaljkartlegging: Digital dokumentasjon: Grundig vurdering om data i hver enkelt IKT-løsning er arkivverdig, bevaringsverdig og/eller utgjør grunndata Datastruktur og kilder for grunndata per IKT-system Datakvalitet Mulige løsninger for uttrekk av data fra IKT-løsningene Papirarkiver: Tidsperiode Grundig vurdering om dokumenter er bevaringsverdige Omfang ca. antall dokumenter / skap Ordnet / uordnet Mulige løsninger for bevaring av arkivene lokale og evt. i interkommunale arkiv 14

15 Brukerbehov Organisasjonsstruktur og Digitale IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid Overordnet kartlegging: Oversikt over eksisterende og kommende avtaler Type avtale rammeavtale / kontrakt Avtalens varighet og oppsigelsesklausuler Eventuelle opsjoner eller endringsklausuler Eventuelle endringer som allerede er foretatt Detaljkartlegging: Detaljert juridisk vurdering av avtalene på bakgrunn av detaljer rundt avtalens art/ytelsens karakter, innhold og omfang 15

16 I hver sektor trenger vi å slå sammen, data / arkiv, IKT-systemer, integrasjoner med fellesløsninger og IKT-infrastruktur 16

17 Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur Start med organisatoriske avklaringer per tjenesteområde Overordnet organisering må avklares tidlig i prosessen Videre i prosessen må det avklares organisering per tjenesteområde: - Organisering av sentrale enheter - Fordeling av oppgaver mellom sentrale og ytre enheter - Samarbeid med andre kommuner og konkurranseutsettelse - Arbeidsflyt, roller og ansvar i hovedprosesser - Viktigste kodeverk og terminologi 17

18 Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur Eksempel økonomi og regnskap Overordnet organisasjonsstruktur Organisering av økonomi- og regnskapsfunksjon - Organisering av sentrale enheter innen økonomi og regnskap - Fordeling av oppgaver mellom sentrale enheter og ytre enheter (eksempelvis skoler og institusjoner) - Ev. konkurranseutsettelse av enkelte funksjoner, som for eksempel innfordring - Ev. samarbeid med andre kommuner om felles funksjoner innen økonomi og/eller regnskap Økonomimodell - Strukturer for økonomistyring og rapportering - Konteringsdimensjoner inkludert kontoplan Hovedprosesser - Fakturering - Håndtering av inngående fakturaer - Budsjettering - Regnskapsføring - Rapportering 18

19 Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur Ta vare på arkiv og data, og gjør den lett tilgjengelig i den nye kommunen Avslutte digitale og papirbaserte arkiver i alle kommuner Etablere arkivtjeneste for den nye kommunen Etablere nye digitale løsninger med arkivfunksjonalitet Konvertere data fra avsluttede til nye IKT-systemer og videreføre pågående saker, hvis nødvendig Sikre tilgang til papirbaserte arkiver i bruk Etter hvert overføre avsluttet arkiv til depot 19

20 Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur Eksempel pleie og omsorg Konvertere bruker- og tjenestekort - Utføre datavask - Konvertere grunndata Videreføre pasientjournaler - Konvertere eller etablere oppslagsløsning med riktige tilganger - Evt. avslutte journalene som det ikke er bruk for i ytelsen av helsehjelp og som har siste innføring for over 10 år siden Ta vare på sakarkiv - Periodisere sakarkiv - Gjøre arkivet tilgjengelig i den nye kommunen med riktige tilganger Håndtere pågående saker - Avslutte saker og opprette dem på nytt eller videreføre saker i det nye arkivet Konvertere grunnlaget for utestående fakturaer - Kvalitetssikre grunnlaget og utarbeide restanseliste - Konvertere grunnlaget 20

21 Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur Det er vanlig at omfanget av arbeidet med datakonvertering blir undervurdert 21

22 Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur Kommunesammenslåing er en gylden mulighet til å få kontroll over egne data Standardisere datastruktur og metadata Definere kritiske grunndata, deres kilder og eiere Etablere en god prosess for dataforvaltning Stille krav til leverandør om lett tilgang til data 22

23 Kommunesammenslåing gir mulighet for innovasjon! Mulighet til å gi innbyggeren nye Organisere på nye måter Benytte markedet til å levere 23

24 Første 100 dager er viktige! Planlegg å høste «lavthengende frukter» 24

25 Takk for meg!

26 KONTAKTINFORMASJON Grete Kvernland-Berg Partner offentlig sektor Verkstedsveien 1, Oslo Mobil: E-post: 26