Skanning-prosjekt. Presentasjon, Gjertrud Weltzien og Hans Einar Thorset,

Transkript

1 Skanning-prosjekt Presentasjon, Gjertrud Weltzien og Hans Einar Thorset,

2 Sola kommune Ca innbyggere 2

3 FORPROSJEKT - ANBUDSKONKURRANSE FORPROSJEKT GJENNOMFØRT I 2012 AVSATT MIDLER I BUDSJETTET FOR 2013 ANBUDSKONKURRANSE UTLYST

4 FORPROSJEKT - ANBUDSKONKURRANSE Etter anbudskonkurransen: 2 TILBYDERE - Dansk Scanning AS - Geomatikk IKT AS 4

5 FORPROSJEKT - ANBUDSKONKURRANSE KONTRAKSIGNERING MED DANSK SCANNING KOSTNAD: SKANNING MÅLEBREV MINIVINDU DRIFT PR.ÅR

6 Arkiv Omfang 124 hyllemeter ark (A3 A4) byggesaker/delingssaker ark Målebrev 6

7 7 Henting av arkivet

8 Henting av arkivet Avd. leder Arealbruk - Ståle Undheim, og seksjonsleder Byggesak - Svein Arvid Andersen 8

9 9 Arkivet kjørt til Esbjerg, Danmark

10 10

11 11 Scanning..

12 Etter Scanning: - Digitale kopier ble gjort tilgjengelig på Internett - Dokumentene kjørt tilbake til Sola 12

13 Hvordan se byggesakene nå? «Weblager» Innsyn fra web på Internett 13

14 WEBLAGER: ADMINISTRATOR I KOMMUNEN TILDELING AV BRUKERNAVN OG PASSORD FEILRETTINGER OPPLASTING AV NYE DOKUMENTER SOM «DUKKER OPP» UTVIDET TILGANG FOR SAKSBEHANDLERE TILGJENGELIGHET FOR OFFENTLIGHETEN PRIS: KR MVA 14

15 WEBLAGER EKSEMPEL. 15

16 16

17 17

18 18

19 PRESSEMELDING FEBRUAR utdrag SOLA KOMMUNE - FØRST UT I ROGALAND HISTORISKE ARKIVER FOR BYGGE- OG DELESAKER, SAMT ALLE MÅLEBREV ER SKANNET OG NÅ TILGJENGELIG DIGITALT Sola kommune har i flere år hatt et ønske om å skanne de bygge- og delingssakene i arkivet som ikke allerede er skannet. Kommunen ønsker å yte god og effektiv service til sine innbyggere og til næringslivet. Intensjonen med å gjøre arkiver over byggesaker og delingssaker digitalt tilgjengelige, er å følge opp denne generelle målsettingen og på samme måte oppnå: 19

20 PRESSEMELDING FEBRUAR utdrag Bedre kvalitet på dokumentasjonen Lavere terskel for innsyn i byggesaker Bedre informasjonsdeling internt i kommunen Mindre tidsbruk til gjenfinning og bortlegging av eldre materiale Sikre dokumentene for fremtiden Gjenfinne feilarkiverte dokumenter Hindre at dokumenter forsvinner, eller arkiveres feil 20

21 21

22 STOR INTERESSE FRA ANDRE KOMMUNER Stavanger Egersund Oslo Sortland Hå Strand, Forsand, Hjelmeland Karmøy Klepp Sandnes Lindås Sirdal Askøy Randaberg Kommune i Sverige Staffantorps kommune 22

23 HVOR FINNES DOKUMENTENE? Web-Lager Alle delingssaker t.o.m Byggesaker t.o.m Alle målebrev Kommunens sak/arkiv-system ESA historisk 2008 Saker fra ESA historisk Saker fra til ESA produksjon fra Nåværende produksjonsbase 23

24 OFFENTLIG ANSKAFFELSESPROSESS Januar 2013 Arbeid med utarbeidelse av kravspesifikasjon Mai 2013 Anbudskonkurranse Doffin/TED November 2013 Oppdraget tildelt Dansk Scanning AS Januar 2014 Riksarkivet tillatelse til å frakte arkivet ut av landet Januar 2014 Arkivene ble hentet med bil og fraktet til Danmark Desember 2014 Arkivet returnert og avlevert IKA Rogaland Desember 2014 Arkivet tilgjengelig internt - brukernavn 24

25 TILGANG MENS SCANNING Januar 2014 til Desember 2014: Alle dokumenter i Danmark Hvordan lete fram og se på byggesaker da? Sola kommune mottok egen e-post adresse hos firmaet for Scanning i Danmark, for dokumentoppslag Vi sendte saksnummer dit, de fant fram aktuelle dokumenter, scannet, og sendte bildekopier tilbake på e-post Et par dager ventetid 25

26 Prosjekt, høst 2015: TILPASNING ETTER LANSERING Målebrev var scannet inn, men var vanskelig søkbare (mangel fra oss ved bestilling) Ekstra prosjekt, bestilte ny organisering av målebrev Alle målebrevene ble da gjennomgått, og gjort søkbare med målebrevsnummer og g/b-nr. TIPS: Pass på kravspesifikasjonen til leverandør! 26

27 FREMOVER Innsynsløsning for publikum Lagt ut mars 2016 Laste opp kommunens digitale baser i WebLager Pris er innhentet ca mva. avventer eventuelt til budsjett for

28 For mer info om scanning av sak/arkiv system, kontakt Sola kommune v/gertrud Weltzien Telefon: Epost: 28

29 Digitalisering i offentlig sektor - ett skritt videre.. Takk for oss! 29