Rapport Verran Kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Rapport Verran Kommune"

Transkript

1 Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim Tlf: Org.nr: Bank: Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato: Rapport Verran Kommune Oppfølgingsbesøk RandiLeistad RådgiverIKA-TrøndelagIKS Ansvarligmottaker RådmannJacobBr.Almlid Verrankommune 7790Malm

2 Innhold 1 Arkivorganisering Arkiv- og saksbehandlingsrutiner Objektordnede arkiver Personalarkiv Elevarkiv PPT Barn Tilflytter Eiendom Ansettelse/avslutning av arbeidsforhold Fagsystemer Elektronisk skjema Kvalitetssikring Offentlig journal Periodedeling Deponering til IKA Trøndelag (papirbasert og digitalt) Politisk saksbehandling Arkivplan Interkommunalt samarbeid SvarUt Overformynderiet KomSek Avslutning

3 Kartlegging av arkivorganisasjon, arkivdanning og rutiner i Verran kommune Tirsdag 5. mai 2015 var Synnøve Wiseth og Randi Leistad fra Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks på oppfølgingsbesøk i Verran kommune. IKA Trøndelag gjennomfører slike besøk som oppfølging etter tidligere kartleggingsbesøk. Vi ønsker å møte våre eiere, diskutere behov - og finne ut hvordan vi best kan betjene og bistå våre eiere. Videre ønsker vi å vurdere arkivdanningen for å se om rutinene er gode nok for det behovet kommunen har over tid. Fra Verran kommune deltok Jacob Br. Almlid (rådmann), Aud Lyngstad Ramberg (førstesekretær post/arkivansvarlig) og Grete Vada (førstesekretær post/arkiv). Besøket startet med en presentasjon av IKA Trøndelag med informasjon bl.a. om hva vi kan tilby våre eiere. Det ble også orientert om IKA Trøndelags rolle, hvilken funksjon vi har og hvilke oppgaver vi håndterer på vegne av våre eiere, samt hensikten og formålet med oppfølgingsbesøket. Resten av møtet ble gjennomført som en samtale/gjennomgang av dagens situasjon innen arkivarbeidet, hvor vi bl.a. gikk gjennom arkiv- og saksbehandlingsrutiner, arkivplan, rutiner i forbindelse med ansettelse og avslutting av arbeidsforhold, periodedeling og deponering. Arkivtjenesten er en del av Verran Servicekontor, og arbeidet deles av 2 ansatte til sammen ca. 80% stilling. Arkivarbeidet som innebærer bl.a. oppretting av saker, kvalitetssikring og avslutting av saker som er ferdigstilt av saksbehandler, journalføring og klassering - også på saksmappene som saksbehandlerne oppretter selv - i tillegg til daglig journalføring av post, papir og elektronisk, samt utarbeiding og ajourhold av arkivplanen. Arkivtjenestens ansatte innehar også rollen som Systemadministrator for sakarkivsystemet ephorte. 1 Arkivorganisering Kommunens administrative organisering er på to nivåer; resultatenhetene er direkte underlagt rådmannen. På andre nivå er 10 tjenesteytende enheter samt Stabsfunksjoner der arkivtjenesten er innlemmet. Kommunen er definert som ett organ med sentralt arkiv, sentralt postmottak i Verran servicekontor med én journalførende enhet. Sakarkivsystemet ephorte er benyttet for elektronisk arkiv og saksbehandling siden Alle arkivdeler har elektronisk arkiv. 3

4 Verran kommune har følgende arkivstruktur: 1 arkiv, 1 arkivskaper 1 journalførende enhet 10 arkivdeler (Emne, Eiendom, Personal, Elev, Barn, Skatt, PPT, Tilflytter, Utvalg, SGK) Vi ser at dere har mange arkivdeler, og foreslår derfor at dere tar en opprydding her - gjerne i forbindelse med oppstart av periodedeling, f.eks. i årsskiftet 2015/2016. Det mest vanlige er at kommunene har arkivdeler for Emne, Eiendom, Personal, Elev og Barn. Vi mener at det er en fordel å ikke ha for mange arkivdeler, og at det gir bedre oversikt. I tillegg blir det færre arkivdeler å gjennomføre periodedeling i og deponering fra. Om dere ikke benytter utvalgsmodulen i ephorte, kan utvalgssaker behandles i arkivdel Emne - ettersom arkivdelene Utvalg og Emne har felles ordningsprinsipp (K-koder). Personopplysningsloven 1 sier at «Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger». F.eks. inneholder all dokumentasjon mellom barnehage/skole og PPT sensitiv informasjon, noe som i henhold til Personopplysningsloven krever at dokumentasjonen saksbehandles og lagres i sikret sone. Det er viktig at dokumentasjon som inneholder sensitive personopplysninger blir sikret mot urettmessig innsyn, og da er ikke kun vanlig tilgangsstyring godt nok. Sikret sone er et område i sakarkivsystemet som benyttes for ekstra skjerming av sensitive data ved saksbehandling og dokumentproduksjon, ekstra i forhold til intern sone som er benevnelsen for det vanlige arbeidsområdet for saksbehandling. I sikret sone er ikke internett og e-post tilgjengelig, og sikret sone må være tilkoblet egen printer og skanner. Kravet om at saksbehandling og lagring av sensitive personopplysninger må foregå i sikret sone, gjelder for alle arkivdeler. Om kommunen ikke har sikret sone, kan løsningen for aktuelle saker være å opprette et «skyggedokument» som hoveddokument på saken, og i dette dokumentet vise til papirbaserte vedlegg i vedleggsarkivet. Kommunen har også en arkivdel som heter SGK, med arbeidsflytmaler, rapporter, importsentraler m.m. Om det er behov for journalføring her, kan det gjøres i emnearkviet. Om arkivdelen SGK ikke benyttes til noe spesielt, kan den nok tas bort. 4

5 Når det gjelder arkivdelen Skatt, så kan nok dette fagområdet med fordel innlemmes i arkivdel Emne. Også arkivdelen Tilflytter kan innlemmes i arkivdel Emne; K-kode og navn i tittel vil gi enkel gjenfinning. En slik opprydding kan gjerne gjøres i sammenheng med periodedeling. Alle endringer som gjennomføres må beskrives i arkivplanen. 2 Arkiv- og saksbehandlingsrutiner Verran kommune samarbeider med Inderøy og Steinkjer kommuner på IKT, bl.a. har de felles server. Verran kommune har sentralt postmottak der de mottar post for alle enheter, med unntak av legekontoret, Inn-Trøndelag skatteoppkrevingskontor og NAV/sosial. Dokumenter som skal journalføres for nevnte områder, blir returnert til servicekontoret for journalføring. Arkivtjenesten sorterer, åpner og stempler all inngående sakspost. Arkivtjenesten setter på saksbehandler om ny sak må opprettes, og dokumenter med vedlegg blir skannet inn i ephorte. Arkivverdig post journalføres, og evt. påføres hjemmel for unntak fra offentlighet. Deretter fordeles posten direkte til saksbehandler. Innkommende papirdokumenter blir tatt vare på inntil godkjent prøvedeponering er gjennomført. Brev som er personlig adressert, blir ikke åpnet av arkivtjenesten. Inneholder brevet arkivverdig informasjon, er rutinen at saksbehandler returnerer det til arkivtjenesten for journalføring. Når saksbehandler mottar arkivverdig e-post, er det saksbehandler selv som evt. oppretter ny sak. For søknader og vedtak innen helsetjenesten, er kommunens rutiner slik at søknaden journalføres og arkiveres i ephorte, mens saksbehandling og vedtak blir lagt i fagsystem Profil. Dokumentflyt benyttes i forbindelse med fakturering innen byggesak. Arkivrutinene er beskrevet i arkivplanen, og de fungerer godt. Arkivtjenesten kontrollerer at rutinene blir fulgt. Utgående dokumenter signeres av både saksbehandler og leder. Utgående dokumenter som sendes med e-post, blir sendt i PDF/A-format; dette er også et krav i datasystemet. E-post er integrert med ephorte via en ephorte-postboks. Ellers når det gjelder dokumentflyt i ephorte, er funksjonen Til høring lite brukt, mens funksjonen for Godkjenning av leder benyttes mye. 5

6 Når brev sendes som vedlegg til e-post, er det viktig at brevet er lagret i PDF/A-format, ellers er det mulig å gjøre endringer i mottatt brev. Rutinene innen helsetjenesten angående søknad og vedtak, er ikke tilfredsstillende. Alle dokumenter i en sak skal holdes samlet (ihht proveniensprinsippet, samt Arkivforskriften 3-6), så her må også søknader registreres i fagsystemets journal og arkiveres på aktuell sak i Profil. For alle fagsystemer med papirbaserte arkiv, er det viktig å skrive ut dokumentasjonen etter hvert. Der ytre enheter har spesielle arkiv- og saksbehandlingsrutiner, bør enhetene selv beskrive sine rutiner for dokumentbehandling og dokumentflyt - i arkivplanen. Verran kommune har for det meste gode rutiner for arkivarbeidet og saksbehandlingen, og arkivplanen er godt oppdatert på dette området. 3 Objektordnede arkiver Arkivene for alle objektordnede arkivdeler er elektroniske, og de ligger i intern sone i sakarkivsystemet. Alle disse arkivdelene inneholder sensitive data kanskje med unntak av arkivdel Eiendom. Det er et krav ved behandling av personopplysninger at sensitive data skal behandles og lagres i sikret sone, se Personopplysningsforskriften 2-10 om Fysisk sikring. I forhold til Intern sone skal Sikret sone være skjermet innen en ekstra brannmur, det betyr at det kreves 2 pålogginger for å komme inn. I sikret sone har en ikke tilgang til Internett eller e- post, her skal det finnes egen skriver, og kommunen må ha egen skanner for overføring av dokumenter til sikret sone. Se for øvrig: https://www.datatilsynet.no/sikkerhet-internkontroll/sikkerhetsarkitektur/ 3.1 Personalarkiv Arkivdelen Personal er sortert på fødselsnummer, og er organisert som en samlesak for hver ansatt. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for ansatte; heile saken er 6

7 unntatt fra offentlighet. Personalsak blir opprettet ved mottak av underskrevet arbeidsavtale fra den nytilsatte. Nye forespørsler/ hendelser blir registrert i egen journalpost på saken. Ved å ha en samlesak pr. ansatt, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes før den ansatte avslutter sitt arbeidsforhold. IKA Trøndelag anbefaler dere å foreta periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av personalsaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak kan vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig ved elektronisk saksbehandling. For gjenfinning, søk med fødselsnummer for ansatt, og alle saker for denne kommer opp. Ønskes informasjon om f.eks. ansattes permisjoner, søk med fødselsnummer pluss aktuell K-kode. Personalleder skal ha tilgang til alle personalsaker, enhetsledere skal ha tilgang kun til egen enhets personalsaker. 3.2 Elevarkiv Arkivdelen Elev er sortert på fødselsnummer, og organisert som en samlesak for hver elev. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for elever; heile saken er unntatt fra offentlighet. Skolen benytter også fagsystemet Oppad. Ved å ha en samlesak pr. elev, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes før eleven slutter på skolen. IKA Trøndelag anbefaler dere å gjennomføre periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av elevsaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig i forhold til elektronisk saksbehandling. Rektor skal ha tilgang til alle elevsaker, lærere skal ha tilgang kun til egne elevers saker. 7

8 3.3 PPT Arkivdelen PPT er sortert på fødselsnummer, og organisert med samlesak for de elever/barn som benytter tilbud fra PPT. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for PPT; saken er unntatt fra offentlighet i sin helhet. Vi antar at arkivdelen PPT inneholder dokumentatsjon som gjelder de elever/barn som mottar tjenester fra PPT. I så fall er det ingen grunn til å ha egen arkivdel for PPT, da slike saker like gjerne behandles og lagres i arkidel Elev/Barn. Dokumentasjon med sensitivt innhold skal uansett saksbehandles og lagres i sikret sone. 3.4 Barn Arkivdelen Barn er sortert på fødselsnummer, og organisert som en samlesak for hvert barn. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for barn; heile saken er unntatt fra offentlighet. Ved å ha en samlesak pr. barn, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes før barnet slutter i barnehagen. IKA Trøndelag anbefaler dere å gjennomføre periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av barnesaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak vurdere i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig i forhold til elektronisk saksbehandling. For gjenfinning, søk med fødselsnummer for barn, og alle saker for denne kommer opp. Ønskes informasjon om f.eks. barnets permisjoner, søk med fødselsnummer pluss aktuell K-kode. Styrer i barnehagen skal ha tilgang til alle barnesakene. 8

9 3.5 Tilflytter Arkivdelen Tilflytter er sortert på fødselsdato, og organisert som en samlesak for hver tilflytter. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for tilflytter; heile saken er unntatt fra offentlighet. Ved å ha en samlesak pr. tilflytter, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes så lenge tilflytter behandles som tilflytter. IKA Trøndelag anbefaler at dere gjennomfører periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av tilflyttersaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig i forhold til elektronisk saksbehandling. Enhetsleder skal ha tilgang til alle tilflyttersakene. For å begrense antall arkivdeler, er det et alternativ å behandle tilflyttersaker i arkivdel Emne. 3.6 Eiendom Arkivdelen Eiendom er organisert på gårds- og bruksnummer (gnr/bnr). Her opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til saksbehandling. Arkivdelen Eiendom er strukturert slik IKA Trøndelag anbefaler for elektroniske arkivdeler. Her kan dere benytte K-kode på sakene, hver sak kan vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Her vil vi informere om at IKA Trøndelag har satt opp løsning for digitalisering av byggesaker, og flere kommuner har allerede fått skannet sine arkiver. Vi anbefaler at Verran kommune også vurderer dette for kommunens tidligere års papirarkiver. Ta gjerne kontakt med Jan Børre Solvik (tlf , e-post: som er ansvarlig for digitaliseringsarbeidet i IKA Trøndelag. 9

10 4 Ansettelse/avslutning av arbeidsforhold Systemadministrator gir nytilsatte nødvendig tilgang til ephorte, epost, telefon og evt. andre datasystemer i samarbeid med tilsattes nærmeste leder. Kommunen benytter også arkivplanen ved opplæring av nyansatte. Når saksbehandler slutter i stillingen, avtales på forhånd hvem uavsluttede saker skal overføres til. Veldig bra at dere bruker arkivplanen i forbindelse med opplæring av nyansatte! Kommunen må ha klare rutiner til bruk i forbindelse med avslutning av arbeidsforhold. Det er viktig å sikre at den som slutter, er «sjekket ut» av arkivet før arbeidsforholdet avsluttes. Rutinene må beskrives i arkivplanen. 5 Fagsystemer Arkivtjenesten har en god oversikt over fagsystemene i kommunen. Alle fagsystemer er registrert i arkivplanen, også fagsystemer som brukes kun for oppslag. Skolesystemet Oppad er integrert med ephorte, for overføring av dokumenter. Det er veldig bra at kommunen har god oversikt over sine fagsystemer. De fleste fagsystemene har ikke elektronisk arkiv. I Verran kommune er fagsystemet Oppad integrert med sakarkiv, og slik er arkivet fra Oppad elektronisk. I tillegg er pasientjournalene i EPJsystemer godkjent som elektronisk arkiv samt Noark5-baserte fagsystemer. For alle fagsystemer med arkivverdig informasjon og som ikke har elektronisk arkiv, er det viktig at både innkommende og utgående dokumenter, med alle vedlegg og arkivverdige notater skrives ut etter hvert, holdes samlet og arkiveres i egen arkivserie. Det bør også vurderes om fagsystemene inneholder arkivverdig informasjon i tillegg til utskrevet dokumentasjon, i så fall bør uttrekk fra systemet deponeres. 10

11 Når det gjelder fagsystemer med klientdata, har IKA Trøndelag en ordning slik at vi tar i mot uttrekk fra ulike fagsystemer etter en rulleringsmodell som gjentas hvert 3. år. I fjor tok vi i mot deponeringer fra skole, flyktning og PPT, neste år fra barnevern og sosial. I år ønsker vi deponeringer fra fagsystemer innen helsesektoren. Arkiv fra fagsystemene er arkivleders faglige ansvarsområde - og rådmannens overordnede ansvar. 6 Elektronisk skjema Verran kommune tilbyr sine innbyggere å benytte elektroniske skjema i forbindelse med stillingssøknader. Dette fungerer greit. Det er fint at kommunen har fokus på tilgjengelighet for kommunens innbyggere via internett. Det finnes elektroniske skjema til bruk for kommunene innen mange ulike områder, som f.eks. søknad om barnehageplass, skjenkebevilling etc. Det er viktig at rutiner for bruk av elektroniske skjema beskrives i arkivplan. 7 Kvalitetssikring Arkivtjenesten sender ut restanseliste 4 ganger i løpet av året. I tillegg har saksbehandlerne oversikt over egne restanser via skjermbilde i ephorte. Saksbehandlerne ekspederer sine brev selv, oftest er det vanlig brevpost. I stedet for å sette koden E for ekspedert i ephorte, bruker saksbehandlerne F for ferdigstilt. Arkivtjenesten sjekker at nødvendig skjerming er lagt inn. Under våre oppfølgingsbesøk bruker vi å gjennomføre noen søk på statuskoder i sakarkivsystemet. Ettersom vi i Verran kommune fikk bare begrensede tilslag på søkene våre, har vi fått resultater fra aktuelle søk tilsendt i etterkant (statuskode i parentes): - antall saker totalt: antall saker avsluttet (A): antall saker under behandling (B):

12 - antall journalposter reservert (R): antall journalposter ekspedert, men ikke journalført (E): brukes ikke - antall journalposter ferdigstilt av saksbehandler (F): 9 - antall journalposter journalført, men ikke avsluttet (J): Tallene ovenfor gjelder for perioden mai Verran komune har vel 2500 innbyggere. Et elektronisk sak-/arkivsystem har mekanismer for å styre hvilke registrerings- og arkiveringsfunksjoner som kan utføres når og av hvem på ulike trinn i prosessen. Hvert trinn er tilknyttet en eller flere statusverdier. For eksempel starter en sak med at et dokument blir journalført (status J) eller at en sak reserveres (status R). En sak som er under behandling har status B. Når et dokument er ferdig behandlet og evt. ekspedert, endres status til F/E, og etter at arkivet har kontrollert, avskrevet, konvertert til PDF/A-format (for elektronisk arkiv) og journalført utgående dokument, er dokumentstatus endret til J. Deretter kan journalpost og sak avsluttes (status A). Vi ser at for Verran kommune er 7090 saker under arbeid; dette tallet inkluderer «evighetssakene» i objektseriene. Ettersom vi ikke har oversikt over hvor mange uavsluttede saker disse arkivdelene inneholder, vet vi heller ikke hvor mange uavsluttede saker som finnes f.eks. i arkivdel Emne. Oversikten viser at arkivtjenesten gjør en god jobb på å ta unna journalføring av ferdigstilte journalposter. Når alle ferdigstilte og journalførte journalposter i saken er avsluttet (status A), kan saken avsluttes. Verran kommune har et stort antall journalførte journalposter. Disse inkluderer journalposter i objektseriene, men det kan likevel være at mange av disse journalførte journalpostene er klar for å avsluttes slik at også sakene de tilhører kan avsluttes. Et tips for å finne ut hvor restanser evt. hoper seg opp, er å søke på status B og R for hver enkelt saksbehandler. Da kan dere sende restanseoversikt til den enkelte saksbehandlere og evt. til deres leder. Det er viktig at saksbehandler kontrollerer at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert. Vår anbefaling er at restanselister sendes ut jevnlig, gjerne 4 ganger pr. år, - slik det blir gjort i Verran kommune. 12

13 8 Offentlig journal Offentlig journal/postliste legges ut på kommunens hjemmeside 2 ganger pr. uke, med 3 dagers forsinkelse. Dokumentene legges også ut. Offentlig journal genereres, sjekkes og kvalitetssikres av 2 personer før den offentliggjøres på hjemmesiden. Arkivtjenesten påser at nødvendig skjerming er lagt inn. I og med at journal og dokumenter legges ut på kommunens hjemmeside med 3 dagers forsinkelse, og med gode rutiner og god skjerming, er dette veldig bra. 9 Periodedeling Kommunen har ikke gjennomført periodedeling siden de startet med elektronisk arkiv og saksbehandling i Nå er det ønske om å foreta periodedeling med overlapping av arkivdel Emne fra årsskftet 2015/2016. I forbindelse med periodedeling, er det avtalt kurs fra IKA Trøndelag - den Det kan være greit å lage en plan i Arkivplan.no for periodedeling fram i tid, slik at arkivtjenesten har oversikt over når de ulike arkivdelen skal periodedeles. Arkivplanen skal også periodedeles samtidig med sakarkivsystemet, slik at det blir samsvarende perioder. 10 Deponering til IKA Trøndelag (papirbasert og digitalt) Verran kommune har eget depot, og deponerer derfor ikke papirarkiver til IKA Trøndelag. 13

14 Når det gjelder deponering av datauttrekk fra periodedelte arkivdeler i sakarkivsystemet og fra ulike fagsystemer med arkivverdig informasjon, anbefaler vi at kommunen benytter seg av tilbudet om å deponere til digitalt depot i IKA Trøndelag. Vi vil her minne om at vi i 2015 ønsker deponeringer fra fagsystemer innen helsesektoren; e-post om dette ble ble sendt fra oss Frist for deponering er her satt til Politisk saksbehandling Alle møteinnkallinger og møteprotokoller blir lagt over på ipad via PDF-Export. Dokumentene synkroniseres fra mappe på Sharepoint server i Invest-nettet. Dokumenter unntatt offentlighet blir lagt over på samme måte. Politikerne informeres via e-post om møteinnkallingen inneholder saker unntatt offentlighet. Når møtet er avholdt, slettes møteinnkallingen fra oversikten. Formannskapssekretær har gode arbeidsrutiner på dokumentasjonsbehandlingen i forbindelse med møter i kommunestyre og formannsskap. Kommunens behandling på dette området er tatt godt hånd om; det er spesielt viktig at dokumenter unntatt offentlighet er godt nok beskyttet. Formannskapssekretærs rutiner i forbindelse med politisk behandling må også beskrives i arkivplanen. 12 Arkivplan Verran kommune var med i arkivplanprosjektet som IKA Trøndelag arrangerte regionsvis for alle våre eiere mellom Gjennom deltagelse i arkivplanprosjektet fikk kommunen mulighet til å gjennomarbeide kommunens arkivplan og slik få en fullstendig plan for saksbehandling og arkiv. Mye arbeid er gjort i arkivplanen, og Verran kommune har en godkjent arkivplan fra

15 Nå som arkivplanen er ferdigstilt, er det viktig å holde den oppdatert enten dere legger inn endringer etter hvert som de oppstår, evt. bruker en fast dag i måneden. Vi vil tilføye at det er viktig å unngå lenker i arkivplanen; det er bedre å kopiere inn tekst. Dette fordi arkivplanen skal vedlegges deponeringer til IKA-Trøndelag, og da er det viktig at all tekst er leselig - også i ettertid. Arkivplanen kan gjerne legges ut på kommunens nettsider, i alle fall må den være lett tilgjengelig for alle saksbehandlere. 13 Interkommunalt samarbeid Verran kommune har samarbeidsavtaler med flere kommuner, og kommunen har god oversikt over hvilke samarbeidsavtaler de har, samt hvor arkivansvaret ligger. Når det gjelder arkivansvaret, mangler det noe oppdatering i arkivplanen. Det er viktig at arkivtjenesten har oversikt over alle interkommunale samarbeider som er inngått med andre kommuner; hvilken hjemmel som ligger til grunn, om samarbeidet er en egen juridisk enhet og hvilken kommune i samarbeidet som har arkivansvaret. Dette har betydning for arkivorganiseringen og ansvaret for dokumentasjonen. 14 SvarUt SvarUt er en løsning som gjør at kommunen kan sende utgående post i et elektronisk format og innføre sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost. Verran kommune har planer om å delta på samling i Sør-Trøndelag Fylkeskommune. Det kommer en oppgradering til ephorte som inneholder mulighet til SvarUt. SvarUt er en del av regjerningens satsing på digital kommunikasjon til landets innbyggere. Via SvarUt kan en også sende sensitiv informasjon, kryptering utføres automatisk. Frist for å ta i bruk SvarUt er 1/

16 15 Overformynderiet I forbindelse med at Fylkesmannen overtok ansvaret for Overformynderiet fra 1. juli 2013, ble kommunens arkiver avsluttet. Aktive saker ble kopiert og overført til Fylkesmannen. Papirarkivene er deponert i kommunens eget depot. Det er viktig at arkivet er ordnet og kvalitetssikret. 16 KomSek Kontrollutvalgets sekretariat KomSek, har egen sekretær og eget arkiv. Denne organiseringen er veldig bra. Kommunen må se til at dokumentasjon fra kontrollutvalgets møter og de saker som behandles, blir ordnet og deponert. 16

17 17 Avslutning Vi anbefaler at Verran kommune vurderer å digitalisere sine eldre byggesaksdokumenter. IKA Trøndelag har startet med skanning for våre eierkommuner, etter vedtak gjort av våre eiere i representantskapsmøte i 2013, samt styrevedtak I tillegg anbefaler vi Verran kommune å foreta prøvedeponering fra ephorte, gjerne fra arkivdel Emne - for en periode på f.eks. 3 måneder. Etter godkjent prøvedeponering behøver ikke kommunen å ta vare på innkomne papirdokumenter lenger. IKA Trøndelag registrer at mye godt arkivarbeid blir gjort i Verran kommune. Vi håper at kommunen, i samarbeid med IKA Trøndelag Iks, vil ha fokus på ovennevnte punkter. Ut over dette vil vi være behjelpelig med andre arkivfaglige problemstillinger, store som små, som skulle dukke opp. Vi ser fram til et fortsatt godt samarbeid! Med vennlig hilsen Anne Overland Daglig leder Randi Leistad Rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Kopi til: Arkivansvarlige Aud Lyngstad Ramberg og Grete Vada Vedlegg: Serviceerklæring for IKA Trøndelag 17

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Barnehagedokumentasjon Veileder. Forslag til håndtering og bevaring

Barnehagedokumentasjon Veileder. Forslag til håndtering og bevaring ehagedokumentasjon Veileder Forslag til håndtering og bevaring Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 4 3.1 Lovverksoversikt:... 4 4. Bruk av veilederen... 4 5. Innsyn...

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole

Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 3 3.1 Lovverksoversikt:...

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen

Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 PROSJEKTGRUPPEN... 3 3 REGULERENDE LOVVERK... 3 3.1 LOVVERKSOVERSIKT...

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Saksgang i Trondheim kommune

Saksgang i Trondheim kommune Saksgang i Trondheim kommune Norsk arkivråd, Bergen 27.03.12 Kari Myhre, Trondheim byarkiv Trondheim kommune en kompleks organisasjon ca. 230 enheter, ca. 15.000 ansatte ca. 5.000 brukere på sak/arkiv

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

palmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte

Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte serviceavdelingen Mål for anskaffelsen «Rana kommune har som mål å samhandle internt og eksternt på en sikker, effektiv og miljøvennlig

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Da pedagogen møtte arkivaren

Da pedagogen møtte arkivaren Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,

Detaljer

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

SvarUt. Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune

SvarUt. Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune SvarUt Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune SvarUt Brev Hva er SvarUt? Sak/Arkiv En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og Fagsystem

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv

Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv KDRS samling 13. - 14. november 2013 Erik Solem Etablering av digitale, tekniske arkiv for historiske dokumenter Viktige momenter: Aktuelle arkiver

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Standard dokumentproduksjon

Standard dokumentproduksjon Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...

Detaljer

Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011

Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Utgangspunktet ½ kilometer papirarkiver for perioden 1892-2003 Papirarkiv for perioden 2004-2005 Fullelektronisk fra 2006

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Riksarkivaren 2006 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 19 Riksarkivaren, Oslo 2006 ISBN 82-548-0100-2 INNHOLDSFORTEGNELSE Generell del...5 1. Formålet

Detaljer

Veileder Barnehagedokumentasjon. Håndtering og bevaring av dokumenter

Veileder Barnehagedokumentasjon. Håndtering og bevaring av dokumenter Veileder ehagedokumentasjon Håndtering og bevaring av Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 4 3. Regulerende lovverk... 5 4. Bruk av veilederen... 6 5. Struktur i barnemappen/barnesakene...

Detaljer

POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK

POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 - dok. nr. 3 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bruk av ephorte web Gjeldende f.o.m. 1. mai 2006 Dokumentinformasjon: Versjon: 7 Sist oppdatert:

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008

Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008 Dannelsen av IKA Opplandene Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008 Historikk i stikkord Hva og hvem er fylkesarkivet? Målet om dannelsen av et IKA strekker seg mange år tilbake. Målet den første tida

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

KS SvarUt Altinn roller og tilgangsstyring Veiledning

KS SvarUt Altinn roller og tilgangsstyring Veiledning KS SvarUt Altinn roller og tilgangsstyring Veiledning 24. mars 2014 Side 1/14 Innhold Innledning... 3 Digital e-forvaltning... 3 Kommunale posttjenester... 3 Rettigheter og tilganger... 5 Lag rolle for

Detaljer

Hvorfor ny versjon av Noark?

Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 5 15. april 2008 Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 4 viste seg å ha en del svakheter: Problematisk med flere organer i samme Noark 4-installasjon. Sak journalpost dokument for lite fleksibel. Avleveringskravene

Detaljer

ARKIVRUTINER VISMA OPPVEKST BARNEHAGE. Bjugn kommune

ARKIVRUTINER VISMA OPPVEKST BARNEHAGE. Bjugn kommune 5408/2013 ARKIVRUTINER FOR VISMA OPPVEKST BARNEHAGE Bjugn kommune i Arkivrutiner Visma Oppvekst Barnehage Sak/arkiv Bjugn kommune benytter ephorte som kommunalt arkivsystem Visma Oppvekst Barnehage (heretter

Detaljer

KDRS. Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir?

KDRS. Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir? KDRS Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir? Orie Kimura / Trondheim byarkiv 12.11.2014 Har hørt hvorfor uttrekk i tillegg? alt finnes jo på papir?

Detaljer

Saksnr.: 199806459_15

Saksnr.: 199806459_15 OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet

Detaljer

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system

Detaljer

Rutiner for utvalgsbehandling

Rutiner for utvalgsbehandling Rutiner for utvalgsbehandling Etnedal kommune Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Omfang... 3 3 Ansvar/myndighet... 3 4 Rollebeskrivelser... 3 4.1 Møtesekretær... 3 4.2 Utvalgsleder... 3 4.3 Stedfortreder...

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Elektronisk sak-/arkivsystem - tema Sak-/arkiv er arkivtjenestens

Detaljer

Noark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no

Noark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Noark-5 KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Utgangspunkt Fokus for dagen: Noark-5. Jeg skal her forsøke å si noe om hva det var tenkt å være, hva det er i dag, og hvordan man bør

Detaljer

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)

Detaljer

Kontaktkonferansen 2016

Kontaktkonferansen 2016 Kontaktkonferansen 2016 Orientering pr 1.mars 2016 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Kontaktkonferansen 2016 Året som gikk, året som kommer og et litt løftet blikk mot horisonten. Nærmere presentasjon

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør

Detaljer

Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5

Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5 Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5 Om å bestille et system for Statens Vegvesen v/ Espen Vaager, informasjonsarkitekt 1 Om å bestille et system for Statens Vegvesen Hovedpunkter

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Oppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO

Oppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO 1 Innhold Innledning... 3 Formål... 3 Lover og forskrifter... 3 Begrepsbruk... 3 Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering)...

Detaljer

og effektiv earkivforvaltning

og effektiv earkivforvaltning Uttrekks- og avleveringsmodul og effektiv earkivforvaltning Kort om: Hva påvirker og styrer «fremtiden»? ACOS Løsningskonsept og vår erfaring Uttrekk & avlevering i teori Uttrekk & avlevering i praksis

Detaljer

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) (60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)...1 Forord...1 Innledning...1 Opptakskrav...2 Formål...2...2 Presentasjon av hoved- og delemner...3 Hovedemne ADV Arkivdanning

Detaljer

Digital forsendelse i praktisk bruk

Digital forsendelse i praktisk bruk Digital forsendelse i praktisk bruk eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no SvarUt Når det piper i telefonen Som en sjøsyk fiolin Er det kommun som ringer

Detaljer

Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013

Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Offentleglova Arkivloven Pasientarkiv er en samling med mapper på hver enkelt pasient. Denne dokumentasjonen er særs viktig for å kunna ta vare på den enkelte

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

JOURNALFØRING AV POST

JOURNALFØRING AV POST JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER Gausdal kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 10-2014 2015-185/RG FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Journalføring

Detaljer

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Eller Arkiver

Detaljer

Arkivrutiner. WebSak Basis og WebSak Fokus

Arkivrutiner. WebSak Basis og WebSak Fokus Arkivrutiner WebSak Basis og WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke WebSak Basis og WebSak Fokus i sine daglige arkivoppgaver. Grunnlagsdokument for innføring

Detaljer

Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole

Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole Kari Skjølberg Daglig leder i FOT Hva er FOT? Samarbeid mellom 6 fylkeskommuner o Finnmark fylkeskommune o Nord-Trøndelag

Detaljer