I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne"

Inge Hjelle
6 år siden
Visninger:

1 I Modum strekker vi oss lenger for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne 4. november

2 OVERGANG til en papirløs hverdag MÅL Oppnå en kvalitetsheving og effektivisering av ekstern og intern dokumentbehandling gjennom full-elektronisk produksjon/lagring, behandling, gjenfinning og arkivering av dokumenter. 2.desember: Alle enheter som i dag benytter ESA vil få tilgang til oppdatert versjon. Nødvendig opplæring gis i ukene før oppstart. 2014: De andre vil i løpet av 2014 få tilgang og opplæring i bruk av ESA 2

3 E-skjema og saksflyt i ESA NESTE SKRITT 2014 vil forenkle oppfølgingen av saksbehandlingen og arbeidet i ESA. Verkøyet er på plass. Skritt for skritt kan dere forbedre elektronisk kommunikasjon internt og med innbyggerne. 3

4 OVERGANG Papirarkivene Vil bli stående i etatene og virksomhetene foreløpig. Rydding i arkivene: Sørg for å samle all nødvendig dokumentasjon Nye dokumenter Skal lagres i ESA8 med henvisning til hvor man finner de eldre dokumentene i saken. Utfordring delte saker Eldre papirdokumenter kan skannes og knyttes til den nye elektroniske saken Farvel til papiret? Se: Overgang til en papirløs hverdag 4

5 Vi må legge igjen spor etter de første dokumentene i saken (Henvisning i kommentarfelt i ny sak i ESA8) Frem til 2. desember Etter 2. desember 5

6 En ny h v e r d a g 6

7 Informasjon og dokumentasjon I forbindelse med tjenesteproduksjon og drift innhentes det, mottas og produseres mengder med informasjon. Informasjon som dokumenterer grunnlaget for de vurderingene og beslutningene som tas de handlingene og aktivitetene som utøves DENNE INFORMASJONEN HAR VERDI FOR DERE Som ledere, saksbehandlere, innbyggere 7

8 Informasjon og dokumentasjon JEG er god på å sikre dokumentasjon på de sakene jeg jobber med! JEG har kontroll og vet hvor alt ligger! 8

9 Målet er å kunne si: Modum kommune er god på å håndtere nødvendig dokumentasjon både for innbyggerne og for kommunens eget behov ARBEIDSGIVER Mer effektiv og rasjonell drift PART I SAK retten til partsinnsyn jf fvl INNBYGGERNE innsynsrett jf offentleglova 9

10 Definisjon saksbehandling Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak. 10

11 Verdi som dokumentasjon? Bevis på handling eller beslutning Innhold som gir ekstra info om en sak Som har verdi for beslutningen Vurderinger Tilleggsopplysninger Beslutning, beslutningsgrunnlag Forespørsel Bekreftelse, godkjenning Anbefaling 11

12 Fra ansattportalen 12

13 JOURNALPOST DOKUMENTFIL SAKSMAPPE Saksmappe Info om saken som behandles Journalpost Info om dokumentene. Muliggjør oppfølging av saksbehandlingen Dokumentfil Selve dokumentet i PDF eller i produksjonsformat 13

14 Dokumentutveksling internt og eksternt E-post (er integrert) SMS Brev, notater, utspill Referater c: Sosiale medier Hvordan fanger vi de viktige dokumentene? Kunnskap eller teknologi? Ja takk, begge deler! Se: Hvilke dokumenter skal registreres og lagres i ESA8 14

15 DET ELEKTRONISKE DOKUMENTET Skanning og makulering (3 mnd) Kontakter og avtaler Gjenfinning og søkbarhet Input og output Huskelister for saksbehandlere, ledere, Dokumentsenteret Standardisering av registrering og titler Signatur Kvalitetssikring 15

16 HVEM FÅR SE - EKSTERNT Saksbehandlers ansvar: Vurder offentlighet og behov for skjerming Innsynsrett for alle - Unntaksmuligheter og vurdering av merinnsyn Taushetspliktige opplysninger SKAL unntas (aldri vurder merinnsyn) Offentleglova ligger på lovdata. Postjournalen vil vise: Dokumenter registrert i ESA som inngående eller utgående dokumenter Foreløpig ikke interne dokumenter 16

17 HVEM FÅR SE OG RØRE INTERNT Dine dokumenter under produksjon: Ingen andre enn de du gir tilgang til, vil kunne se og redigere i dokumentene Dine ferdige dokumenter: Alle kan se men ikke redigere dokumentet blir låst for redigering. Dokumenter unntatt offentlighet: Kun avdelingens ansatte kan se Tilgangsgrupper For å innskrenke eller utvide på tvers av avdelinger kan man lage og bruke tilgangsgrupper. 17

18 Bedre tjenester med indremedisinske grep Det indremedisinske grepet i dette tilfellet overgangen til en elektronisk hverdag. Endringer medfører tilpasninger som vil kreve noe av dere: F.eks: noen ekstra tastetrykk og fravær av papir. Tillatt smertelindring : Ta ut en kopi Avvenning: Krøll papiret kast og makuler VI TROR AT DE FLESTE AV DERE VIL SE DET SOM EN LETTELSE Å FÅ EN ELEKTRONISK HVERDAG. 18

19 ANSATTPORTALEN ansatt modum 19

20 Å strekke seg litt lenger For å bli god, trengs det øvelse 20

Å strekke seg litt lenger Bygget 1936 Oppgradert 1956 Oppgradert 1966 Oppgradert 1990 Oppgradert 2000 Oppgradert 2011 Hilmar Myhra 85m - 1936 Arne Hoel 100,5m -1957 Bjørn

21 Å strekke seg litt lenger Bygget 1936 Oppgradert 1956 Oppgradert 1966 Oppgradert 1990 Oppgradert 2000 Oppgradert 2011 Hilmar Myhra 85m Arne Hoel 100,5m Bjørn Wirkola 146m Ole Gunnar Fidjestøl 167m Matti Nykänen 171m Andreas Goldberger 207m Harri Olli 219m Johan Remmen Evensen 246,5m

22 85m Å strekker seg litt lenger! Kongsbergknekken 1930 Parallellstil ,5m 146m Wirkola-stil m Klassisk- Parallellstil m 246,5m (Boklöv) V-stil 1990 Og er man god, er det alltid mulig å bli bedre 22 W-stilen 2000

Like dokumenter

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»