Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013

Transkript

1 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Formål: Undersøke om kommunene har fulgt opp revisjonens anbefaling i forvaltningsrevisjonsrapport og brev fra 2013 Innhold 1 Innledning 2 2 Informasjon fra kommunene 3 3 Revisjonens vurdering 4 4 Konklusjon 5 Område: Sak-/arkivfunksjonen Kommune: Hallingdal- og Valdreskommunene Utført i perioden: April-Mai 2015 Dato: Rapportnummer: 002/2015 Revisor: Dagny Thon Hovrud Kommunerevisjon IKS Org nr MVA Telefon

2 Side 2 av 5 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål Kontrollutvalgene i har bedt Kommunerevisjon IKS undersøke om kommunene har fulgt opp de anbefalingene revisjonen ga i forvaltningsrevisjonsrapport (Valdres) og brev (Hallingdal) vedrørende sak-/arkivfunksjonen i Problemstilling i opprinnelig prosjekt I 2013 undersøkte vi om kommunene hadde systemer og rutiner som sikrer at: Arkivverdige registreres og arkiveres med sikte på effektiv gjenfinning. Henvendelser besvares innen rimelig tid, og det gjennomføres restansekontroll. Meroffentlighet blir praktisert. Vi la vekt på elementer som kan ha betydning for servicen til innbyggerne. Vi undersøkte ikke om alle detaljer i arkivloven ble overholdt. 1.3 Revisjonskriterier i oppfølgingsprosjektet I oppfølgingsprosjektet har vi undersøkt om kommunene har fulgt opp de anbefalinger som ble gitt i 2013, herunder at kommunene: 1. Har ett postmottak, og en arkivansvarlig, for å sikre arkivering av viktig informasjon. 2. Har, eller planlegger å innføre, fullelektronisk arkiv, og avskaffe papirarkivet. 3. Arkiverer elektroniske (e-poster) på lik linje med fysiske. 4. Arkivere vedrørende interkommunalt samarbeid/selskaper. 5. Har systematisk restansekontroll, for å sikre at alle saker behandles innen rimelig tid. 6. Fører kontroll med at det sendes foreløpig svar når det forventes lang behandlingstid. 7. Har kontroll med hvilke som skal, og kan, unntas offentlighet. 8. Har rask distribusjon av postjournal på kommunens hjemmeside. 9. (Innføre direkte tilgang til fra postjournalen, når det er etablert løsninger som sikrer at fortrolig dokumentasjon ikke blir offentlig tilgjengelig.) 1.4 Arbeidsprosess For å undersøke om kommune har fulgt opp revisjonens anbefalinger har vi hatt samtaler med arkivansvarlige i fire tilfeldig valgte kommuner, dvs. Øystre Slidre og Nord-Aurdal i Valdres og Nes og Gol i Hallingdal. I rapportens del 2 oppsummerer vi status i de fire kommunene, mens vi i del 3 og 4 vurderer og konkluderer. 1.5 Rådmennenes uttalelse til oppfølgingsrapporten Iht. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. av 15. juni 2004 skal rådmannen gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av en forvaltningsrevisjonsrapport. Ettersom dette er en oppfølgingsrapport av begrenset omfang, ble rapporten oversendt med relativt kort tilbakemeldingsfrist. Innspill fra kommunene er tatt inn i rapporten der det er hensiktsmessig, og strukturen i rapporten er omarbeidet for å gi tydeligere bilde av situasjonen i hver av de undersøkte kommunene. Det er fremkommet synspunkter på at alle kommuner i Hallingdal skulle vært fulgt opp, slik at hver kommune fikk tilbakemelding på egne forbedringsmuligheter.

3 Side 3 av 5 2 Informasjon fra kommunene I det følgende oppsummerer vi hvorvidt de undersøkte kommunen følger anbefalingene vi ga i Vi gjennomførte i 2012/2013 undersøkelser i alle Valdreskommunene. Ettersom Halllingdalskommunene nettopp hadde innført fullelektronisk arkiv, ble det bare gjort begrensede undersøkelser der. Hvordan situasjonen var i 2012 fremgår i liten grad, fordi vi har begrenset informasjon om dette. Anbefaling 2013: Nes Gol Øystre Slidre Nord-Aurdal 1. Ett postmottak, og Ja! Ja! Ja! Ja! en arkivansvarlig 2. Har fullelektronisk arkiv, og avskaffet papirarkivet Innført Kontrakter/ bhg/ skole på papir Innført Kontrakter på papir Planlagt innført Planlagt innført Arkiverer elektroniske som er relevant for saken 4. Arkiverer inng. fra interkom. selskaper og samarbeider 5. Systematisk restansekontroll 6. Kontroll med at det sendes foreløpig svar 7. Kontroll med hvilke som skal, og kan, unntas offentlighet 8. Rask distribusjon av postjournal på hjemmeside 9. Direkte tilgang til fra postjournal (dersom fortrolig informasjon er tilstrekkelig sikret)* Ja! Ja! Ja! Større andel av arkiverte enn i 2012 Ja. Relativt ny rutine. Ja. Relativt ny rutine. Ja, ellers kan de ikke publisere på politikerportalen 2013 Saksbehandlers Ja! Undersøkte viser relevante unntak/paragraf Månedlig fra 2014 før 2012 Saksbehandlers Saksbehandlers Ja! Undersøkte Ja! Undersøkte viser relevante viser relevante unntak/paragraf unntak/paragraf Dagen etter Dagen etter Etter tre dager, pga. kvalitetssikring Nei, ønsker ikke å prioritere det. Mener sikkerheten er god nok. Nei, ønsker ikke fordi avsender ikke alltid er innforstått med at dokumentene er offentlige Kun for planarkivet, og enkelte vedtak innenfor byggeog delingssaker * Kontrollutvalgene i Valdres anmodet rådmennene om å innføre klikkbar journal i Ja! Større andel av arkiverte enn i 2012 Ja, når de har betydning for fremtidig saksbehandling 2014 Saksbehandlers Ja! Undersøkte viser relevante unntak/paragraf Etter tre dager, pga. kvalitetssikring Nei, ikke sikre nok løsninger/ rutiner mht. unntatt offentlighet

4 Side 4 av 5 3 Revisjonens vurdering 3.1 Vurdering, jf. anbefalingene fra 2013 Vi ser at de undersøkte kommunene i stor grad har fulgt opp de anbefalingene vi ga i 2013: 1. Alle har ett postmottak og en arkivansvarlig. 2. Hallingdalskommunene innførte fullelektronisk arkiv i 2012, og har nå avskaffet det meste av papirarkivet. Valdreskommunen planlegger å innføre fullelektronisk arkiv i løpet av Andelen elektroniske som lagres er økende i alle kommunene. Det opplyser arkivansvarlige, og det ser vi av utvikling i tall vi har innhentet. 4. Kommunene har begynt å arkivere fra interkommunale selskaper og interkommunale samarbeidsområder. Tidligere ble f.eks. styre ofte oppbevart i en perm hos f.eks. ordfører, og ikke arkivert i det offentlige arkivet. Kommunene i Hallingdal arkiverte ikke disse iht. anbefaling fra IKA Kongsberg. Slike er strengt tatt ikke arkivverdige for kommunene etter loven, men kan i mange tilfeller være viktig for styringen av slike virksomheter og selskaper. 5. Alle kommunene vi har undersøkt har nå etablert regelmessig restansekontroll. Av de undersøkte kommunene var det bare Gol som hadde rutine på dette i Enkelte kommuner har imidlertid fortsatt utfordringer mht. at gamle saker ikke er fullstendig avsluttet i systemet, selv om de i realiteten er ferdigbehandlet. 6. Alle kommunene har nedfelt i sine rutiner at det skal sendes foreløpig svar dersom det forventes uforholdsmessig lang saksbehandlingstid. Dette er saksbehandlers ansvar, og følges ikke opp sentralt. 7. Kommunene vi har undersøkt synes å ha god praksis mht. hvilke som unntas offentlighet. Som i 2012/2013 gjorde vi en kontroll av de siste dokumentene som er unntatt offentlighet, og praksisen fremstår som ryddig. 8. Alle kommunene har postjournalen på sine hjemmesider. De to kommunene i Valdres legger ut postjournalen etter tre dager, mens de to Hallingdalskommunene legger ut postlisten dagen etter. Forsinkelsen er lagt inn for å sikre at blir kodet riktig mht. om dokumentene skal være offentlige. Hallingdalskommunene gjennomfører således denne kvalitetssikringen raskere enn Valdreskommunene. 9. Det er ikke direkte link fra kommunenes postjournal til dokumentene, annet enn for enkelte i Øystre Slidre. Ønsker publikum innsyn i dokumentene må disse bestilles fra kommuneadministrasjonen. Slik tilgang er etter rådmennenes vurdering ikke hensiktsmessig, jf. begrunnelse i del 3.2 nedenfor. 3.2 Kort direkte tilgang til i postjournalen Vi finner det naturlig å utdype punkt 9 ovenfor. Kontrollutvalgene i Valdres anmodet i 2013 rådmennene om å etablere systemer som sikrer publikum direkte tilgang til dokumentene fra postjournalen, dette med bakgrunn i målet om god service til innbyggerne. Rådmennene vurderte da, og vurderingen er fortsatt den samme, at det er for stor risiko for at fortrolig informasjon blir offentlig tilgjengelig på nett ved en slik løsning. Hallingdalskommunene har konkludert på samme måte. Rådmennene har her vektlagt at avsender av post til kommunen ikke alltid tenker på at den blir offentlig tilgjengelig og at det er behov for å «beskytte enkelte mot seg selv». Kommunen har sjelden hjemmel til å unnta slike offentlighet.

5 Side 5 av 5 Vi har forståelse for rådmennenes vurdering, og som det sies fra Gol kommune: «Hensynet til offentlighet må veies opp mot hensynet til ytringsfrihet og personvern». 3.3 Kort om fagsystemer og interkommunalt samarbeid Det har vært utenfor dette avgrensede oppfølgingsprosjektets formål å undersøke arkivpraksisen knyttet til fagsystemer og interkommunale samarbeider og selskaper. Vi finner det imidlertid naturlig å understreke viktigheten av følgende: At kommunens sentrale arkivfunksjon bidrar til å sikre at arkivverdig informasjon fra fagsystemer, f.eks. skole og barnehage, arkiveres forsvarlig for ettertiden. Dersom slik informasjon ikke lagres i et godkjent elektronisk arkivsystem eller journalsystem, kan det etableres papirarkiv. Vi opplevde at arkivansvarlig i Nes var spesielt tydelig på at hun hadde slikt totalansvar. Interkommunale samarbeidsområder og interkommunale selskaper har et selvstendig ansvar for å ha et fullverdig og lovlig arkiv. Det er viktig at styret i interkommunale selskaper følger opp at selskapene arkiverer forsvarlig, og at vertskommuner for interkommunale samarbeider påser at områdene bruker kommunens arkivsystem eller selv har forsvarlige arkiv. 4 Konklusjon Etter vår vurdering har de undersøkte kommunene arkivfunksjoner og rutiner som i stor grad er iht. de anbefalinger vi ga i Det er spesielt positivt at det er etablert en systematisk restansekontroll i alle kommunene, hvilket medfører at kommunene har bedre kontroll med om publikum får svar på sine henvendelser. Vi ser imidlertid at Valdreskommunene kan vurdere å legge ut postjournalen raskere, og at det kan vurderes å innføre overordnet kontroll med at det skrives foreløpig svar. Ettersom status ser ut til å være bra i de undersøkte kommunene har vi ikke funnet det hensiktsmessig å undersøke status i alle 12 kommunene i. Rapporten behandles imidlertid i felles kontrollutvalgsmøter i hhv. slik at alle kontrollutvalgene er kjent med situasjonen. Fagernes 12. juni Revisor Dagny Thon Hovrud