Tilgangsstyring i PUBLIC 360

Transkript

1 Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Innholdsfortegnelse TILGANGSKODER...2 ARV AV INSTILLINGER FRA SAK TIL DOKUMENT GRADERING PÅ FILNIVÅ...2 BRUK AV OFFENTLIG OG INTERN TITTEL...3 TILGANGSGRUPPER...4 MEDLEMSKAP I TILGANGSGRUPPE...4 TILDELE RETTIGHETER TIL SAK ELLER ENKELTDOKUMENT...4 SKJERMING AV STUDENTSAKER...5 SKJERMING AV PERSONALSAKER...6 TILGANGSRETTIGHETER FOR UTVALGSSEKRETÆRROLLEN...6 ANDRE TILGANGSGRUPPER...6 1

2 Tilgangsstyring regulerer hvem som skal se en sak, et saksdokument eller en fil. Public360 har to hovedfunksjoner for tilgangsstyring, tilgangskode og tilgangsgruppe. Det er viktig at man som saksbehandler ved UiS gjør seg bevisst behovet for å skjerme et dokument eller en sak i hvert enkelt tilfelle. Mange tilgangsgrupper og mye tilgangsstyring fører til at mye verdifull informasjon blir skjult for brukerne av systemet. Samtidig er det viktig å være seg bevisst behov for skjerming for å hindre at sensitiv dokumentasjon flyter fritt i systemet. Tilgangskode- gradering Tilgangskode regulerer skjerming i forhold til offentlig journal. Tilgangskodene er direkte knyttet opp mot offentlighetslovens hjemler for skjerming av offentlig dokumentasjon. Valget her er U- ugradert eller UO- Unntatt offentlighet. Hvis man velger Unntatt offentlighet vil man straks måtte velge hjemmel for skjerming. Det er viktig at man velger riktig hjemmel. Saksbehandler er i utgangspunktet ansvarlig for å sette hjemmel på saker og dokumenter men disse vil kvalitetssikres av Dokumentsenteret ved journalføring. Det er utviklet veiledere ved UiS som gir anbefalinger til hvordan vanlige sakstyper bør graderes, disse er å finne på dokumentsenterets hjemmesider. Merk! Valg av tilgangskode vil ikke ha innvirkning på hvem som får tilgang innad i Public360. Dette styres av tilgangsgrupper. Tilgangsgruppe Den andre hovedfunksjonen for tilgangsstyring er tilgangsgruppe. Tilgangsgrupper regulerer hvem som skal se saker og dokumenter internt i Public 360. I utgangspunktet har alle ansatte og alle brukere av elektronisk sak- arkivsystem P360 taushetsplikt som vedvarer både under og etter ansettelsesforholdet. Likevel er det behov for å begrense tilgangen til noe av dokumentasjon som finnes i sak og arkivsystemet. Store deler av den dokumentasjon som produseres ved UiS er å anse som offentlig tilgjengelig dokumentasjon. I den grad et dokument skal være tilgjengelig for alle brukerne av systemet bruker man tilgangsgruppen «Alle i UiS». Alle brukere av systemet vil ha tilgang til informasjonen lagt til denne gruppen. Noen forhold er likevel nødvendige å skjerme. Prinsippet er at man ikke skal ha tilgang til sensitiv informasjon, som man ikke har noe behov for å se for å kunne utføre sitt arbeide, «need to know». I hovedsak vil det være snakk om å beskytte ansatte og studenters private informasjon, eller andre forhold regulert av offentlighetsloven og andre lover. Dette vil igjen stå i kontrast til et ønske om åpenhet og tilgang til den informasjon som skapes i organisasjonen, noe som støtter opp om prinsipper for deltagelse og likebehandling. Det er opp til den enkelte saksbehandler å vurdere skjerming. Generelt vil skjerming være en balansegang mellom behovet for å begrense tilgangen til visse typer av informasjon, samtidig som man ønsker å begrense unødig skjerming av 2

3 dokumentasjonen ettersom dette vil begrense muligheten for gjenfinning og informasjonsflyt i organisasjonen. Arv av innstillinger fra sak til dokument gradering på filnivå Hvis man legger inn gradering på saksnivå vil disse innstillingene arves fra sak til de saksdokumentene du ønsker å opprette. Det anbefales derfor å gjøre de nødvendige skjerminger både på tilgangskode og tilgangsgruppe allerede i det du oppretter saken. Offentlig og intern tittel I en sak eller et saksdokument graderes vil man også kunne velge om man vil skille mellom offentlig tittel, (den som vil vises på offentlig journal) og en intern tittel (vises bare i Public 360 og ikke i offentlig journal). En tittel skal være informativ men ikke avsløre personlige forhold. Man bør unngå å avskjerme hele tittelen. Hvis man har behov for å ha personnavn i tittel kan det være nyttig å skille mellom offentlig og intern tittel. Hver sak tilknyttet en student eller ansatt skal være koblet til personens kontaktkort (dette legges inn som sakspart på saksnivå og som mottaker, avsender eller kontakt på saksdokumentnivå. Kobling til privatpersonkortet gjør at man i få tilfeller har behov for personnavn i tittelfeltet Medlemskap i tilgangsgruppe Noen grupper blir man medlem av i det man får en bruker i Public 360. Dette gjelder Alle UiS og Ad. Hoc. Andre grupper blir lagt til etter hvilke arbeidsfelt man skal ha, eksempelvis studentsaker ved UiS. Tilgang til tilgangsgrupper skal avgjøres av nærmeste leder som skal informere Dokumentsenteret ved opprettelse og ved endringer av brukerrettigheter. Ved behov for nye tilgangsgrupper ta kontakt med Dokumentsenteret. 3

4 Man kan alltid se hvem som er medlem i en tilgangsgruppe ved å trykke på tilgangsgruppen ved å klikke på dette ikonet Ad. Hoc gruppe meg selv min leder og arkivet. Public 360 har en standard Ad hoc tilgangsgruppe. Som tittelen viser gir denne gruppen bare innsyn til den enkelte saksbehandler, den administrative enhetens leder og arkivet (dokumentsenteret). Dette er en god løsning hvis man har en sak eller et dokument man mener burde skjermes for de bredere tilgangsgruppene. Hvis denne informasjonen senere skal gjøres mer tilgjengelig må man huske å endre tilgangsgruppe. I tillegg kan man tildele en enkelt saksbehandler direkte tilgang til en sak eller et dokument på tvers av tilgangsgruppe ved å tildele rettigheter. Tildele rettigheter til sak eller enkeltdokument Man kan også gi en saksbehandler eller en gruppe tilgang til en sak eller et dokument der mottaker ikke har tilgang til aktuell tilgangsgruppe. Dette gjøres ved tildeling av rettigheter. Velg; oversikt - rettigheter Ny rettighet. Vær oppmerksom på at den som opprettet saken Creator alltid vil ha tilgang til filer og dokumenter 4

5 Skjerming av studentsaker Mange saksbehandlere i Public360 jobber daglig med studentsaker. I tillegg har ledere og en god del andre saksbehandlere behov for informasjon om studentene. Informasjon om studentene lagres i Felles Studentsystem FS og i Public 360. Tilgang til informasjon om studenter er begrenset til tilgangsgruppen Studentsaker ved UiS. Saksbehandlere som i hovedsak jobber med studentsaker vil har denne tilgangsgruppen som default tilgangsgruppe. Saksbehandlere bør være seg bevist å endre slike «default» innstillinger om de skal skrive andre saker enn studentsaker (Veileder for registrering av studentsaker finner man her lenke). Tilgangsgruppen Studentsaker ved UiS er en ganske vid tilgangsgruppe. Bakgrunnen for dette er å sørge for tilgang til informasjon om studenten på tvers av fakultet og institutter. Dette åpner opp for å lære av og være informert om saksbehandling gjort ved andre fakultet og institutter. Det er også praktisk for å løse tilgangsutfordringer ved blant annet skifte av studieretning. I den grad man får studentsaker som bør skjermes sterkere enn tilgangsgruppen studentsaker ved UiS, kan man som saksbehandler bruke tilgangsgruppen studentsensitive saker ved XX Fakultet eller Ad. Hoc tilgangsgruppen. Det er viktig at saksbehandler setter på riktig skjerming (tilgangskode og tilgangsgruppe) idet man oppretter saken, slik blir riktige skjerminger arvet til saksdokumentene Tilgangsgruppe for studentsensitive saker Hvert fakultet er tildelt en tilgangsgruppe for studentsensitive saker. Disse tilgangsgruppene er tiltenkt studentsaker som man anser som så sensitive at tilgangen til informasjon ikke bør deles mellom fakultetene men som likevel deles med flere enn en Ad.Hoc Tilgangsgruppe. Det er opp til den enkelte studieadministrerende avdeling å bestemme bruken av disse gruppene. Skjerming av personalsaker Personalsaker behandles i hovedsak av HR- konsulenter på fakultetsnivå og sentralt i HRavdelingen, i tillegg til ledere med personalansvar. Personalsaker er delt inn i tilgangsgrupper tilknyttet den enkelte avdeling. Tilgangsgrupper for personaldokumentasjon er satt opp etter den organisatoriske inndeling i SAP og avsluttes alltid med suffiks HR. HR- medarbeidere bør merke seg at de fleste institutter har to tilgangsgrupper eksempelvis SV-IMKS-ADM-HR og SV-IMKS-HR. Bakgrunnen for dette er ulike tilganger for ulike ledere. Instituttleder skal ha tilgang til alt personale tilknyttet sitt institutt. Kontorsjefer skal ha tilgang til personale som er administrativt tilsatt ved et institutt. 5 Forkortelsen ADM står for administrativt personale.

6 Tilgangsrettigheter for utvalgssekretærrollen Saksbehandlere som jobber i Public 360 som utvalgssekretær får tildelt en utvalgssekretærrollen. Utvalgssekretærrollen gir utvidede rettigheter på en del områder, blant annet i forhold til tilgangsgrupper. En utvalgssekretær vil automatisk få tilgang til saksfremlegg meldt opp til et møte i et utvalg hvor utvalgssekretæren har rettigheter uavhengig av hvilke tilgangsgrupper som er satt på saksfremlegget. Bakgrunnen for disse utvidede rettighetene er for at utvalgssekretæren skal kunne ferdigbehandle redigere og velge status på saksfremlegg som skal legges til en saksliste. Andre tilgangsgrupper Det finnes en del andre tilgangsgrupper tilknyttet behovet for å skjerme dokumentasjon internt, som grupper som gjelder for doktorgradskandidater, forskningssaker, økonomi og egne grupper for Arkeologisk museum. 6