Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader"

Transkript

1 Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på fakultetene (utlysning og tilsetting) 3. Saksflyt i tilsettingssaker 3.1 Oppretting av ny tilsettingssak 3.2 Oppretting av ny journalpost 3.3 Godkjenning på fakultetene 3.4 Melding fra fakultetet til PO-seksjonen 3.5 PO-saksbehandlers oppgaver 3.6 Påføring av tilgangsgrupper 4. Journalføringsrutiner i.f.m. tilsetting av studentvakter på BiB og IT 5. Oppretting av personalmappe 1 Oppretting av tilsettingssak Arkivdel skal være Unntak fra offentlighet (tilgangskode) SAK Hovedregel: Selve saken skal ikke unntas. Enkelte dokumenter i saken kan/skal unntas, men husk at tilgjengeligheten i saken blir mindre når tilgangskode er påført dokumentet (når saksbehandlere skal arbeide på tvers av enhetene). Tilgangskode som skal benyttes på journalposter i tilsettingssaker skal være U. (Dersom kode P benyttes, må medlemmene av tilsettingsutvalgene få utvidet tilgang til P, og dette kan ikke tilrådes da dette også vil gi innsyn i personalmapper). Administrativ enhet Saksansvarlig Den enhet som starter saken. Saksbehandler som oppretter saken. Tittel på sak 1. Enhet Tilsettingssak Fast stilling/midlertidig stilling/ Vikariat i faglig stilling i fagområdet 2. Enhet Tilsettingssak stillingsbetegnelse ( Bistilling/ Prosjektstilling/Stipendiatstilling) i fagområdet Klassering Se gruppe Tilgangsgruppe Fast tilgangsgruppe eller Ad-hoc-gruppe kan registreres: Dekan og/eller administrasjonssjef, eventuelt instituttleder, saksbehandler på fakultetet, PO-direktør og PO-saksbehandler. Gruppen får skrivetilgang til saken (får opprette nye journalposter), men får ikke automatisk tilgang til den enkelte JP hvis tilgangskode kun er påført på saksnivå. 2 Dokumenter i tilsettingssaker på fakultetene (utlysning og tilsetting) Rutinen er foreløpig frem til utvalgsmodulen blir tatt i bruk. Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Tilsettingssaker skal som hovedregel behandles i høgskolens tilsettingsutvalg - TUF/TUT se punkt 3 og rutine PO-03 1 Fakultetet i samarbeid med PO-seksjonen Utlysningstekst Saksframlegg med ev. vedlegg Utlysningstekst skal ikke unntas fra offentlighet Journalposten (JP) skal ha status R frem til endelig godkjenning hos PO-direktør. Leder som godkjenner for fakultetet, påfører dette i merknadsfeltet for JP (ikke på saksnivå

2 I EasyCruit: PO-saksbehandler legger kunngjøringsteksten i EasyCruit Søkerne fyller ut søknadsskjema via høgskolens nettside og lenker til aktuelle vedlegg. Saksbehandler legger inn søknadsopplysninger for søkere som ikke har mulighet til å gjøre dette selv. Søknader eller vedlegg som mottas i ordinær post ved sentralt arkiv oversendes saksbehandler fortløpende Søker mottar automatisk svar om at søknaden er mottatt. Utvidet søkerliste sendes kun på forespørsel. 2 Saksansvarlig på fakultetet Utvidet søkerliste (med kunngjøringsteksten) Tas ut fra EasyCruit og registreres i ephorte For faglige stillinger: Når TUF er tilsettingsmyndighet oppnevner fakultetet v/dekan et sakkyndig utvalg for vurdering av søkere. Når Styret er tilsettingsmyndighet oversender fakultetet forslag til sakkyndig utvalg til PO-seksjonen som utarbeider saksforelegg til styret. Styret fatter deretter vedtak om oppnevning. Korrespondansen med sakkyndig utvalg er nedfelt i Rutine PO-03. EasyCruit: Innkalling til intervju skjer via EasyCruit 3 Fakultetet X-notat Notater fra intervju 4 Fakultetet i samarbeid Tilsetting med PO-seksjonen Saksframlegg med ev. vedlegg Faktiske opplysninger og vurderinger av søker. Vurderinger er UOFF. Journalposten skal ha status R frem til endelig godkjenning hos PO-direktør. Leder som godkjenner for fakultetet, påfører dette i merknadsfeltet for JP (ikke på saksnivå). EasyCruit: Saksbehandler sender orientering om innstillingen Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Dok.type U Fakultetet påføres som Tilsettingsbrev kopimottaker (ufordelt) 5 Ansvarlig POsaksbehandler 6 PO-direktør Saksansvarlig POseksjonen 7 Saksansvarlig POseksjonen Vedlegg til tilsettingsbrev Dok.type I Undertegnet arb.avtale fra søker (papireks.) Eller: Dok.type I Brev fra søker som takker nei til stillingen. Dok.type U Tilsettingsbrev Dok. type U Undertegnet arb.avtale begge parter. Dok.type I HiTs eksemplar av avtalen Arbeidsavtale, personalreglement og prøvetidsskjema Papireks. legges umiddelbart til PO-direktør for undertegning. Brev skannes inn/lastes ned og registreres i saken. Tilbud til den som er innstilt som nr. 2 sendes ut. Retur av ett eks. som søker skal beholde. Ett eks. leveres arkivet for skanning og registrering i Som over Ved oppretting av JP, påfør svarfrist. Bruk ordet "Tilsetting" i JPtittel. Arb.avtalen skal påføres fødselsnummer og saksnummer. Ved PO-direktørens fravær skal den som fungerer i stillingen undertegne. Korrespondanse om ny lønnsvurdering kan oppstå før søker undertegner arbeidsavtalen. Fakultetet påføres som kopimottaker (ufordelt).

3 tilsettingssaken. I EasyCruit: Saksbehandler sender ut avslagsbrev via EasyCruit. 8 Fakultetet Setter saken i status F (Ferdig) 9 Sentralt arkiv Oppretter Personalmappe. Knytter til aktuelle dokumenter fra tilsettingssaken I EasyCruit: Saksbehandler legger søknad med vedlegg til den som fikk stillingen - i ephorte (Personalmappe se Arkivrutine 4) 10 Sentralt arkiv Setter saken i A (Avsluttes) Avslutter saken. Når det gjelder tilsettingsrutiner for driftsenhetene FA, BiB, IT og Drift er PO-seksjonen saksbehandler. Se Rutine PO-03.

4 3 Saksflyt i tilsettingssaker - saksframlegg til TUF/TUT Høgskolen har ikke innført modulen Saksflyt i ephorte. Dette medfører at kun 1 person kan stå som "godkjenner" av et dokument, og at dokumentet må ha status R (Reservert) frem til det er godkjent. I saksframlegg til TUT- og TUF-saker er det PO-direktør som skal godkjenne, og dette forslaget er lagt opp slik at dokumentet først får status F (Ferdig) når PO-direktør har godkjent. De som skal ha tilgang til et dokument så lenge det er under utarbeiding, må derfor påføres med tilgang til det enkelte dokument, se egen fremgangsmåte for påføring av tilgangsgruppe. 3.1 Oppretting av ny tilsettingssak Saksbehandler oppretter en ny tilsettingssak Eks. på tittel: AF Tilsettingssak Fast stilling som førsteamanuensis i informatikk (skal alltid starte med avd.forkortelsen + Tilsettingssak) Dekan og/eller administrasjonssjef, PO-direktør og ansvarlig PO-saksbehandler må alltid påføres som tilgangsgruppe på saken med skrivetilgang (eventuelt flere bør påføres hvis behov). De som påføres vil da senere kunne skrive dokumenter i saken. (Se egen fremgangsmåte for påføring av tilgangsgruppe - fast eller ad-hoc - side 3). 3.2 Oppretting av ny journalpost Saksbehandler på fakultetet skal utarbeide saksframlegg (med event. vedlegg), og må opprette ny journalpost i tilsettingssaken (punkt 1 over). Framgangsmåte: Opprett ny journalpost Nytt notat (X) Fyll ut Innhold Eks. på Innhold: TUT-sak xx/09 FA Konsulent økonomi Forlenget permisjon (PO-saksbehandler bør senere påføre TUF/TUT-saksnummer i feltet Innhold, se punkt 5 under. Dette vil gjøre gjenfinning lettere, og gi en bedre oversikt). Lagre og nytt dokument Velg Mal Velg HiT - Møte - Saksframlegg (dette er en felles mal for styre, råd og utvalg i høgskolen)) Velg OK Påfør rett navn på utvalg i headingen (i selve dokumentet) (slett "Navn på styre, råd og utvalg" og sett inn navn på tilsettingsutvalget). Møtedato og saksnummer (TUF/TUT-saksnummer) blir senere påført av PO-saksbehandler. Fastsatte veiledninger/maler skal benyttes for utforming av teksten i saksframlegg og vedlegg (f.eks. kunngjøringsteksten). Se intranett HiT: Kopier eventuelt nødvendig tekst fra nettsidene inn i saksframlegget. Husk å endre "underskrift" (Navn og tittel på den som skal godkjenne - i dette tilfelle PO-direktør). Lagre Tilbake til ephorte Utfør (IKKE HUK AV FOR FERDIG, husk at JP'en fortsatt skal stå i R. Bruk ALDRI LUKK!) Legg ved eventuelle vedlegg Vedleggene kan gjerne stå i F da de ikke skal være gjenstand for videre redigering. Unntak: Utkast til utlysningstekst må knyttes til saksframlegget som nytt vedlegg, ellers kan de ikke redigeres. Hvis et utkast til utlysningstekst er knyttet til en annen journalpost, må det igjen hentes fra egen disk og lagres som nytt vedlegg.

5 Følgende tilgangsgruppe (med skrivetilgang) påføres på journalposten (Se egen fremgangsmåte for påføring av tilgangsgruppe - fast eller ad-hoc - side 3). 1. Dekan og/eller administrasjonssjef på fakultetet (den som skal "godkjenne" saken på fakultetet) 2. PO-direktør 3. Ansvarlig PO-saksbehandler Da vil gruppen få innsyn og skrivetilgang til journalposten også så lenge den har status R (Reservert). 3.3 Godkjenning på fakultetet Når saksbehandler på fakultetet har utarbeidet dokumentet, og leder har "sett og vært enig i" innholdet, skal leder påføre dette på Merknadsfeltet i journalposten. (IKKE på sak!). (Eks.: Godkjent på Fakultet EFL /LR). Fortsatt skal dokumentet stå i status R (Reservert). Dersom muntlig kommunikasjon ikke benyttes, kan saksflyt mellom saksbehandler/leder på fakultetet gå via Send kopi med e-post (dato og tid blir da logget). 3.4 Melding fra fakultetet til PO-seksjonen Saksbehandler på fakultetet gir melding til ansvarlig PO-saksbehandler om at fakultetet anser dokumentet som ferdig. Det bør benyttes Send kopi med e-post. Fortsatt skal dokumentet stå i status R (Reservert). 3.5 PO-saksbehandlers oppgaver PO-saksbehandler sørger for å påføre TUF-/TUT-saksnummer i Innholdsbetegnelsen på journalposten påføre TUT/TUF-saksnummer på saksframlegget påføre møtedato på saksframlegget Dersom det mottatte saksframlegget ikke er OK, vil PO-saksbehandler starte en prosess/dialog med fakultetet, muntlig eller via Send kopi med e-post (blir logget). Dersom det mottatte saksframlegget er OK, oversender PO-saksbehandler dokumentet til PO-direktør til godkjenning. Når POdirektør har godkjent, endres status på journalposten automatisk til F (Ferdig). Ansvarlig PO-saksbehandler sørger for videreformidling til medlemmer i TUF/TUT. 3.6 Tilgangsgrupper Det finnes to typer tilgangsgrupper: Faste: Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper som kan gjenbrukes på saker/journalposter. Faste tilgangsgrupper må opprettes av systemansvarlig (arkivleder). Fakultetet gir melding om medlemmer i ønsket gruppe(r) ifm tilsettingssaker, men må da også huske på å gi melding når endringer i gruppen inntreffer. Saksbehandler kan legge til en fast tilgangsgruppe i registreringsbilde når saken/journalposten opprettes. Ad hoc: Tilgangsgruppe som saksbehandler kan opprette og tilknytte en enkelt saksmappe eller JP. Kan ikke gjenbrukes, og må påføres v.h.a. hurtigmenyen etter at saken/journalposten er opprettet. Gå frem på følgende måte for å legge en fast tilgangsgruppe på en sak eller post: Gjør oppslag i feltet Tilgangsgruppe (arkivet må opprette gruppen etter beskjed fra saksbehandler) Søk (gjør oppslag på faste grupper) Marker ønsket Gruppenavn ad-hoc tilgangsgruppe på sak eller journalpost: Fra hurtigmenyen velg: Funksjoner Lag tilgangsgruppe (Start oppslag på saksbehandlere for å plukke medlemmer til gruppen, eller skriv initialene rett inn. Husk å markere om medlemmer skal ha skriverettigheter til sak/journalpost).

6 4 Journalføringsrutiner i.f.m. tilsetting av studentvakter på BiB og IT Studentvakter har studentmapper, og ikke personalmapper. Det opprettes en ny sak for hver tilsetting av en studentvakt på følgende måte (eks. her er vist for BiB): Tittel: Adm. enhet: Saksbehandler: Tilgangskode: BiB Tilsetting som studentvakt fornavn etternavn studentnummer (stud.nr. skjermes) Biblioteket Den som oppretter saken på biblioteket Koden U + aktuell hjemmel (må påføres siden studen.nr skal skjermes) Tilgangsgruppe: BiB-personal 1 Arkivdel: Sak Klassering: Når saken er opprettet, overføres opprettet tilgangsgruppe til journalpostene: (Stå i sakssymbolet - høyreklikk - Funksjoner - Tilgangsgruppe - Overfør tilgangsgruppe til journalposter.) Søk fram om studenten har fått opprettet studentmappe (søk på sak/saksmapper - tittel - navn). 1 Hvis studentmappe er opprettet: Notér saksnummer og legg lenke til studentmappen: Stå i tilsettingssaken du har opprettet Gå til fanen Lenker og høyreklikk turkis symbol Merk av Lenke til sak Påfør rett saksnummer Lagre 2 Dersom det ikke er opprettet studentmappe, gi beskjed til arkivet om å opprette ny mappe. Tilsettingssaken som er opprettet på hver student skal også benyttes ved forlengelse(r) av et engasjement. 5 Oppretting av personalmappe Personalmappen opprettes når tilsettingssaken avsluttes. Som hovedregel er det arkivet som oppretter personalmappe, se ephorte Rutine 4 Personalmapper. Relevante kopier av vitnemål og attester til den som fikk stillingen ligger i rekrutteringssystemet EasyCruit, og må overføres til personalmappa til den som fikk stillingen. Ansvaret for dette har saksbehandler, som også legger inn søkerlisten. 1 Det er opprettet fast tilgangsgruppe for BiB og IT som kan gjenbrukes i.f.m. tilsettingssaker vedr. studentvakter. Består av leder av driftsenheten, gruppeleder/bibliotekleder på studiestedene (3) og tilsatte i PO-seksjonen som har saksbehandling i.f.m. tilsettingssakene for BiB og IT

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:

Detaljer

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne

Detaljer

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Skjermbildet... 2 Venstremenyen... 3 Verktøylinjen...

Detaljer

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne

Detaljer

Arkivrutiner Personalsaker HBV

Arkivrutiner Personalsaker HBV Arkivrutiner Personalsaker HBV Med personalsaker menes dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til den ansatte. Innhold Tilsetting... 2 Permisjon... 3 Opprykk... 3 Oppsigelse... 4 Pensjon... 5

Detaljer

ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...

Detaljer

Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler

Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 september 2008 Innhold: Oppstart og pålogging...2 Skjermbildet...2 Venstremenyen...3 Verktøylinjen...4

Detaljer

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: 21.1.2015 RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING

Detaljer

POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK

POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 - dok. nr. 3 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bruk av ephorte web Gjeldende f.o.m. 1. mai 2006 Dokumentinformasjon: Versjon: 7 Sist oppdatert:

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse

Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Formål Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse og det settes et oppfølgingsflagg på posten. Du får restanse

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon. ephorte versjon februar 2009

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon. ephorte versjon februar 2009 Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Produksjonsbasen... 2 Fungering for en annen person...

Detaljer

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir

Detaljer

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Vedlegg 1: Personalforvaltning 1 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Ber om utlysing

Detaljer

Fullmaktskart ved tilsettinger

Fullmaktskart ved tilsettinger 1.9.2014 Fullmaktskart ved tilsettinger - For ansatte - Universitetet i Oslo Fullmaktskart ved tilsettinger Stillingsgruppe Innstillingsmyndighet Tilsettingsmyndighet Teknisk-administrative stillinger

Detaljer

Tilgangsstyring i PUBLIC 360

Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Innholdsfortegnelse TILGANGSKODER...2 ARV AV INSTILLINGER FRA SAK TIL DOKUMENT GRADERING PÅ FILNIVÅ...2 BRUK AV OFFENTLIG OG INTERN TITTEL...3 TILGANGSGRUPPER...4 MEDLEMSKAP

Detaljer

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat

Detaljer

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL 2 1. Start/innledning: 1. Send inn kopi av IOP (skrives ved 4 ukers sykefravær) til postmottak for innscanning og registrering

Detaljer

ephorte MANDAL KOMMUNE ANSETTELSE Enhetene følger TSU REGLEMENTET (vedlegg 1.). Følgende er en oversikt av dokumenter og prosedyrer i Ephorte.

ephorte MANDAL KOMMUNE ANSETTELSE Enhetene følger TSU REGLEMENTET (vedlegg 1.). Følgende er en oversikt av dokumenter og prosedyrer i Ephorte. MANDAL KOMMUNE ANSETTELSE I ephorte Enhetene følger TSU REGLEMENTET (vedlegg 1.). Følgende er en oversikt av dokumenter og prosedyrer i Ephorte. Oppskrift revidert av Silvia Berge Juni 2010 Pålogging i

Detaljer

ephorte Brukerkurs saksbehandlere

ephorte Brukerkurs saksbehandlere ephorte Brukerkurs saksbehandlere Denne kursdokumentasjonen er laget for kursdeltakernes personlige bruk. Kopiering og mangfoldiggjøring av hele eller deler av heftet er ikke tillatt uten tillatelse fra

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Rutinebeskrivelse. 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader Som hovedregel registreres søknader om stillinger av post/arkiv

Rutinebeskrivelse. 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader Som hovedregel registreres søknader om stillinger av post/arkiv Rutinebeskrivelse Registrere søknader Beskrivelsen inneholder: 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader 2. Når en person søker på to eller flere stillinger i ett søknadsbrev 3. Registrering av CV/søkerliste

Detaljer

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»

Detaljer

Brukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal

Brukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal Outlook2Ephorte 4.3 01.03.2016 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 OVERORDNET BESKRIVELSE... 3 Støttede versjoner... 3 Generelle forutsetninger...

Detaljer

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Innhold 1. Oppstart og innlogging... 3 2. Registrere og vedlikeholde medlemmer... 3 3. Oppsett av sakskart... 4 4. Oppsett av faste saker... 4 5.

Detaljer

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1 Ajourført 01.09.10

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1 Ajourført 01.09.10 MANDAL KOMMUNE Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1 Ajourført 01.09.10 Arkivveiledning saksbehandlere... 3 Saksbehandlers huskeliste i ephorte... 3 Begreper knyttet til Noark 4 og Eporte... 4 Brukerstøtte...

Detaljer

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 11

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 11 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/2011 24.02.2011 versjon 11 2 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte versjon 11 Forord Denne brukerveiledningen

Detaljer

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak!

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak! Studentmappe profesjonsstudiet 28. januar 2016 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse fra en, som skal registreres. Samme mappen følger en gjennom hele studiet. Medisiner med

Detaljer

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 12

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 12 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/2011 12.04.2011 versjon 12 2 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte versjon 12 Forord Denne brukerveiledningen

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Arkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert:

Arkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert: Opprette sak: Ny saksmappe opprettes dersom det ikke finnes sak eller dersom eksisterende sak er ferdigstilt/avsluttet. Ferdigstilt/avsluttet sak kan gjenåpnes etter vurdering. Sakstittel: Utførende: [Navn

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Hver søknad er en ny sak. Dersom søknaden innvilges, gjøres saken om til en prosjektsak. Søknadssak:

Hver søknad er en ny sak. Dersom søknaden innvilges, gjøres saken om til en prosjektsak. Søknadssak: Arkivrutine for eksternfinansiert virksomhet og prosjekter Rutine for MN-fakultetet og underliggende enheter Opprette sak: Hver søknad er en ny sak. Dersom søknaden innvilges, gjøres saken om til en prosjektsak.

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 1 Forstå P360 forklaringer og tips Versjon/dato for revisjon: 24.09.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 24.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak!

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak! 1 Studentmappe profesjonsstudiet 25.09.2015 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse fra en, som skal registreres. Samme mappen følger en gjennom hele studiet. Medisiner med

Detaljer

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper

Detaljer

Saks- og arkivsystemet Public 360ᵒ Høgskulen i Volda. Utvalsmodulen i Public 360 Møteinnkalling og møteprotokoll

Saks- og arkivsystemet Public 360ᵒ Høgskulen i Volda. Utvalsmodulen i Public 360 Møteinnkalling og møteprotokoll Utvalsmodulen i Public 360 Møteinnkalling og møteprotokoll 1 Innhaldsliste Bytt rolle til utvalssekretær... 3 Du må ha denne rolla for å få tilgang til møte- og utvalsmodulen... 3 Finn ditt utval... 3

Detaljer

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel. utlysningstekst Off/utvidet søkerliste (utvidet søkerliste kan legges som vedlegg)

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel. utlysningstekst Off/utvidet søkerliste (utvidet søkerliste kan legges som vedlegg) Vedlegg 1: Personalforvaltning 1 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok.off. Stillingstittel Ber om utlysing av stilling (engasjement/vikar) i Forslag til

Detaljer

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak!

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak! mappe profesjonsstudiet 5.10.2016 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse fra en, som skal registreres. Samme mappen følger en gjennom hele studiet. Medisiner med opptak på

Detaljer

Personalmeldinger. Modum kommune. Visma HRM

Personalmeldinger. Modum kommune. Visma HRM Personalmeldinger Modum kommune Visma HRM Revidert 27.1.2016 Tidsbegrensede arbeidsavtaler Alle underskrevne arbeidsavtaler SKAL inn i ESA. De som ikke har tilgang til ESA skal sende arbeidsavtalene til

Detaljer

Sakstype: Det opprettes en studentmappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler

Sakstype: Det opprettes en studentmappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler 1 Studentmappe - bachelor mastergrad 13.10.2014 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler Arkivdel: STD O Sakseier:

Detaljer

Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge

Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge 1. Kommisjonssaker... 1 1.1. Politiet mottar tverretatlig melding... 1 1.2. Politiet underretter om vedtak... 2 1.3. Inndragning

Detaljer

Rutine for journalføring av personalsaker

Rutine for journalføring av personalsaker Rutine for journalføring av personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv.

Detaljer

FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH

FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH Dette dokumentet er en kortfattet førstehjelp i bruk av ephorte ved NHH. Det er forskjellige muligheter å komme videre på hvis du står fast i bruken av systemet. Det første

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Digitale prosessmaler for tilretteleggingstjenesten: tilretteleggingprosess og prosess med mentor

Digitale prosessmaler for tilretteleggingstjenesten: tilretteleggingprosess og prosess med mentor Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A. Neergaard og informasjonsforvaltning Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 25.03.2015 Endret dato: 25.03.2015 Digitale prosessmaler for tilretteleggingstjenesten:

Detaljer

ephorte-rutiner - doktorgradssaker Sakstype: hver kandidat har sin individuelle kandidatmappe

ephorte-rutiner - doktorgradssaker Sakstype: hver kandidat har sin individuelle kandidatmappe 1 ephorte-rutiner - doktorgradssaker 14.07.2016 Sakstype: hver har sin individuelle mappe Sakstittel: Doktorgrader Ph.D.(Dr. Philos) etternavn, fornavn (sladdes ikke) institutt og evt klinikk (akronym)

Detaljer

Sakstype: Det opprettes en studentmappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler

Sakstype: Det opprettes en studentmappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler 1 Studentmappe - bachelor mastergrad 29.03.2016 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller Arkivdel: STD O Sakseier: nstitutt Sakstittel:

Detaljer

6. Personalmapper personalarkiv

6. Personalmapper personalarkiv 6. Personalmapper personalarkiv Rutiner for personalarkiv Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker

Detaljer

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Formål: Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering

Detaljer

Standard dokumentproduksjon

Standard dokumentproduksjon Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...

Detaljer

Hva er Sak. Hva er Journalpost

Hva er Sak. Hva er Journalpost ESA 8.1. 11.02.16 1 Innhold Hva er Sak... 3 Hva er Journalpost... 3 Lage en ny sak... 5 Registrere en ny journalpost... 10 Svar på Journalpost ( svar på brev/innkommen post )... 17 Arkiver e-post... 21

Detaljer

ESA Kurs. Tilgangsgruppe: De nye tilgangsgruppene som dere har fått, ligger ikke som standard hos dere, MÅ endres til barn xxxxxx (Barneevb)

ESA Kurs. Tilgangsgruppe: De nye tilgangsgruppene som dere har fått, ligger ikke som standard hos dere, MÅ endres til barn xxxxxx (Barneevb) ESA Kurs Søk ordsøk på saker: Velg Ordsøk Sak Søk på fødselsdato (uten punktum) Søk på navn (fornavn og etternavn) Søk på ord Bruk av % og & Deler av ord bruk % f.eks ragn% (ragnhild) Flere ord bruk &

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Doktorgradsmapper Versjon/dato for revisjon: 18.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 18.03.2015 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Rutiner Personalsaker

Rutiner Personalsaker Rutiner Personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv. Derfor har mange

Detaljer

Arkivrutiner Studentsaker HBV

Arkivrutiner Studentsaker HBV Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student

Detaljer

Godkjenning: Programleder i sekvensiell godkjenning eller administrasjonssjef i enkel godkjenning. Godkjenning pr mail legges på saken som X-notat.

Godkjenning: Programleder i sekvensiell godkjenning eller administrasjonssjef i enkel godkjenning. Godkjenning pr mail legges på saken som X-notat. 1 Studentmappe - bachelor - mastergrad - 18.5.2016 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Arkivdel: STD O Sakseier: nstitutt Sakstittel: Studentmappe

Detaljer

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner

Detaljer

Rutiner for utvalgsbehandling

Rutiner for utvalgsbehandling Rutiner for utvalgsbehandling Etnedal kommune Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Omfang... 3 3 Ansvar/myndighet... 3 4 Rollebeskrivelser... 3 4.1 Møtesekretær... 3 4.2 Utvalgsleder... 3 4.3 Stedfortreder...

Detaljer

Arkivrutiner Studentsaker HBV

Arkivrutiner Studentsaker HBV Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student

Detaljer

Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær».

Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær». Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær». 2: Gå til «Utvalgsbehandling» og «Alle utvalg» for å opprette et møte. 3: Velg utvalget du vil opprette møte i. 4: Under punktet for «Møter» kan du

Detaljer

Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav

Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav Innhold 1 Publisering på offentlig elektronisk postjournal (OEP)... 2 1.1 Hva skjer før publisering i OEP?... 2 1.2 Hva skjer etter publisering i OEP?...

Detaljer

A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015

A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015 Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015 Rutine for forvaltning av studentmapper

Detaljer

1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R.

1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R. 1. Lage sak KOKEBOK MILJØENHETEN/BYANTIKVAREN ESA Web september 2009 ny sak (øverst i venstre hjørne) Velg saksart STD Velg sakstype STD Skriv inn en beskrivende tittel: Gateadresse og gnr/bnr skal alltid

Detaljer

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1.0. Ajourført 13.11.12

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1.0. Ajourført 13.11.12 MANDAL KOMMUNE Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1.0 Ajourført 13.11.12 Saksbehandlers huskeliste i ephorte 3 Begreper i Ephorte 4 Brukerstøtte 5 Pålogging/avlogging i ephorte 6 Saksbehandlersøk

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA Troms fylkeskommune

Detaljer

Opplæring i ESA - Personalsaker

Opplæring i ESA - Personalsaker Opplæring i ESA - Personalsaker Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt.

1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt. Instruks Ansettelse i nye og ledige stillinger som professor II eller førsteamanuensis ved UiO, kombinert med samtidig ansettelse i hovedstilling ved OUS OUS nivå 1 / Personal Dokument-ID: 2671 Versjon:

Detaljer

ephorte-rutiner - doktorgradssaker Sakstype: hver kandidat har sin individuelle kandidatmappe

ephorte-rutiner - doktorgradssaker Sakstype: hver kandidat har sin individuelle kandidatmappe 1 ephorte-rutiner - doktorgradssaker 31.5.2017 Sakstype: hver har sin individuelle mappe Sakstittel: Doktorgrader Ph.D.(Dr. Philos) etternavn, fornavn (sladdes ikke) institutt og evt klinikk (akronym)

Detaljer

Rutiner Personalsaker

Rutiner Personalsaker Rutiner Personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv. Derfor har mange

Detaljer

Tilsettingsreglement for Tingvoll kommune. Vedtatt av administrasjonsutvalget 11.03.03 Revidert 27.03.07

Tilsettingsreglement for Tingvoll kommune. Vedtatt av administrasjonsutvalget 11.03.03 Revidert 27.03.07 Tilsettingsreglement for Tingvoll kommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 11.03.03 Revidert 27.03.07 2/10 Innholdsfortegnelse 1 Virkeområde 2 Definisjoner 3 Oppretting og normering av stillinger 4 Kunngjøring

Detaljer

Opplæring i ESA Saksbehandlere

Opplæring i ESA Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: 0.1 Opprettet dato: 09.09.2013 Endret dato: 20.11.2014 Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Styret for

Detaljer

DMS2002 - Software Innovation - Offentlig journal

DMS2002 - Software Innovation - Offentlig journal Inngående eksternt produsert, 14/01565-3 Retur av signert arbeidsavtale EFL Tilsettingssak - Dok. dato: 20.11.2014 Arkivdel: Personal Arkivkode: 221 Inngående eksternt produsert, 14/01606-3 Retur av signert

Detaljer

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Innhold 1. Oppstart og innlogging... 3 1. Registrere og vedlikeholde medlemmer... 3 2. Oppsett av sakskart... 4 3. Oppsett av faste saker... 4 4.

Detaljer

Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte -

Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte - Rev. Nov 2016 Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte - Hvordan bruke historisk database Saker og dokumenter fra arkivperioden 2007-2014 (ephorte) er blitt konvertert til en historisk

Detaljer

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN OPPRETTE REKRUTTERINGSSAK OG LYSE UT STILLING I REKRUTTERINGSMODULEN BRUKERMANUAL

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN OPPRETTE REKRUTTERINGSSAK OG LYSE UT STILLING I REKRUTTERINGSMODULEN BRUKERMANUAL HARSTAD KOMMUNE HVORDAN OPPRETTE REKRUTTERINGSSAK OG LYSE UT STILLING I REKRUTTERINGSMODULEN BRUKERMANUAL 1. Opprette ny rekrutteringssak Du oppretter ny rekrutteringssak under menypunktet Ny stilling

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon:

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon: BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon: 17.10.2017 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 09.11.2015 Ansvarlig: Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360

Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 UiS 2016 Denne oversikten har som formål å vise anbefalt registreringsforslag for de mest vanlige studentadministrative sakene. Bruk av titler:

Detaljer

Rutiner for saksbehandling og arkivering av doktorgradssaker i ephorte ved Det medisinske fakultet, UiO sist endret

Rutiner for saksbehandling og arkivering av doktorgradssaker i ephorte ved Det medisinske fakultet, UiO sist endret Rutiner for saksbehandling og arkivering av doktorgradssaker i ephorte ved Det medisinske fakultet, io sist endret SAKSBESKRVELSE Tittel: Doktorgrader PhD /etternavn, fornavn/ /grunnenhet, avdeling/ Adm.enhet:

Detaljer

Visma - Rekruttering. Brukerveiledning - Notodden kommune

Visma - Rekruttering. Brukerveiledning - Notodden kommune Visma - Rekruttering Brukerveiledning - Notodden kommune En veiledning til bruk i virksomhetene, tilpasset Notodden kommunes rutiner og prosedyrer knyttet til rekruttering. Helene Steinmoen 06.01.2015

Detaljer

TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE

TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE Vedtatt av administrasjonsstyret 01.03.2006 1. Omfang Dette reglementet gjelder for tilsetting av arbeidstakere i alle hel- og deltidsstillinger hvor Båtsfjord

Detaljer

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING Gro Wisting Haugland, versjon 1 11.12.2013 Innhold INNLEDNING... 3 EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360... 4 HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360... 5 ROLLER...

Detaljer

Froland kommune. Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte

Froland kommune. Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte Froland kommune Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte 1 Saksfremlegg i ephorte Denne veiledningen tar for seg saksgangen for en sak som skal behandles politisk. Innhold

Detaljer

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Innhold 1. Oppstart og innlogging... 3 1. Registrere og vedlikeholde medlemmer... 3 2. Oppsett av sakskart... 4 3. Oppsett av faste saker... 4 4.

Detaljer

Vedlegg 4 ephorteveiledning for saksbehandlere 1. Innhold

Vedlegg 4 ephorteveiledning for saksbehandlere 1. Innhold Vedlegg 4 ephorteveiledning for saksbehandlere 1 Innhold Vedlegg 4 ephorteveiledning for saksbehandlere... 1 1. Opprett ny journalpost... 2 2. Legge til utvalg... 2 3. Opprette saksframlegget... 3 4. Produksjon

Detaljer

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: 21.1.2015 RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING

Detaljer

Oppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO

Oppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO 1 Innhold Innledning... 3 Formål... 3 Lover og forskrifter... 3 Begrepsbruk... 3 Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering)...

Detaljer

Det forutsettes at fakultetet er ansvarlig for den strategiske styringen i bruken av stillingene.

Det forutsettes at fakultetet er ansvarlig for den strategiske styringen i bruken av stillingene. UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 3 Møtedato: 03.02.05 Notatdato: 15.01.05 Saksbehandler: Ingrid Uldal Sakstittel: Delegasjon

Detaljer

ephorte Grunnkurs systemadministrasjon Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund

ephorte Grunnkurs systemadministrasjon Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund ephorte Grunnkurs systemadministrasjon Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund EVRY Norge AS side 2 av 50 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 5 1.1 Formål med kursdokumentasjon... 5 2 VIKTIGE BEGREP OG NOARK-4...

Detaljer

I databasen ligger det over 100 tabeller. De henger sammen dels via synlige koder, dels via usynlige interne ID-er. De ser man normalt bare når det

I databasen ligger det over 100 tabeller. De henger sammen dels via synlige koder, dels via usynlige interne ID-er. De ser man normalt bare når det 1 2 3 4 I databasen ligger det over 100 tabeller. De henger sammen dels via synlige koder, dels via usynlige interne ID-er. De ser man normalt bare når det dukker opp tall i oversikter eller man får meldingen

Detaljer

Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting

Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting 1 [Godkjent av] [Revideres av] Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting Formål og omfang Sikre korrekt tilsettingsprosess ved interne og eksterne utlyste stillinger 1. Tilsettingsmyndighet Kommunestyret

Detaljer

KORTVERSJON MØTEBEHANDLING 18.02.2009

KORTVERSJON MØTEBEHANDLING 18.02.2009 Møtebehandling består av følgende oppgaver: Før møtet: gå igjennom kølisten for å se hvilke saker som er meldt opp til behandling overfører de sakene som er ferdigstilt til sakskartet tildele sakene et

Detaljer

Innhold. Elsmart brukerveiledning FEAS Nett

Innhold. Elsmart brukerveiledning FEAS Nett Elsmart brukerveiledning FEAS Nett Innhold 1. Innlogging og endring av passord... 3 Innlogging... 3 Bytte passord... 3 2. Nettselskap - Behandling av ordre... 5 3. Nettselskap - P1 ordre... 9 4. Nettselskap

Detaljer

Tilsettings- og personalreglement Innholdsfortegnelse

Tilsettings- og personalreglement Innholdsfortegnelse Tilsettings- og personalreglement Innholdsfortegnelse Del 1 Generelt... 2 1 Virkeområde... 2 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene... 2 Del 2 Kunngjøring... 2 3 Kunngjøring av stillinger... 2 4 Kunngjøringens

Detaljer

KOKEBOK. for Utsendelse av avhandlinger og disputasadministrasjon ved MN fakultetet. Oppdatert: 27. mai 2010 (VIKY)

KOKEBOK. for Utsendelse av avhandlinger og disputasadministrasjon ved MN fakultetet. Oppdatert: 27. mai 2010 (VIKY) KOKEBOK for Utsendelse av avhandlinger og disputasadministrasjon ved MN fakultetet Oppdatert: 27. mai 2010 (VIKY) 1 Rutiner for utsending av avhandlinger MN fakultetet (P:\DOKUMENT\Drgrad) Det som er skrevet

Detaljer