Arkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert:

Transkript

1 Opprette sak: Ny saksmappe opprettes dersom det ikke finnes sak eller dersom eksisterende sak er ferdigstilt/avsluttet. Ferdigstilt/avsluttet sak kan gjenåpnes etter vurdering. Sakstittel: Utførende: [Navn på kandidat] PhD-programmet ved MN [XX] (NHM skrives uten MN foran) Saksansvarlig har ansvar for at saken inneholder relevant dokumentasjon. Det vil si at saksansvarlig enten legger inn dokumentene selv, eller oversender dokumentene til arkivet for skanning og innlegging. Tilgangskode: Arkivdel: Saksansvarlig: Saken er ikke unntatt på saksnivå STUD UIO ELSEMLI Arkivkode: 571 NB! Poståpning: Konvolutter merket med egennavn sendes videre. Konvolutter merket «PhD-gruppen PB 1032» åpnes av arkivet. Papirdokumentene: Følgende papirdokumenter skal arkiveres i papir i henhold til reglement for elektronisk kommunikasjon punkt 4: Ferdig signert avtale om opptak (innstilling fra grunnenhet regnes som en del av avtalen) Ferdig signert søknadsskjema om forlengelse Ferdig signert søknadsskjema om endring av teoretisk pensum Ferdig signert søknadsskjema om endring i veiledergruppen JP = Dok = S = H/ = I/U/X/N = BDK = Journalpost Dokument ephorte kode for Unntatt offentlighet Hoveddokument / edlegg Inngående / Utgående / Internt notat uten restanse / Internt notat med restanse Bedømmelseskomitéen Kontaktinformasjon: For spørsmålet angående utfylling av søknader ta kontakt med Else Marie Lingaas, Telefon: eller Jean Raphael Martinez, Telefon: For tekniske og arkivfaglige spørsmål kan du ta kontakt med arkivet på telefon eller sende en e-post til: postmottak@mn.uio.no 1

2 Første del av PhD-programmet: Søknad om opptak: x H Ferdig signert søknad om unntak fra formelle opptakskrav Skannes etter at dokumentet er ferdig ELSEMLI signert av studiedekan. I H Søknad om opptak* Saksbehandler ved grunnenheten, [Søker] ELSEMLI sørger for at søknaden er komplett, med alle signaturer og vedlegg. Søknaden oversendes arkivet. Konvolutt merkes: PhD-gruppen, PB Avtale om gjennomføring av doktorgradsutdanning i samarbeid med [navn på ekstern/intern part] Prosjektbeskrivelse Diverse vedlegg, C m.m. S offl. 13 S offl. 26 ved eksamenssvar og karakterer. I H Ettersendelse av [Beskrivelse av dokumentet] S offl. 26 ved eksamenssvar og [Søker] ELSEMLI karakterer. Papirene må sendes i internposten. Konvolutten merkes med: Else Marie Lingaas, PB NB! Ettersending skal være unntaket fra reglen. Svar på søknad om opptak: U H Svar på søknad om opptak Ferdig signert avtale om opptak sendes arkivet. [PhD-gruppen] [Søker] Ferdig signert avtale om opptak* Arkivet oppretter en journalpost i status R med tittelen «Svar på søknad om opptak» - Benytt «Besvar/Avkriv» funksjonen. Arkivet registrerer den ferdig signerte avtalen som vedlegg. ed avslag skal journalposten godkjennes av studiedekan, og skjermes med S offl. 13 2

3 Endring av opplæringsdel og/eller veiledergruppe: I H Endring av opplæringsdel* Instituttet kvalitetssikrer endringene og sender søknaden på dokumentflyt (sekvensiell godkjenning) til PhD-gruppen Dokumentet sendes til arkivet. PhD-gruppen godkjenner. Instituttet kontrollerer godkjenningen og markerer dokumentflyten som fullført. Dersom grunnenheten ikke anbefaler godkjenning av søknaden, så skal søknaden godkjennes av studiedekan. S offl. 13. U Tilbakemelding vedr. endring av opplæringsdel Det er naturlig å gi kandidaten tilbakemelding når endringen er foretatt. Denne journalposten avskriver journalposten over. I H Endring av veiledergruppe* Instituttet kvalitetssikrer endringene og sender søknaden på dokumentflyt (sekvensiell godkjenning) til PhD-gruppen Dokumentet sendes til arkivet. PhD-gruppen godkjenner. Instituttet kontrollerer godkjenningen og markerer dokumentflyten som fullført. Dersom grunnenheten ikke anbefaler godkjenning av søknaden, så skal søknaden godkjennes av studiedekan. S offl. 13. Tilbakemelding vedr. endring av veiledergruppe Det er naturlig å gi kandidaten tilbakemelding når endringen er foretatt. Denne journalposten avskriver journalposten over. Søknad om forlengelse: I H Søknad om forlengelse* ELSEMLI U H Svar på søknad om forlengelse Ferdig signert avtale om opptak sendes til arkivet. Ferdig signert søknadsskjema om forlengelse* Arkivet oppretter en journalpost i status R med tittelen «Svar på søknad om opptak» - Benytt «Besvar/Avkriv» funksjonen. [PhD-gruppen] Arkivet registrerer den ferdig signerte avtalen som vedlegg. 3 ed avslag skal journalposten godkjennes av studiedekan. S offl. 13.

4 Andre del av PhD-programmet: Søknad om å få disputere: + I H Søknad om å få disputere N H Oversendelse av søknad om å få disputere N-notat: oversendes i ephorte til. [Grunnenheten] Skjema for bedømmelseskomité Bekreftelse på bestått opplæringsdel Medforfattererklæring(er) Habilitetserklæring(er) PhD-gruppen gir beskjed til Grunnenhet om å forberede disputas: N H Godkjenning av bedømmelseskomité [PhD-gruppen] [Grunnenheten] Grunnenhet sender disse ut: U H Informasjonsbrev vedrørende forestående PhD-disputas [Grunnenheten] U H Oppnevnt som medlem av bedømmelseskomité Alternativ 1: Ett dokument med tre brev [Grunnenheten] BDK Alternativ 2: Tre like poster med ett brev i hver Bedømmelseskomitéen gir sin vurdering: I H urdering av avhandlingen BDK Unntas offentlighet med S offl. N H Oversendelse av vurdering av avhandlingen N-notat: oversendes i ephorte til. Unntas offentlighet med S offl. [Grunnenheten] 4

5 PhD-gruppen vurderer Bedømmelseskomitéens vurderingen: N H Godkjenning av bedømmelseskomitéens vurdering av avhandlingen Godkjennes av dekanus/forskningsdekanus (enkel godkjenning). [PhD-gruppen] Kandidaten disputerer: I H urdering av prøveforelesning og disputas BDK NATALYAU Unntas offentlighet med S offl. N H Oversendelse av vurdering av prøveforelesning og disputas N-notat: oversendes i ephorte til NATALYAU. Unntas offentlighet med S offl. NATALYAU Grunnenheten sender foreløpig bekreftelse på bestått disputas: U H Foreløpig bekreftelse på bestått disputas for PhD-graden *F.o.m sendes papirdokumentene som skal bevares videre til PhD-gruppen etter skanning. Saken kan nå avsluttes. 5