Veileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Veileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017"

Transkript

1 Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen Lederrollen Roller i Public Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle Stedfortreder Lederoppgave 1 Dokumentforvaltning, Journalføringsplikt, arkivplikt og arkivansvar Innsyn Journalføring av interne dokumenter Arkivansvar Formkrav Lederoppgave 2 Fordeling av saker og dokumenter Avskrive et dokument til fordeling Saksbehandler har mulighet for å fordele saker ufordelt til enhet til seg selv Saker til fordeling i sidepanel Outlook Arbeidsflyter - Godkjenning og gjennomgang av dokumenter i Public Elektronisk godkjenning Lederoppgave 3 - godkjenning Redigere i dokumenter til godkjenning Oversikt over arbeidsflyter - oppgaver Oppgaver sendt til leder som person eller til avdeling Sende oppgaver til flere personer Oppgave gjennomgang Kopier Sette opp RSS feed i outlook for varsling av dokumenter til fordeling

2 Formålet med veilederen Public 360 er Universitetet i Stavanger sitt fullelektroniske sak- og arkivsystem. Dette ble tatt i bruk den Dette dokumentet er ment som en veileder tilpasset leders bruk av Public360. Målet er at leder lett skal kunne gjennomføre enkelte oppgaver i Public 360 uten å måtte være en ekspert på systemet. Denne veilederen har som mål å være et enkelt oppslagsverk for typiske lederoppgaver i et sak- og arkivsystem. Veilederen sier også noe om hva som er forventet av en leder i forhold til informasjonsforvaltning i et Sak og arkivsystem. 1. Lederrollen Leder har vanligvis tre primære arbeidsoppgaver i et saksbehandling og arkivsystem. 1. Overordnet ansvar for avdelingens saksbehandling og dokumentasjon. 2. Fordeling av dokumenter - leder fordeler dokumenter som kommer inn til enheten. 3. Godkjenning av dokumenter - Leder godkjenner vedtak før disse sendes ut. 1.1 Roller i Public 360 Leder har på mange måter en todelt rolle i Public 360. Har man fått rollen leder i Public360 representerer man både seg selv som kontaktperson i systemet og den avdeling man er leder for. Dette kan i utgangspunktet virke noe forvirrende, men er til for å kunne håndtere saker og dokumenter tilknyttet avdelingen uten å ta stilling til ansvarlig person. En leder vil måtte ha oversikt både over saker fordelt til seg som person, og til avdelingen som helhet. Ledelsen ved UiS vil i utgangspunktet viderefordele sine saker til enheten og ikke til den enkelte leder. Alle ledere settes opp med to roller i Public 360. Lederrolle og saksbehandlerrolle. Lederrollen vil være defaultrolle og den som er i bruk oftest. 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle Du bytter enkelt rolle ved å velge bytt aktiv rolle under nedtrekks-meny lengst oppe til høyre i skrivebordsbildet. For å oppdatere skrivebordet til den rollen du har valgt trykker du 360 logoet lengst oppe til venstre. Lederrolle - Oppgaver som løses med lederrolle: fordeling av dokumenter, godkjenning av dokumenter, opprette dokumenter, forvalte kopier mottatt til enheten. 2

3 Saksbehandlerrolle Oppgaver som løses med saksbehandlerrolle: lese og organisere mottatte egne kopier. 1.3 Stedfortreder Hvis man trenger en eller flere stedfortredere i en periode, kan man selv sette dette enkelt opp i Public360. Da vil lederrollefunksjonene delegeres til stedfortreder. For å gjøre dette søker du opp deg selv som kontaktperson i P360. Trykk deretter på navnet ditt (redigeringsfelt) og velg personlig stedfortreder. Her søker du opp den som skal være stedfortreder og legger inn hvilket tidsrom det gjelder. Stedfortreder vil da motta alle de dokumenter som er adressert til deg personlig og samtidig inneha lederrolle funksjoner som fordeling. Merk! Personen vil også ha samme tilgangsrettigheter som deg. Lær mer om oppsett av stedfortreder her a) Søk opp deg selv ditt kontaktpersonkort b) Trykk på navnet ditt velg personlig stedfortreder. Søk frem stedfortreder(e) og fyll ut tidsrom. 3

4 2. Lederoppgave 1 Dokumentforvaltning, Journalføringsplikt, arkivplikt og arkivansvar Det forventes at all saksbehandling og arkivering ved UiS foregår i Public360, dette er UiS sitt primære saksbehandlings og arkivsystem. Hovedprinsippet er at saker som fører til saksbehandling og har verdi som dokumentasjon for virksomheten skal registreres i systemet. Saksbehandling og arkivering som skjer på andre steder vil måtte anses å være tapt for ettertiden. Dokumentasjon av rettigheter og plikter som styrer forholdet mellom universitet og den enkelte student er viktig å kunne dokumentere. I tillegg er det viktig å dokumentere endringer i utviklingen av universitetet som en helhet og de prosesser som foregår i den enkelte enhet. For fakulteter og institutter kan dette være saker som beskriver endringer i regelverk, beskrivelse og endringer av studieprogram etc. De enheter som har faste utvalg bør sørge for en god dokumentasjon av utvalgsaktiviteten ettersom denne er viktig for å dokumentere hvilke avgjørelser som er tatt. Stabsenheter som har ansvar for enkelte deler av universitetets egenforvaltning bør være seg bevisst dokumentasjon av de saker som er særskilte for sitt fagfelt. Ledere bør være seg særlig bevisst på å ha et oversyn over dokumentasjon og arkivering av de sentrale dokumenter som enheten utformer, og som er en del av enhetens ansvarsområde Dokumentsenteret vil sørge for å ha tilgjengelig en oppdatert oversikt over saker man må huske å dokumentere i arkivsystemet på Dokumentsenterets interne nettsider. Journalføringsplikten skal sørge for at dokumenter som kommer inn eller sendes ut av organet skal journalføres. Dette skal igjen gjøres tilgjengelig for offentligheten i en publisert journal. Prinsippet her er at offentligheten skal kunne se hva organisasjonen driver med. 2.1 Innsyn Enkeltpersoner har rett til å søke innsyn i de dokumenter som journalføres. Innsynet stilles til Dokumentsenteret som sender begjæringen videre saksansvarlig eller til dennes nærmeste leder. Innsynsbegjæringer skal følges av et sett med bestemte regler og prosedyrer. 2.2 Journalføring av interne dokumenter Interne dokumenter har etter loven ikke samme krav til journalføring som inngående og utgående dokumenter. UiS har likevel som praksis at også disse journalføres på bakgrunn av prinsippet om meroffentlighet. 2.3 Arkivansvar Universitetsdirektøren har øverste ansvar for oppfølging av lovkrav tilknyttet saksbehandling og arkivering. I det daglige er dette ansvaret delt mellom sentral arkivtjeneste (dokumentsenteret), leder av den enkelte enhet og saksbehandler. Leder har et klart ansvar for å sørge for at sin enhet oppfølger krav til dokumentasjon og arkivering. Dette ansvaret er detaljert beskrevet i Universitetet i Stavanger sin arkivplan. 2.4 Formkrav Det er viktig at brev sendt ut fra UiS har et profesjonelt og entydig utrykk og følger formkrav og krav til profil. Formkrav sikres ved å bruke standardmaler og standardbrev som er tilgjengelige i Public 360. Alle utgående formelle brev sendt ut av Universitetet i Stavanger bør følge standardiserte formkrav. Standardtekster kan utvikles på bestilling av Dokumentsenteret. Fin ut mer om maler og standardbrev her. 4

5 3. Lederoppgave 2 Fordeling av saker og dokumenter Fordeling er en viktig oppgave, alle saksdokumenter som er fordelt til avdelingen og ikke direkte til saksbehandler vil komme i søket Dokumenter til fordeling. Ved fordeling, fordeler leder saksdokumentet til ønsket saksbehandler. Man kan enten fordele hele saken eller bare et enkelt saksdokument. Leder kan fordele saksdokumenter både til sine egne saksbehandlere i egen enhet eller til andre enheter og saksbehandlere i annen enhet. I Public360 er det også mulig for saksbehandler og fordele saker til seg selv, slik at dette ikke faller på leder. Se pkt Avdelingen bør avtale internt om saksbehandler skal kunne hente saker selv, eller om leder skal fordele alle saker. Slik gjør du: a) Søket Til fordeling finner du på første fane fra venstre når du logger deg inn på lederskrivebordet i Public360 b) For å fordele et dokument marker dokumentet du skal fordele (blått). Velg fordele og søk frem personen eller enheten du ønsker å fordele dokumentet til og trykk OK. 5

6 Vanligvis holder det med å skrive inn fornavn for deretter å trykke haken, da får du opp alle personer i systemet som har dette navnet, og du kan velge rett person. For å legge til kopimottakere trykk på Legg til, og velg ønskede kopimottakere. Husk å ta stilling til hjemmel og tilgangsgruppe om det skulle være aktuelt. Les mer om tilgangsstyring i Public Avskrive et dokument til fordeling Hvis du ikke ønsker å fordele et innkommende saksdokument kan du velge å avskrive dokumentet. Du gir da beskjed om at du har mottatt dokumentet, men ikke akter å følge det opp med et svarbrev. Marker dokumentet (blått), velg avskriv (handling), velg tatt til orientering/ etterretning. Når du avskriver, fjerner du en restanse. En restanse er en påminnelse om at du har mottatt et brev som venter på å bli behandlet. 3.2 Saksbehandler har mulighet for å fordele saker ufordelt til enhet til seg selv Saker som legges som ufordelt til enheten kan saksbehandlere i den enkelte enhet selv fordele til seg selv. Dette gir mulighet for at man kan plukke saker uavhengig om enhetens leder fordeler disse til den enkelte. Det er viktig at lederen og enhetens saksbehandlere på forhånd avklarer hvilken praksis man ønsker å ha. Skal leder fordele alle saker eller skal saksbehandler selv kunne fordele ufordelte saker til seg selv. For at saksbehandler skal kunne fordele til seg selv må saksbehandler gjøre følgende; 1. Velg arbeidsflater i venstremenyen velg lederoppgaver 6

7 2. Marker dokumentet du ønsker å fordele velg fordele. Søk frem navn på den du ønsker å fordele til velg - OK. Dokumentet blir nå fordelt til mottaker. 3.3 Saker til fordeling i sidepanel Outlook Hvis du jobber med Public 360 direkte gjennom P360 sidepanel i outlook kan du finne saker til fordeling under Søk og arkiver Dokumenter- til fordeling. Dobbelklikk eller høyreklikk på dokumentet du ønsker å fordele avskrive eller besvare 7

8 4. Arbeidsflyter - Godkjenning og gjennomgang av dokumenter i Public360 Godkjenning og gjennomgang er såkalte arbeidsflyter. Arbeidsflyter er til for at man enkelt skal kunne dele saksdokumenter som er under arbeid før disse ekspederes til mottakerne. Godkjenning er en viktig lederoppgave og er en er en enkel måte for ledere å sette sin signatur på et dokument, og dekker i de fleste tilfeller behovet for tradisjonell signatur med penn. Ettersom alle handlinger logges i systemet kan man tolke dette som et godkjent stempel fra leder. Dette bør likevel ikke forveksles med elektronisk signatur eller e-signatur. Arbeidsflyter gir leder et viktig verktøy for å kontrollere de dokumenter som enheten formidler utad. Godkjenning er særlig nyttig der man har som rutine at leder skal godkjenne utgående vedtak før dette sendes ut. Godkjenning vil også være nyttig hvis avdelingen ønsker godkjenning av vedtak eller dokumenter fra en annen enhet. Gjennomgang brukes hvis flere personer samarbeider om utarbeidelsen av et dokument, og ønsker hverandres innspill og korrektur. 4.1 Elektronisk godkjenning Alle maler for utgående brev i Public360 er påført setningen «Dette dokumentet er elektronisk godkjent». Dette er en bekreftelse til mottaker om at brevet er godkjent i arkivsystemet og derfor sendes uten underskrift. Det er viktig å sørge for å fjerne denne setningen hvis man skal signere brevet med penn. Se egen veileder for arbeidsflyt for mer detaljer En leder som bruker sak arkivsystemet aktivt vil igjen inspirere sine medarbeidere til aktiv bruk av systemet og legitimere en god saksbehandlingspraksis. 8

9 4.2 Lederoppgave 3 - godkjenning En leder blir varslet om arbeidsflyter ved å få en epostvarsling. Her vil det være en lenke til direkte til arbeidsflyten. Når du kommer inn i arbeidsflyten godkjenning kan du først lese dokumentet. Deretter godkjenner du ikke godkjenner eller sender tilbake. : Velg godkjenn skriv eventuell notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyt oppgaven og saksdokumentet får status «Godkjent» og kan E-ekspederes av avsender. : Velg Ikke godkjent og skriv eventuelt ett notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyten får status «Ikke godkjent» mens saksdokumentet fortsatt står i status R-reservert. Avsender må eventuelt redigere dokumentet på nytt og starte en ny arbeidsflyt (godkjenning). : Velg Send tilbake for å sende oppgaven for redigering tilbake til avsender. Oppgaven vises ikke lenger hos Leder men ligger åpen hos avsender for redigering som igjen kan fortsette i samme arbeidsflyt ved å trykke "Fortsett" eller avslutte arbeidsflyten og starte ny arbeidsflyt. Ved å fortsette i samme arbeidsflyt, oppbevares arbeidsflyt-historikken. Dokumentet står fortsatt i status R-reservert frem til oppgaven godkjennes, status "G-godkjent". 9

10 4.3 Redigere i dokumenter til godkjenning Leder kan redigere direkte i dokumentet som er sendt til godkjenning såfremt det er et word dokument. For å redigere i dokumentet trykk på dokumentfilen. Husk å velge å åpne fil i Rediger hvis du skal gjøre endringer. Når du er ferdig med endringene sjekker du filen inn på vanlig måte ved å trykke avslutningskrysset øverst til høyre i Word. 4.4 Oversikt over arbeidsflyter - oppgaver Å få en arbeidsflyt til godkjenning eller gjennomgang kalles en oppgave. Lederskrivebordet i Public360 gir en oversikt over oppgaver under fanen oppgaver. Ved å trykke på dokumentet kommer du inn til oppgaven. 10

11 4.5 Oppgaver sendt til leder som person eller til avdeling Godkjenning og gjennomgang vil vanligvis sendes til den enkelte leder, men det er også mulighet for å sende oppgaver til godkjenning til avdelingen. For å finne disse må man velge Min avdelings oppgaver. Oppgaver til avdelingen må videre fordeles til en saksbehandler for å kunne godkjennes, slik at godkjenningen kan knyttes til en person. 4.6 Sende oppgaver til flere personer Oppgaver kan sendes til flere personer enten i rekkefølge eller til flere samtidig. Da kan man oppnå at et dokument blir kvalitetssikret på flere nivå. Merk! Hvis man sender oppgaver i rekkefølge (sekvensielt) vil oppgaven ikke mottas hos mottaker nr. 2 før den er godkjent av nummer Oppgave gjennomgang Du kan sende eller motta saksdokumenter til gjennomgang. Da sendes dokumentet til en eller flere personer for gjennomlesning og kommentarer. Denne arbeidsflyten anbefales hvis flere skal redigere i ett dokument som er under arbeid (status R- Reservert). Se egen veileder for arbeidsflyt for mer detaljer 11

12 5. Kopier Som leder og saksbehandler vil du motta en rekke kopier. Kopier er dokumenter der man ikke er hovedmottaker men kopimottaker. Både den enkelte leder og enheten som leder representerer kan være kopimottaker. Kopier adressert til enheten kan fordeles på samme måte som saker og saksdokumenter. Kopier adressert til enheten finner du på lederskrivebordet under fanen til fordeling. Her kan du markere dokumentet og fordele det til saksbehandler som informasjon eller markere dokumentet som lest. Kopier som er adressert til deg fordelt til deg personlig varsles i Outlook. Du finner også disse på saksbehandlerskrivebordet under fanen innkommende kopier. Her kan du lese kopier du har mottatt. For å holde orden i kopier kan det være fornuftig å markere kopiene som lest, men vær klar over at de da forsvinner fra listen. 12

13 6. Sette opp RSS feed i outlook for varsling av dokumenter til fordeling Mange ledere har kanskje ikke behov for å logge seg daglig inn i Public360. Den automatiske varslingen av nye saker og dokumenter satt på den enkelte leder og varsling av arbeidsflyter, sørger for at man varsles på epost i Outlook. Hvis man i tillegg ønsker varsling på dokumenter til fordeling må man selv sette opp en RSS varsel. For å sette opp dette gjør følgende: a) Stå i skrivebordsområdet i fanen til fordeling Trykk RSS abonnementsknappe. (se bilde neste side) b) Nytt bilde- Trykk Abonner på denne feeden du har nå opprettet en feed hvor du finner lenke til de dokumenter du abonnerer på venstresiden i outlook. Se neste side. 13

14 Alle typer aktiviteter i Public 360 kan varsles ved å bruke RSS feed. Gjør som i beskrivelsen ovenfor. 14

Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang

Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang UiS 2017 Innhold Hvorfor sende et saksdokument på arbeidsflyt... 1 Ansvarsvarsler... 1 Sende et dokument til godkjenning:... 2 Sende et dokument til gjennomgang:...

Detaljer

Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang

Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang UiS 2017 Innhold Hvorfor sende et saksdokument på arbeidsflyt... 1 Ansvarsvarsler... 1 Sende et dokument til godkjenning:... 2 Sende et dokument til gjennomgang:...

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 1 Venstremenyen i web-klienten og menyen i Outlook Versjon/dato for revisjon: 10.09.2017 P360-klient: Web og Outlook Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 24.09.2014 Ansvarlig:

Detaljer

Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang

Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang UiS 2017 Innhold Hvordan sende et saksdokument på arbeidsflyt... 1 Sende et dokument til godkjenning:... 1 Sende et dokument til gjennomgang:... 3 Hvordan

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 01.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Tilgangsstyring i PUBLIC 360

Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Innholdsfortegnelse TILGANGSKODER...2 ARV AV INSTILLINGER FRA SAK TIL DOKUMENT GRADERING PÅ FILNIVÅ...2 BRUK AV OFFENTLIG OG INTERN TITTEL...3 TILGANGSGRUPPER...4 MEDLEMSKAP

Detaljer

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 1 Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises

Detaljer

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat

Detaljer

Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler

Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 september 2008 Innhold: Oppstart og pålogging...2 Skjermbildet...2 Venstremenyen...3 Verktøylinjen...4

Detaljer

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Skjermbildet... 2 Venstremenyen... 3 Verktøylinjen...

Detaljer

Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse

Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Formål Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse og det settes et oppfølgingsflagg på posten. Du får restanse

Detaljer

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir

Detaljer

Møte- og utvalgsbehandling Public 360 UiS

Møte- og utvalgsbehandling Public 360 UiS Møte- og utvalgsbehandling Public 360 UiS UiS 2017 Innhold Generelt om utvalgsmodulen... 1 1.Opprettelse av Utvalg... 1 2. Opprette saksfremlegg melde inn saker til et møte (saksbehandler)... 2 3. Utvalgssekretærens

Detaljer

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING Gro Wisting Haugland, versjon 1 11.12.2013 Innhold INNLEDNING... 3 EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360... 4 HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360... 5 ROLLER...

Detaljer

Opprette politisk saksfremlegg,

Opprette politisk saksfremlegg, Opprette politisk saksfremlegg, legge det til behandling i utvalg og sende det til godkjenning via arbeidsflyt i 360 Se egen veiledning for bruk av malen med disposisjon for innholdet i saksframlegget.

Detaljer

Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte -

Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte - Rev. Nov 2016 Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte - Hvordan bruke historisk database Saker og dokumenter fra arkivperioden 2007-2014 (ephorte) er blitt konvertert til en historisk

Detaljer

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Arbeidsflyt for ledere til godkjenning Versjon/dato for revisjon: 10.10.2017 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 01.10.2014 Ansvarlig: Dokumentsenteret

Detaljer

Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360

Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 UiS 2016 Denne oversikten har som formål å vise anbefalt registreringsforslag for de mest vanlige studentadministrative sakene. Bruk av titler:

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Arbeidsflyt internt til gjennomgang eller godkjenning Versjon/dato for revisjon: 10.10.2017 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 01.10.2014

Detaljer

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:

Detaljer

Politiske saksframlegg

Politiske saksframlegg Politiske saksframlegg v/ Eli Stigen Ordfører- og rådmannssekretariatet 29. april 2013 - oppfølging av rådmannens gjennomgang av ny MAL, 28. januar Tema: 1. Godkjenning via arbeidsflyt i 360 presentasjonen

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Importer epost via Outlook-klienten drag&drop Versjon/dato for revisjon: 04.03.2015 P360-klient: Outlook Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 06.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær».

Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær». Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær». 2: Gå til «Utvalgsbehandling» og «Alle utvalg» for å opprette et møte. 3: Velg utvalget du vil opprette møte i. 4: Under punktet for «Møter» kan du

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...

Detaljer

Standard dokumentproduksjon

Standard dokumentproduksjon Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...

Detaljer

Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav

Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav Innhold 1 Publisering på offentlig elektronisk postjournal (OEP)... 2 1.1 Hva skjer før publisering i OEP?... 2 1.2 Hva skjer etter publisering i OEP?...

Detaljer

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 12

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 12 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/2011 12.04.2011 versjon 12 2 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte versjon 12 Forord Denne brukerveiledningen

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Flere som skal skrive i samme dokument rettigheter og versjoner Versjon/dato for revisjon: 04.03.2015 P360-klient: Web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 01.10.2014 Ansvarlig:

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt brev/dokument ut Versjon/dato for revisjon: 25.09.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt brev/dokument ut Versjon/dato for revisjon: 25.09.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Nytt brev/dokument ut Versjon/dato for revisjon: 25.09.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 25.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon:

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon: BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon: 17.10.2017 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 09.11.2015 Ansvarlig: Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 11

Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte. Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/ versjon 11 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte Personalrutineprosjektet ved UiO 2010/2011 24.02.2011 versjon 11 2 Brukerveiledning for lønnsbestillinger i ephorte versjon 11 Forord Denne brukerveiledningen

Detaljer

Brukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal

Brukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal Outlook2Ephorte 4.3 01.03.2016 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 OVERORDNET BESKRIVELSE... 3 Støttede versjoner... 3 Generelle forutsetninger...

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Flere som skal skrive i samme dokument rettigheter og versjoner Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 P360-klient: Web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 01.10.2014 Ansvarlig:

Detaljer

Brukerhåndbok Websak Fokus

Brukerhåndbok Websak Fokus Brukerhåndbok Websak Fokus Versjon 1/2017 Innhold Websak Fokus... 4 1 Hjelp... 4 2 Hovedmeny... 5 3 Kurver... 6 4 Lese og besvare innkommet post... 7 4.1 Lese... 7 4.2 Besvare... 8 4.3 Ekspedere utgående

Detaljer

KS SvarUt Altinn roller og tilgangsstyring Veiledning

KS SvarUt Altinn roller og tilgangsstyring Veiledning KS SvarUt Altinn roller og tilgangsstyring Veiledning 24. mars 2014 Side 1/14 Innhold Innledning... 3 Digital e-forvaltning... 3 Kommunale posttjenester... 3 Rettigheter og tilganger... 5 Lag rolle for

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Opplæring i ESA Saksbehandlere

Opplæring i ESA Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R.

1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R. 1. Lage sak KOKEBOK MILJØENHETEN/BYANTIKVAREN ESA Web september 2009 ny sak (øverst i venstre hjørne) Velg saksart STD Velg sakstype STD Skriv inn en beskrivende tittel: Gateadresse og gnr/bnr skal alltid

Detaljer

Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 11. AUGUST 2017 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning Oppmelding av saksframlegg For å melde opp et saksfremlegg

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Arbeidsflyt internt til gjennomgang eller godkjenning Versjon/dato for revisjon: 03.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 01.10.2014

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Opplæring i ESA - Personalsaker

Opplæring i ESA - Personalsaker Opplæring i ESA - Personalsaker Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH

FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH Dette dokumentet er en kortfattet førstehjelp i bruk av ephorte ved NHH. Det er forskjellige muligheter å komme videre på hvis du står fast i bruken av systemet. Det første

Detaljer

DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR

DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR Innhold 1. Innlogging i systemet... 3 2. Forsiden av portalen... 3 3. Redigere spørreskjema... 4 3.1 Spørsmål skal

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 1 Forstå P360 forklaringer og tips Versjon/dato for revisjon: 24.09.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 24.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 24.01.2018 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater

Detaljer

Oppmelding og behandling av saker ved Tilsettingsutvalget for proffesorer, forsker 1 og dosenter

Oppmelding og behandling av saker ved Tilsettingsutvalget for proffesorer, forsker 1 og dosenter Side 1 av 22 Oppmelding og behandling av saker ved Tilsettingsutvalget for proffesorer, forsker 1 og dosenter Innholdsfortegnelse 1. Formål...1 2. Elektronisk saksgang...1 3. Overordnet prosessbeskrivelse...2

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 UTVALGSBEHANDLING Versjon/dato for revisjon:

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 UTVALGSBEHANDLING Versjon/dato for revisjon: BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 UTVALGSBEHANDLING Versjon/dato for revisjon: 09.10.2017 P360-klient: Web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.02.2017 Ansvarlig: Dokumentsenteret Formålet til veiledningen:

Detaljer

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»

Detaljer

2. Hvordan opprette og sende dokument via SvarUT (ekspedere)

2. Hvordan opprette og sende dokument via SvarUT (ekspedere) 1. Hva er SvarUT? SvarUT er en løsning for kommuner til formidling av digital post. Som saksbehandler i WebSak kan du gjennom SvarUT sende digital post til innbyggere, næringsliv og offentlige organ. NB!

Detaljer

SERVICEERKLÆRING FRA KONTORSEKSJONEN

SERVICEERKLÆRING FRA KONTORSEKSJONEN 1 av 9 Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse SERVICEERKLÆRING FRA KONTORSEKSJONEN Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse 2 av 9 OM SERVICEERKLÆRINGEN Arbeids- og administrasjonsdepartementet

Detaljer

Automatisering av saksbehandlingsprosesser

Automatisering av saksbehandlingsprosesser Automatisering av saksbehandlingsprosesser Navn Atle Johansen Tittel? Enhet Seksjon for dokument og informasjonsforvaltning SDI Agenda Når og hvorfor skal vi automatisere saksbehandlingsprosesser? Avklaring

Detaljer

SvarUt fra Websak Fokus

SvarUt fra Websak Fokus SvarUt fra Websak Fokus SvarUt er en løsning for kommuner til å formidle digital post fra Websak Fokus til innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. SvarUt er godkjent for forsendelser som har

Detaljer

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 El-tilsyns tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 Cecilie Magnussen Enhet for elektriske produkter Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

1. Kontaktpersonens rolle i søknadsportalen Hva er forskjellen på kontaktperson og virksomhetsadministrator?... 2

1. Kontaktpersonens rolle i søknadsportalen Hva er forskjellen på kontaktperson og virksomhetsadministrator?... 2 Veiledning i Bufdirs søknadsportal for kontaktpersoner i kommuner og bydeler for tilskuddsordningene Nasjonal tilskuddsordning mot barnefattigdom og Støtte til barne- og ungdomstiltak i større bysamfunn

Detaljer

Brukermanual. For studenter ved NLA Høgskolen

Brukermanual. For studenter ved NLA Høgskolen Brukermanual For studenter ved NLA Høgskolen Hva er itslearning? Itslearning er et elektronisk studiestøttesystem som er hovedmediet for kommunikasjon og informasjon mellom høgskolen og deg som student.

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

KF Lokal personalhåndbok - brukerveiledning for redaktør

KF Lokal personalhåndbok - brukerveiledning for redaktør KF Lokal personalhåndbok - brukerveiledning for redaktør Innhold 1. KF Lokal personalhåndbok og KF Infoserie... 2 2 Din rolle - Redaktør... 4 3 Skriv lokal tekst... 4 4 Lag lenker i lokal tekst... 6 5.

Detaljer

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper

Detaljer

Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge

Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge 1. Kommisjonssaker... 1 1.1. Politiet mottar tverretatlig melding... 1 1.2. Politiet underretter om vedtak... 2 1.3. Inndragning

Detaljer

Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker.

Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. ESA HVORDAN BRUKE FORSIDEN DIN: Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. Er du saksbehandler Lage svarbrev eller Ta brevet til etterretning

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 09.01.2018 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater til slider.

Detaljer

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL 2 1. Start/innledning: 1. Send inn kopi av IOP (skrives ved 4 ukers sykefravær) til postmottak for innscanning og registrering

Detaljer

Komme i gang med. Outlook Web Access

Komme i gang med. Outlook Web Access Komme i gang med Outlook Web Access Innhold: Sende e-post... 2 Sette inn et vedlegg i e-postmeldingen... 5 Sette inn en avtale i kalender... 8 Sende en møteinnkalling...10 Kontakter...12 Lage en ny kontakt...13

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 Saksframlegg til US via Web (og til andre styrer, utvalg og nemnder ved NMBU) Versjon/dato for revisjon: 02.03.2015 P360-klient: Web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato:

Detaljer

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene

Detaljer

Dokumentstyring og Maler

Dokumentstyring og Maler Arbeide med : Dokumentstyring og Maler i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003 Innhold 1. Forutsetninger... 3 2. Hensikt... 3 3. MS Word Maler

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 1 Forstå P360 forklaringer og tips Versjon/dato for revisjon: 10.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 1 Forstå P360 forklaringer og tips Versjon/dato for revisjon: 10.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 1 Forstå P360 forklaringer og tips Versjon/dato for revisjon: 10.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 24.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet

Detaljer

DOKUMENTASJON E-post oppsett

DOKUMENTASJON E-post oppsett DOKUMENTASJON E-post oppsett Oppsett av e-post konto Veiledningen viser innstillinger for Microsoft Outlook 2013, og oppkobling mot server kan gjøres med POP3 (lagre e-post lokalt på maskin) eller IMAP

Detaljer

Elsmart Brukerveiledning Nettmelding for Installatører

Elsmart Brukerveiledning Nettmelding for Installatører Elsmart Brukerveiledning Nettmelding for Installatører Nettmelding Brukerveiledning Generell 0.5.doc Side 1 av (26) Innledning Dette er den generelle brukerveiledningen til Elsmart Nettmelding. Denne veiledningen

Detaljer

Saksbehandling i ephorte Outlook

Saksbehandling i ephorte Outlook Saksbehandling i ephorte Outlook Workshop Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av ephorte Outlook. Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)

Detaljer

Fakturabehandling på web

Fakturabehandling på web Visma Enterprise Fakturabehandling Versjon 2009.2 Fakturabehandling på web II Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring

Detaljer

Rutine for møtesekretær møtebehandling

Rutine for møtesekretær møtebehandling Rutine for møtesekretær møtebehandling Sist oppdatert mars 2013 Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Omfang... 3 3 Rollebeskrivelser... 3 3.1 Møtesekretær... 3 3.2 Utvalgsleder... 3 4 Definisjoner... 4

Detaljer

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon. ephorte versjon februar 2009

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon. ephorte versjon februar 2009 Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Produksjonsbasen... 2 Fungering for en annen person...

Detaljer

Livet etter OEP Forvaltningens hverdag

Livet etter OEP Forvaltningens hverdag Livet etter OEP Forvaltningens hverdag Litt om Ca 600 ansatte landsdekkende Syv regionkontorer (tilsyn) og ett Direktorat (strategier) Sentralisert arkiv (Dokumentsenter), IKT, lønn, sentralbord Dokumentsenteret

Detaljer

Hva er Sak. Hva er Journalpost

Hva er Sak. Hva er Journalpost ESA 8.1. 11.02.16 1 Innhold Hva er Sak... 3 Hva er Journalpost... 3 Lage en ny sak... 5 Registrere en ny journalpost... 10 Svar på Journalpost ( svar på brev/innkommen post )... 17 Arkiver e-post... 21

Detaljer

Politiske saksframlegg

Politiske saksframlegg Politiske saksframlegg v/ Eli Stigen Ordfører og rådmannssekretariatet 6. november 2013 Videre opplæring, som bygger på gjennomgang av ny mal for saksframlegg, og godkjenning via arbeidsflyt i 360 28.

Detaljer

Håndbok i OEP og innsynskrav

Håndbok i OEP og innsynskrav Håndbok i OEP og innsynskrav Arkivseksjonen 10.12.2013 For arkivseksjonen Innhold 1. Brukerveiledning OEP... 2 1.1 Generere journal for korrekturlesning... 2 1.2 Generere journal for opplasting på OEP...

Detaljer

1 Hensikt. 2 Omfang og gyldighetsområde. 3 Tema og beskrivelse. 2.1 Hva. 2.2 Hvem

1 Hensikt. 2 Omfang og gyldighetsområde. 3 Tema og beskrivelse. 2.1 Hva. 2.2 Hvem Side: 1 av 6 1 Hensikt Formålet med denne instruksen er å 1. sørge for at Kystverket har en åpen og transparent saksbehandling 2. oppfylle kravene fra myndighetene om å sørge for en større åpenhet i forvaltningen

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

ProMed. Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra. for Windows

ProMed. Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra. for Windows Side 1 av 9 Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra ProMed for Windows Kundeoppfølging og Administrasjon Versjon 1.7 23.10.2009 Litt om sending

Detaljer

2. Hvordan administrere filer / legge ved dokumentasjon til kurs?..3. 4. Hvordan melde av en som er påmeldt endre opplysninger?..5

2. Hvordan administrere filer / legge ved dokumentasjon til kurs?..3. 4. Hvordan melde av en som er påmeldt endre opplysninger?..5 Kursportalen Veiledning for administratorer: Innhold: 1. Hvordan publisere kurs? 1 2. Hvordan administrere filer / legge ved dokumentasjon til kurs?..3 3. Hvordan endre opplysninger om kurset?.4 4. Hvordan

Detaljer

Introduksjon til Vega SMB 2012

Introduksjon til Vega SMB 2012 Introduksjon til Vega SMB 2012 Side 1 av 15 Introduksjon til Vega SMB Velkommen som bruker av Vega SMB. Klikk på Vega ikonet for å starte Vega SMB første gang. Velg ditt brukernavn og skriv inn passord

Detaljer

Saksbehandlerkurs i WebSak

Saksbehandlerkurs i WebSak Nordland fylkeskommune Saksbehandlerkurs i WebSak Grunnkurs [Juli 2014 Rev. 29.07.2014] Innhold Hva skal du bruke WebSak til?... 2 Hvorfor WebSak?... 3 Arkivsaker og journalposter... 4 Oppstart... 5 Skjermbildet...

Detaljer

Retningslinje saksbehandling, samlingsgruppen

Retningslinje saksbehandling, samlingsgruppen Retningslinje saksbehandling, samlingsgruppen V05 07.06.2017 Bakgrunn Retningslinjen beskriver overordnede saksbehandlingsrutiner for samlingsgruppen, og gir noen generelle tips for bruk av saksbehandlingssystemet

Detaljer

WordPress. Brukerveiledning. Kjære kunde. Innlogging

WordPress. Brukerveiledning. Kjære kunde. Innlogging Brukerveiledning WordPress Sist oppdatert: 07.01.2015 Kjære kunde Her er en liten guide for å hjelpe deg gjennom det grunnleggende i Wordpress. Denne veilederen vil ta deg gjennom: Innlogging - s.1 Kontrollpanel

Detaljer