Hver søknad er en ny sak. Dersom søknaden innvilges, gjøres saken om til en prosjektsak. Søknadssak:

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Hver søknad er en ny sak. Dersom søknaden innvilges, gjøres saken om til en prosjektsak. Søknadssak:"

Martine Egeland
6 år siden
Visninger:

1 Arkivrutine for eksternfinansiert virksomhet og prosjekter Rutine for MN-fakultetet og underliggende enheter Opprette sak: Hver søknad er en ny sak. Dersom søknaden innvilges, gjøres saken om til en prosjektsak. Sakstittel: Søknadssak: [Prosjekttittel] - [evt. Forkortelse] [Kontrakts- el finansiørs prosjektnummer*] [Finansiør] [MN xx] [Navn på prosjektleder ved UiO] [Navn på avtalepartnere] Prosjektsak: [OA nr] [Prosjekttittel] - [evt. Forkortelse] [Kontrakts- el finansiørs prosjektnummer*] [Finansiør] [MN xx] [Navn på prosjektleder ved UiO] [Navn på avtalepartnere]informasjonen i tittelen fylles ut ettersom det blir tilgjengelig i saken. Utførende: Arkivdel: Saksansvarlig: Ordningsverdi/Klassering: Tilgangskode: Saksansvarlig har ansvar for at saken inneholder relevant dokumentasjon. Dvs. at saksbehandleren enten legger inn dokumentene selv, eller oversender dokumentene til arkivet for skanning og innlegging. SAK UIO Dersom arkivet må opprette en ny saksmappe legges den ufordelt på grunnenhet. Leder for grunnenheten har fordelingsansvaret. 563 (NFR søknad) / 541 (andre søknader) ev. 564 (NFR prosjekt) / 542 (andre prosjekter) Saken er ikke unntatt på saksnivå JP Dok OF H/V I/U/X = Journalpost = Dokument = ephorte kode for Untatt offentlighet = Hoveddokument / Vedlegg = Inngående / Utgående / Internt notat

2 Frikjøsavtale JP Dok Tittel Handling/ Kommentar X H Ferdig signert avtale om frikjøp av [Navn på den som I H Avtale til signert om frikjøp av [Navn på den som U H Ferdig signert avtale om frikjøp av [Navn på den som Avsender - Mottaker Saksansvarlig - Saksansvarlig Saksansvarlig - Avsender Søknadssaken U H Søknad med prosjektbeskrivelse - [s prosjektnr] **** OF Offl X H Totalbudsjetteringsskjema *** (NB totalbudsjetteringsskjema skal alltid kun gjelde UIOs del) I H Kvittering for mottatt søknad - [s Valgfritt Alternativ 1: Søknaden avslås I H Avslag på søknad - [s V Fagekspertvurderinger OF Offl Dersom det ikke klages på avslaget, avsluttes saken etter at saksansvarlig har satt den til F ferdig Alternativ 2: Søknaden avslås og avslaget påklages U H Klage på avslag - [s U H Klage på saksbehandling under søknadsprosessen - [s I H Svar på klage Dersom svar på klagen er negativ avsluttes saken etter at saksansvarlig har satt den til F ferdig

3 Prosjektsaken (Arkivet gjør søknadssaken om til en prosjektsak) Alternativ 1 Søknaden revideres: I H Anmodning om revidert søknad - [ U H Revidert søknad [Dato] X H Totalbudsjetteringsskjema - [Endringssøknad - Dato] Dersom alternativ 1 oppstår, blir neste steg alternativ 2 - Alternativ 2 Vi får tilslag: I H Innfrielse av tilsagn [År] Deretter sender en kontrakt: I H Avtale til signering V Oversendelses brev U H Ferdig signert avtale **** Et eksempel sendes arkivet for skanning og oppbevaring i kontrakts arkiv. V Oversendelsesbrev - X H Totalbudsjetteringsskjema - [Kontrakt - Dato] *** X H Prosjektopprettelsesskjema [OA nr) Dersom det er et samarbeidsprosjekt skal følgende dokumenter legges inn: U/I H Konsortieavtale /samarbeids/ subkontrakt til signering I/U H Ferdig signert konsortieavtale/ samarbeids/subkontrakt (avsender/mottaker avh av hvem som er koordinator) (avsender/mottaker avh av hvem som er koordinator) X H Prosjektbudsjett totalt og per partner Valgfritt, men anbefales, særlig om UiO er koordinator/ adm.ansv. for prosjektet Ekstern prosjektdeltager Ekstern prosjektdeltager

4 I H Bevilgnings-/tildelings-/tilskuddsbrev - [Finansiør - Dato] Rapportering: U H Årsrapport [årstall] er en del U H Framdriftsrapport - [dato] er en del X H Delrapport - [dato] Valgfritt [samarbeidspartnere] Anbefaler arkivering for å ha historikken inntakt. OF 13 Endringsmeldinger og søknader om tileggsbevilgning/overføring av midler etc: U H Endringsmelding [årsak, dato] U H Søknad om støtte / tilleggsbevilgninger - [dato] I H Svar på endringsmelding hvis forutgående melding I H Svar om tilleggsbevilgninger hvis forutgående søknad I H Melding av overføring av midler I H Endringer til kontrakt til signering U H Ferdig signert endringer til kontrakt - [dato] X H Totalbudsjetteringskjema - [Endring - Dato] X H Prosjektendringsskjema - [dato] - - I noen prosjektsaker vil det oppstå dokumenter som ikke er nevnt eller situasjoner som ikke er dekket av rutinen. Et viktig spørsmål i disse tilfellene er om dokumentene er viktige for at en ny saksbehandler skal kunne forstå og gjenskape det som er skjedd eller om de endrer ansvars-/rettighets-/økonomiske forhold for UiO/enheten. Interne eposter/ dokumenter, som inngåtte avtaler med ledelsen, kan i slike tilfeller være viktige, og bør da arkiveres.

5 Avslutning av prosjekt: Alternativ 1 De sender anmodningen og vi hopper ned til sluttrapporten: I H Anmodning om sluttrapport Alternativ 2 De sender anmodningen, får den ikke, og må purre på den: I H Purring på sluttrapport U H Sluttrapport er en del X H Fullstendig prosjektregnskap er en del (har bedt ØPA om avklaring) - Tilleggsopplysninger: * Dersom det er et NFR prosjekt, skrives kun tallene før skråstreken. F. eks. «NFR », ikke «NFR /F ** Arkivet følger saksansvarlig. Administrativ leder for grunnenheten har ansvaret for at riktig person er saksansvarlig og at denne får tilgang til nødvendige dokumenter. *** Arkivet trenger ikke å motta originalen i papir, dersom dokumentet mangler eller ikke er signert har økonomi purreansvaret. **** Dersom dette dokumentet skal arkiveres (skannes og oppbevares) hos en annen enhet, kan det erstattes med en toveis lenke.

Like dokumenter

Arkivrutine for EU-finansiert virksomhet og prosjekter

Arkivrutine for EU-finansiert virksomhet og prosjekter Rutine for MN-fakultetet og underliggende enheter Opprette sak: Sakstittel: Hvert EU-prosjekt har en prosjektsak som ligger på enheten der prosjektet