Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak!

Transkript

1 mappe profesjonsstudiet Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse fra en, som skal registreres. Samme mappen følger en gjennom hele studiet. Medisiner med opptak på forskerlinjen kan få mappe både på og MED FORSK Arkivdel: STD O Sakseier: Sakstittel: mappe etternavn, fornavn på (dette skjermes) profesjonsstudiet i medisin Ordningsverdi: 421 Sækundærkode legges inn av studiekonsulent med FS-tilgang: nummer unntas offentlighet Tilgangskode på saksnivå og på samtlige journalposter: SV saker 13 opplysninger med taushetsplikt - Fvl. 13 taushetsplikt; SV saker offl 26 eksamenssvar og karakterer m.m. Evt. SD Disiplinærsaker 13 opplysninger med taushetsplikt - Fvl. 13 taushetsplikt. Dokumenttyper: Y-dokumenter brukes kun for opplysninger som ikke er arkivverdige, kommer ikke på offentlig journal, men kan likevel bli gjenstand for innsyn og partsinnsyn som kan omfatte alle dokumenter i saken uavhengig av om de er journalført eller ei. Sentrale retningslinjer ephorte versus FS: Klager: Klage på vedtak legges på mappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak! Skikkethetsvurderinger: Løpende skikkethetsvurdering legges på mappe. Særskilt skikkethetsvurdering legges på separat sak som N-notat til nstitusjonsansvarlig! Begge steder med tilgangskode disiplinær SD. Jevnføring: arkivet oppretter toveis jevnføringer mellom mappe, forskerlinjemappe, klagesak og særskilt skikkethetssak. Gjensidig lesetilgang på tvers av enhetene sikres gjennom ad hoc tilgangsgruppe/kopimottakerfunksjon Fordeling på nyopprettede saker: Arkiv legger journalposter på nye mapper ufordelt både på journalpost- og på saksnivå. Journalføring: Arkiv oppdaterer ved journalføring sakseierskapet til ansvarlige studiekonsulent for aktuelt semester eller modul. onsdag, 5. oktober

2 Ferdigstillelse på saksnivå: Saksbehandler ferdigstiller saken i ephorte (statusendring fra B til F); arkivet avslutter den (statusendring fra F til A). Aktuelle poster på saken: Listen med aktuelle journalposter er ikke nødvendigvis uttømmende. For dokumenter på saken som ikke inngår her, gjelder hovedregelen at alt som er journalpliktig skal inn i ephorte. JP Type Tittel Avsender/ mottaker Godkjenner RESERVASJON, PERMSJON, BYTTE ELLER OPPSGELSE AV STDEPLASS Tilgangskode Merknad Søknad om reservasjon av studieplass eller utsettelse av studiestart (på grunn av militærtjeneste eller sykdom) Svar på søknad om reservasjon av studieplass eller utsettelse av studiestart (på grunn av militærtjeneste eller sykdom) Søknad om permisjon/utvidet permisjon fra studiet nnvilgelse Svar på søknad om permisjon/utvidet permisjon fra studiet nnvilgelse onsdag, 5. oktober

3 Søknad om bytte av studiested Dokumnetasjon Svar på søknad om bytte av studiested Oppsigelse av studieplass Bekreftelse på oppsigelse av studieplass nnvilgelse SEMESTERAVGFT, PROSJEKTOPPGAVEN, FRTAK OG OPPRYKK/NNPASSNG Seksjonssjef Saken ferdigstilles samtidig med endring av status i FS til sluttet. Sendes rekommandert per post. Y Purring på manglende semesteravgift / bekreftelse Purring mailes til en. av utdanningsplan Y Bekreftelse på godkjent prosjektoppgave SV 26 Søknad om fritak for prosjektoppgave Svar på søknad om fritak for prosjektoppgave Søknad om fritak fra eksterne emner/godkjenning av eksterne emner Seksjonssjef etter fullmakt fra Gjelder ikke emner fra ERN & OD ved io. Disse dekkes av fritak/opprykk. onsdag, 5. oktober

4 Svar på søknad om fritak fra eksterne emner/godkjenning av eksterne emner Søknad om opprykk i kull/ innpassing Svar på søknad om opprykk i kull/ innpassing TLRETTELEGGNG AV EKSAMEN OG NDERVSNNG Seksjonssjef etter fullmakt fra nnvilgelse Søknad om tilrettelagt undervisning Svar på søknad om tilrettelagt undervisning Søknad om tilrettelegging av eksamen nnvilgelse Tilretteleggingstiltak registreres i FS. Det opprettes egen individuell sak for tilrettelegging for dyslektikere Svar på søknad om tilrettelegging av nnvilgelse Tilretteleggingstiltak registreres i FS onsdag, 5. oktober

5 eksamen TSATT PRØVE, NEDRYKK KLL, DSPENSASJON FRA ANTALL FORSØK ELLER FORSNKELSE OG TAP AV STDEPLASS Legeattest til ordinær eksamen Oppmelding til utsatt prøve Registreres med L i FS Legeattest til konte/utsatt prøve Nedrykk i kull på grunn av stryk til konte/ utsatt prøve Seksjonssjef Trekk fra eksamen eller i semesteret Registreres med T i FS Nedrykk i kull på grunn av trekk Seksjonssjef Nedrykk i kull på grunn av ikke møtt til eksamen Seksjonssjef Registreres med i FS Y Fravær - obligatorisk undervisning Mail fra semesterkoordinator til studiekonsulent. Hvis for mye fravær, nedrykk i kull. Registreres med M i FS Nedrykk i kull på grunn av for mye fravær fra Seksjonssjef obligatorisk undervisning Søknad om dispensasjon fra regel om onsdag, 5. oktober

6 antall eksamensforsøk (tre-gangers-regelen) eller fra forsinkelsesreglene Svar på søknad om dispensasjon fra regel om antall eksamensforsøk (tre gangers regelen) eller fra forsinkelsesreglene nnvilgelse Seksjonssjef etter fullmakt fra Avslag Se tap av studieplass Tap av studieplass KLAGE PÅ VEDTAK Seksjonssjef etter fullmakt fra Hvis klage på dette, se rutiner for klage på vedtak/til klagenemnda Klage på vedtak Svar på klage på vedtak Foreløpig beskjed om videre saksgang - klage på vedtak nformasjon om oversendelse av klage til Den sentrale klagenemnd Saksfremlegg - tidligere vedtak i saken opprinnelig klage (evt. advokat) Medhold på klage Seksjonssjef etter fullmakt fra Vedtaket oppretteholdes saken går til Den sentrale klagenemnd. Hvis vedtaket opprettholdes ovensendes klagesaken til Den sentrale klagenemnd på separat klagesak. Klager til klagenemnda skal ikke på mappa. E-post som importeres fra Outlook Avskriver ens opprinnelige klage. onsdag, 5. oktober

7 REFERATER OG NOTATER ETTER KONTAKT ENT X nternt notat fra møte eller telefonsamtale med Referat fra møte eller telefonsamtale LØPENDE SKKKETHETSVRDERNG nngå bruk av Y-dokument som kan oppfattes som forsøk på hemmelighold av arkivverdige opplysninger av betydning i saken X N Bekymringsmelding løpende skikkethetsvurdering nnkalling til samtale - løpende skikkethetsvurdering Fra varsler til semester/ Fra semester-/ til Referat fra samtale - løpende skikkethetsvurdering Fra semester-/ til Oversender løpende skikkethetsvurdering Bekymringsmelding Referat fra samtale med Fra semester-/ til Mail med godkjenning fra semester- /modulleder, kan evt legges inn som Y-dokument. Mail med godkjenning fra semester- /modulleder, kan evt legges inn som Y-dokument. NB! Tilgangskode disiplinær SD! Bekymringsmelding mottatt av semester- /modulleder overleveres til semester/ for innlegging i ephorte Fortrinnsvis nettskjema Kopi til Bekymringsmelding sendes ikke til. NB! Tilgangskode disiplinær SD! Kopi til NB! Tilgangskode disiplinær SD! Kopi til NB! Tilgangskode disiplinær SD! Bruk funksjon Knytt til eksisterende dokument! onsdag, 5. oktober

8 N nformasjon til om løpende skikkethetsvurdering mottatt ved fakultetet Tilbakesender løpende skikkethetsvurdering til ytterligere oppfølging på instituttet nformasjon til en om videre behandling av saken Fra til semester/ Ved fare for bevisforspillelse varsles ikke en NB! Tilgangskode disiplinær SD! Kopi til semester/ NB! Tilgangskode disiplinær SD! Alternativt oversendes saken til nstitusjonsansvarlig på separat sak for særskilt skikkethetsvurdering! Dette skal ikke på mappa! Ved fare for bevisforspillelse varsles ikke en NB! Tilgangskode disiplinær SD! en informeres om saken går tilbake til instituttet eller oversendes nstitusjonsansvarlig på egen sak onsdag, 5. oktober