HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL

2 2 1. Start/innledning: 1. Send inn kopi av IOP (skrives ved 4 ukers sykefravær) til postmottak for innscanning og registrering i epphorte (personalmappen) som utgående dokument. Merk den med kopi i ephorte til enhetens personalrådgiver. Øvrige som skal ha kopi av 4 ukers IOP er behandlende lege. Dette sender enhetene direkte fra enhetene. Arbeidstakeren skal alltid ha originalen. 2. Dersom personalmappe ikke finnes, oppretter postmottak ny sak med tittelen Personalmappe Navnet på arbeidstaker. IOPen legges deretter inn som utgående dokument i opprettet personalmappe. 3. Enhetsleder står som eier av saksmappen (personalmappen). Avdelingsledere har også tilgang til personalmappene i enheten. 4. Søk opp gjeldene sak bruk f.eks. Mine aktive saker (til høyre) Avhenger om at det er rett eier til personalmappen 2. Hvordan skrive innkallingen Klikk her Avansert søk Klikk her

3 3 Skriv inn fødsel - og personnummer (11 siffer) i ordningsverdien uten punktum eller mellomrom Trykk Enter eller søk nå. Hvis det da er opprettet personalmappe i ephorte vil denne komme opp. Når du har funnet gjeldende personalmappe, gå til pkt. 2. Opprett Ny journalpost i saksmappa i denne brukermanualen. Hvis ikke det er opprettet personalmappe så: Opprett ny personalmappe i ephorte Opprett Ny Saksmappe ved å trykke på det gule mappeikonet oppe i hovedmenyen. Dato: Kommer automatisk Tittel: Skriv inn tittel på saksmappen: Personalmappe Navnet på arbeidstakeren HUSK! Skjerm navnet (merk navnet, la markøren stå på feltet som er merket, høyreklikk og velg Merk tekst som skjermet) Arkivdel: Velg arkivdel PERS (Personalarkiv) ved å klikke på forstørrelsesglasset til høyre i feltet Arkivdel og klikk på teksten Personalarkiv Journalenhet: Kommer automatisk

4 4 Fanen Klassering: Kryss av for Uoff ved å klikke i ruta Prinsipp velg Personal Fødselsnummer 11 siffer av rullegardinlista Ordn.verdi Skriv inn fødselsnummer til den ansatte (11 siffer) trykk tabulatortasten på tastaturet, uten mellomrom eller punktum. Beskrivelse Skriv inn navnet til den ansatte Fanen Ansvarlig/tilgang: Tilgangskode: Velg rett tilgangskode ved å bruke forstørrelsesglasset til høyre i feltet Fanene Saksparter og Tilleggsattributter brukes ikke i personalsaker. Tykk Lagre. 2. Opprett Ny journalpost i saksmappa/personalmappen (skriv innkalling): Klikk på saksmappeikonet Velg Ny journalpost Velg Ny utgående

5 5 Eks på Ny utgående Journalpost: Status: vil være R- Reservert av/for saksbehandler når du oppretter en ny journalpost. Når dokumentet er ferdig settes status til F- Ferdig. Journaldato tildeles automatisk dagen JP opprettes og kan evt. endres hvis det går lang tid fra dokumentet først ble opprettet i ephorte til det faktisk er ferdig og sendt ut/ekspedert. Dokumentdato (dato for når dokumentet er datert) blir automatisk tildelt, men kan endres, dog ikke frem i tid. Innhold skriv inn Innkalling til dialogmøte I (navn) Husk! Merk navnet i innholdsfeltet som skjermet på samme måte som i sakstittelen. NB! Tilgangskode: Klikk på forstørrelsesglasset til høyre i feltet Tilgangskode og velg P personalsak og rett lovhjemmel. Fanen Mottakere: Kryss av for U.off hvis det ikke er hake på dette feltet. (Haken kommer på automatisk hvis dere velger Tilgangskode før Mottaker skrives inn) Navn/Adresse: Skriv inn navnet til mottakerne i feltene Navn, Adresse osv. - Den ansatte, - Eventuelle lege - Sør-Troms HMS-Tjeneste (Kortnavn HMS kan skrives i feltet Kortnavn for å hente adressen). Skal noen eksterne ha kopi av brevet f. eks. NAV kryss av for U.off. og Kopi på linja under og skriv inn kopimottaker (Kortnavn NAV).

6 6 Fanene Interne kopimottakere Kryss av for U.off skriv inn kortkoden (for eks. ILE= Inger Lise Eilertsen) for personalrådgiver som skal ha intern kopi. For å søke opp Saksbehandler som skal ha kopi bruk forstørrelsesglasset til høyre i feltet Saksbehandler. Søk i feltet Navn i bildet du får opp husk stjerne! Lagre og skriv brevet: Klikk på knappen Lagre og nytt dokument Kategori: Standardbrev (velg i rullefeltet) Klikk på malen Innkalling til dialogmøte I Klikk på OK Rediger malen (NB! Må gjøres) Skriv ut dokumentet Klikke på Tilbake til ephorte Web (knapp i verktøylinja) NB! Svar ja på å lagre Ferdig med dokumentet? Kryss av for Marker dokument som ferdig hvis du er helt ferdig med dokumentet. Trykk Utfør Status på dokumentet blir da endret fra R Reservert til F-Ferdig. Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer. Send ut brevet til eksterne mottaker samt to kopier til arkivet 1. 1 Husk å legg ved en kopi av 4 ukers IOP i innkallingen som sendes lege og Sør-Troms HMS- tjeneste.

7 7 NB!! Ønsker du å gjøre endringer etter at journalposten har fått status F, kan du åpne dokumentet igjen ved hjelp av menyvalget Rediger fra hurtigmenyen på journalposten. Endre journalpost statusen fra F til R og trykk lagreknappen. Da kan du gå inn i dokumentet og endre på teksten. Er du ikke helt ferdig med dokumentet? Ikke kryss av for Marker dokumentet som ferdig. Klikk på Utfør knappen. Dokumentet vil da fremdeles ha status R helt til du velger å markere dokumentet som ferdig. Du vil finne igjen dokumentet under søket Mine konsepter i venstremenyen i hovedbilde i ephorte og kan jobbe vider med dokumentet. Interne mottaker i ephorte får kopien automatisk når status er F. Ta 2 kopier ( gul og blå ). Begge kopiene sendes postmottaket med beskjed om journalføring og videresending til personalarkivet. Referat etter møte: Referat skal legges på samme sak i ephorte. Bruk samme veiledning som til innkallingen men velg malen Referat (ekstern), (Ny journalpost). eller Bruk gjerne IOP-skjema som fylles ut i møtet som referat fra Dialogmøte I. Arbeidstakeren skal ha originalen og øvrige møtedeltakere skal ha kopi. Husk og send en kopi til postmottak for innscanning i ephortes personalmappe med kopi i ephorte til enhetens personalrådgiver.

8 8 4. Tips TIPS 1! Adressen til legen finnes i Portalen under menyvalget Tjenester - Helse, pleie, omsorg Fastlegeordningen Beskrivelse av tjenesten Klikk på linken oversikt over legesentre/leger i Harstad. Link til Sør-Troms HMS TIPS 2! Refusjon BHT- Tilskudd skjema for å søke om refusjon. Finnes i Portalen under menyvalget: Skjema Arbeidsgiver Honorar til bedriftshelsetjenesten (NAV) Søknaden sendes: NAV Postboks 1407 Sentrum 0109 OSLO Husk å fyll ut og legg ved Førsteside for innsendelse. Skjema fylle ut på NAV sin hjemmeside: