Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til

Transkript

1

2 Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til Hva skal registreres og arkiveres? Saks- og journalpostbegrepet Én sak flere journalposter Én sak flere saker? Lenker i ephorte Postmottak og registrering Universitetets e-postmottak Intern elektronisk korrespondanse Fordeling av dokumenter Saksbehandling Dokument som ikke skal besvares avskriving Dokumenter som skal besvares Nytt dokument Dokumentflyt digital godkjenning i stedet for underskrift Ferdigstilling og distribusjon av dokumenter Dokumenter unntatt offentlighet Taushetsplikt Oppfølging av saksbehandlingen Restansekontroll / oppfølging av ubesvarte dokumenter Møte- og utvalgssaker Avslutte (lukke) saker Utlån av arkivsaker på papir Ordliste om arkiv for saksbehandlere og ledere... 15

3 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til

4

5 3. Hva skal registreres og arkiveres?

6 4. Saks- og journalpostbegrepet 4.1. Én sak flere journalposter 4.2. Én sak flere saker?

7 4.3. Lenker i ephorte 5. Postmottak og registrering Det kan være nyttig å lese om de ulike dokumenttypene i ordlista for å forstå dette punktet bedre Universitetets e-postmottak 5.2. Intern elektronisk korrespondanse

8 6. Fordeling av dokumenter 7. Saksbehandling

9 7.1. Dokument som ikke skal besvares avskriving 7.2. Dokumenter som skal besvares vs 7.3. Nytt dokument

10 8. Dokumentflyt digital godkjenning i stedet for underskrift

11 9. Ferdigstilling og distribusjon av dokumenter 10. Dokumenter unntatt offentlighet

12 11. Taushetsplikt 12. Oppfølging av saksbehandlingen 12.1 Restansekontroll / oppfølging av ubesvarte dokumenter

13 13. Møte- og utvalgssaker

14 14. Avslutte (lukke) saker 15. Utlån av arkivsaker på papir

15 Ordliste om arkiv for saksbehandlere og ledere Arkivverdig om dokument som må arkiveres, uavhengig av format. I ephorte: Dokumenter som krever saksbehandling og som inngår i en avgjørelsesprosess. Saksframlegg til styrings- og beslutningsorganer. Innkomne dokumenter som krever et svar, men ikke nødvendigvis fører til stor saksbehandling. Om noe er arkivverdig er uavhengig mediet det er lagret på det kan gjelde papir, e-post, sms og mye mer. Spør arkivet! Sak - Alle dokumenter som naturlig hører sammen i et definert saksbehandlingsløp knyttes til ett saksnummer. I ephorte: Saksnummeret tildeles av systemet når du oppretter en ny sak, og består av årstall + løpenummer (for eksempel 2010/518). Journalpost Betegnelse for én enkelt registrering. Én sak kan ha flere journalposter. Hver journalpost har ett hoveddokument, og kan ha ubegrenset antall vedlegg. Saks- og journalpostnummer i kombinasjon gir hvert dokument en unik identitet. I ephorte: For eksempel 2010/ (dokument 23 i sak 518 som er opprettet i 2010). Her må opplysninger som dato, innhold/tittel, avsender/mottaker og eventuell hjemmel/tilgangskode registreres. Dokument ifølge offentleglova 4 defineres dokument på følgende måte: Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. I ephorte: Man omtaler ofte et dokument som enten et hoveddokument og/eller vedlegg.

16 I ephorte ser dette slik ut: Tilgangskode begrep for å begrense tilgang til dokumenter i ephorte, enten a) fordi de er vurdert unntatt i henhold til offentlighetsloven, eller b) det foreligger personopplysninger som er taushetsbelagte I ephorte: ved å klikke på forstørrelsesglasset ved rubrikken Tilgangskode kommer det opp ei liste over tilgjengelige hjemler fra Offentlighetsloven. Studentforvaltning påføres S, personforvaltning P etc. Under ser man eksempel på tilgangskode i redigeringsvinduet til en journalpost.

17 Dokumenttyper I-dokument innkommende brev fra ekstern mottaker, som personer, bedrifter og institusjoner utenfor UiT.Med ekstern mottaker menes også ansatte og studenter ved UiT som privatpersoner, altså som skriver på egne vegne og ikke i kraft av sitt embete ved institusjonen. U-dokument utgående brev til ekstern mottaker. Se I-dokument for definisjon på ekstern mottaker. N-dokument - internt notat med oppfølging. N-notater er intern korrespondanse mellom ephorte-brukere som skriver brev i kraft av sitt embete ved UiT. X-dokument internt notat uten oppfølging. Man kan imidlertid sette på kopimottaker dersom man ønsker å orientere noen om innholdet i notatet. Klassiske eksempel på X- dokument er møteinnkalling, møtereferat og attester/vitnemål/cv. S-dokument er et saksframlegg/innstilling. Avskriving - å ta et dokument til etterretning/orientering. I ephorte: dokumenter som skal avskrives står markert med flagg. Når saksbehandler avskriver signaliserer dette at dokumentet er sett, lest og eventuelt videreformidlet. Restanse mottatte dokumenter (I- og N-dokument) som ikke er avskrevet kalles restanser, og arkivet sender ut restanselister til saksbehandlerne omtrent fire ganger i året for dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet. Når en journalpost har restanse vises dette i form av et lite flagg, som vist under Avskriving. Restansekontrollen utføres på bakgrunn av arkivforskriftens 3-7. Dette gjør vi for å oppfylle forvaltningsloven og ved å ha rutiner for å rydde i arkivsystemet får vi en oppdatert saksbehandlings- og arkivdatabase.

18 Dokumentflyt digital signering. Brukes når et dokument skal godkjennes av andre enn saksbehandler for å kunne vise til at dokumentet er godkjent av leder/medunderskriver. Dersom den som skal godkjenne ikke er ephorte-bruker, finnes det alternative måter for å få gyldig underskrift. Du kan lese brukerveiledning om dokumentflyt her.