Opprettelse av prosjektsak: Ved tildeling av midler fra EU opprettes egen sak på prosjektet med tildelingsbrevet som journalpost 1.

Transkript

1 Rutie for saksbehadlig og arkiverig av PROSJEKTOPPRETTNG TLDELNG A MDLER FRA E for MN-fakultetet og istitutter Opprettelse av prosjektsak: ed tildelig av midler fra E opprettes ege sak på prosjektet med tildeligsbrevet som jouralpost 1. Arkivets rolle setralt: Alle igåede brev på sake som blir mottatt i delarkivet setralt, skaes i i ephorte her. Dersom sake ikke fies fra før i systemet, opprettes dee av arkivet evetuelt med kryssreferase til tidligere sak i AJPROD. Delarkivet setralt kvalitetssikrer alle saker og jouralposter som blir opprettet av saksbehadlere ved FA. Arkivets rolle ved MN-fakultetet: Alle igåede brev på sake som blir mottatt i delarkivet ved MN-fakultetet, skaes i i ephorte her. Dersom sake ikke fies fra før i systemet, opprettes dee av arkivet evetuelt med kryssreferase til tidligere sak i AJPROD. Arkivet kvalitetssikrer alle saker og jouralposter som blir opprettet av saksbehadlere ved istituttee. Saksbehadlers rolle ved istituttee og setralt: Saksbehadler seder edelige kotrakter med sigaturer (eget eksemplar) ed til arkivet for skaig og registrerig i ephorte. Saksbehadler utarbeider dessute alle utgåede brev og otater på prosjektet i ephorte. Dersom sake etter flere søk ikke kommer frem i systemet, oppretter saksbehadler selv e y sak. Persolig adressert e-post importeres direkte i i ephorte av saksbehadler. Samtidig må avskrivig foretas. Behadligskoder ka være, TLF, svar med utgåede brev, svar med utgåede otat, osv. gagsgrupper:

2 Det ka være ødvedig å opprette tilgagsgrupper for å sikre saksbehadlere ved istituttee skrivetilgag til prosjektsaker opprettet setralt. Alterativt vil saksbehadlere ved istituttee kue oppføres som kopimottakere og sikres skrivetilgag til sake på dee måte. Offetlighetsvurderig: Sake utas ikke på saksivå. gagskode: OF - tatt etter offetlighetslove takshjemler: Offl forskigsdokumet - søkad om støtte eller rådgivig Offl. 13 opplysiger med taushetsplikt, fvl. 13 taushetsplikt. Skjema for dokumetflyt - prosjektopprettig - E: Arkivkode Sakseier Jevførig 542 FA evt. istituttee Jevførig til samlesak med aktuell søkad Sakstittel - stadard formulerig E-prosjekt - ekstert kotraktummer - akroym (kortav) - prosjekttittel - av på prosjektleder - ios prosjektummer Jp Type Hedelse Tittel gagskode Normalt ige tilgagskode på saksivå Leke Adresse til prosjektets ege E-ettside Avseder Mottaker Avskriv ig gagskode

3 Skaes i i ephorte ved delarkivet lokalt sag om ivilgig av søkad til forsker E-rådgiver setralt/ saksbehadler lokalt Grat Agreemet Preparatio Forms (GPF) - Kotraktforhadligsskjema Sedes som PDF-fil fra forsker til saksbehadler lokalt. Legges i i ephorte av dee Part B tekstlig del av søkad omarbeidet til arbeidsbeskrivelse (Descriptio of work). Aex 1 Offl forskigsdokum et - søkad om støtte eller rådgivig Skaes i i ephorte ved delarkivet setralt Grat Agreemet til sigerig av koordiator E-rådgiver setralt/ saksbehadler lokalt Grat Agreemet med koordiators sigatur Skaes i i ephorte ved delarkivet setralt Grat Agreemet med s sigaturer

4 Dee foreligger ikke år io er eeste deltaker. Legges i i ephorte av E-rådgiver ved FA. Samarbeidsavtale (Cosortium Agreemet) til sigerig ekstere partere Dee foreligger ikke år io er eeste deltaker. Skaes i i ephorte ved delarkivet setralt. Origialkotrakte i papirversjo oppbevares i eget kotraktsarkiv Samarbeidsavtale (Cosortium Agreemet) med sigaturer Dok kategori: Avtaler ekstere partere Ekstere partere kytter seg til kotrakte ved å skrive uder på Part A Accessio to the cotract. Legges i i ephorte av E-rådgiver ved FA Grat Agreemet til sigerig av ekstere partere Ekstere partere Part A - Accessio to the cotract til sigerig

5 Part B - tekstlig del av søkad omarbeidet til arbeidsbeskrivelse (Descriptio of work) Skaes evt. i i ephorte ved delarkivet setralt. Origialkotrakte i papirversjo oppbevares i eget kotraktsarkiv Grat Agreemet med uderskrifter fra ekstere partere ekstere partere til FA Part A - Accessio to the cotract med sigaturer Part B - tekstlig del av søkad omarbeidet til arbeidsbeskrivelse (Descriptio of work) X io-prosjektummer på Prosjektopprettelsesskje ma overføres til sakstittele Prosjektopprettelsesskjema - io-prosjektummer Regskapsseksjoe E-rådgiver setralt Edriger til Kotrakt med til sigerig. fra FA

6 Skaes i i ephorte av delarkivet setralt. Origialkotrakt i papirversjo oppbevares i eget kotraktsarkiv Edriger til Kotrakt med med uderskrifter Dok kategori: Avtaler E-rådgiver setralt Edriger til Samarbeidsavtale (Cosortium Agreemet) til sigerig. ekstere partere Skaes i i ephorte av delarkivet setralt. Origialkotrakt i papirversjo oppbevares i eget kotraktsarkiv Edriger til Samarbeidsavtale (Cosortium Agreemet) med uderskrifter Dok kategori: Avtaler ekstere partere saksbehadler lokalt Edret asettelseskotrakt Dokumetasjo om asatte på prosjektet Offl. 13 opplysiger med taushetsplikt, fvl. 13 taushetsplikt /N saksbehadler lokalt Kostadsrapporter - Part C - Fiacial Statemets. Evt. til FA

7 Revisjossertifikat - Audit Certificates saksbehadler lokalt saksbehadler lokalt saksbehadler lokalt Fremdriftsrapporter/ Aktivitetsrapporter Sluttrapport arsel om termierig av prosjekt fra istitutt fra istitutt fra istitutt