Opplæring i ESA - Personalsaker

Transkript

1 Opplæring i ESA - Personalsaker Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand for saksbehandling og egenproduserte dokumenter (utgående og interne) Mailer som er arkivverdig, skal sendes til post@lunner.kommune.no for journalføring inn i ESA Dokumenter som er relatert til ansettelsesforholdet: Søknader på stillinger Vitnemål, attester, kursbevis etc.. også etterutdannelser Ansiennitetsberegning Arbeidsavtaler Avtaler for tilkallingsvikarer Erklæring om taushetsplikt Redusering/øking av stillinger Kompetanseattest Arbeids- og stillingsbeskrivelse Permisjoner Alle permisjoner som har lønnskonsekvenser sendes til arkivet for journalføring - skal behandles av tjenesteleder først. Det gjelder også permisjoner med lønn som strekkes utover 14 dager Søknad om foreldrepermisjon/fedrekvote Søknad/Avtale om tjenestetelefon Oppsigelser og bekreftelse på mottatt oppsigelser Tjenestebevis Søknad/avtalen om seniorpolitisk tiltak Dialoger, notater fra samtaler, mailer ang. ansettelsesforholdet Oppfølging av sykmeldte fra Nav Rapportering til Nav om sykmeldte Søknad om tilretteleggingstilskudd Tilsagnet om tilrettelegging Refusjonskravet om tilrettelegging Unntak fra arbeidsgiverperioden - Kronisk sykdom Søknad om melding om vedtak Søknad om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger Søknad om attførings-/uførepensjon og AFP til KLP Den som skal søke må henvende seg om det direkte til lønn og få hjelp til søknaden Pensjonsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse Politiattest

2 Produseres i ESA av saksbehandler/tjenesteleder Arbeidsavtaler Avtale for tilkallingsvikarer Oppfølgingsskjema for sykmeldt ansatt Innvilgelse/avtale om seniorpolitisk tiltak Avtale om tjenestetelefonordning Avslag på søknad om stilling i Lunner kommune Bekreftelse på mottatt oppsigelse av stilling Ansiennitetsberegning Kompetansekartlegging Arbeids- og stillingsbeskrivelse Kompetanseattest Svarbrev på åpen søknad til Lunner kommune Skjema som ikke ligger i ESA som må fylles ut og leveres arkivet: Søknad om tilretteleggingstilskudd Refusjonskrav for tilrettelegging Rapportering til Nav Erklæring om taushetplikt Permisjonssøknader Søknad om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger Disse skal levers arkivet når det er produsert i ESA og fått underskrift: Arbeidsavtaler Avtale for tilkallingsvikar Oppfølgingsskjema for sykmeldt ansatt (IOP Plan) Avtale for seniorpolitisk tiltak Avtale for tjenestetelefon Arbeids- og stillingsbeskrivelse Kompetanseattest

3 Lønn/personal: Tjenestebevis Kvittering for mottatt politiattest Innvilgelse om attførings-/uførepensjon Pensjonsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse Søknad om avtalefestet pensjon til KLP Refusjonskrav Tilrettelegging Kvittering for mottatt politiattest Arkivet: Foreløpig svarbrev Søknad på stilling i Lunner kommune Offentlig søkeliste

4 HVORDAN BRUKE FORSIDEN DIN: Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. Er du saksbehandler Lage svarbrev eller Ta brevet til etterretning dvs. et brev du ikke skal gjøre noe med, og vil ha den bort ifra listen din. Velge Avskriv med kode, klikk på den velg arkivskrivningsmåte TE blir da borte ifra din liste Er du kopimottaker: Klikk på overskriften se på dokumentet blir da borte ifra din liste Blir dem ikke borte velg da utfør Lagre Er du mottaker: Velg avskriv med kode Velg avskrivningsmåte TE Lagre Under arbeid: Der ligger det dokumentene som du ikke har blitt ferdig med står i status R. o Klikk på overskriften o Velg endre dokument o Gå ut med blå vinge o Velg ferdig og ekspeder Det kan også ligge utgående dokumenter der som arkivet har skannet inn dem tar dere utfør på etter at dere har sett på det Mine saker: Alle dine saker skal ligger der helt til saken er ferdig eller en av dine ansatte slutter. Da skal du gjøre: Finn den saken som skal avsluttes Velg Utfør Saken er ferdigbehandlet og kan avsluttes Lagre Er du på saken gå på endre Status F Lagre Søk: Velg Saker eller Journalpost Søk på fødselsdato (uten punktum) Søk på navn (fornavn og etternavn) Søk på ord Bruk av % og & Deler av ord bruk % f.eks ragn% (ragnhild) Flere ord bruk & f.eks ragnhild&normann Søk på deler av ord og flere ord f.eks ragn%&norman% (ragnhild normann)

5 Rød oppgavelinje: Lage svar: Klikk på lag svar under journalposten Velg mal Neste Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Velg aktivitet Lag svar Lag foreløpig svar: Klikk på foreløpig svar Velg mal Neste Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Velg aktivitet Lag foreløpig svar Sett Utført eller Utført: Kun brukes på de som ligger under arbeid og at du veit at dokumentet er ferdig Fordele post til en annen saksbehandler: Under mottatt post Fordel Velg Saksbeh. - Lagre Under mine saker Fordel Velg Saksbeh. Lagre Endre oppgave: Her kan du endre ansvarlig og frist og eventuelt utsette oppgave Utsatt oppgave: Velg feltet utsatt til og sett inn den datoen du vil at dokumentet skal komme opp igjen på din mottatt post. Dette vil vise seg på venstre side på oppgaver f.eks(1). Og du vil også få på venstre side: Utsatte oppgaver ligger da under der. Dette gjelder også dine saker

6 Lage ny Sak: Velg Ny sak Tittel: Første linje Personalsak. Andre linje Fødselsdato og navn (uten pkt) Saksansvarlig: Endre til den tjenestelederen du har - Søk i forstørrelsesglasset eller føre inn initialene Tilgangsgruppe: PERS (Dette må endres hvis det står noe annet) Arkivdel: PERS06 (Dette må endres hvis det står noe annet) Rull nedover til arkivkode Verdi, helt til venstre fødselsdatoen (uten pkt) Lagre sak Ny journalpost Nytt dokument) (Arbeidsavtale og tilkallingsvikar) Finne saken ved å søke i søkeverdi feltet: fødselsdato eller navn Klikk på den du skal ha Personalsaken kommer opp Velg nytt dokument (eller ny journalpost) Velg mal med pilen (ANS/ANT) Neste Tittel: Første linje - Arbeidsavtale Vikariat 50% Assistent Tittel: Andre linje Roa barnehage (tjenestestedet) Unntatt offentlighet (er ferdig utfylt på personalsaker) Rull ned til Etternavn/firma feltet Det er hovedmottakeren Fyll inn full adresse Lagre uten dokument Produser dokument Kommer inn i windows Fyll inn Bruk den blå vingen får og lagre dokumentet Får flere valg Er du ferdig med dokumentet velger du dokumentet er ferdig og ekspedert Er du ikke ferdig og vil inn igjen senere velger kun Bare arkiver dokument OK NB! Hvis du blir kastet ut eller går ut med rødt kryss, så gjør følgene: Dokumentet havner under arbeid Klikk på under arbeid ligger øverst der Klikk på detaljer to ganger Klikk på arkiver dokument da blir brevet ditt arkivert Velg da blyant for å endre dokument kommer da inn igjen i windows

7 Send som E-post: (Skal ikke sende personalsaker som e-post (sensitive opplysninger) Andre type dokumenter: Må stå i den journalposten som skal sendes Velg aktivitet Send som elektronisk Fyll inn mail adressen Velg send Lage svarbrev: Klikk på Lag svar Velg dokumentmal Nest Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Valg aktivitet Lag svar Eller: Klikk på lag svar under journalposten Legge inn vedlegg på journalpost: Produser dokument Gå ut med blå vinge Velg Dette dokumentet er ferdig, men ikke de øvrige Klikk på oppfrisk Velg nytt vedlegg Dokumenttittel Malnavn - Pdf v/tilknytting og andre maler hvis det skal produseres Lagre Her må det velges produser eller tilknytt på høyre side Til slutt velg dokumentet er ferdig og ekspedert

8 Tilknytt inn dokumenter fra ditt område (pc) Finn saken Lag nytt dokument Dokumentmal: PDF Type: U Neste Innhold: Fyll inn Fyll inn etternavn, fornavn og adresse Lagre uten dokument Tilknytt dokument Fil bla gjennom Velg den du vil tilknytte Hak av på ferdig og ekspedert Ok Lage flettebrev Finne saken Velg nytt dokument Velg mal Velg neste Hak av på dem som skal ha brevet eller legg dem inn på ekstern avs./mottaker Innhold. Feltet etternavn: OBS må skrive noe der for eksempel. Søkere/adressater Hak av på flettebrev Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet

9 Lag flettebrev - svarbrev: henting av parter Finne saken Velg nytt dokument Velg riktig mal Hak av på dem som skal ha svar eller hente parter se på NB Velg neste Innhold.. NB! Hvis du må hente opp partene gjør du slik Klikk på ny/endre ekstern avs./mott Hent adr.reg Klikk på alle parter i saken Hak av på dem som skal ha svar OK Hak av på flettebrev Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet UNDER ARBEID (Dokumenter som du ikke er ferdig med og dokumenter som arkivet har skannet inn som utgående) Klikk på forsiden Se på venstre siden Klikk på Under arbeid For da opp dem du ikke har blitt ferdig med dem står i status R (reservert av saksbehandler) Når du finner den du skal ha klikker du på detaljer Detaljer Se nederst til høyre Der har du flere valg briller(se på dokumentet), blyant(endre dokument) Velg endre dokument Kommer da inn i dokumentet gjør endringene Gå ut med den blå vingen Velg ferdig og ekspedert De som er skannet av arkivet, se på dem og velg utfør

10 KVITTERING FOR MOTTATT OPPSIGELSE Forsiden Mottatt post Innkommet brev Oppsigelsen Bruk Lag svar (linjen under overskriften) Lager da svarbrev tilbake til den som har sagt opp sin stilling Velg mal (OPS) Neste Tittel: Kvittering for mottatt oppsigelse Avsender/mottaker er ferdig utfylt Velg Ny endre intern avs./mottaker (helt til høyre midten på bildet) Merk mottaker Finn saksbehandler feltet fyll inn HHA (lønn) Velg ny avs./mottak knappen nederst Klikk to ganger Merk Kopimottaker VOR (IKT), RDS (arkiv) og SSW (økonomi) Trykk Ok Lagre uten dokument Produser dokument Husk blå vingen når du er ferdig med dokumentet Velg ferdig og ekspeder LAGE AVSLAG - SØKNADER PÅ STILLING Finne saken Velg nytt dokument Velg mal AVS Hak av på dem som skal ha avslagsbrev Velg neste Innhold Avslag på søknad. Lagre uten dokument Produser dokument Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet