Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen"

Transkript

1 Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter: Post- og dokumentbehandling i HiT 2006/1 Kort og godt i ephorte 2006/1 Rutiner i ephorte - sak 2006/1 Div. kursmateriale utarbeidet ved HiT plan for HiT i ephorte (og nye nettsider) Journalføre arkivverdig post mottatt v/ekspedisjonen HiT Journalføre/videresende post mottatt pr. Kvalitetssikre journalføringer / skanning 1 Følge opp restanser Følge opp skjerming av informasjon / bruk av tilgangskoder Endre/rette opp JP-opplysninger etter beskjed fra leder/saksbehandler/superbruker 2 Følge opp journalposter som ikke blir ferdigstilt eller ekspedert Følge opp saker/journalposter som ikke blir fordelt videre eller som er sendt tilbake til arkiv Opprette nye personalmapper og knytte til journalposter fra tilsettingssaker til personalmapper Avslutte saker, påføre bevaring/kassasjon Kontrollere offentlig journal Makulere dokumenter som er skannet inn 3 måneder tilbake 3. Utarbeide nye søk i venstremenyen følge opp eksisterende søk Veilede / kurse saksbehandlere/ledere ved HiT i bruk av ephorte Være i dialog med/veilede superbrukerne på fakultetene Søke og hente fram fysiske saksmapper fra DocuLive Legge ut aktuell informasjon på høgskolens nettsider Fange opp manglende dokumentasjon (for eksempel fra nettsider), e-poster m.v. leder Andre oppgaver / planer i.f.m. arkivarbeidet Tiltak : Se HiT plan 8 Planer og tiltak for arkivet / arkivarbeidet. 1 Ved skanning kontrolleres at: Sidene er rettet opp ikke skjeve Antall sider er i samsvar med originaldokumentet Skrift er leselig Eventuelle bilder eller lignende er gjenkjennelige (evt. regulèr lys) Underskrifter er tydelige Eventuelle vedlegg er skannet inn Vedlegg som skal fylles ut ved HiT er lagret også i produksjonsformat i tillegg til PDF-format Skannede dokumenter blir oppbevart i minst 3 måneder før makulering Se også punkt 2.4 Skanning i Post- og dokumentbehandling ved HiT 2 et skal ikke endre journalpostopplysninger uten å være i kontakt med / gi melding til vedk. saksbehandler. Unntak kan være: Påføring av manglende tilgangskode på personal- eller studentmapper 3 Makulering av papirdokumenter som er skannet inn tidligere Alle dokumenter som skannes inn skal oppbevares ved arkiv innelåst i 3 måneder. Dokumentene må deretter IKKE kastes i vanlig søppel sortert for papir, men makuleres. Dokumenter som er UOFF, skal alltid kjøres i makuleringsmaskinen. Øvrige dokumenter kan legges i egen beholder for makulering av papir i 1.et. i K-bygget. Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Postboks 203 Kjølnes Ring 56, Porsgrunn Telefon Jorunn Pedersen 3901 Porsgrunn Telefaks Internett

2 2 Ansvar - daglig Arbeidsoppgaver ifm. dagens inngående post - leder trer inn ved fravær, ferier, sykdom og lignende begrensning - viderefordele post som ikke skal i ephorte - mottatt pr. e-post og på papir Prioritering - inngående post: 1 (Denne posten har blitt mottatt på fakultetene dagen før, og sendes i egne mapper til arkivet) Skanning og registrering av post fra Fakultet AF og EFL Kommer i egne plastmapper 2 Skanning og registrering av post fra Fakultet HS og TF Kommer i egne plastmapper 3 Lagring og registrering av arkivverdig post mottatt på 4 Skanning og registrering av post mottatt ved Sentralt arkiv (FA, IT, BiB og Drift) 4 Sette bort/returnere/ordne papirversjonene av de skannede dokumentene. Saksarkiv: Settes bort etter dag - saksnummer Avtalearkiv / vedleggsarkiv: Settes bort etter saksnummer

3 3 Oppfølging av søk i venstremenyen Kvalitetssikring/kontroll søk: HiT JP'er - Kontroll om PX skal utføres Søket er opprettet etter anmodning fra tidligere høgskoledirektør (etter tilsettingssaker med interne søkere) slik at det raskt kan fanges opp hvis saksbehandler ikke har påført nødvendig tilgangskode PX. Er satt opp med søkekriterier: Vurdering Innstilling Intervju Gjelder dokumenter hvor det er foretatt vurderinger av interne søkere. søk: HiT Til omfordeling Sendt tilbake til arkiv - står Ufordelt på enhet. Dokumentet er "feilsendt" til enheten eller enheten mener at den ikke er rette mottaker. 1. Kontrollèr om det er påført forklaring i merknadsfeltet. 2. Fordel til rett enhet/den enheten du mener skal ha dokumentet. søk: HiT Saker ufordelt Nye saker som står Ufordelt til saksbehandler. Saksfordeler har ikke påført saksansvarlig på enheten. 1. Dersom saksfordeler har påført saksbehandler på første JP, før samme saksbehandler opp som saksansvarlig. Unntak: Gjelder ikke personal- eller studentmapper. Personalmapper skal ha den som har personalansvaret som saksansvarlig. 2. Dersom saksbehandler ikke er påført første JP, gi melding til saksfordeler på enheten dersom det er mer enn 7 dager siden første JP ble registrert. Meldingen bør gis ved Send lenke. Kopier også meldingen inn i meldingsfeltet for Saken. søk: HiT Restanser ufordelt (Inngående brev eller Interne notat N) JP'er med restanse som står Ufordelt til saksbehandler. Avsender på et N-notat eller et utgående brev må ikke være Ufordelt! 1. Gå inn på fanen "Interne mottakere" og sjekk hvilke enheter som ikke har fordelt. Gi melding til saksfordeler på enheten dersom det er mer enn 7 dager siden JP'en ble registrert. Melding bør gis ved Send lenke. Kopier også meldingen inn i merknadsfeltet på journalposten. 2. Alternativt: Sjekk om JP en er besvart. Påfør samme saksbehandler på den ufordelte restansen, og avskriv. (Gi melding til saksbehandler, og kopier meldingen inn i avskrivningsboksen). søk: HiT X-notat ufordelt JP'er uten restanse som står Ufordelt til saksbehandler 1. Gå inn på fanen "Interne mottakere" og sjekk hvilke enheter som ikke har fordelt. 2. Gi melding til saksfordeler på enheten dersom det er mer enn 4-5 dager siden JP'en ble registrert. Legg ev. ved en oversikt (Tilbehør paint) dersom det er flere poster som ikke er fordelt.

4 4 søk: HiT Til jnr.føring JP'er med status E JP hvor saksbehandler har satt status på JP'en til E (Ekspedert). Gjelder både utgående brev og interne notat. 1. Kontrollér: * om brevet/notatet er registrert på rett sak * om mottaker er påført JP'en (Brev og N-notat må ha mottaker og avsender må ikke stå som Ufordelt) *om innholdsbetegnelsen beskriver brevet/notatet (ikke er helt lik andre innholdsbeskrivelser i saken) * om UOFF er vurdert (rett tilgangskode er påført, og at navn er skjermet i P- og S-mapper) * at skrivefeil ikke forekommer *at eventuell forfallsdato er påført Journalfør (endre status fra E til J) søk: HiT Til jnr.føring - inngående brev med status S E-post journalført av saksbehandler - med status S. 1. Kontroller om e-posten er: * lagret i rett format (pdf) * registrert på rett sak * fri for skrivefeil * rett avsender/adresse er påført JP'en * innholdsbetegnelsen i JP'en beskriver e-posten * UOFF er vurdert og rett tilgangskode er påført (konferér med SB hvis du tror at koden er feil) * eventuell forfallsdato er påført JP'en 2. Journalfør (endre status fra S til J). søk: HiT Saker med status R Saker som er opprettet/reservert av saksbehandler 1. Kontroller (jf. Rutine 6 Opprette ny sak) * om det er opprettet en likelydende sak tidligere * sakens tittel er beskrivende/riktig utarbeidet * at det ikke er skrivefeil * om rett arkivdel er benyttet * om tilgangskode skal påføres * om tilgangsgruppe skal påføres * om rett klassering er benyttet eller skal påføres 2. Endre status på saken fra (Reservert av SB) til B (Under behandling) søk: HiT Til jnr.føring utgående brev status F Utgående brev som saksbehandler har ferdigstilt, men ikke ekspedert (endret status til E) Dersom det er mer enn 7 dager siden JP'en ble ferdigstilt, endre status fra F til J dersom dokumentet ikke har vært sendt til godkjenning. Dersom leder har godkjent, gi melding om dette til SB, og kopier meldingen inn i meldingsfeltet. Send lenke til saksbehandler om at du har endret status. Videre fremgangsmåte, se søket HiT Til jnr.føring JP'er med status E.

5 5 søk: HiT Til journalføring - interne notat med status F Interne notat - X- eller N-notat - med status F. Saksbehandler har ferdigstilt, men ikke endret status til E (Ekspedert). Mottaker har tilgang til notatet straks det er ferdigstilt (status F). 1. Kontrollér: * om det er mer enn 7 dager siden notatet ble ferdigstilt * om notatet er registrert på rett sak * om mottaker og avsender er påført JP'en (N-notat må ha mottaker og avsender må ikke stå Ufordelt!)) * at innholdsbetegnelsen beskriver notatet (ikke er helt lik andre innholdsbeskrivelser i saken) * at det ikke er skrivefeil * om UOFF er vurdert (rett tilgangskode er påført) *at eventuell forfallsdato er påført 2. Journalfør (endre status fra F til J) søk: HiT Saker som kan avsluttes Saker som er markert som ferdig (F) av saksbehandler 1. Kontrollér * at alle journalposter har PDF-format * har saksbehandler ment å avslutte hele saken? (kan forveksle dokument og sak) send melding dersom du er i tvil * at alle restanser er avskrevet 2. Sett status til A 3. Påfør om saken skal Bevares eller kasseres, jf. Kassasjonsplan i nøkkelen Saker som kan ferdigstilles. Mange saker ligger uten å være ferdigstilt. Søk for eksempel på saker under behandling , og vurdere selv om saken kan avsluttes. (Se på dokumentene. Er det journalført dokumenter i 2009 bør den ikke avsluttes.) Ledersøk: HiT Restanser i hele organisasjonen Restanser som ikke er avskrevet av saksbehandler Tiltak for restanser som er mer enn 1 måned tilbake i tid: 1. Gå på sak og kontrollér om saksbehandler har besvart. et kan da avskrive. Husk å sette dette inn i feltet for avskrivning. 2. Ingen reaksjon fra saksbehandler - Send lenke med purring om å avskrive journalposten. Kopier meldingen inn i merknadsfeltet på JP. Ledersøk: HiT Under arbeid i hele organisasjonen JP'er opprettet av saksbehandler, men er fortsatt under arbeid. Når det er mer enn 1 måned siden JP'en ble opprettet: Send melding til saksbehandler med spørsmål om JP'en er ferdig eller fortsatt under behandling. Kopier meldingen inn i merknadsfeltet på JP. Unntak: Mangler JP'en dokument? Dersom JP'en ikke har dokument, legg inn nytt tekstdokument i JP'en med tittel UTGÅR. Endre status fra R til U.

6 6 Div. påminninger: Ansvar SB Kvalitetssikring/kontroll Påføring av tilgangskoder Inngående brev som skannes inn eller lastes ned fra e-post: et påfører forslag til tilgangskode. Saksbehandler kontrollerer, og gir tilbakemelding dersom dette er feil eller det skal endres til annen kode. Når saksbehandler utarbeider et dokument, er det saksbehandler som har ansvar for påføring av tilgangskode på journalpostnivå, eventuelt i samarbeid med sin leder. et kvalitetssikrer, og gir tilbakemelding dersom saksbehandler har utelatt nødvendig kode. SB Innhente nødvendig dokumentasjon og opprette personalmapper for nytilsatte ved HiT Husk å legge inn dokumenter fra tilsettingssaken. Saksbehandler for EasyCruit er ansvarlig for å legge inn søkerliste og søknadspapir til den som fikk stillingen. Kontrollere personalmapper: Flere enn 1 mappe pr. person? Tittel er skrevet riktig? del PERS er benyttet? Tilgangskode er påført Tilgangsgruppe er påført? Nødvendig klassering er påført? (2 nivåer) (navn kan påføres etter Fødselsnummer) Kontrollere studentmapper: Tittel er skrevet riktig? Flere enn 1 mappe pr. person? del STUDENT er benyttet? Tilgangskode er påført? Tilgangsgruppe er påført? Nødvendig klassering er påført? (3 nivåer) (navn kan påføres etter fødels- og studentnummer) Daglig: Ta ut og kontrollere offentlig journal - Rette opp feilføringer Legge på nettet (minst 2 dager i ettertid) ephorte ikke tilgjengelig eller ute av drift? leder SB Melding går umiddelbart ut via e-postadressen: ephorte-brukere. Meldingen beskriver hva som er feil, anslått tid det vil ta og fremgangsmåte, se under. Inngående post et stempler og påfører dato for mottak. et kopierer dagens inngående post, og gir ut kopien til vedkommende enhet. Originalen beholdes av arkivet for registrering senere. Utgående post og notater ephorte-brukere får beskjed om å sende kopi til arkivtjenesten av alt de sender eksternt og internt den dagen eller de dagene systemet er ute av drift. et sørger for skanning og registrering senere

7 7 Alle Alle Alle Opplæring Holde teorikurs for nytilsatte - ca. 2-3 timer. Kursdeltakerne er ikke pålogget ephorte. Holde grunnkurs i ephorte for nytilsatte - 1 dag - på PC-lab Superbrukerne er med som assistenter Oppfriskningskurs / videregående kursfor de som har brukt ephorte en stund timer på PC-lab Superbrukerne er med som assistenter JPe Kurs for superbrukere ved HiT? Eventuelt work-shop 1 dag? JPe Kurs for ledere ved HiT?

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på

Detaljer

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon

Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Skjermbildet... 2 Venstremenyen... 3 Verktøylinjen...

Detaljer

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat

Detaljer

POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK

POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 - dok. nr. 3 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bruk av ephorte web Gjeldende f.o.m. 1. mai 2006 Dokumentinformasjon: Versjon: 7 Sist oppdatert:

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH

FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH Dette dokumentet er en kortfattet førstehjelp i bruk av ephorte ved NHH. Det er forskjellige muligheter å komme videre på hvis du står fast i bruken av systemet. Det første

Detaljer

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL

HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL 2 1. Start/innledning: 1. Send inn kopi av IOP (skrives ved 4 ukers sykefravær) til postmottak for innscanning og registrering

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Rutiner Personalsaker

Rutiner Personalsaker Rutiner Personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv. Derfor har mange

Detaljer

Arkivrutiner. WebSak Basis og WebSak Fokus

Arkivrutiner. WebSak Basis og WebSak Fokus Arkivrutiner WebSak Basis og WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke WebSak Basis og WebSak Fokus i sine daglige arkivoppgaver. Grunnlagsdokument for innføring

Detaljer

Rutine for journalføring av personalsaker

Rutine for journalføring av personalsaker Rutine for journalføring av personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv.

Detaljer

ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper

Detaljer

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING Gro Wisting Haugland, versjon 1 11.12.2013 Innhold INNLEDNING... 3 EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360... 4 HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360... 5 ROLLER...

Detaljer

Standard dokumentproduksjon

Standard dokumentproduksjon Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

ephorte Brukerkurs saksbehandlere

ephorte Brukerkurs saksbehandlere ephorte Brukerkurs saksbehandlere Denne kursdokumentasjonen er laget for kursdeltakernes personlige bruk. Kopiering og mangfoldiggjøring av hele eller deler av heftet er ikke tillatt uten tillatelse fra

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1.0. Ajourført 13.11.12

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1.0. Ajourført 13.11.12 MANDAL KOMMUNE Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1.0 Ajourført 13.11.12 Saksbehandlers huskeliste i ephorte 3 Begreper i Ephorte 4 Brukerstøtte 5 Pålogging/avlogging i ephorte 6 Saksbehandlersøk

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 1 Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises

Detaljer

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1 Ajourført 01.09.10

MANDAL KOMMUNE. Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1 Ajourført 01.09.10 MANDAL KOMMUNE Rutinebeskrivelser Ephorte versjon 2010.1 Ajourført 01.09.10 Arkivveiledning saksbehandlere... 3 Saksbehandlers huskeliste i ephorte... 3 Begreper knyttet til Noark 4 og Eporte... 4 Brukerstøtte...

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen

Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen Status, deponering og avslutning for ephorte Ved Leif Kristiansen Status for sak/arkiv Ephorte har normal drift Tidvise problemer med pdf-konverteringen og Ootlook2ephorte. Tett Dialog med Evry for å løse

Detaljer

Rutiner Personalsaker

Rutiner Personalsaker Rutiner Personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv. Derfor har mange

Detaljer

Arkivrutiner Personalsaker HBV

Arkivrutiner Personalsaker HBV Arkivrutiner Personalsaker HBV Med personalsaker menes dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til den ansatte. Innhold Tilsetting... 2 Permisjon... 3 Opprykk... 3 Oppsigelse... 4 Pensjon... 5

Detaljer

Oppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO

Oppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO 1 Innhold Innledning... 3 Formål... 3 Lover og forskrifter... 3 Begrepsbruk... 3 Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering)...

Detaljer

Saksbehandlingsrutiner

Saksbehandlingsrutiner Saksbehandlingsrutiner Retningslinjer for saksbehandling i WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke dokumenthåndteringsverktøyet WebSak Fokus i sin saksbehandling.

Detaljer

Arkivrutiner Studentsaker HBV

Arkivrutiner Studentsaker HBV Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student

Detaljer

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak!

Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak! 1 Studentmappe profesjonsstudiet 25.09.2015 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse fra en, som skal registreres. Samme mappen følger en gjennom hele studiet. Medisiner med

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 01.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Opplæring i ESA - Personalsaker

Opplæring i ESA - Personalsaker Opplæring i ESA - Personalsaker Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

Saksbehandlerkurs i WebSak

Saksbehandlerkurs i WebSak Nordland fylkeskommune Saksbehandlerkurs i WebSak Grunnkurs [Juli 2014 Rev. 29.07.2014] Innhold Hva skal du bruke WebSak til?... 2 Hvorfor WebSak?... 3 Arkivsaker og journalposter... 4 Oppstart... 5 Skjermbildet...

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: 0.1 Opprettet dato: 09.09.2013 Endret dato: 20.11.2014 Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Styret for

Detaljer

Arkivrutiner Studentsaker HBV

Arkivrutiner Studentsaker HBV Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA Troms fylkeskommune

Detaljer

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: 21.1.2015 RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING

Detaljer

Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker.

Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. ESA HVORDAN BRUKE FORSIDEN DIN: Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. Er du saksbehandler Lage svarbrev eller Ta brevet til etterretning

Detaljer

Høgskolen i Telemark ephorte Sak 2006/1-7

Høgskolen i Telemark ephorte Sak 2006/1-7 Høgskolen i Telemark ephorte Sak 2006/1-7 ephorte RUTINE 1 ARKIVBEGRENSNING / FORDELING AV POST Versjon 4 Dato: Desember -09 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Arkivbegrensning 2 Fordeling

Detaljer

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Vedlegg 1: Personalforvaltning 1 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Ber om utlysing

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Saksbehandling i ephorte Outlook

Saksbehandling i ephorte Outlook Saksbehandling i ephorte Outlook Workshop Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av ephorte Outlook. Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)

Detaljer

Registrering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø

Registrering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø Registrering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø 1. Ansvar for dokumentfangst og registrering i ephorte Ansvaret for dokumentfangst

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune

Detaljer

Generelle rutiner for saksbehandling og arkiv ved innføring av elektronisk sak-/arkivsystem ephorte

Generelle rutiner for saksbehandling og arkiv ved innføring av elektronisk sak-/arkivsystem ephorte Generelle rutiner for saksbehandling og arkiv ved innføring av elektronisk sak-/arkivsystem ephorte Versjon 1.0 Dato: 1. mai 2006 1 DOKUMENTHISTORIKK... 3 2 HVA ER EPHORTE... 3 3 OVERSIKT OVER DOKUMENTER

Detaljer

Rutiner for utvalgsbehandling

Rutiner for utvalgsbehandling Rutiner for utvalgsbehandling Etnedal kommune Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Omfang... 3 3 Ansvar/myndighet... 3 4 Rollebeskrivelser... 3 4.1 Møtesekretær... 3 4.2 Utvalgsleder... 3 4.3 Stedfortreder...

Detaljer

Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5

Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5 Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5 Om å bestille et system for Statens Vegvesen v/ Espen Vaager, informasjonsarkitekt 1 Om å bestille et system for Statens Vegvesen Hovedpunkter

Detaljer

Opplæring i ESA Saksbehandlere

Opplæring i ESA Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt brev/dokument ut Versjon/dato for revisjon: 25.09.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt brev/dokument ut Versjon/dato for revisjon: 25.09.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Nytt brev/dokument ut Versjon/dato for revisjon: 25.09.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 25.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system

Detaljer

ephorte - Søketips Innholdsfortegnelse

ephorte - Søketips Innholdsfortegnelse ephorte - Søketips Innholdsfortegnelse ephorte -... 1 Søketips... 1 Innholdsfortegnelse... 1 Søke etter saker/dokumenter... 2 Hurtigsøk... 2 Søk med flere kriterier... 2 Søkekriterier i tekstfelt... 2

Detaljer

Del 3: Noark 5-basert databasestruktur

Del 3: Noark 5-basert databasestruktur Del 3: Noark 5-basert databasestruktur Oppgaven består av en CREATE-del, en INSERT-del og en SELECT-del. CREATEdelen går ut på å lage en databasestruktur etter spesifikasjonene i Noark 5. Strukturen er

Detaljer

Froland kommune. Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte

Froland kommune. Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte Froland kommune Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte 1 Saksfremlegg i ephorte Denne veiledningen tar for seg saksgangen for en sak som skal behandles politisk. Innhold

Detaljer

ephorte MANDAL KOMMUNE ANSETTELSE Enhetene følger TSU REGLEMENTET (vedlegg 1.). Følgende er en oversikt av dokumenter og prosedyrer i Ephorte.

ephorte MANDAL KOMMUNE ANSETTELSE Enhetene følger TSU REGLEMENTET (vedlegg 1.). Følgende er en oversikt av dokumenter og prosedyrer i Ephorte. MANDAL KOMMUNE ANSETTELSE I ephorte Enhetene følger TSU REGLEMENTET (vedlegg 1.). Følgende er en oversikt av dokumenter og prosedyrer i Ephorte. Oppskrift revidert av Silvia Berge Juni 2010 Pålogging i

Detaljer

ephorte Grunnkurs systemadministrasjon Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund

ephorte Grunnkurs systemadministrasjon Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund ephorte Grunnkurs systemadministrasjon Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund EVRY Norge AS side 2 av 50 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 5 1.1 Formål med kursdokumentasjon... 5 2 VIKTIGE BEGREP OG NOARK-4...

Detaljer

Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte

Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte serviceavdelingen Mål for anskaffelsen «Rana kommune har som mål å samhandle internt og eksternt på en sikker, effektiv og miljøvennlig

Detaljer

A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015

A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015 Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015 Rutine for forvaltning av studentmapper

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Sakstype: Det opprettes en studentmappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler

Sakstype: Det opprettes en studentmappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller saksbehandler 1 Studentmappe - bachelor mastergrad 29.03.2016 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller Arkivdel: STD O Sakseier: nstitutt Sakstittel:

Detaljer

ESA Kurs. Tilgangsgruppe: De nye tilgangsgruppene som dere har fått, ligger ikke som standard hos dere, MÅ endres til barn xxxxxx (Barneevb)

ESA Kurs. Tilgangsgruppe: De nye tilgangsgruppene som dere har fått, ligger ikke som standard hos dere, MÅ endres til barn xxxxxx (Barneevb) ESA Kurs Søk ordsøk på saker: Velg Ordsøk Sak Søk på fødselsdato (uten punktum) Søk på navn (fornavn og etternavn) Søk på ord Bruk av % og & Deler av ord bruk % f.eks ragn% (ragnhild) Flere ord bruk &

Detaljer

Saksnr.: 199806459_15

Saksnr.: 199806459_15 OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet

Detaljer

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Innhold 1. Oppstart og innlogging... 3 2. Registrere og vedlikeholde medlemmer... 3 3. Oppsett av sakskart... 4 4. Oppsett av faste saker... 4 5.

Detaljer

Del B: Leder og saksbehandlerrutiner

Del B: Leder og saksbehandlerrutiner Del B: Leder og saksbehandlerrutiner Akershus universitetssykehus HF Siste oppdatering: september 2012 Dokumentinformasjon Versjon: 9.0 Sist oppdatert: 05.09.2012 Prosjektnavn: Leder og saksbehandlingsrutiner

Detaljer

ESA. Brukerveiledning for saksbehandlere Versjon 8.0. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Dato: Oktober 2012. Side 1

ESA. Brukerveiledning for saksbehandlere Versjon 8.0. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Dato: Oktober 2012. Side 1 ESA Brukerveiledning for saksbehandlere Versjon 8.0 Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Pålogging... 4 2 ESA forside med oppgaveliste... 5 3 Lese mottatt dokument...

Detaljer

6. Personalmapper personalarkiv

6. Personalmapper personalarkiv 6. Personalmapper personalarkiv Rutiner for personalarkiv Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker

Detaljer

MASKINSTATUS - viser informasjon om maskinen. Du kommer til Funksjoner* ved å trykke på kategoriene eller Alle tjenester,

MASKINSTATUS - viser informasjon om maskinen. Du kommer til Funksjoner* ved å trykke på kategoriene eller Alle tjenester, BERØRINGSSKJERM - her vises alle tilgjengelige funksjoner og generell informasjon om maskinen. SLETT ALT - tilbakestiller alle funksjonene til standardinnstillingene. STOPP - avbryter gjeldende jobb. START

Detaljer

KORTVERSJON MØTEBEHANDLING 18.02.2009

KORTVERSJON MØTEBEHANDLING 18.02.2009 Møtebehandling består av følgende oppgaver: Før møtet: gå igjennom kølisten for å se hvilke saker som er meldt opp til behandling overfører de sakene som er ferdigstilt til sakskartet tildele sakene et

Detaljer

Brukerdokumentasjon. ephorte Outlook 1.3.0. 01.09.2014 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal

Brukerdokumentasjon. ephorte Outlook 1.3.0. 01.09.2014 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal ephorte Outlook 1.3.0 01.09.2014 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 4 OVERORDNET BESKRIVELSE... 4 Målgruppe... 4 Produktfilosofi... 4

Detaljer

Journalføring av studieadministrative saker. Versjon 14. November 20 13

Journalføring av studieadministrative saker. Versjon 14. November 20 13 Journalføring av studieadministrative saker Versjon 14. November 20 13 INNHOLD 1 Journalføring av studieadminsitrative saker... 3 1.1Regler for journalføring av studieadministrative saker... 3 2 Journalføring

Detaljer

Sak & Portal 2014 3.4.2014 Tone Fjeller. ESA 8.1 - arkivaren på web

Sak & Portal 2014 3.4.2014 Tone Fjeller. ESA 8.1 - arkivaren på web Sak & Portal 2014 3.4.2014 Tone Fjeller ESA 8.1 - arkivaren på web ESA 8.1 - Nyheter Arkivarfunksjoner o Postmottak o Oppfølging av sendte o Publisering av lister o Hurtigtaster Forbedret veiviser for

Detaljer

Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering

Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering // PROSJEKTDOKUMENT Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering Prosjekteier: Inger Johanne Stokke/HR Administrative tjenester Produsent: Prosjektgruppen

Detaljer

Gangen i godkjenningsarbeidet (norsk ekstern utdanning)

Gangen i godkjenningsarbeidet (norsk ekstern utdanning) Gangen i godkjenningsarbeidet (norsk ekstern utdanning) 1. Søknadsbehandling utenfor FS a) Mottak og registrering Søknaden vil som regel komme gjennom arkivet. Da vil den ha blitt registrert og lagt inn

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Brukerveiledning for kontaktpersoner i kommuner og fylkeskommuner www.styrevervregisteret.no

Brukerveiledning for kontaktpersoner i kommuner og fylkeskommuner www.styrevervregisteret.no Brukerveiledning for kontaktpersoner i kommuner og fylkeskommuner www.styrevervregisteret.no Noen av illustrasjonene i denne brukerveiledningen er hentet fra det tilsvarende systemet i de kommunale selskapene.

Detaljer

RUTINEHÅNDBOK FOR POST, - ARKIV- OG SAKSBEHANDLING ÅLESUND KOMMUNE

RUTINEHÅNDBOK FOR POST, - ARKIV- OG SAKSBEHANDLING ÅLESUND KOMMUNE RUTINEHÅNDBOK FOR POST, - ARKIV- OG SAKSBEHANDLING ÅLESUND KOMMUNE 2 1. Rutine for god forvaltningsskikk / behandlingsmåte i forvaltningssaker... 7 1.1. Generelt... 7 1.2. Begrepet saksdokument... 7 1.3.

Detaljer

Rutinebeskrivelse. 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader Som hovedregel registreres søknader om stillinger av post/arkiv

Rutinebeskrivelse. 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader Som hovedregel registreres søknader om stillinger av post/arkiv Rutinebeskrivelse Registrere søknader Beskrivelsen inneholder: 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader 2. Når en person søker på to eller flere stillinger i ett søknadsbrev 3. Registrering av CV/søkerliste

Detaljer

Birkenes kommune Servicetorvet

Birkenes kommune Servicetorvet Birkenes kommune Servicetorvet Tom Olstad Økonomisjef Pb 115 4795 BIRKELAND Dok. ref. Dato: 10/511-10, jp. 2014008544 Saksbehandler: CBIR 21.05.2014 Notat med oppfølging: Arkivinstruks for journalføring

Detaljer

AVLEVERINGSLISTE. 202 Lover om arbeidervern og arbeidsmiljø 1994 1994 T.o.m. 94/01513

AVLEVERINGSLISTE. 202 Lover om arbeidervern og arbeidsmiljø 1994 1994 T.o.m. 94/01513 Arkivskaper: Høgskolen i Telemark Enhet: Fellesadministrasjonen Periode: 01.08.1994 07.05.2006 AVLEVERINGSLISTE Arkivstykker Tidsrom D - Klasse 2: STILLINGER OG PERSONALE 175 20 Generelt om stillinger

Detaljer

Øk verdien av din DocuLive-løsning

Øk verdien av din DocuLive-løsning DocuLive Øk verdien av din DocuLive-løsning I produktet DocuLive har vi de siste årene jobbet med primærfokus å støtte nye versjoner av server operativsystemer, databaser og MS Office, implementere ny

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Importer epost via Outlook-klienten drag&drop Versjon/dato for revisjon: 04.03.2015 P360-klient: Outlook Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 06.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 1 Forstå P360 forklaringer og tips Versjon/dato for revisjon: 24.09.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 24.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1

Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Innhold 1. Oppstart og innlogging... 3 1. Registrere og vedlikeholde medlemmer... 3 2. Oppsett av sakskart... 4 3. Oppsett av faste saker... 4 4.

Detaljer