Vedlegg 3: Forskningsdokumentasjon

Transkript

1 Vedlegg 3: Forskningsdokumentasjon nnhold 1. nnledning Forskningsetikk Fo-termin (tidl. forskningstermin) Forskerutdanning Bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet Meldinger om oppfinnelser... 7

2 1. nnledning Dette er en veiledning for hvordan forskningsdokumentasjon kan organiseres og oversikten her er ikke utfyllende. tgangspunkt for hva som skal registreres i ephorte eller ikke er regulert i arkivforskriften og offentlighetsloven 4 2. Generelt skal dokumenter opprettet av, eller mottatt etter oppfordring fra, saksbehandlere registreres ved enhetene. Arkivet registrerer ordinær innkommende post/e-post. Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes 2. Forskningsetikk Gjelder blant annet rettigheter til forskningsdata for medforfattere, fusk og uredelighet, personvern m.v. ak opprettes på den enheten som mottar melding om fusk/uredelighet. Dersom saken gjelder enkeltpersoner skal navnet utelates i sakstittelen og alle dokumenter frem til et eventuelt vedtak skal unntas offentlighet (offl. 5,3, tilgangskode, navn skjermes). Dokument med vedtak i saken kan unntas offentlighet etter vurdering. Dersom saken gjelder fagmiljøer eller fakulteter/enheter skal dokumentene ikke unntas offentlighet. 1 journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. (Forskrift om offentlege arkiv 2-6) 2 aksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. (offl. 4) ide 1 ist oppdatert:

3 3. Fo-termin (tidl. forskningstermin) Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. Fo-termin <tidsrom> <fakultet> eller Fo-termin med oppstart <semester og/eller år) <fakultet> nvitasjon til å søke Fo-termin (se merknad 1) øknad om Fo-termin nnstilling fra <institutt> - øknader om Fo-termin - <tidsrom> var på søknad om Fo-termin <tidsrom> (også avslag) / Rapporter fra Fotermin <tidsrom> <fakultet> Rapport fra Fo-termin <tidsrom> Dokumenter unntas etter vurdering eller Rapporter fra Fotermin med oppstart <tidsrom> <fakultet> Oppsummering etter Fo-termin <tidsrom><fakultet> Merknader (1) nvitasjon til å søke forskningstermin (Fo-termin) sendes enten direkte til de faglig ansatte () eller som internt notat til instituttene for videreformidling. Alle søknader skal registreres i ephorte, men de kan legges som vedlegg til oversendelsesbrevet til fakultetet i stedet for å registreres som separate journalposter på saken. 4. Forskerutdanning Ph.d.-studier, vurdering for graden dr.philos., opptak til 8000-emner Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. tudentmappe <navn> ph.d.-studiet i <fag + enhet> øknad om opptak til ph.d.-studiet i <fag> ak F <enhetsforkortelse> xx-xx Opptak til ph.d.-studiet i <fag> - <navn> 26.1 ved 26.1 ved var på søknad om opptak til ph.d.- studiet i <fag> Avtale om opptak, del A, B, C X ide 2 ist oppdatert:

4 Lenke til personalmappe to-veis og unntatt offentlighet Fremdriftsrapport <år> 26.1 ved 13.1 ved sykdom/svangerskap øknad / svar på søknad om endelig godkjenning av opplæringsdelen Avhandling innlevert for vurdering - <studentens navn> (fra B-Munin) Anbefaling om å få avhandlingen vurdert (fra veileder) ak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx Oppnevning av bedømmelseskomite - <navn> / 26.1 ved Bedømmelse av avhandling Hvis ikke godkjent: 26.1 ak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx - Godkjenning av bedømmelse av avhandling - <navn> Komiteens endelige godkjenning av avhandling, prøveforelesning og disputas nnstilling til kreering (til AF) Fullmaktssak xx-xx Kreering av <navn> til philosophiae doctor - ph.d.-graden i <fag> (AF) Melding om kreering (til fakultetet) Hvis ikke godkjent: ved eller hvis ikke godkjent Annet aker vedrørende konflikter/tvungent avbrudd skal ha egen sak (personalsak/forskningsetikk skal ikke på personalmappe). aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. Vurdering for graden dr. philos. <fag + navn> øknad om å bli vurdert for graden dr. philos ved ak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx Oppnevning av bedømmelseskomite - <navn> Avhandling innlevert for vurdering - <studentens navn> (fra Munin) ide 3 ist oppdatert:

5 Bedømmelseskomiteens vurdering av avhandlingen ak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx - Godkjenning av bedømmelse av avhandling - <navn> Avslag på søknad om å få disputere (hvis avhandlinga underkjennes) Komiteens endelige godkjenning av avhandling, prøveforelesning og disputas nnstilling til kreering (til AF) Fullmaktssak xx-xx Kreering av <navn> til philosophiae doctor - ph.d.-graden i <fag> (AF) Melding om kreering (til fakultetet) Hvis ikke godkjent: 26.1 Hvis ikke godkjent: dersom avhandlinga legges ved aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. amlesak <år> - Oppretting, endring og nedlegging av emner - <fakultet> eller Oppretting, endring og nedlegging av <emnekode><emnenavn> - <fakultet> øknad om oppretting/endring/nedlegging av <emnekode><emnenavn> (til fakultetet) ak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx Oppretting/endring/nedlegging av <emnekode><emnenavn> Orientering om vedtak - Oppretting/endring/nedlegging av <emnekode><emnenavn> (fra fakultetet) Emnebeskrivelse - <emnekode><emnenavn> X aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. Opptak til 8xxx-emne <emnenavn> <år> Annet øknad om opptak til 8000-emner fra interne søkere foregår gjennom søknadsveven og skal ikke registreres i ephorte. øknader fra eksterne søkere skal ikke registreres i ephorte men oppbevares ved fakultetet ide 4 ist oppdatert:

6 før evt. registrering i F. Korrespondanse mellom fakultetene og Avdeling for forskning og utviklingsarbeid om opptak til 8000-emner skal registreres i ephorte. 5. Bidragsfinansiert aktivitet Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor eksterne finansieringskilder bidrar til finansieringen av prosjektet uten krav til leveranser ved avtaleinngåelse. 3 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. Enten samlesak: Godkjenning av søknad om midler (til prosjektleder) (se merknad 1) F 26.4 (ved prosjektbeskrivelse) øknader til <finansieringskilde> <år> Eksternt finansierte forskningsprosjekter <fakultet eller institutt> øknad om midler F 26.4 Kvittering for mottatt søknad (FR) (se merknad 2) Avslag på søknad F 26.4 (ved vurdering/begrunnel se for avslag) Eller en sak per søknad: Retur av signert kontrakt - <prosjektnummer> øknad til <finansieringskilde> <prosjektnavn> - prosjektleder <navn> <institutt> Prosjektopprettingsskjema med faglig begrunnelse <A...><prosjekttittel> (se merknad 3) nternbudsjett <A...> Fremdriftsrapport <år> F 26.4 (prosjektbeskrivelse) X luttrapport pesielt om ekontrakt (FR) Følgende rutine gjelder for avtaler/kontrakter som godkjennes elektronisk i portaler som ikke tilhører it: år kontrakten er godkjent elektronisk, registreres dokumentene som et utgående brev () i ephorte av saksbehandler med tittel «Retur av signert kontrakt <prosjektnummer>». Dokumentet følger godkjenningsrutinene i ephorte, dvs. det skal foreligge en dokumentflyt, en merknad eller en e-post som vedlegg som angir at dokumentet er godkjent av den som har myndighet. Merknader (1) Det er forskjellige prosedyrer for å registrere godkjenning av søknad om midler i ephorte. øknad om godkjenning og behandling av denne kan registreres, mens selve godkjenningen skal registreres. tørre 3 Retningslinje for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), (ephorte 2015/1788) ide 5 ist oppdatert:

7 bidragsprosjekter og søknader om FF, F og F skal godkjennes av niversitetsdirektøren. (2) Kvitteringer som mottas ved Postmottak it videresendes til forskningsansvarlig på fakultetet for registrering. (3) Dokument om opprettelse av bidragsprosjekt () skal være signert eller godkjent på dokumentflyt. prosjekter med egeninnsats skal feltet for faglig begrunnelse være utfylt. aksbehandlers ansvar Arkivets ansvar aksansvarlig i ephorte har ansvar for å registrere nødvendige dokumenter på saken. Dette gjelder godkjenning av søknad, kvittering for mottatt søknad, aksept av kontrakt m.v. utgangspunktet skal prosjektleder sende kopi av innsendt søknad til fakultetets postmottak og arkivet registrerer den i ephorte. aksbehandlere som ønsker å registrere søknadene fra sine enheter selv, kan avtale dette direkte med prosjektlederne. Prosjektbeskrivelser skal alltid unntas offentlighet ( 26.4). pesielt for samlesaker: Prosjekttittel og/eller navn på prosjektleder må stå i tittelen på de enkelte journalpostene. øknader som innvilges flyttes over til separat sak av arkivet. For enkeltsaker: Ved innvilgelse/avslag endrer arkivet sakstittel til hhv. «Prosjekt <navn på finansieringskilde>...» eller «Avslått søknad <navn på finansieringskilde>...». Dersom prosjekteier er ved en annen institusjon, skal ekstern prosjekteier (=institusjonsnavn) oppgis i sakstittelen i tillegg til intern prosjektleder/-deltaker. pesielt om Tromsø forskningsstiftelse tlysninger fra Tromsø forskningsstiftelse har vært administrert hos niversitetsdirektøren. ekretærfunksjonen er overført til orinnova, og søknadsprosessen vil heretter følge standard prosedyre for søknader til eksterne finansieringskilder. 6. Oppdragsfinansiert aktivitet Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter som it utfører mot vederlag/betaling fra ekstern oppdragsgiver, med krav til leveranse/motytelse ved avtale/kontraktinngåelse. 4 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. Oppdragsfinansiert prosjekt <oppdragsgiver> - Godkjenning av søknad/tilbud (se merknad 1) Godkjenning av oppdragsprosjekt (se merknad 2) 26,4 26,4 etter vurdering 4 Retningslinje for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), (ephorte 2015/1788) ide 6 ist oppdatert:

8 <prosjektnavn> - <vår prosjektleder/enhet> Oppdragskontrakt mellom <oppdragsgiver> og it orges arktiske universitet - signert / 26,4 etter vurdering Opprettelse av oppdragsprosjekt A... <Prosjektnavn> (til Avdeling for økonomi) luttrapport (til oppdragsgiver) 26,4 etter vurdering Merknader (1) Ved deltakelse i søknads-/tilbudsrunde skal søknad/tilbud og budsjett godkjennes av niversitetsdirektøren (2) Kontrakt og budsjett skal godkjennes av universitetsdirektøren før signering 7. Meldinger om oppfinnelser Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes aksdetaljer Journalpostopplysninger Dok.off. Melding om oppfinnelse - <navn på oppfinnelse> < navn på ansatte (eventuelt «m.fl» når det ikke er it-ansatte) > DOF-skjema F 13,1 jf. fvl. 13,1 nr.2 Kvittering for mottatt DOF Kunngjøring vedrørende overtakelse av rettigheter / Etter vurdering F 13,1 jf. fvl. 13,1 nr.2 Prosjektavtaler / F 13,1 jf. fvl. 13,1 nr.2 Øvrige dokumenter vurderes enkeltvis for gradering ide 7 ist oppdatert: