AVO Klagebehandling av karakterer 2016

Transkript

1 AVO Klagebehandling av karakterer 2016 Generelt om klagebehandlingen I hurtigklagebehandling (juni) behandles klager på standpunktkarakter og muntlig-, muntligpraktisk og praktisk eksamen. Standpunktkarakterklager skal være AFK i hende fra skolene innen senest 15. juni Dokumentasjonsstaben prioriterer å registrere standpunktkarakterklager og registrering av klager på eksamen fra elever på Vg2 yrkesfag og Vg3 og Vg4 i denne perioden. Innsendingsfrist for skolene for øvrige klager på standpunkt og muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen er 26. august Innsendingsfrist for skolene på klager på skriftlig eksamen med lokal sensur er senest innen 13. august 2016.

2 1. Standpunktkarakterklager (Arkivkode B64 &02) Dokumentasjonsstaben journalfører alle klagene med Siw Cox som saksbehandler. (kontornummer 5411). Intern kopimottaker: Brita Schatvet Det er ikke en saksmappe per elev. Klagene registreres i samlesak per skole på følgende måte: Sakstittel Skolens navn - Klage på standpunktkarakter vår «årstall» Ski videregående skole - Klage på standpunktkarakter vår «årstall» Sak skjerming Saksmappen skjermes ikke, og skal ikke påføres tilgangskode. Sak klassering B64 &02 JP-tittel Skolens navn - Klage på standpunktkarakter vår «årstall» - Fag - Elevens navn Ski videregående skole - Klage på standpunktkarakter vår «årstall» - Matematikk - Kari Nordmann JP skjerming og tilganger Arkivar i dokumentasjonsstaben må påføre innkommet klage: Tilgangskode KS og tilgangsgruppe KS-AVO og skjerme elevens navn fra offentlighet (rød skrift) JP oversendelsesbrev med flere klager vedlagt Dersom det kommer et oversendelsesbrev med 15 klager vedlagt, journalføres oversendelsesbrevet uten vedlegg som JP 1. Skriv under merknad: Vedlagte klager registrert som journalpost Deretter journalføres hver klage for seg i saken. Eksempel: Journalpost 1: Oversendelsesbrev uten klager Journalpost 2-16: Hver klage registrert som inngående brev med skolen som avsender. (AVO sender et brev for hver elev tilbake til skolen med klagenemdas avgjørelse.) Når klager fra en skole er journalført Når klager fra en skole er journalført, legges disse umiddelbart på pulten på kontoret til Siw Cox, kontor nr Siw Cox overfører klagene i ephorte til saksbehandlerne i sekretariatet for klagenemda.

3 Papirdokumentene (originalene) leveres tilbake til dokumentasjonsstaben etter at klagebehandlingen er ferdig. De legges til makulering etter 6 mnd. som annen mottatt post vi ikke oppbevarer på papir. Dokumentene oppbevares kun elektronisk.

4 2. Klager på muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen Vg1,Vg2,Vg3 (Arkivkode B65 &02) Dokumentasjonsstaben journalfører alle klagene med Siw Cox som saksbehandler. Intern kopimottaker: Brita Schatvet Det er ikke en saksmappe per elev. Klagene registreres i samlesak per skole på følgende måte: Sakstittel Skolens navn - Klage på muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen vår «årstall» Ski videregående skole - Klage på muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen vår «årstall» Sak skjerming Saksmappen skjermes ikke, og skal ikke påføres tilgangskode. Sak klassering B65 &02 JP-tittel Skolens navn - Klage på muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen vår «årstall» - Fag - Elevens navn Stabekk videregående skole - Klage på muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen vår «årstall» - Historie - Kari Nordmann Fra enkelte skoler kan det også komme klager fra privatister. De legges inn på skolen i samme sak som elever. JP skjerming og tilganger Arkivar i dokumentasjonsstaben må påføre innkommet klage: Tilgangskode KS og tilgangsgruppe KS-AVO og skjerme elevens navn fra offentlighet (rød skrift) JP oversendelsesbrev med flere klager vedlagt Dersom det kommer et oversendelsesbrev med 15 klager vedlagt, journalføres oversendelsesbrevet uten vedlegg som JP 1. Skriv under merknad: Vedlagte klager registrert som journalpost Deretter journalføres hver klage for seg i saken. Eksempel: Journalpost 1: Oversendelsesbrev uten klager Journalpost 2-16: Hver klage registrert som inngående brev med skolen som avsender. (AVO sender et brev for hver elev tilbake til skolen med klagenemdas avgjørelse.) Når klager fra en skole er journalført Når klager fra en skole er journalført, legges disse umiddelbart på pulten på kontoret til Siw Cox, kontor nr

5 Siw Cox overfører klagene i ephorte til saksbehandlerne i sekretariatet for klagenemnd. Papirdokumentene (originalene) leveres tilbake til dokumentasjonsstaben etter at klagebehandlingen er ferdig. De legges til makulering etter 6 mnd. som annen mottatt post vi ikke oppbevarer på papir. Dokumentene oppbevares kun elektronisk.

6 3. Skriftlig eksamen med lokal sensur Alle eksamensbesvarelser blir skannet og journalført med Merete Pettersen som saksbehandler. Samlesak per fag OBS! Det er ikke en saksmappe per elev eller per skole. Klagene registreres i samlesak per FAGKODE på følgende måte: Sakstittel Fagkode - Fagnavn - Klage på skriftlig eksamen med lokal sensur vår «årstall» SAM Historie og filosofi 1 - Klage på skriftlig eksamen med lokal sensur vår «årstall» Sak skjerming Saksmappen skjermes ikke, og skal ikke påføres tilgangskode. Sak klassering B65 &02 JP-tittel Skolens navn - Klage på skriftlig eksamen med lokal sensur vår «årstall» - Fagkode - Eksaminandnr xxxxx Bleiker videregående skole - Klage på skriftlig eksamen med lokal sensur vår «årstall» - HS Eksaminandnr JP skjerming og tilganger Arkivar i dokumentasjonsstaben må påføre innkommet klage: Tilgangskode KS og tilgangsgruppe KS-AVO og skjerme eksaminandnr. fra offentlighet (rød skrift) JP oversendelsesbrev med flere klager vedlagt Dersom det kommer oversendelsesbrev med klager i samme fag journalføres oversendelsesbrevet uten vedlegg. Deretter journalføres hver klage for seg på saken. Journalpost 1: Oversendelsesbrev med 5 klager Journalpost 2-6: Hver klage registrert som inngående brev med skolen som avsender. Saksbehandlers brev til klagenemnda avskriver oversendelsesbrevet fra skolen. Når klager for et fag er journalført Når klager fra en skole er journalført, legges disse umiddelbart på pulten på kontoret til Merete Pettersen, kontor nr

7 4. Tilganger klagenemnda for karakterer og sekretariatet for klagenemnda I henhold til fylkestingssak 18/08 er det opprettet en klagenemnd for karakterer. Klagenemnda består av fem medlemmer og tre varamedlemmer fra fylkesadministrasjonen (jf. FT-sak 14/10). Fylkesrådmannen har fått myndighet til å oppnevne medlemmene, deriblant leder og nestleder. Klagenemnda skal behandle klager på standpunktkarakterer, muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamen Følgende personer skal ha lesetilgang i 2016: Janne Sørensen (leder), Per Arne Brunvoll, Frank Thorvaldsen, Hans Olav Gammelsrud, Stine Holum, Trond Pettersen, Jorunn Lajord, Vibeke Skogsberg. Følgende personer skal ha lese- og skrivetilgang: Brita Schatvet, Jeanette Gabrielsson, Beate Børja, Siv Olsen, Merete Pettersen, Ulrike Sandø, Morten Ellingsen, Christin Løbach og Gaber Moharem Andre lese og skrivetilgang: Siw Cox og Anita Selje er gitt lese- og skrivetilgang for å ha mulighet til å fordele innkommet post til saksbehandler. Tilgang til klagedokumentene: Medlemmene og varamedlemmene i klagenemnda må ha lesetilgang. Alle i sekretariatet må ha lese- og skrivetilgang til alle klagene på standpunktkarakterer, muntlig-, muntlig-praktisk og praktisk eksamensklager i ephorte. I tillegg er de lagt inn i tilgangsgruppe KS-AVO med følgende tilganger: Navn Anita Selje Ulrike Sandø Beate Børja Merete Pettersen Brita Schatvet Jeanette Gabrielsson Siv Olsen Morten Ellingsen Christin Løbach Gaber Moharem Siw Cox tilgang Navn tilgang Trond Pettersen Lese Stine Holum Lese Frank Thorvaldsen Lese Hans-Olav Gammelsrud Lese Janne B. Sørensen Lese Jorunn Lajord Lese Vibeke Skogsberg Lese Per-Arne Brunvoll Lese