Frokostsamling 6. juni Ås kommune

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune"

Per-Arne Aas
8 år siden
Visninger:

1 Frokostsamling 6. juni 2008

2 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter

3 Arkivterminologi Litt repetisjon fra kurs i januar Elektronisk saksbehandling - Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt, saksgang og annen IT-støtte i behandlingsprosessen. Elektronisk saksgang - Det at saksgangen styres, kontrolleres og dokumenteres i et elektronisk system inngår i elektronisk saksbehandling Dokumentflyt Dokumentenes flyt eller gang fra ledd til ledd i en behandlingsprosess Arkiv Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som et ledd i virksomheten hos en arkivskaper og samles som resultat av denne virksomheten

Elektronisk saksgang - Det at saksgangen styres, kontrolleres og dokumenteres i et elektronisk system inngår i elektronisk saksbehandling Dokumentflyt

4 Arkivterminologi Litt repetisjon fra kurs i januar Sak Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf FVL og OFFL). En sak består at en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer). Journalpost En enkel registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. Dokument Arkivloven 2; Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring.

En sak består at en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).

5 Eksempel på saksflyt

6 Saksflyt Hva betyr statusen og hva skjer med dokumentet?

7 Saksflyt Hva skal du velge?

8 Saksflyt Samme som over, men i K2000

9 Saksflyt En annen måte og sette status på

10 Saker som skannes inn av arkivet Vi har mange muligheter for å søke, men det enkleste er å bruke saksnummer

11 Saker som skannes inn av arkivet

12 Saker som skannes inn av arkivet

13 Saker som skannes inn av arkivet Viktig melding til ALLE brukere av EDB Sak og Arkiv (K2000/eSak) Ledergruppa besluttet endring i rutiner med postregistrering og utsending av originaldokumenter og kopier med virkning fra og med 15. oktober Fra og med 15. oktober 2007 vil innkommet post bli registrert samme dag som vi mottar den. Posten skal ikke lenger gå via etatsleder for påføring av saksbehandler/saksnummer. Arkivtjenesten sørger for at nye saksdokument blir knyttet til eventuelt tidligere dokument i samme saken og at disse blir arkivlagt sammen. Dersom det ikke finnes en sak i EDB Sak og Arkiv fra før, opprettes en ny sak som settes på enhetsleder. Enhetsleder er da ansvarlig for å videre-/omfordele saken dersom denne ikke skal være saksansvarlig. Dersom en sak eller et dokument er registrert på feil saksbehandler, kan saksansvarlig saksbehandler rette dette selv. Se her for hvordan man omfordeler saker og dokumenter i EDB Sak og Arkiv (esak) Som et skritt i retning av elektronisk arkiv vil vi også slutte å sende ut originaldokumenter og kopier til kopimottaker. Etter hvert vil man også bli varslet om ny mottatt post via Outlook (e-post). Men inntil denne funksjonen er på plass, må alle gå inn i EDB Sak og Arkiv (esak) daglig for å se om man har mottatt nye dokumenter. Dokumentene blir arkivert direkte, og dersom man ønsker en kopi er man nødt til å ta ut en papirkopi selv. Unntatt fra denne ordningen er saker som er knyttet til objekter (gnr/bnr og personalmapper), de vil fortsatt få ettersendt originaldokumenter til arkivering på saken. Det skal fortsatt tas to papirkopier av alle egenproduserte dokument. En kopi til kopibok (utgående skriv) og en kopi til saksmappa. Kopien til saksmappa skal nå sendes til Rådhuset for arkivering i sentralt arkiv. Dersom kopiboken også er på Rådhuset, sendes begge kopiene til arkivet.

oktober 2007 vil innkommet post bli registrert samme dag som vi mottar den. Posten skal ikke lenger gå via etatsleder for påføring av saksbehandler/saksnummer.

14 Saker som skannes inn av arkivet 6.5 Dokumentbehandling. Sak avsluttet. Når behandlingen er avsluttet, skal saksmappen returneres arkiv så raskt som mulig. Saksmappen skal være ryddet ved tilbakesending, jfr.pkt.7.1. Saksbehandler sørger for avskriving av dokumentene i saken i K Avskrivning av arkivsak skal bare foretas av arkivleder/arkivansvarlig. 7.1 Saker under arbeid Saker/dokumenter som er ført på den enkelte saksbehandler må kunne gjenfinnes hos vedkommende. Saksbehandleren er ansvarlig for orden i dette. Saksbehandlere er ansvarlig for å rydde mappen før levering til arkiv. Med rydding menes fjerning av private notater, gule huskelapper, doble kopier m.m. I saksmappene må det ikke brukes binders, plastmapper og strikk.

Avskrivning av arkivsak skal bare foretas av arkivleder/arkivansvarlig. 7.

16 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter SAKART i K2000

17 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter SAKSART i Esak

18 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter Hjemmel, saksbehandler, sakstittel, arkivkode og arkivdel

19 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter ARKIVDEL

20 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

21 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

22 STATUS Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

23 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

24 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter Status R,

25 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter Reserverte dokumenter

26 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

28 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

29 Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak gradering av dokumenter

Like dokumenter

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og