Veileder for journalføring og arkivering i departementene

Transkript

1 Veileder for journalføring og arkivering i departementene

2 Innhold Innledning Målgruppe og bruk av veilederen Din rolle i danningen av verdifullt arkiv Tre vurderingspunkter 1) Er det et saksdokument? Lovkrav Viktige begreper Praktiske eksempler 1A) Rådgiver mottar en e-post direkte til jobb e-post 1B) Møteinnkalling i Outlook til interesseorganisasjon 1C) Telefonsamtale om statsbudsjett 1D) Møteinnkalling i Outlook til interne møtedeltakere 2) Er det sendt inn eller ut av departementet? Lovkrav Viktige begreper Praktiske eksempler 2A) SMS m/lenke mottatt i møte 2B) Henvendelse/bestilling gjennom web-skjema 2C) Egen innhenting av dokument trenger godt eksempel 3) Har det blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon? Lovkrav Viktige begreper Praktiske eksempler Arkivering uten journalføring Begrepsforklaringer Sjekkliste 3A) Prosjektdokument som knyttes til sak i linjen 3B) Avisartikkel som dokumentasjon i en sak 3C) Skjermdump av en tekstmelding relatert til en sak

3 Innledning Arkivverket har laget denne veilederen om journalføring og arkivering på oppdrag fra Kulturdepartementet. Oppdraget er en oppfølging av Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning i 2017, som avdekket et behov for a styrke veiledningen ovenfor statlig forvaltning. Veilederen har som mål å bidra til økt forståelse av sentrale begreper og uttrykk, blant annet ved bruk av relevante og gjenkjennbare eksempler for brukerne. Eksemplene i veilederen er derfor knyttet til digitale dokumenter. Hva må jeg journalføre? Målgruppe og bruk av veilederen Denne veilederen er laget for deg som jobber som saksbehandler eller leder i et departement. I din rolle må du hele tiden identifisere hva som er saksdokumenter, og vurdere om du skal journalføre dem. Denne veilederen skal hjelpe deg med å gjøre den vurderingen. Først kommer en kort innledning om din rolle i danningen av et verdifullt arkiv. Så kommer et kapittel om hver vurdering du må gjøre på veien mot å avgjøre om noe skal arkiveres og/eller journalføres. Hvert av kapitlene inneholder henvisninger til det aktuelle regelverket, sentrale begreper og praktiske eksempler. Til slutt i denne delen kommer et avsnitt om arkivering uten journalføring. Helt til slutt kommer en begrepsliste og en sjekkliste.

4 Din rolle i danningen av et verdifullt arkiv Hvorfor har vi arkiv? Alle offentlige organer er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Arkivet skal inneholde alle dokumentene som har betydning for saksbehandlingen til organet. Det gjelder både interne dokumenter, og dokumenter som kommer inn til eller blir sendt ut fra organet. Arkiv i seg selv er ikke målet, men et middel for å oppnå ting vi tar som en selvfølge. Vi tar vare på data, dokumenter og beslutninger slik at: Vi kan finne igjen og gjenbruke tidligere arbeid. Det handler om å være effektiv og unngå dobbeltarbeid. Vi i ettertid kan bevise hva som har skjedd. Det handler om rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati. Ettertiden kan bygge på våre erfaringer. Det handler om forskning og kulturarv. Hva er journal og journalføring? Offentlige organer har journalføringsplikt etter arkivforskriften. Journalføring er fortløpende registrering av saksdokumenter i arkivet. Journalen kalles også postliste, og inneholder informasjon om sender og mottaker, dato, saksnummer og så videre for hvert dokument. Bestemte interne dokumenter skal også journalføres. Journalen er offentlig slik at publikum, pressen og andre kan søke innsyn i dokumentene. Det bidrar til åpenhet om offentlig saksbehandling og er en forutsetning for demokratiet. Offentlighetsloven regulerer hvilke dokumenter man kan få innsyn i. Journalen er samtidig et arbeidsverktøy som gir oversikt over saksbehandlingen, for eksempel ved å vise om en henvendelse har blitt besvart. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten til arkivet, og gjør det enkelt å finne frem igjen dokumenter.

5 Dokumentfangst Tradisjonelt har arkiver og journalføring vært papirbasert. I dag kommuniserer vi hovedsakelig digitalt, og i mange ulike kanaler, formater og sjangre. Det som før ble formidlet i form av et brev, kan i dag opptre som for eksempel SMS eller e-post, en melding på sosiale medier, et dokument på SharePoint, en registrering på en webportal eller i et fagsystem osv. Vi er omgitt av store informasjonsmengder, og arkivoppgaven er flyttet fra arkivtjenesten og postmottaket til saksbehandlerne. Alle arkiverer selv, og det skjer elektronisk. Vi jobber på nye måter, og saksbehandlingen skjer i større grad utenfor sak-/arkivsystemene. Som saksbehandler eller leder har du derfor en viktig oppgave i å bidra til å «fange» de saksdokumentene som opprettes, sendes eller mottas utenfor sak-/arkivsystemet. Du må identifisere hva som er et saksdokument, og vurdere om du skal journalføre eller arkivere det. Denne veilederen skal hjelpe deg med å gjøre den vurderingen. Tre vurderingspunkter Det er tre punkter du må vurdere for å avgjøre om du skal journalføre og/eller arkivere noe. Her går vi igjennom disse, med henvisninger til det aktuelle regelverket og forklaring av sentrale begreper. Vi gir også praktiske eksempler. Hvis du kan svare ja på disse tre punktene skal du journalføre dokumentet. Hvis ikke, kan det i noen tilfeller være aktuelt å arkivere uten å journalføre. 1) Er det et saksdokument? Et dokument er en logisk avgrenset mengde informasjon, uavhengig av medium. Det kan være et tradisjonelt brev på papir, en e-post, en video, en SMS eller en PDF-fil. Det er ikke teknologien eller formatet som bestemmer om noe er et dokument. For å vite om dokumentet er et saksdokument, må du først vurdere om innholdet gjelder departementets ansvarsområde eller virkeområde. I tillegg skal et saksdokumentet enten ha kommet inn, være lagt frem for eller være opprettet av departementet. Hva som kommer inn under begrepet saksdokument favner svært vidt. Det omfatter derimot ikke reklamemateriell eller liknede som departementet mottar, og som ikke kan knyttes til en bestemt sak i departementet.

6 Du skal journalføre saksdokumenter når de er opprettet. Et dokument regnes som opprettet når det er sendt ut fra departementet. Organinterne dokumenter som ikke blir sendt ut, regnes som opprettet når de er ferdigstilte. Lovkrav Arkivloven 2 Arkivforskriften 9, 1. og 2. ledd Offentleglova 4 Viktige begreper Dokument Saksdokument Organinterne dokumenter Praktiske eksempler 1A) Rådgiver mottar en e-post direkte til jobb e-post En rådgiver i Justis- og beredskapsdepartementet mottar en e-post direkte til sin jobb e-post. E- posten er en henvendelse i en pågående sak der en nordmann er blitt arrestert i utlandet, og nå oversendes det en rettsanmodning. Er denne e-posten å regne som et saksdokument og skal den journalføres? E-posten er å regne som et saksdokument og journalføres som inngående journalpost på saken. E-post som er sendt til en saksbehandlers e-postadresse kan sammenlignes med et brev som er adressert til Justis- og beredskapsdepartementet ved en navngitt saksbehandler. Når e-posten inneholder noe som gjelder departementets ansvarsområde regnes den som et saksdokument. 1B) Møteinnkalling i Outlook til interesseorganisasjon En landsomfattende interesseorganisasjon har avtalt et møte med Helse- og sosialdepartementet. Departementet sender en invitasjon via Outlooks møteinnkalling og møtet blir oppført i kalenderne til både de inviterte fra organisasjonen og de som skal delta fra departementet. Innkallingen inneholder navn på møtedeltakere, tid og sted. I emnefeltet står navnet på interesseorganisasjonen. I tekstfeltet nedenfor står agendaen for møtet, og at organisasjonen vil ha en samtale om de nye retningslinjene for medisinbruk for den alvorlige sykdomsgruppen de representerer.

7 Er denne kalenderoppføringen å regne som et saksdokument, og skal oppføringen journalføres? Siden Helse- og sosialdepartementet har opprettet møteinnkallingen og har ansvar for fagområdet, er møtet med interesseorganisasjonen for den alvorlige sykdomsgruppen en del av departementets ansvarsområde. Møteinnkallingen blir derfor journalført som utgående i Helse- og sosialdepartementets sak-/arkivsystem. En kalenderoppføring for et møte i Outlook kan sammenlignes med et brev med invitasjon eller avtale om møtet. 1C) Telefonsamtale om statsbudsjett En rådgiver i Finansdepartementet mottar en telefon i forbindelse med ferdigstilling av statsbudsjettet. Telefonsamtalen er fra Statsministerens kontor, der en saksbehandler har oppdaget feil i en budsjettpost. Saksbehandleren har selv ikke mulighet å sende endringen på e-post før dokumentet skal videre til godkjenning. Det haster med å få rettet opp feilen, så rådgiveren i Finansdepartementet legger raskt inn endringen budsjettdokumentet. Er telefonsamtalen å regne som et saksdokument og skal den journalføres? Siden telefonsamtalen handlet om noe konkret som skulle endres i en pågående sak, er samtalen å regne som et saksdokument. Rådgiveren journalfører telefonsamtalen i saksmappen for statsbudsjettet. En telefonsamtale som inneholder konkrete saksopplysninger til en pågående sak er å regne som et saksdokument. Saksdokumentet regnes som opprettet i det rådgiveren mottar telefonsamtalen, og han journalfører derfor telefonsamtalen på saken umiddelbart. 1D) Møteinnkalling i Outlook til interne møtedeltakere En ansatt i Kunnskapsdepartementet sender møteinnkalling til et internt møte for å starte planleggingen av arbeidet med nye læreplaner i grunnskolen og videregående skole. I møteinnkallingen står navn på de som skal delta, og tid og sted for møtet. Tekstfeltet står det; «Planlegging nye læreplaner i grunn- og videregående skole». I tekstfeltet nedenfor ligger lenke til et SharePoint-område som er opprettet som samhandlingsarena for departementets arbeid med nye læreplaner.

8 Er denne kalenderoppføringen å regne som et saksdokument og skal oppføringen journalføres? Skal i tilfelle også innholdet i lenken journalføres? Kunnskapsdepartementet har opprettet møteinnkallingen og har ansvar for fagområdet. Kalenderoppføringen og lenken til SharePoint er derfor del av departementets ansvarsområde. Samtidig er dette et internt møte, der saken om forslag til nye lærerplaner under arbeid. SharePointdokumentet er derfor ikke ferdigstilt, og blir vurdert som «ikke opprettet». Kunnskapsdepartementet har utarbeidet rutiner for bruk av SharePoint som fanger opp saksdokumentene når de er ferdigstilt. En kalenderoppføring for et internt møte der det er sendt innkalling i Outlook, kan sammenlignes med et internt notat der en ansatt i departementet sender et skriftlig dokument med at de har innkalt andre ansatte i samme departement til et møte. Notatet inneholder imidlertid ikke annen informasjon enn henvisning til saksdokumentet som ligger på SharePoint. Selve kalenderoppføringen blir derfor ikke journalført, og saksdokumentet på SharePoint blir journalført når dokumentet er ferdigstilt. 2) Er det sendt inn eller ut av departementet? Når du vet at dokumentet er et saksdokument, må du vurdere om det er sendt inn eller ut av departementet. Her snakker vi om sending i vid forstand. Det er ikke kanalen eller metoden for sending eller mottak av et dokument som har noe å si, men at dokumentet har blitt formidlet til eller fra en representant for et organ altså deg. Hvis du har fått en henvendelse eller selv henvendt deg til noen utenfor departementet, regnes denne kommunikasjonen som «sending» inn eller ut. Unntak: Interne dokumenter Bestemte dokumenter som kun er sendt eller mottatt internt i departementet er alltid journalføringspliktige, selv om de er interne: dokumenter som inneholder departementets endelige avgjørelse i en sak generelle retningslinjer for egen saksbehandling forberedelser til saker som er avgjort av Kongen i statsråd presedenssaker

9 Utover dette er det ingen journalføringsplikt for interne dokumenter. Departementet avgjør selv hvilke andre interne dokumenter det er hensiktsmessig å journalføre. Det kan følge av interne rutiner, eller være opp til deg i den enkelte saken. Unntak: Dokumenter om innsyn Vanlige henvendelser med krav om innsyn, og svar på disse, er ikke journalføringspliktige selv om de er sendt inn og ut. Du skal likevel journalføre dokumenter om innsyn hvis de gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis. Lovkrav Arkivforskriften 9, 1. og 3. ledd Viktige begreper Dokumenter om innsyn Offentleglova 4 Praktiske eksempler 2A) SMS m/lenke mottatt i møte Du jobber med en større utbyggingssak i Klima- og miljødepartementet, og har vært i møte med representanter fra flere miljøvernorganisasjoner som engasjerer seg i saken. En av organisasjonene har nettopp publisert en rapport om truede dyrearter i det aktuelle området. Du får en SMS underveis i møtet med en lenke til en rapport som dere snakker om. Regnes et dokument du har fått lenke til som "offisielt" mottatt? Du journalfører SMS-en og laster ned rapporten som vedlegg til journalposten. Det er ikke metoden for sending eller mottak av et dokument som har noe å si, men at dokumentet har blitt formidlet til en representant for et organ - altså deg.

10 2B) Henvendelse/bestilling gjennom web-skjema Departementet er vertskap for en tredagers konferanse, og du skal bestille hotell og transport for tilreisende gjester via en arrangør av konferanser. Arrangøren tar kun imot slike henvendelser gjennom et skjema på nettsiden sin, som du fyller ut og sender inn. Har du sendt noe når du har fylt inn et bestillingsskjema? Du får en e-post med kvittering for bestillingen du la inn på nettsiden. Du journalfører kvitteringen. Det er ikke kanalen for sending eller mottak av informasjon som har noe å si, men at du har henvendt deg til busselskapet. 2C) Egen innhenting av dokument trenger godt eksempel Du jobber med en sak hvor du gjør oppslag i en felles webportal for å innhente Har du mottatt noe når du gjør et slikt oppslag? Du journalfører at du har sjekket det aktuelle registeret/databasen/portalen som et ledd i saksbehandlingen. Selv om dokumentet ikke har en avsender i klassisk forstand, regnes det som mottatt av deg som saksbehandler når du har innhentet det selv.

11 3) Har det blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon? Det siste du må vurdere for å vite om du skal journalføre et dokument, er om det har blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. Disse to kriteriene oppfylles som hovedregel samtidig. Selv om et dokument i seg selv ikke fører til aktiv respons i form av et utgående brev, kan det være med på å avgjøre utfallet av saksbehandlingen eller tjene som tilleggsinformasjon i saken på et senere tidspunkt. Det har dermed verdi som dokumentasjon. Lovkrav Arkivforskriften 9, 1. og 3. ledd Offentleglova 4 Viktige begreper (Gjenstand for) saksbehandling Verdi som dokumentasjon Praktiske eksempler 3A) Prosjektdokument som knyttes til sak i linjen Som leder eller saksbehandler er du deltager i et større prosjekt for utvikling av en portalløsning, hvor det er lastet opp et dokument i SharePoint. Du ser at prosjektdokumentet berører budsjettmessige aspekter, og du vurder om dokumentet bør journalføres på en ordinær sak i departementet, slik at det kan inngå i den ordinære budsjettplanleggingen. Er dokumentet gjenstand for saksbehandling? Har det verdi som dokumentasjon? Du journalfører dokumentet. All aktivitet i regi av organet som hører til organets ansvarsområde er en form for saksbehandling. Det handler her om virksomhetsrelatert dokumentasjon og selve innholdet i dokumentet. Dokumentet kan relateres til saksbehandlingen i departementet, eller inneholder informasjon som vil påvirke beslutninger internt hos dere.

12 3B) Avisartikkel som dokumentasjon i en sak Klima- og miljødepartementet har mottatt klage fra en rekke interesseorganisasjoner angående felling av ulver utenfor ulvesonen i Hedmark og Akershus. I klagen henvises det til en avisartikkel som belyser saken på et bredere grunnlag. Du søker frem artikkelen på nett og tar en skjermdump av den. Kan du saksbehandle en avisartikkel? Du journalfører skjermdumpen av artikkelen. En avisartikkel kan utgjøre en eller annen form for bevis, eller danne grunnlaget for at saken blir tatt opp i departementet. 3C) Skjermdump av en tekstmelding relatert til en sak Som saksbehandler i Kommunal- og moderniseringsdepartementet mottar du en tekstmelding fra en saksbehandler hos Fylkesmannen i Buskerud. Tekstmeldingen er knyttet til en sak hvor fylkesmannen har en innvending på en kommunes sak om arealplan. Tekstmeldingen tjener som bevis for at noe relatert til saken har hendt. Kan en tekstmelding bli til gjenstand for saksbehandling? Har meldingen verdi som dokumentasjon? Du journalfører tekstmeldingen. Det er innholdet som er vesentlig, ikke formatet. Hvis innholdet i meldingen fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal den journalføres. Arkivering uten journalføring Hvis du kommer fram til at et dokument ikke oppfyller kriteriene for journalføring, kan det hende at du skal arkivere det i stedet. Forskjellen er at dokumentet ikke føres opp på offentlig journal. Dokumenter som kun skal arkiveres må fortsatt knyttes til en sak i sak-/arkivsystemet, og metoden for arkivering med og uten journalføring er derfor tilnærmet lik. Interne dokumenter med verdi som dokumentasjon Møtereferater fra ledergruppen er et eksempel på dokumenter som ikke oppfyller alle kriteriene for journalføring, men som likevel har verdi som dokumentasjon og derfor skal arkiveres. Et annet eksempel er en vurdering fra juridisk avdeling som danner grunnlag for beslutningen i en sak.

13 Ved å arkivere slike dokumenter kan departementet i ettertid dokumentere hvilke vurderinger som er blitt gjort forut for et vedtak. Med tanke på eventuelle fremtidige tvister eller rettskrav, kan en slik dokumentasjon være avgjørende for å bevise at departementet har tatt stilling til en rekke faktorer og forhold som ikke nødvendigvis kom til syne i den utgående korrespondansen i en sak. Husk at bestemte typer interne dokumenter alltid skal journalføres, jfr. arkivforskriften 9 bokstav a. Eksterne dokumenter som ikke oppfyller de andre kriteriene Det kan også tenkes at saksdokumenter som er mottatt fra eller sendt til eksterne ikke oppfyller de andre kriteriene til journalføringsplikt, dvs. at de enten ikke har verdi som dokumentasjon eller ikke ble saksbehandlet. Begrepsforklaringer Dokument Et dokument er en logisk avgrenset mengde informasjon som er lagret i en form som gjør det mulig å lese/høre/vise denne informasjonen senere. Hva som kan defineres som et dokument er noen ganger en skjønnsmessig vurdering. Informasjonen/innholdet kan være f.eks. tekst, lyd, foto eller video. Mediet/lagringsformen kan være fysisk eller elektronisk. Det er altså ikke teknologien eller formatet som bestemmer om noe er et dokument. Arkivloven 2: Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring Tilbake til 1) Er det et saksdokument? Saksdokument Et saksdokument er et dokument som har blitt sendt til, lagt fram for, mottatt av eller opprettet av departementet. Det gjelder ansvarsområdet til departementet, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon. Bestemte interne dokumenter er alltid saksdokumenter, og skal alltid journalføres: dokumenter som inneholder organets endelige avgjørelse i en sak generelle retningslinjer for organets saksbehandling forberedelser til saker som er avgjort av Kongen i statsråd presedenssaker

14 Arkivforskriften 9, 1. ledd: Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Offentleglova 4 Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. Følgjande skal ikkje reknast som saksdokument for organet: a) dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling, b) dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring, c) dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gitt ut av organet, d) avis, tidsskrift, reklamemateriell og liknande som organet mottek utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet, og e) dokument som ein medarbeidar i organet har motteke i annan eigenskap enn som tilsett i organet Tilbake til 1) Er det et saksdokument? Organinterne dokumenter Et organinternt dokument er et dokument som et offentlig organ har utarbeidet for sin interne saksforberedelse. Dette gjelder også dokumenter som departementet har innhentet fra andre organer, departementer eller personer til bruk i den interne saksforberedelsen. Det er opp til departementet selv å vurdere hvilke interne dokumenter det er hensiktsmessig å journalføre, og hvilke som bør arkiveres. Bestemte interne dokumenter er alltid saksdokumenter, og skal alltid journalføres: dokumenter som inneholder organets endelige avgjørelse i en sak generelle retningslinjer for organets saksbehandling forberedelser til saker som er avgjort av Kongen i statsråd presedenssaker

15 Arkivforskriften 9, 2. ledd Organinterne dokument etter offentleglova 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Dokumenter eller deler av dokumenter som inneholder den endelige avgjørelsen til organet i en sak kan ikke unntas innsyn, jfr off.l ledd. Offentleglova 14: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saks-forberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. Tilbake til 1) Er det et saksdokument? Dokumenter om innsyn Dokumenter om innsyn er alle dokumenter knyttet til innsyn, for eksempel henvendelser med krav om innsyn og svarene på disse. Dokumenter om innsyn er ikke journalføringspliktige, bortsett fra hvis de gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis. Arkivforskriften 9, 3. ledd: Dokument i saker om innsyn er ikke omfattet av journalføringsplikten, med mindre dokumentene gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis. Tilbake til 2) Er det sendt inn eller ut av departementet? (Gjenstand for) saksbehandling Saksbehandling er å vurdere informasjon knyttet til en problemstilling, og utarbeide det nødvendige grunnlaget for en beslutning eller et vedtak. Terskelen for hva som regnes som saksbehandling er lav. Tommelfingerregel: Saksbehandling er når du sammenstiller, vurderer eller bruker informasjon, for så å forberede eller ta en avgjørelse på vegne av organet. All aktivitet i regi av departementet som hører til departementets ansvarsområde er en form for saksbehandling. Arkivforskriften 9, 1. ledd: I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon Tilbake til 3) Har det blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

16 Verdi som dokumentasjon Et kriterium for journalføringsplikten er at et dokument har verdi som dokumentasjon. Et dokument har verdi som dokumentasjon når det kan brukes som bekreftelse eller bevis i etterkant, for eksempel i en eventuell rettsak eller ved behandling av en klage. Denne dokumentasjonsverdien kan gjelde for departementet selv, innbyggere eller interesseorganisasjoner. For egen del har departementet nytte av dokumentasjon som beviser hvem som har gjort eller foreslått noe, hvilke argumenter som ikke ble vektlagt i en sak, eller hvordan tilsvarende saker har blitt behandlet. Departementet forvalter dokumenter som påvirker rettsikkerheten til innbyggere og organisasjoner, og derfor har høy verdi som dokumentasjon. Dokumentasjon kan også ha verdi for andre i fremtiden, for eksempel som kunnskapsgrunnlag for forskere eller som en del av vår kulturhistorie. Arkivloven 1: [...] monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon [ ] Arkivforskriften 9, 1. ledd: I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon Tilbake til 3) Har det blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

17 Sjekkliste for journalføring Det er ikke formatet eller sendemåten som avgjør, men at innholdet gjelder ansvarsområdet til departementet. For eksempel Lovkrav Tre vurderingspunkter Er det et saksdokument? Arkivloven 2 Arkivforskriften 9, 1. og 2. ledd Offentleglova 4 E post til personlig innboks Møteinnkalling til eller fra eksterne Telefonsamtale med saksopplysninger Har det blitt sendt inn eller ut av departementet? Arkivforskriften 9, 1. og 3. ledd Offentleglova 4 SMS med lenke til et dokument Bestillingsskjema på en nettside OBS: Bestemte typer interne dokumenter Har det blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon? Arkivforskriften 9, 1. og 3. ledd Offentleglova 4 Prosjektdokument som kan knyttes til linjesak Avisartikkel som dokumentasjon i en sak Skjermdump av SMS relatert til en sak