Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering

Transkript

1 FORUTV /16 Forretningsutvalget Rutiner for registrering av e-poster mv MAHO ESARK Hva saken gjelder: I forretningsutvalgets møte 2. februar 2016 ble det fattet følgende: På bakgrunn av vedtak i forretningsutvalget 2. februar, er i Saken utsettes en uke og en hurtigarbeidende gruppe bestående av Martin Smith-Sivertsen (H), Geir Steinar Dale (A) og Mikkel Grüner (SV) ser sammen med bystyredirektøren på formuleringene om hva som skal registreres og er arkivverdig. Det ble avholdt møte i gruppen 5. februar og det er i denne saken foreslått en del presiseringer av rutinene sammenholdt med det som ble fremlagt for forretningsutvalget 2. februar Bergen bystyre vedtok 20. januar etiske retningslinjer for folkevalgte i Bergen kommune. Av de etiske retningslinjene fremgår det at folkevalgte i Bergen kommune skal legge til rette for åpenhet og innsyn når det gjelder hvordan politiske beslutninger blir fattet og at folkevalgte med godtgjørelse i delt eller hel stilling må sikre at saksrelatert og arkivverdig materiale som sendes ut eller mottas blir registrert og arkivert. Det fremgår også at det skal være størst mulig åpenhet rundt aktiviteter som kan defineres som lobbyvirksomhet, for eksempel møter med organisasjoner, bedrifter, interessegrupper og privatpersoner angående saker som skal behandles i komite eller bystyre. Bystyredirektøren legger her frem forslag til retningslinjer og rutiner for registrering og arkivering av eposter og SMS som kommer til folkevalgte i hel- eller deltidsstillinger (ordfører, komiteledere, komitenestledere og de fire øvrige medlemmer av komiteenes arbeidsutvalg) og som har med deres verv som folkevalgt å gjøre. Det mest sentrale lovverket på området er: Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering Offentlighetslovens regler om rett til dokumentinnsyn Forvaltningslovens regler om saksbehandling E-poster og tekstmeldinger som hel- og deltidpolitikere bør sende for journalføring 1

2 Under følger et forslag om hvilke e-poster og tekstmeldinger (SMS) som bør registreres. Det er i tillegg foreslått noen egne rutiner for ordfører. 1. E-poster og tekstmeldinger som inneholder informasjon som kan ha betydning for en konkret sak som er til politisk behandling eller som vil komme til politisk behandling (eks. tilleggsopplysninger til en sak, forslag om å endre innstilling/vedtak). Det er ikke formen som avgjør om en e-post e.l. er et saksdokument og bør journalføres, men innholdet. 2. E-poster og tekstmeldinger som er sendt dem i egenskap av å være ordfører, komiteledere, - nestledere eller AU-medlemmer og som det er naturlig at følges opp av dem som ledd i vervet. Også svar på slike henvendelser bør sendes for journalføring. 3. Invitasjoner som sendes dem eksklusivt fordi de innehar verv som ordfører, komiteledere, - nestledere eller AU-medlemmer og hvor det forventes at besvares. 4. E-poster eller tekstmeldinger med forespørsel om å få møte dem som ordfører, komiteledere, - nestledere eller AU-medlemmer for å diskutere konkrete saker som er til politisk behandling eller vil komme til politisk behandling. Svar på slike henvendelser bør også sendes for journalføring. E-poster og tekstmeldinger som hel- og deltidpolitikere ikke trenger sende for journalføring: 1. Forespørsler om praktiske forhold rundt møteavvikling og saksbehandling (eks. når møter finner sted, skal en konkret sak behandles, er det mulig å være til stede i møtet, hvem er medlemmer i komiteen) er ikke nødvendig å sende til registrering. 2. Invitasjoner som ikke trenger registreres: invitasjoner til åpne møter, kurs og seminar (enten de er gratis eller koster penger og uavhengig av om invitasjonen er sendt dem personlig eller ikke) invitasjoner til møter, kurs og seminar i regi av offentlige aktører 3. Alle e-poster som det fremgår at også er sendt til postmottak eller ansatte ved Bystyrets kontor, er ikke nødvendig å sende til registrering. Disse vil uansett bli vurdert om skal registreres eller ikke. Dersom politikerne er i tvil om en e-post bør føres eller ikke, kan rådgiver for aktuell komite/utvalg bistå i vurderingen. Brev og telefonsamtaler I forslaget over er det kun omtalt e-poster og tekstmeldinger. Forslaget gjelder imidlertid også brev. I tillegg vil det være en del telefonsamtaler som innholdsmessig er like arkivverdig som e-poster og tekstmeldinger. Telefonsamtaler som innholdsmessig kan likestilles med e-poster og tekstmeldinger som anbefales registrert, skriftliggjøres og sendes til registrering. For å unngå å måtte notere hva som blir sagt i slike telefonsamtaler, kan man be samtaleparten sende en e-post hvor informasjonen/avtalen bekreftes. Alternativt kan de folkevalgte sende samtaleparten en bekreftelse på mottatt informasjon og sende denne med kopi til postmottaket. 2

3 Ordfører Ordførerembetet har egen e-postadresse I tillegg har ordfører egen kommunal e-postadresse på lik linje med øvrige hel- og deltidspolitikere. Ordfører bør bruke e-postadressen for embetet i all kommunikasjon som gjøres som ordfører. Eventuelle e-poster til personlig kommunal e-postadresse som gjelder rollen som ordfører, må videresendes til e-posten for embetet. Bystyrets kontor har ansvar for å få journalføre all arkivverdig e-postkorrespondanse som er sendt til og fra e-postadressen for embetet. Praktiske forhold E-poster som journalføres kommer på postlisten, og dette er greit å være bevisst på ved skriving av e- poster og tekstmeldinger. Bystyredirektøren anbefaler at hel- og deltidpolitikere kun oppgir kommunal e-postadresse i sammenhenger som har med deres verv å gjøre. Private e-poster bør ikke oppgis på visittkortene. Når folk sender e-post til de kommunale-postadressene, vil de kunne se at de sender til en kommunal e- postadresse og i større grad oppfatte at de sender en formell henvendelse til kommunen enn ved å sende til en privat e-postadresse. E-poster og tekstmeldinger skal ikke benyttes til å sende taushetsbelagte opplysninger. Dersom dette likevel mottas, bør e-posten skrives ut og leveres til aktuell rådgiver som sørger for å få e-posten registrert i kommunens saksbehandlersystem. Det er stor usikkerhet om omfanget av e-poster mv. som bør journalføres og det vil sikkert dukke opp en del problemstillinger som det ikke er tatt høyde for i dette notatet. Det foreslås derfor at det etter noen måneder foretas en evaluering av hvorvidt rutinene er praktisk håndterbare og fungerer etter intensjonen. E-poster og tekstmeldinger som skal registreres sendes til: bystyrets.kontor@bergen.kommune.no Tekstmeldinger kan videresendes direkte fra smarttelefoner til denne e-postadressen. Forslag til vedtak: 1. De beskrevne rutinene legges til grunn for registrering og arkivering av e-poster, brev og tekstmeldinger (SMS) som kommer til folkevalgte i hel- eller deltidsstillinger. 2. Rutinene og praktiseringen av disse evalueres i juni Dato: 05. februar 2016 Marte Holm - saksbehandler 3

4 Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 4

5 Saksutredning: 5