IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten

Transkript

1 IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen

2 Program Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media Lunsj Arkiv i barnevernstjenesten

3 Hva har disse felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning? En felles forutsetning for alt dette er et godt oppbygd og drevet arkiv der alle ser sitt ansvar og tar sine oppgaver

4 Hva er arkiv? Dokumenter som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media

5 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon (gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll) Arkivets sekundærfunksjon (rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter) Historisk dokumentasjon

6 Elektroniske fagsystem Eksempelvis. Familia Marthe BV-Pro PPT-Hk 4.0 Visma Unique MD flyktning Sysvak Winmed Gerica Pro IBM Bosttøte Socio ProfDoc SATS

7 Elektroniske fagsystem Hva ligger her? Saksbehandling? Vedtak? Oppfølging? Har systemet en (post)journalfunksjon? Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon = arkivverdig Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Arkivleder skal involveres når dere skal stoppe/avslutte/oppgradere/konvertere/kjøpe inn nye systemer som kan tenkes å inneholde saksdokumenter av et eller annet slag

8 Fagsystemer Arbeidsverktøy, men ikke lagringsverktøy Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten Eller: Lagring import til NOARK-4/NOARK-5?

9 Arkiv i barnevernet Barnevernsarkiver er kommunale/offentlige arkiver Arkivansvar Behandlingsansvar Retningslinjer - rutiner

10 Journalføringsplikt for dokumenter Krav : 1 Saksbehandling 2 Verdi som dokumentasjon Eksempel: Bekymringsmelding Utredning Iverksetting av tiltak

11 Post/journalføringsrutiner Hva skal registreres (Arkivforskriften 2-6) Saksdokument for organet Inn/ut fra organet Fører til saksbehandling Verdi som dokumentasjon Formatuavhengig (brev, e-post, SMS, video )

12 sms, mms, chat, instant messaging, sosiale medier Kommunikasjon mellom innbyggere og offentlige virksomheter, skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring (også Facebook og Twitter) - Mobiltelefonen kan kobles opp til PC og importeres meldinger til Noark-systemet. - Videresendes til arkivtjenesten og journalføres der - I et fagsystem kan SMS-er journalføres og arkiveres automatisk, eks selvangivelsen til skatteetaten. - Nedtegne i sak/arkivsystem/fagsystem?

13 Barnevernets arkiver Saksarkiv Klientarkiv Postjournal Kopibok Vedtaksprotokoller?

14 Spesielle dokumenttyper i barnevernet Bekymringsmeldinger Journalnotater Individuell plan Sms, mms, video, film, bilder Arkiveres all dokumentasjon?

15 Ett barn en mappe? Hva med Flere barn i samme familie Problemgjenger Skoleklasse/trinn Forebyggende arbeid? Hvordan dokumentere, hvordan gjenfinne?

16 Når barnevernet samarbeider Barnevernsvakt Skole, barnehage, NAV, PPT, helsevesen, politi, barnevernsinstitusjoner, fylkesbarnevern, andre kommuner Foresatte, fosterforeldre osv. Hvem arkiverer? Dokumenteres det godt nok?

17 Interkommunalt barnevern Hva med tilgang til dokumentasjon og til avsluttede arkiver? Fagfolkene flyttes ut av kommuner, hva med gjenopptaking av avsluttede barnevernssaker og tilgang til arkivene. Avsluttede mapper vil kunne være arkivert i flere kommuner og hos IKAVA Behandling av innsyn i avsluttet sak i kommunen i depot, hvem gjør det?

18 Flytte fra barnevernet Til ny kommune Til ny landsdel Er det mulig? Hvordan dokumentere dette, hvordan hindre?

19 Barnevernet, kommunen(e), IKAVA Arkivleders rolle og kontroll Arkivplan IKAVAs rolle?