IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale

Transkript

1 IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Bård Raustøl Rådgiver Turid Holen

2 Program Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, arkiv i skolen, sms og sosiale media Offentlighetslov med innkomne problemstillinger Lunsj Ordning av eldre arkiv for avlevering til depot.

3 Hva har disse felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning? En felles forutsetning for alt dette er et godt oppbygd og drevet arkiv der alle ser sitt ansvar og tar sine oppgaver

4 Hva er arkiv? Dokumenter som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media

5 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon (gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll) Arkivets sekundærfunksjon (rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter) Historisk dokumentasjon

6 Elektroniske fagsystem Eksempelvis. Familia Bibliofil Natur 2000 Gemini (VA (vann og avløp) Norkart kartsystem GISLINE PPT-Hk 4.0 Visma Unique MD flyktning Sysvak Winmed Gerica Pro IBM Bosttøte Socio ProfDoc BV-Pro SATS

7 Elektroniske fagsystem Hva ligger her? Saksbehandling? Vedtak? Oppfølging? Elektroniske pasientopplysninger (EPJ)? OBS!OBS! Har systemet en (post)journalfunksjon? Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon = arkivverdig Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Arkivleder skal involveres når dere skal stoppe/avslutte/oppgradere/konvertere/kjøpe inn nye systemer som kan tenkes å inneholde saksdokumenter av et eller annet slag

8 Fagsystemer Arbeidsverktøy, men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4/NOARK-5? EPJstandard (helsehjelp ikke vedtak)? Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten

9 Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale/offentlige arkiver Arkivansvar Behandlingsansvar Retningslinjer - rutiner

10 Journalføringsplikt dokumenter i elevmappe Krav : 1 Saksbehandling Eksempel: 2 Verdi som dokumentasjon Forhåndsvarsel og enkeltvedtak skoleplassering Søknad fra foresatte om fri Enkeltvedtak om spesialundervisning

11 Post/journalføringsrutiner Hva skal registreres (Arkivforskriften 2-6) Saksdokument for organet Inn/ut fra organet Fører til saksbehandling Verdi som dokumentasjon Formatuavhengig (brev, e-post, SMS, video )

12 Elektroniske meldinger - sms, mms, chat, instant messaging En tekstmelding eller chatmelding kan være et saksdokument, og da gjelder journalføringsplikten, i følge Arkivverket. Hvordan journalføre? Mobiltelefonen til den enkelte saksbehandler kan kobles opp til PC trådløst eller ved hjelp av USB-kabel. Meldingene kan så importeres til Noark-systemet. Meldinger kan også videresendes til arkivtjenesten og journalføres der, men da kan metadata gå tapt. I et fagsystem kan SMS-er journalføres og arkiveres i en automatisk prosess, f.eks når vi bekrefter selvangivelsen til skatteetaten. Nedtegne i sak/arkivsystem/fagsystem?

13 Sosiale media Blogger, facebook, twitter, YouTube, flickr, diskusjonsfora, Wikipedia osv. Sosiale medier er fellesbetegnelsen på alle nettsteder der brukerne selv skaper innholdet eller er veldig delaktig i kommenteringen av innholdet Twitter man legger ut korte meldinger som hvem som helst kan følge med på. På Facebook er det plass til bilder, videoer, arrangementer, diskusjoner og statusmeldinger. Kommunikasjon mellom innbyggere og offentlige virksomheter, skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring.

14 Hvordan journalføre? Tekstsider kan hentes ut i form av en skjermdump eller skrives til en fil og lagres lokalt på PC-en før de journalføres og arkiveres. All import må kvalitetssikres slik at det er sikret at rett informasjon har blitt lastet ned. Nettmøter og bloggposter med kommentarer journalføres som ett dokument Henvendelser og svar via Facebook og Twitter vurderes på lik linje med e-poster mht journalføring Journalføringsplikt også for anonyme meldinger Rene henvisninger til egne nettsider eller lovverk trenger ikke journalføres. Presiser på nettisde: formelle svar krever formell henvendelse

15 Offentleglova 1 Formål:..legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktlig, for å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og allmennhetens kontroll.. legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon.

16 Kan du svare på dette? 1. Hvem har rett til innsyn? 2. Hva kan de få innsyn i? 3. Når kan de få innsyn?

17 Forhåndsklassifisering Hva er forhåndsklassifisering? Man tar stilling til innsynsspørsmål uavhengig av et innsynskrav Forhåndsklassifisering bør normalt ikke skje bør likevel gjøres for dokumenter som klart innholder taushetsbelagte opplysninger kan gjøres for dokumenter som kan unntas og der det er klart at det ikke er aktuelt med meroffentleghet

18 Unntak frå innsyn To typer unntak skal og kan Taushetsplikt, jf. offentliglova 13 forbudt å gi innsyn Kan, jf. offentliglova organet har adgang til å gjøre unntak kan velge mellom gjøre unntak eller å gi heilt eller delvis innsyn

19 Unntak frå innsynsretten Paragrafer å pugge 13 Opplysninger underlagt taushetsplikt 14 Unntak for interne dokument 15 Mulig å unnta dokument utanfra for den interne saksforberedelsen vesentlig innskrenka unntaksrett 16 noen dokumenter der 14 og 15 ikkje gjeld. 18 Unntak for rettssaksdokument 23 Unntak av hensyn til det offentlige sin forhandlingsposisjon 24 Unntak for kontroll, reguleringstiltak, lovbrudd 25 Unntak for ansettelsessaker 26 Unntak for eksamenssvar og karakterer med mer 27 Forskriftshjemmel

20 10: Tilgjengeliggjøring på internett Organ omfattet av lova kan offentleggjøre dokumenter på internett Dette skal ikke på internett (forskr. 7) Opplysninger underlagt taushetsplikt 9 forskrift off. lov Personopplysninger p.o.l 2 nr.8 Fødselsnummer, personnummer, nummer m tilsvarende funksjon opplysninger om lønn og godtgjøring fysiske personer noen unntak v/immaterielle retter for 3. person Utvalgskriterium skal opplyses

21 Innsendte problemstillinger 1. Dispensasjon fra krav om førskolelærer 2. Klage på fartsdump og på parkering i privat hage 3. Skjenkekontroll Securitas vedlegg 4. Varsel om ulovlig brygge og forsøpling på privat eiendom 5. Ang. for mye utbetalt lønn 6. Klage på renovasjon med mer injurierende 7. Pantefrafall og andre økonomiske opplysninger om privatpersoner (eks. søknader til innovasjon Norge er dette u.off? 8. Klage på opphold i barnehage 9. Matrikkel og offentlighet 10. Søknad om støtte til lekeplass fra kommunale leiligheter 11. Klage på parkeringsgebyr 12. Varsel om borttauing av kjøretøy Generelt: 1. Endring på tittel på innkomne brev praksis og hva er lov 2. Er det journalføringsplikt ved forvirrede henvendelser og hva med forvaltningslov/svarfrist 3. Kommunen som både eier og saksbehandler Opprettes nye saker når det blir sendt nabovarsler/varsel kartforretning fra Plan og miljø til Teknisk drift?