Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
|
|
- Lisa Amundsen
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Merethe M. Johansen, rådgiver
2 IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med arkivplan Arkivrom vurdering Drift av arkivdepot papir og elektronisk Mottak og bevaring av eldre og avslutta arkiver Mottak, betjening av innsyn i klientmapper Ordning av eldre arkiver Formidling Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
3 Dagens program Arkiv i skolen? Post/journal? Elevmappe LUNSJ saksarkiv/ el.arkiv Gruppearbeid Elektronisk arkiv i skole?
4 Arkivlovas formål Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.
5 Hva er arkiv? Dokument som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
6 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll Arkivets sekundærfunksjon rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter Historisk dokumentasjon
7 Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no Retningslinjer - rutiner
8
9 Hvilke arkivtyper har skolene? Møtebøker Kopibøker (?) Postjournal (?) Saksarkiv, hvordan? Personalarkiv, hvordan? Elevarkiv Ulike typer
10 Elevarkiv Elevregistre Klasselister Karakterprotokoller Vitnemålsprotokoller Klassedagbøker Elevmappene
11 Postrutiner
12 Rutiner for postbehandling Postmottak Papir og elektronisk post Sortering og åpning Informasjonspost eller sakspost E-post, sms, twitter, facebook? Riksarkivarens retningslinjer (for spesielle dokumenttyper)
13 Arkivverdig : er underlagt saksbehandling og har verdi som dokumentasjon Saksbehandling Vedtak Oppfølging Saksbehandlerens ansvar Personlige notater?
14 Arkivuverdig Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon Informasjonsskriv Rundskriv - MEN Brev til orientering - MEN Utskrift av møtebøker Utkast, kladder Trykksaker MEN Riksarkivarens retningslinjer for publikasjoner
15 Utgående post/ egenproduserte notater Saksbehandlers ansvar Før utsending kopi til arkiv kopibok(?) Journalføring umiddelbart Faks og e-post Sms, twitter, facebook Sensitive opplysninger? Journalføre notater?
16 Journalføringsplikt - men hvor journalfører vi? Sak-arkivsystem Fagsystem Manuell papirjournal Arkivforskriftens 2-6: alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon
17 Hvilket arkiv? 1. Elevarkiv 2. Personalarkiv 3. Saksarkiv 4. Stempling?
18 Postjournal Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Sender og/eller mottaker Opplysninger om sak,innhold, emne Datering på dokumentet Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivningsdato Avskrivingsmåte
19
20 Saken avsluttes Saksbehandlers ansvar Besvart/avskrevet Alle dokumenter på plass Ryddig Uten kladder, stifter og binders, plast Hvem kontrollerer?
21 Utlån av elevmapper Lånekort Bare brukes på skolen
22 Melde- eller konsesjonsplikt Nei Skole, SFO Personopplysninger Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir. Personopplysningsloven med forskrifter
23 Utlevering av/ innsyn i elevopplysninger Utlevering til publikum og presse Offentleglova Utlevering av opplysninger om seg selv Partsinnsyn forvaltningslova Personopplysningslova
24 Når eleven flytter til annen kommune Overføring av opplysninger Nødvendige for videre skolegang Elev/foresatt orienteres/uttalerett Med samtykke kan andre sensitive opplysninger overføres Disiplinære forhold Overføring bare kopier
25 Overgang barneskole til ungdomsskole Elevmappen følger eleven MEN Bare opplysninger som er nødvendige for videre skolegang IKKE Disiplinære forhold/oppførsel Ikke helseopplysninger Disse krever samtykke
26 Elevsaker til behandling i folkevalgte organer Anonymisert Uten navn, fødselsdato eller referanser som kan identifisere eleven.
27 Hva skal en elevmappe inneholde? VIKTIG: Bare en elevmappe per elev
28 Elevmappe - generelt 1. Innskrivings - skjema 2. Flyttemeldinger 3. Utplassering 4. Tillatelser 5. Søknad om skolefri/permisjon 6. Svar på søknad om skolefri/permisjon
29 Elevmappe Elevvurdering 1. Resultat på kartleggingsprøver 2. Nasjonale prøver 3. Halvårsevaluering 4. Elevsamtaler 5. Foreldresamtaler 6. Fraværsoversikt 7. Vitnemål 8. Karakterkort/terminkar akterer 9. Klagebehandling Skoleskyss Legeerklæringer
30 Elevmappe Alternativt opplæringstilbud Søknad om fritak fra aktiviteter 2-3a Svar på søknad om fritak fra aktiviteter Melding om gitt undervisning på sykehus Melding om hjemmeundervisning Skader Skademeldingsskjema Orientering om rettigheter ved skade (Avviksmelding elevskade)
31 Elevmappe Overflytting fra XX skole til XX skole 1. Søknad fra foreldre 2. Evt. sakkyndig vurdering 3. Uttalelser (begge skoler) 4. Saksframlegg Læringsmiljø 1. Melding om bekymring/klage 9A 2. Svar om behandling 9A 3. Melding om enkeltvedtak 9A 4. Melding til hjemmet om f.eks. disiplinære saker 5. Krav om erstatning etter skadeverk/hærverk
32 Elevmappe Tingerstatning Erstatningskravet Dokumentasjon på utgift Søknad om å gå på skole i annen kommune Søknad fra foreldre/ foresatte Uttalelse fra skolene og evt. PPT Saksframlegg
33 Elevmappe Omsorgsforhold Bekymringsmelding barnevern Dokumentasjon samarbeid barnevern Melding til hjemmet om fravær uten rett Sykdom og helse Med betydning for undervisning, avvikling av prøver, eksamen Spesialundervisning Tilmelding PPT Sakkyndig vurdering Enkeltvedtak Individuell opplæringsplan Halvårsrapport Klagebehandling
34 Bevarings- og journalføringsplikt for dokumenter i elevmappe Krav : 1 Saksbehandling 2 Verdi som dokumentasjon Eksempel: Forhåndsvarsel og enkeltvedtak skoleplassering Søknad fra foresatte om fri Enkeltvedtak om spesialundervisning
35 Annen dokumentasjon på skolene
36 Bevaring og kassasjon Bevaringspåbud Arkivmateriale eldre enn 1950 Møtebøker, eventuelle vedleggsserier Egne årsmeldinger Kopibøker Journaler Andre register Arkivplaner Presedenssaker Kart Tegninger og fotografi Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg
37 Bevaring og kassasjon og dokumenttyper Rett til dokumentasjon i grunnskoleopplæringa og videregående opplæring Forskrift til opplæringsloven Fravær Vurdering og vitnemål Nasjonale prøver Selve prøvene kasseres Profilene bevares
38 Generelle saksmapper: Foreldreutvalg (Innkalling/referat osv) Elevråd (Innkalling/referat osv) Samarbeidsutvalg (Innkalling/referat osv) Intern administrasjon (budsjett, innkjøp, stillinger, høringsuttalelser m.v.)
39 Saksmapper for hele skolen: Dokumentasjon som går felles til hele skolen: Om ordensreglementet Skolerute Velkommen til skoleåret Lus Idrettsdag/temauker/mobbeprosjekter osv.
40 I saksmappe hvert kull: Ting som går ut til hele kull/klasser: Ukeplan Foreldremøter (innkalling/referat) Turinfo Annen korrespondanse om klassen/trinnet
41 Kontakt skole-hjem Rundskriv i sekken fra skole til hjem Dette er utgående dokumentasjon som skal bevares. Dette kan gjøres enkelt og elektronisk vha sak/arkiv-systemet
42 Elektronisk arkiv i skolen
43 Hva kan det være? Sakarkivsystemer ephorte, Public 360, WebSak Fagsystemer Wis skole, Vigo, Oppad, IST Extens, Sats Læringsplattformer It s learning, Fronter Skolens hjemmeside MinSkole m.fl.
44 Sak/arkiv-system Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper? Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk
45 Fagsystem Kan brukes til Elevlister Karakterer Vitnemål Meldinger /vurderinger, varselbrev, flyttemelding osv. Timeplaner, klasseromsfordeling Fravær Opptak i videregående skole Eksempler: Oppad, IST Extens, SATS, Wis skole Elektronisk, men
46 Fagsystemer og bevaring Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy Lagring - integrasjon til NOARK-4/ NOARK-5 - NOARK 5 kjerne Eller: Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på den gamle måten eller
47 Elektronisk bevaring av vitnemål, karakterer, fravær ol Krever enten eller Fagsystem som er Noark-5 godkjent Integrasjon /import mot Sak/arkivsystem
48 Læringsplattformer Samhandling skole/lærer med elev og foresatte. Meldinger Meldingsbok Oppgaver Vurdering av oppgaver Vurdering Fravær? Notat elevsamtale? It s learning, Fronter, Learning Gateway
49 Journalføring, arkivering, bevaring Læringsplattformer ikke tilfredsstillende som arkivsystem Arkivverdig (administrativt, juridisk) skal bevares Bevares som papirarkiv Ikke sletting i systemene før vurdering av RA Unngå journalføringspliktige dokument
50 Ulike typer arkiv: Protokoller? Møtebøker Fraværsprotokoller Vitnemål Karakterer Elektronisk bevaring? Forutsetter godkjent sak/arkivsystem Elevmapper Klagebehandling, melding om nedsatt karakter og for høyt fravær, spesialundervisning, barnevern, fagbrev, mobbesaker enkeltelever Egen administrasjon - saksarkiv Mobbekampanjer, planlegging, personalsaker, årsplan, budsjett
51 Sosiale medier? Deltagelse i nettsamfunn: Facebook, Twitter, Blogg, Instagram Journalføring? Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar
52
53 Eksempelet Rett i mappa Mål Sikre arkivverdig elevdok. Integrasjon mellom sak/arkiv og 3 fagsystemer Spare tid og penger Eksempler fra Vest-Agder
54 Forslag til rutiner
55 Hvordan gjør vi? En, men bare en elevmappe på hver elev delt inn i ulike saker/omslag Elevmappe opprettes på hver eneste elev i 1. og 8. klasse I tillegg kommer karakterlister, eksamens-protokoller og fraværslister
56 Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Egen arkivdel for elevmapper sak/arkiv-systemet Arkivkode personnummer Finn passende sakstittel Ressurser til spesialundervisning for skoleåret 2009/2010 for Ole Hansen.
57 Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Unnta fra offentlighet bare dersom nødvendig Vær obs på skjerming av tittel og adressefelt
58 Hvordan gjør vi? Hvorfor elevmappe i sak/arkivsystem? Alle skal ikke ha tilgang på alt Bevaring og journalføring sikres!!! Sensitiv helsedokumentasjon for seg Orden og oppførsel for seg Interne notater?
59 Elektronisk Del opp elevmappen i flere saker som i et personalarkiv, gnr/bnr - arkiv Tilgangsstyring Avslutning av saker Overføring av dokumentasjon
60 Viktig Alt som går ut fra skolen skal bevares! Vurderinger Rundskriv Det viktigste er likevel fortsatt viktigst Tilrettelagt undervisning/spesialundervisning, barnevern
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Arkivsjef Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00
DetaljerArkivering av elevarkiv
Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerKurs i PPT-arkiv. Rådgiver Turid Holen, IKAVA. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Kurs i PPT-arkiv Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i PP-tjenesten? 10.00 10.45 Hva skal arkiveres? 11.00 11.30 Saksgang og dokumentasjon 11.30 12.15 LUNSJ 12.15-13.00 Saksgang
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning
DetaljerIKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten
IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerDokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerRetningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole
Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG
DetaljerSENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerAvlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.
DetaljerELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE
ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE Oppdatert: 05.12.2014 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING... 3 2. INNHOLD I ELEVMAPPER... 3 3. TILGANG TIL OPPLYSNINGER I MAPPEN... 4 3.1. Rett til
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE
ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ØYGARDEN KOMMUNE 10/728-2/K1-069//BYO Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med elevmappene både
DetaljerIKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale
IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Bård Raustøl Rådgiver Turid Holen Program 09.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, arkiv i skolen,
DetaljerF2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.
Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale
DetaljerRetningslinjer for elevmapper i grunnskolen
Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Revidert 25.06.2012 av TLO FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 4 INNHOLD I ELEVMAPPE...
DetaljerElevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet
Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Nytt regelverk skal sikre dokumentfangst og gi mulighet til kassasjon Målet er å utarbeide
DetaljerEr kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan
Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Hva har kommunerefomen å si for arkivene Arkivene i den «gamle»
DetaljerBevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold
DetaljerDokumentasjon i skulen pr
Dokumentasjon i skulen pr. 25.05.2011 I skulen vert det produsert og motteke mange arkivverdige dokumenter. På ein skule vil ein ha dokumentasjon som skal arkiverast i saksarkiv, elevarkiv og personalarkiv.
DetaljerARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER
ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.
DetaljerBevaring arkivbegrensning, kassasjon
Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,
DetaljerL0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet.
Arkivliste for Nordvik skole (A-3788): A - Møtebøker 1890-1995 Aa - Tilsynsutvalget 1890-1970 L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet. Ab - Møtereferater 1892-1995 Referater
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE
ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerRetningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager
Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare
DetaljerForslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver Sett fra et kommunalt og regionalt perspektiv
Forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver Sett fra et kommunalt og regionalt perspektiv Turid Holen, Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Utkast til ny lov om samfunnsdokumentasjon
DetaljerUndervisningsavdelingen Askøy kommune 2010. Side 1 av 34
Side 1 av 34 1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse... 2 2 Innledning... 4 Aktuelt lovverk i relasjon til elevopplysninger... 4 Offentlighetsloven... 4 Forvaltningsloven og barneloven... 4 Personopplysningsloven...
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerArkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene
DetaljerAGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING
AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...
DetaljerOvergang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen
Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerNokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole
Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole Kari Skjølberg Daglig leder i FOT Hva er FOT? Samarbeid mellom 6 fylkeskommuner o Finnmark fylkeskommune o Nord-Trøndelag
DetaljerKurs i elevarkiv. Gaute Chr. Molaug. Monika Kurszus Håland
Kurs i elevarkiv? Gaute Chr. Molaug Monika Kurszus Håland Kurs i elevarkiv Tid Hva 09:00 Introduksjon 09:10-09.20 Noen avklaringer 09:20-10:00 Hva skal vi ta vare på? 10:00-10:15 Pause 10:15-11:00 Hva
DetaljerRetningslinje for elevmapper i grunnskolen
Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon
DetaljerDokumentfangst i praksis
Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren
DetaljerBevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks
Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Begrepsavklaring Bevaring: Ta vare på arkivmateriale for all ettertid Kassasjon: «arkivmateriale
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerElevdokumentasjon Veileder for videregående skole
Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 3 3.1 Lovverksoversikt:...
DetaljerDokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013
Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Offentleglova Arkivloven Pasientarkiv er en samling med mapper på hver enkelt pasient. Denne dokumentasjonen er særs viktig for å kunna ta vare på den enkelte
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerRUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
DetaljerArkivloven og -forskriften
Arkivloven og -forskriften «Reusch-utvalget» Christian Reusch, leder, Oslo Espen Sjøvoll, Bærum Anne Mette Dørum, Oslo Hilde Elvine Bjørnå, Tromsø Håkon With Andersen, Trondheim Rune Kjørlaug, Leikanger
DetaljerRetningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF
Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING
DetaljerElevdokumentasjon Veileder for grunnskolen
Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 PROSJEKTGRUPPEN... 3 3 REGULERENDE LOVVERK... 3 3.1 LOVVERKSOVERSIKT...
DetaljerReviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift
Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Kommentar til prioritering av arbeid nå. Geir Magnus Walderhaug, Region øst Arkivforskriften - lite nytt Litt mindre detaljert
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
DetaljerDa pedagogen møtte arkivaren
Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper
DetaljerRetningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune
Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune Gjeldende fra 1. april 2008 Revidert juni 2010 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE/LÆRLINGMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP...
DetaljerSaksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring
Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerDe punktene som vi ønsker redegjort for i forhold til opsjon barnehage vil også bli tillagt vekt dersom leverandørene ellers står likt.
Kravspesifikasjon for skoleadministrativt program Molde kommune Kommunen har spesifisert en del krav til løsningen, og beskrivelse av ønskelig funksjon. Der hvor vi stiller absolutte krav, må tilbyder
DetaljerArkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret
Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt
DetaljerPraktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv
Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter
DetaljerGrunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen
Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale
DetaljerOffentlighet og innsyn. Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018
Offentlighet og innsyn Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018 I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet,
Detaljerkommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie
kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerSaksframlegg. Trondheim kommune
Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding
DetaljerForslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver
Forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver Turid Holen, IKAVA Utkast til lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver I. Innledende bestemmelser 1. Lovens formål (1) Formålet med denne loven er
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerSiljan kommune. Arkiv. 29. november 2005
Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling
DetaljerBarnehagedokumentasjon Veileder. Forslag til håndtering og bevaring
ehagedokumentasjon Veileder Forslag til håndtering og bevaring Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 4 3.1 Lovverksoversikt:... 4 4. Bruk av veilederen... 4 5. Innsyn...
DetaljerOFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017
OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon
DetaljerRutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere
ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner
DetaljerJOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST
JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
DetaljerNy veileder for arkiv i interkommunale samarbeid
Ny veileder for arkiv i interkommunale samarbeid Solfrid Kjærran, Arkiv i Nordland 24. Oktober 2018 1 Skulpturlandskap Nordland - Ballangen Foto: Vegar Moen Formål Gi en oversikt over hvilke krav arkivverket
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig
DetaljerNA v/jorunn Bødtker og Geir Walderhaug Norsk Arkivråds høstseminar 2. november 2016
arkivforskriften på høring NA v/jorunn Bødtker og Geir Walderhaug Norsk Arkivråds høstseminar 2. november 2016 Arkivforskriften er sendt på høring Innspill fra Norsk Arkivråd våren 2016 NA ble invitert
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerTilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av
DetaljerBevaring- og kassasjonsplan for Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.2.2.2.0 Bevaring- og kassasjonsplan Utgave: 1.01 Skrevet av: Hilde Lange Gjelder fra: 13.02.2017 Godkjent av: Camilla Bjørn Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 9 Bevaring- og kassasjonsplan
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerGrunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,
Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.
ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare
DetaljerInnføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen
Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...
DetaljerTilsyn med arkivene i Lyngdal kommune
ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerRegistrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
DetaljerTilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerArkivplan for Volda kommune
Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller
DetaljerOrganisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA
Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper
DetaljerFagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund
Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer
Detaljer