Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Transkript

1 Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Arkivsjef Turid Holen, IKAVA

2 Dagens program Arkiv i skolen? Hva skal arkiveres? Innhold elevmappe LUNSJ Innhold i elevmappe Elektronisk arkiv i skolen Oppsummering, spørsmål

3 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon Arkivets sekundærfunksjon

4 Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan Retningslinjer - rutiner

5 Hvilke arkivtyper har skolene? Møtebøker Kopibøker (?) Postjournal (?) Saksarkiv, hvordan? Personalarkiv, hvordan? Elevarkiv Ulike typer

6 Elevarkiv Elevregistre Klasselister Karakterprotokoller Vitnemålsprotokoller Klassedagbøker Elevmappene

7 Postrutiner

8 Rutiner for postbehandling Postmottak Papir og elektronisk post Sortering og åpning Informasjonspost eller sakspost E-post, sms, twitter, facebook? s.24

9 Arkivverdig : er underlagt saksbehandling og har verdi som dokumentasjon Saksbehandling Vedtak Oppfølging Saksbehandlerens ansvar Personlige notater?

10 Arkivuverdig Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon Informasjonsskriv Rundskriv - MEN Brev til orientering - MEN Utskrift av møtebøker Utkast, kladder Trykksaker MEN

11 Utgående post/ egenproduserte notater Saksbehandlers ansvar Før utsending kopi til arkiv kopibok(?) Journalføring umiddelbart Faks og e-post Sms, twitter, facebook Sensitive opplysninger? Journalføre notater?

12 Journalføringsplikt - men hvor journalfører vi? Sak-arkivsystem Fagsystem Manuell papirjournal Arkivforskriftens 2-6: alle inngåande og utgåande dokument som etter offentelgeheitslova 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon

13 Hvilket arkiv? 1. Elevarkiv 2. Personalarkiv 3. Saksarkiv 4. Stempling?

14 Postjournal Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Sender og/eller mottaker Opplysninger om sak,innhold, emne Datering på dokumentet Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivningsdato Avskrivingsmåte

15

16 Saken avsluttes Saksbehandlers ansvar Besvart/avskrevet Alle dokumenter på plass Ryddig Uten kladder, stifter og binders, plast Hvem kontrollerer?

17 Utlån av elevmapper Lånekort Bare brukes på skolen

18 Melde- eller konsesjonsplikt Nei Skole, SFO Personopplysninger Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir. Personopplysningsloven med forskrifter

19 Utlevering/overføring av elevopplysninger Utlevering til publikum og presse Offentleglova Utlevering av opplysninger om seg selv Partsinnsyn forvaltningslova Personopplysningslova

20 Når eleven flytter til annen kommune* Overføring av opplysninger Nødvendige for videre skolegang Elev/foresatt orienteres/uttalerett Med samtykke kan andre sensitive opplysninger overføres Disiplinære forhold Overføring bare kopier

21 Overgang barneskole til ungdomsskole Elevmappen følger eleven MEN Bare opplysninger som er nødvendige for videre skolegang IKKE Disiplinære forhold/oppførsel Ikke helseopplysninger Disse krever samtykke

22 Overgang barnehage til skole Informasjon som er relevant for videre opplæring kan sendes som kopi. Foresatte underrettes Øvrig dokumentasjon om helse og oppførsel krever samtykke

23 Elevsaker til behandling i folkevalgte organer Anonymisert Uten navn, fødselsdato eller referanser som kan identifisere eleven.

24 Hva skal en elevmappe inneholde? VIKTIG: Bare en elevmappe per elev

25 Elevmappe - generelt 1. Innskrivings-skjema 2. Flyttemeldinger 3. Utplassering 4. Tillatelser 5. Søknad om skolefri/permisjon 6. Svar på søknad om skolefri/permisjon

26 Elevmappe Elevvurdering 1. Resultat på kartleggingsprøver 2. Nasjonale prøver 3. Halvårsevaluering 4. Elevsamtaler 5. Foreldresamtaler 6. Fraværsoversikt 7. Vitnemål 8. Karakterkort/terminkar akterer 9. Klagebehandling Skoleskyss Legeerklæringer

27 Elevmappe Alternativt opplæringstilbud Søknad om fritak fra aktiviteter 2-3a Svar på søknad om fritak fra aktiviteter Melding om gitt undervisning på sykehus Melding om hjemmeundervisning Skader under lek og fritid Skademeldingsskjema Orientering om rettigheter ved skade Avviksmelding - elevskade

28 Elevmappe Overflytting fra XX skole til XX skole 1. Søknad fra foreldre 2. Evt. sakkyndig vurdering 3. Uttalelser (begge skoler) 4. Saksframlegg Læringsmiljø 1. Melding om bekymring/klage 9A 2. Svar om behandling 9A 3. Melding om enkeltvedtak 9A 4. Melding til hjemmet om f.eks. disiplinære saker 5. Krav om erstatning etter skadeverk/hærverk

29 Elevmappe Tingerstatning Erstatningskravet Dokumentasjon på utgift Søknad om å få fortsette ved xx skole/ gå på skole i annen kommune Søknad fra foreldre/ foresatte Uttalelse fra skolene og evt. PPT Saksframlegg

30 Elevmappe Omsorgsforhold Bekymringsmelding barnevern Dokumentasjon samarbeid barnevern Melding til hjemmet om fravær uten rett Sykdom og helse Med betydning for undervisning, avvikling av prøver, eksamen Spesialundervisning Tilmelding PPT Sakkyndig vurder Enkeltvedtak Individuell opplæringsplan Halvårsplan Refusjonsplan Klagebehandling

31 Bevarings- og journalføringsplikt for dokumenter i elevmappe Krav : 1 Saksbehandling 2 Verdi som dokumentasjon Eksempel: Forhåndsvarsel og enkeltvedtak skoleplassering Søknad fra foresatte om fri Enkeltvedtak om spesialundervisning

32 Vanskelig dokumentasjon..

33 Kontakt skole-hjem Rundskriv i sekken fra skole til hjem Dette er utgående dokumentasjon som skal bevares. Dette kan gjøres enkelt og elektronisk vha sak/arkiv-systemet

34 I saksmappe hvert kull: Ting som går ut til hele kull/klasser: Ukeplan Foreldremøter (innkalling/referat) Turinfo Annen korrespondanse om klassen/trinnet

35 Saksmapper for hele skolen: Dokumentasjon som går felles til hele skolen: Om ordensreglementet Skolerute Velkommen til skoleåret Lus Idrettsdag/temauker/mobbeprosjekter osv.

36 Andre saksmapper: Annet som ikke er rundskriv til deler eller hele skolen: Foreldreutvalg (Innkalling/referat osv) Elevråd (Innkalling/referat osv) Samarbeidsutvalg (Innkalling/referat osv) Intern administrasjon (budsjett, innkjøp, stillinger, høringsuttalelser m.v.)

37 Bevaring og kassasjon Bevaringspåbud Arkivmateriale eldre enn 1950 Møtebøker, eventuelle vedleggsserier Egne årsmeldinger Kopibøker Journaler Andre register Arkivplaner Presedenssaker Kart Tegninger og fotografi Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg

38 Bevaring og kassasjon og dokumenttyper Rett til dokumentasjon i grunnskoleopplæringa og videregående opplæring html#map010 Fravær Vurdering og vitnemål Nasjonale prøver Selve prøvene kasseres Profilene bevares

39 Elektronisk arkiv i skolen

40 Hva kan det være? Sakarkivsystemer ephorte, Public 360, WebSak Fagsystemer Wis skole, Oppad, IST Extens, Sats Læringsplattformer It s learning, Fronter Skolens hjemmeside MinSkole

41 Sak/arkiv-system Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper? Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk

42 Fagsystem Kan brukes til Elevlister Karakterer Vitnemål Meldinger /vurderinger, varselbrev, flyttemelding osv. Timeplaner, klasseromsfordeling Eksempler: Oppad, IST Extens, SATS, Wis skole Elektronisk, men

43 Fagsystemer og bevaring Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4/N Eller: Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på den gamle måten eller

44 Elektronisk bevaring av vitnemål, karakterer, fravær ol Krever enten eller Fagsystem som er Noark-5 godkjent Integrasjon /import mot Sak/arkivsystem

45 Fagsystemer og integrasjon Oppad IST Extens Vigo LMS Fronter Sats EDB ESA Sak og arkiv ephorte P360 /DocuLive

46 Læringsplattformer Samhandling skole/lærer med elev og foresatte. Meldinger Meldingsbok Oppgaver Vurdering av oppgaver Vurdering It s learning, Fronter, Learning Gateway

47 Journalføring, arkivering, bevaring LMS ikke tilfredsstillende Arkivverdig (administrativt, juridisk, fastsatt bevaring RA) Bevares som papirarkiv Ikke sletting i LMS før vurdering av RA Unngå journalføringspliktige dok. i LMS

48 Sosiale medier? Deltagelse i nettsamfunn: Facebook, Twitter, Blogg Journalføring? Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar

49 Eksempelet Rett i mappa Mål Sikre arkivverdig elevdok. Integrasjon sak/arkiv og 3 fagsystemer Spare tid og penger Eksempler fra Vest-Agder

50 Forslag til rutiner

51 Hvordan gjør vi? En, men bare en elevmappe på hver elev delt inn i ulike saker/omslag Elevmappe opprettes på hver eneste elev i 1. og 8. klasse I tillegg kommer karakaterlister, eksamens-protokoller og fraværslister

52 Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Egen arkivdel for elevmapper sak/arkiv-systemet Arkivkode personnummer Finn passende sakstittel Ressurser til spesialundervisning for skoleåret 2009/2010 for Ole Hansen.

53 Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Unnta fra offentlighet bare dersom nødvendig Ver obs på skjerming av tittel og adressefelt

54 Hvordan gjør vi? Hvorfor elevmappe i sak/arkivsystem? Alle skal ikke ha tilgang på alt Bevaring og journalføring sikres!!! Sensitiv helsedokumentasjon for seg Orden og oppførsel for seg Interne notater?

55 Elektronisk Del opp elevmappen i flere saker som i et personalarkiv, gnr/bnr - arkiv Tilgangsstyring Avslutning av saker Overføring av dokumentasjon

56 Viktig Alt som går ut fra skolen skal bevares! Vurderinger Rundskriv Det viktigste er likevel fortsatt viktigst Tilrettelagt undervisning/spesialundervisning, barnevern