Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering

Transkript

1 // PROSJEKTDOKUMENT Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering Prosjekteier: Inger Johanne Stokke/HR Administrative tjenester Produsent: Prosjektgruppen Varighet (periode) Fra Administrativ dokumenthåndtering Målbilde Versjon 10/ (leverandørmøter)

2 1 MÅLBILDE FOR ADMINISTRATIV DOKUMENTHÅNDTERING Arbeidsdepartementets tildelingsbrev til NAV for 2011 gir retning for å effektivisere driften. Ett av hovedmålene i tildelingsbrevet er: En helhetlig, effektiv og brukerorientert arbeids- og velferdsforvaltning - der Effektiv drift er definert som delmål Målbildet for administrativ dokumenthåndtering skal underbygge NAVs hovedmål og kjerneverdiene; tilstede, tydelig og løsningsdyktig. Målbildet skal gi retning for saksbehandling og dokumenthåndtering på administrative saksområder. Realiseringen skal skje trinnvis i perioden fram til Figur X: Trinnvis realisering av målbilde Ny løsning for administrativ dokumenthåndtering skal legge til rette for: Effektive og brukervennlige arbeidsprosesser Deling av informasjon og kompetanse gjennom elektronisk samhandling Etterlevelse av lovkrav og god støtte til internkontroll, styring og rapportering Fullelektronisk saksbehandling er en forutsetning for å nå målbildet. 1.1 Effektivitet/samhandling Ny løsning skal gjennom fullelektronisk arkiv og saksbehandling legge til rette for effektive, brukervennlige arbeidsprosesser og samhandling internt/eksternt. Hvordan? Eksempel Navs kjerneverdier Dokumentfangst 1. Saksrelevant e-post arkiveres fortløpende Saksbehandler kan markere en e-post i Outlook og enkelt

3 lagre meldingen på rett sted 2. Saksrelevant prosjektdokumentasjon arkiveres fortløpende Nye saksdokumenter i prosjektet lagres på en slik måte at de fra dag 1 både er lett tilgjengelige for prosjektet og ivaretar krav til oppdatert arkiv Informasjonsgjenfinning/ kompetansedeling 3. Tilgang til og oversikt over dokumenter på tvers av enheter og systemer der det er mulig og hensiktsmessig 4. Samlet oversikt og raskere tilgang til relevant, komplett og korrekt informasjon (gjenfinning) 5. Gjenbruk av tekst i likelydende saksbehandling - skrive en gang men gjenbruke mange ganger NAV forvaltning Hordaland kan raskt finne informasjon fra fagstab i direktoratet på hvordan regelverket skal tolkes og praktiseres i en gitt sak Nytilsatt leder kan enkelt søke opp og finne e-post sendt fra Departementet til Direktoratet, se komplett sakshistorikk, status i saken og hvem som jobber med den Når saksbehandler skal utforme svar på brev og det foreligger flere liknende saker, er det enkelt og finne frem til relevante hjelpesaker der tekst kan gjenbrukes Arbeidsprosesser/informasjonsflyt 6. Raskere og sikrere dokumentflyt Departementet har svært korte frister. Når ett dokument med svarfrist mottas Nav i elektronisk format, er det allerede journalført og direkte tilgjengelig på leders oppgaveliste i saksansvarlig seksjon. Når svar er utarbeidet og godkjent, er det direkte tilgjengelig i departementet via elektronisk utveksling 7. Mindre papir - dokumenter mottas, behandles og arkiveres elektronisk 8. Prosesstøtte som skaper grunnlag for effektive arbeidsprosesser 9. Integrere med relevante og egnete administrative fagsystem Dokumenter fra Regjeringsadvokaten kan mottas i en elektronisk løsning i stedet for via papirpost Flere personer kan jobbe samtidig på samme dokument Når du tilsetter, kan du arkivere relevante dokumenter fra tilsettingssaken fra EasyCruit 10. Unngå dobbeltarbeid Kontrakter lagres kun en gang og er tilgjengelige på tvers av administrative arbeidsprosesser

4 11. Integrere med administrative støttesystemer som benyttes til dokumentproduksjon, distribusjon og lagring Når du skal vise ett dokument på Navet, kan du hente rett dokument i gjeldende versjon fra arkiv. Når dokumentet oppdateres, vises alltid 12. Dokumentbehandling er integrert i saksbehandlingsprosessene og tar med seg relevante metadata til arkiv 13. Oppfylle krav til gevinstrealisering ved automatiserte prosesser for gjentakende aktiviteter 14. Alle enheter har tilgang til løsningen og kan arkivere og finne frem dokumenter gjeldende versjon på Navet Når du sender saksrelevant e- post i en sak, knyttes automatisk relevante arkivopplysninger til arkivet Når saksbehandler lager svar på et brev i en sak, kommer det automatisk på opplysninger om mottaker, tittel på brev, dato og saksbehandler Leder på Nav Dønna kan selv finne frem til elektronisk personalmappe på medarbeider 1.2 Kvalitet/lovkrav Løsningen skal legge til rette for at etaten etterlever relevante lovkrav og gir god støtte til internkontroll, styring og rapportering Hvordan? Eksempel Navs kjerneverdier 15. Rapportuttak og annen strukturert informasjon til ledelsen Leder kan enkelt hente opp rapporter over seksjonens restanser og saker med frister på eget område, for å kunne fordele ubehandlede saker og 16. Mulighet for å spesialisere funksjoner for å effektivisere ved å heve kompetanse og dermed kvalitet 17. Dokumenter produseres, behandles, publiseres og arkiveres i et system som ivaretar dokumentets integritet og autentisitet 18. Oppfyller lovpålagte krav til arkiv i offentlige virksomheter 19. Oppfylle kravene i offentlighetsloven om innsyn i forvaltningens virksomhet ved å levere til OEP og ha et oppdatert og komplett journal/arkiv (journalføre alle dokumenter som skal ligge i arkivet) 20. Oppfylle relevante krav i Noark 5 eller tilsvarende hastesaker til ledige ressurser Alle dokumenter mottas og registreres ett sted Dokumentet endres ikke etter at det er sendt Alle saksdokumenter er arkivert Nav publiserer daglig fullstendig og korrekt postjournal på OEP (Offentlig Elektronisk Postjournal), tydelig, tydelig Tydelig Tilsyn fra Riksarkivet genererer null merknader 21. Ivareta krav til likebehandling og Når saksbehandler skal

5 presedens behandle en sak med liknende forutsetninger, kan hun raskt hente opp relevante presedenssaker på egnet område f eks Navet 22. Ivareta krav til datasikkerhet og tilgangskontroll Når saksbehandler skal finne et saksdokument, er det kun nødvendig å lete i det elektroniske arkivet. Han får kun se de dokumentene han har tilgang til. Saksdokumenter håndteres ikke i papirform, ligger ikke fremme på kontorpultene, feilarkiveres ikke, kommer ikke bort ved manuell håndtering i flere ledd