Prosjekt Digital samling og deling av kunnskap i offentlig sektor

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Prosjekt Digital samling og deling av kunnskap i offentlig sektor"

Cathrine Olsen
5 år siden
Visninger:

1 Prosjekt Digital samling og deling av kunnskap i offentlig sektor Systemer og prosesser for produksjon, lagring, gjenfinning, tilgjengeliggjøring og formidling av kunnskapsdokumenter i offentlig forvaltning. 18. juni 2018

2 Dette skal jeg skal snakke om Hvem er vi og hvorfor går vi sammen om dette? Utfordringer vi skal løse Mål og gevinster Forankring og organisering

3 Hvem er vi, og hvorfor går vi sammen om dette? Vi har identifisert noen felles interesser, problemer og muligheter for effektivisering og synergier knyttet til forvaltningen av kunnskapsdokumenter «oppstrøms» (produksjon, lagring og gjenfinning) og «nedstrøms» (tilgjengeliggjøring, formidling og bruk) DFØ Jobber for god styring og effektiv ressursbruk i staten. Forvalter økonomireglementet for staten og konsernsystemer. NB Skal sikre avlevering og bevaring av publisert materiale fra alle publiseringsplattformer og gjennom dette være en viktig kilde til kunnskap. DSS Leverer fellestjenester og løsninger til departementsfellesskapet, har eksisterende løsninger for produksjon og publisering av dokumenter, med stort potensiale for gjenbruk i offentlig forvaltning.

4 Utfordringer vi skal løse Kunnskapen blir i varierende grad samlet, tilgjengeliggjort og utnyttet for deling og viderebruk internt og med samfunnet ellers. Det er vanskelig å få oversikt og finne relevant kunnskap. En må søke flere steder i databaser som er mer eller mindre komplette og mer eller mindre sammenlignbare. Det er vanskelig å avlevere og publisere rapporter. Det finnes i dag mange portaler og steder hvor rapporter og andre typer dokumenter skal leveres og publiseres. Det er mye manuelle prosesser og lite enighet om standarder av for eksempel formater, og metadata, og det er mange aktører som er involvert. I tillegg dukker det opp nye kunnskapsdatabaser o.l. Det er i liten grad mulig med maskinlesbart håndtering av innholdet fra dokumentene.

5 Utfordringer - mer konkret Finne ut hvor pålitelig kunnskapen er Finne ut om den er overførbar/generaliserbar til egne problemstillinger Å vite hvor komplett kunnskapen er om de har funnet alt, eller om mye mangler Å raskt kunne identifisere om enkeltrapporter inneholder informasjon som er direkte relevant for deres problemstillinger Å sammenstille, aggregere kunnskapen

6 Mål og gevinster God spredning, deling og bruk av kunnskapen i det offentlige slik at det gir effektiv ressursbruk, bedre styring, politikkutvikling og åpenhet Lett tilgjengelig og gjenfinnbar kunnskap i gode og brukervennlige formater Standardisering av produksjonslinjer og sikker lagring for alle statlige pliktavleveringer. Felles standarder, maler og metadata på kunnskapsdokumenter for å sikre god kvalitet, struktur, søk og universell utforming. Enkel innlevering av kunnskapsdokumenter og annen kunnskapsinformasjon - mest mulig automatisk høsting av rapporter og metadata. Registrering bare en gang for å redusere dobbeltarbeid.

7 Forankring og organisering Prosjektet er godt forankret i de respektive virksomhetene. Prosjektet er organisert med en prosjektgruppe, styringsgruppe og referansegruppe. DFØ har vært initiativtaker og har prosjektledelse og ledelse av styringsgruppa. NB og DSS deltar både i prosjektet og i styringsgruppa. Vi har allerede god kontakt med flere departementer og virksomheter det vil være naturlig å invitere inn i en referansegruppe (Riksrevisjonen, Difi, Kunnskapsdepartementet, Stortinget, Skatteetaten og Utdanningsdirektoratet m.fl.). Det kan også være flere andre aktører som kan være aktuelle å trekke inn i arbeidet, for eksempel som jobber med standarder, informasjonsforvaltning etc.

8 Tilgjengelig kompetanse i prosjektet DFØ har erfaring med å jobbe med brukerbehovene i staten når det gjelder bestilling, gjennomføring og bruk av utredninger, evalueringer og andre styringsdokumenter. Vi ser brukerbehovene til staten som helhet og til statsansatte i forskjellige roller. DFØ har også kunnskap om utfordringer ved kunnskapsgrunnlaget og styringsinformasjon generelt. I tillegg har DFØ kompetanse på virksomhetsarkitektur, Robotic Process Automation (RPA), kommunikasjon, prosesser, anskaffelser og juridisk bistand som kan bidra inn i arbeidet. DSS har svært god kompetanse på produksjon og formidling av lange/komplekse dokumenter. Nasjonalbiblioteket har digital kompetanse i form av utviklere og personer som jobber med drift. Herunder kompetanse knyttet til digital bevaring og tilgjengeliggjøring. I tillegg har Nasjonalbiblioteket kompetanse innen kunnskapsorganisering og jus (opphavsrett, pliktavlevering, personvern).

9 Kjente barrierer og utfordringer i prosjektet Ulike behov og ønsker hos de tre aktørene kan hindre tydeliggjøring av problemstillinger og framdrift. Kan bli krevende å prioritere mellom flere mål og hensyn. Å bli enige om rammene for prosjektet. Det kan både være en fare å ramme inn for snevert, noe som begrenser mulighetsrommet gitt for eksempel usikkerhet om teknologivalg og endringer.

10 Takk for oppmerksomheten!

Like dokumenter

Hva skjer av endringer i forvaltningen?

Kommunal- og moderniseringsdepartementet Hva skjer av endringer i forvaltningen? Hva betyr det for dere som jobber med økonomi, regnskap og administrative funksjoner? Ekspedisjonssjef Jan Hjelle Trondheim,