Enkel arkivering, sikker gjenfinning og deling av virksomhetskritisk informasjon i et stort informasjonslandskap

Transkript

1 Enkel arkivering, sikker gjenfinning og deling av virksomhetskritisk informasjon i et stort informasjonslandskap Stian Bjørhei og Jon Andreas Pretorius s.1

2 s.2 Hafslund har produsert ren vannkraft i over 110 år.

3 s.3 Hverdagen vår handler om å løse viktige samfunnsoppgaver og å finne riktige løsninger, tjenester og produkter til det beste for våre omgivelser.

4 Hafslund operasjonell struktur Produksjon Varme Nett Marked Vannkraft Fjernvarme Miljøenergi Bio-El BWtE Nett Driftssentral Strøm Kundesenter Fakturaservice s.4

5 Integrasjonsprosessen er fullført Konsekvenser systemlandskap? Konsekvenser Restrukturering Konsolidering konsernfelles prosesser? Konsekvenser informasjonskilder? Etablert Verdiskapning Offentlig Privat

6 Nå situasjon; dagens arkiv må byttes da det er teknisk og funksjonelt utdatert Eksiterende arkiv er ikke hensiktsmessig å bruke videre HASA = 20 selskaper, 700 prosesser Ett selskap alene har brukt 20 applikasjoner til lagring, nå skal ett system brukes Det er tidkrevende å finne dokumenter, krever stor lagringsplass Liten kontroll på versjoner og tilganger Tilfeldighetene råder 13 sentrale fagsystemer, 1000 brukere, 10 TB data, ingen felles masterdata katalog s.6

7 En mast skaper flere arkivverdige dokumenter I Hafslunds nettområde har vi: master strømmålere nettstasjoner 164 transformatorstasjoner km luftledning km jordkabel s.7

8 Løsning: hvor vanskelig kan det være? Bli enige om felles datamodell! Bestem hvem som eier dataene Lag integrasjon mellom alle berørte systemer Kopier alle aktuelle data inn i alle aktuelle systemer Lag et søk på toppen som søker i alle data i systemer

9 Løsningsstrategi Hva vet vi? Hvordan skal utfordringen løses? Vi må bytte arkivkjerne (teknisk utdatert) Et isolert arkivsystem fungerer dårlig for brukerne Sett fra et organisasjonsperspektiv er vi i kontinuerlig endring Vi må forholde oss til nøkkeldata fra flere kilder En konsernomfattende prosessuell tilnærming er ikke realistisk Vi trenger en standard arkivkjerne som ivaretar standard prosesser, lovkrav og nasjonale /internasjonale standarder Brukerne må kunne arkivere fra sitt fagsystem Vi må benytte nøkkeldata fra definerte kilder, som i tillegg endrer seg over tid Man må kunne gjenfinne informasjon på tvers av systemer, og uten brukerkompetanse i fagsystemene Vi må ivareta tilganger, sikkerhet, versjonshåndtering og endringer i selskapsstrukturen s.9

10 Etablering - SESAM Målbildet besto av flere ønsker.. - Automatisere utfylling av metadata. Data som befinner seg i flere systemer. - Arkivere og gjenfinne fra flere kilder, og på tvers av brukerflater - Utvide søk til virksomhetssøk - Ekspertbrukere må få fortsette å arbeide effektivt i sin silo s.10

11 Løsningsskisse SØK s.11

12 Valg av arkiv Hafslund har valgt Public 360 som arkiv - Løsningen er tilrettelagt for bruk av SharePoint som presentasjonslag - Løsningen har mange kunder og brukere - Har støtte for NOARK - Vi ønsker å utvikle løsningen i samarbeid med andre selskap s.12

13 Valg av søkemotor Hafslund har valgt Recommind - Intelligent søkemotor (hvem, tematikk, kilde mv.) Støtter mange filformater ut av boksen (400 vs 50) Innebygd OCR Mente du? Støtter over 300 kilder ut av boksen Uthevning av søkeord - Mulighet for flere tilleggsmoduler (Autokategorisering, E-post) - Støtter filtrering og navigering i søkeresultat basert på metadata s.13

14 Masterdata og tilgangsstyring UMIC Felles database for metadata i Hafslund Basert på RDF, semantisk teknologi Skal berike dokumentet med mer metadata basert på eksisterende data påført av fagsystem Viktig prinsipp: UMIC eier ingen data, den speiler data fra mastersystemene UAC Styre tilgang til informasjon Sammenkobling av identiter s.14

15 SESAM - Etablert løsning Direkte/automagisk påslag av metadata UMIC (UAC) Ansatt Arbeidsordre Kunde Leverandør Prosjekt Anlegg

16 Enkel arkivering

17

18 Enklere arkivering

19 s.19 Integrasjon mot Sharepoint

20

21

22

23

24

25

26 Gevinstrealisering Ett arkiv Informasjon blir lagret Informasjon blir gjenfunnet Informasjon kan gjenbrukes Flerselskapsløsning Samhandling Avlaste Dokumentservice Elektronisk signatur s.26

27 Snart slutt Spørsmål? Snakkes i baren.. s.27

28