Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2. Ambisjoner og avgrensninger

Transkript

1 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2 Ambisjoner og avgrensninger

2 Blir dette en så stor endring da? Anskaffelse av en digitalisert arbeidsflate, ikke et 'system' for saksbehandling og arkiv. Arbeidsprosessen avgjør hva som er hensiktsmessig arbeidsflate, kan være fagsystem. De første saksprosessene skal være i drift på ny løsning i løpet av Er også et organisasjonsutviklingsprosjekt

3 Gevinster HV det vil bety for En annen måte å jobbe på Studieadministrasjon. Nettverkene. Forberede dere: gevinster og nye arbeidsmåter

4 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Fase 1: Vurdere organiseringen av arkivfunksjonen ved UiO Fase 2: Kartlegge arbeidsprosesser med sikte på forenkling gjennom standardisering og automatisering. Målet er å klargjøre organisasjonen for implementering av nye løsninger. Fase 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT SA

5 Prosjektgruppen Gry Anita Hemsing, prosjektleder Camilla Haugland, Fagstøtte Ina Høj Hinden, Administrativ støtte Prosjektledelse Endringsledelse Prosesskartlegging Arkiv og dokumentasjon Studieadministrasjon Forvaltning Digitalisering Referansegruppe: Studieledernettverket Involvering: Workshops med relevante nettverk og aktuelle fagpersoner

6 Ambisjoner Kartlegge arbeidsprosesser: Nåsituasjonen Identifisere behov for integrasjon mellom systemer Identifisere hvor i prosessen det oppstår dokumentasjon som kan automatiseres Hvor mange prosesser og hvilke? Etter hvilke kriterier? Foreslå nye forenklede arbeidsprosesser: StudieBOTT: ekstern utdanning masteropptak utveksling Identifisere effektiviseringsmuligheter utover BOTT-anskaffelsen? Robotisering, fjerne prosessledd, endring i rutiner og regelverk etc?

7 Avgrensninger Behovsspesifisering og anskaffelse av kjerneteknologi gjøres i regi av BOTT SA, og ikke lokalt. Eventuelle omorganiserings- og omstillingsprosesser skal ivaretas utenfor prosjektet i et samarbeid mellom programmet og linjeorganisasjonen. Studieadministrative prosesser som implementeringspilot Skal vi utvide med for eksempel personal- og forskningsadministrasjon? Egne delprosjekt? Hvor mye og hvor raskt kan UiO jobbe «uten» BOTT? Hva gjør linjeorganisasjonen og hva ligger i prosjektet?

8 Kjør debatt!

9 Ekstramateriale

10 Siljes kartlegging dagens system har en høy brukerterskel som gjør at brukere i stedet oppretter skyggesystemer for å løse oppgavene. Brukerne opplever det også som en utfordring at det er manglende integrasjon mellom fagsystemer. Det er ulik grad av standardisering innad på hver institusjon også innen samme saksområde, noe som forsterker kompleksiteten uten at det er noen åpenbar grunn til det. studieadministrasjon hvor samme saksbehandler kan ha oppgaver i opptil 8-10 ulike fagsystem, særlig på lokale enheter. Ved f.eks. klagesaker kan det være nødvendig å hente informasjon fra flere ulike fagsystem i samme sak, og det er vanskelig å se at utvikling av fagsystemene h

11 Siljes kartlegging Alle saksområder på alle fire institusjoner oppgir at fellesområder brukes som arkiv og for å finne igjen saker. Mye er også kun lagret på enkeltsaksbehandleres e-postkonto. Noen oppgir også at dokumentasjon bevisst holdes unna ephorte for å unngå innsynsbegjæringer, uten at det er hjemmel for dette. ephorte benyttes for mange kun som et arkivsystem hvor saker opprettes utenfor systemet og lagres på fellesområde eller eget hjemmeområde og legges inn i ephorte først etter at saksbehandlingen er ferdig. Det medfører at svært mye dokumentasjon ikke arkiveres, og det er heller ikke automatikk i at all dokumentasjon på fellesområder flyttes med dersom enhetens fellesområde flyttes fra et serverområde til et annet. Saksbehandlerne har behov for tilgang på mye informasjon og dokumentasjon som ikke er formelt arkivverdig, men som er viktig for å ivareta institusjonshukommelsen.

12 Siljes kartlegging Samtidig er det et ledelsesansvar å sørge for at institusjonens enheter og ansatte har rutiner som sikrer at systemene benyttes riktig og at virksomheten er i henhold til lov og regelverk. Det er i dagens situasjon store mangler her som til dels skyldes lav bevissthet og til dels bevisst omgåelse av regelverket. Manglende oversikt fører til omfattende bruk av skyggesystem, og det brukes mye tid på å lete etter relevante saker, finne ut hvilken prosess saker har hatt ved tidligere behandling etc. Svært mange etterlyser bedre funksjonalitet for oversikt over saker, dette behovet går igjen

13 Hvordan treffer dette UiO? Hovedhensikten er en mer brukervennlig løsning enn dagens Saksbehandlerne skal jobbe i systemet der oppgaven løses best Enklere tilgang til relevant dokumentasjon Enklere og sikrere dokumentasjonsforvaltning UiO må bestemme seg for et ambisjonsnivå Fagmiljøene / prosesseierne må delta i arbeidet med å forenkle, forbedre og standardisere prosesser der det er mulig Det vil bli mye endringsarbeid som krever en fleksibel organisasjon som jobber tverrfaglig, som avgir ressurser når det er behov og som sammen med prosjektet forbereder seg på nye løsninger / tjenester

14 Saksbehandling - nåsituasjon Like saksprosesser gjøres forskjellig - både mellom enheter på samme institusjon og mellom institusjonene Saksbehandling av én sak gjøres ofte i flere forskjellige fagsystem Svært mange manuelle prosesser, inkludert klipp og lim mellom ulike fagsystem Mangelfull sikring av sensitive opplysninger og dokumentasjon Mye saksbehandling skjer via e-post, uten at dette arkiveres Lite tilpasset vår internasjonale profil

15 Dokumentasjonsforvaltning - nåsituasjon Manuell lagring av dokumenter til arkiv. Flere prosesser med dobbeltarbeid. Arkivering av dokumentasjon som skapes i fagsystemer ivaretas ikke godt nok. Manglende integrasjoner mellom systemer gjør at arbeidsprosesser løses i siloer med liten overføringsverdi. Dokumentfangst er ikke god nok; noe som får konsekvenser for saksbehandlernes arbeidshverdag, kvaliteten på BOTT-institusjonenes arkiv samt overholdelse av lover og forskrifter.

16 Hva er potensialet i anskaffelsen? Dashboard for ansatte: Skreddersydd etter de fagfelt og systemer den enkelte jobber med og er brukere av, i ett grensesnitt- ikke pålogging til flere systemer Prosesstøtte: Innkomne henvendelser blir rutet inn i relevant saksfelt med predefinerte steg i saksbehandlingsprosessen: Automatisk avsjekk for eksisterende saker som ligner og derved mulighet for automatisert vedtak Oppslag over tidligere saker gjøres i arbeidsflaten (der automasjon ikke er mulig) Innlagte avsjekker i prosessen for at saksbehandler følger regelverk og rutine for gjeldende sakstype standardiserings- og effektiviseringseffekt likebehandling mindre behov for opplæring

17 Hva er potensialet i anskaffelsen forts. Automatisk arkivering Bak panseret og gjennom hele prosessen, ikke kun ved avslutning/ «utsending av brev» Økt datafangst i saksbehandling gir bedret søk/ gjenfinning, Økt potensiale for automasjon og AI Selvbetjening Større grad av selvbetjening for brukerne, både ansatte og studenter

18 Hva blir nytt for brukerne? Dashboard/ ens arbeidsflate: Saksbehandlere som jobber i flere fagsystemer i dag, inkludert e-post; «Alt på ett brett"- relevant saksinformasjon hentes i samme flate fra flere systemer, opplevelse av «sømløs integrasjon», også med arkiv. Administrasjonssjefer med ansvar for hele bredden av fagområder ved universitetet (økonomi, HR, studie, forskning) og med flere roller: personalledelse, godkjenner og saksbehandler; Varslinger om oppgaver, oversikt og status på enhetens pågående saker i én arbeidsflate Oversikt over styringsdata i én arbeidsflate

19 Hva blir nytt for brukerne forts. Prosesstøtte: Saksbehandlere får større trygghet og oversikt i saksbehandlingen Mellomledere: standardiserte saksprosesser gjør opplæring i, og kvalitetssikring av, saksbehandling raskere/ lettere Organisasjonen: saksbehandlere kan flytte arbeidsplass i organisasjonen uten å lære «slik gjør vi det her» Arkivarer: lovkrav bakes inn i saksprosessene, mindre opprydding/ opplæring Selvbetjening automasjon Studenter/ ansatte kan selv løse enkle forespørsler og finner greit frem, raskere svar på henvendelser Saksbehandlere; færre enkelthenvendelser, færre enkle saker til behandling, mer tid til kompliserte saker og fag- og lederstøtte

20 Kriterier Enkle, regelstyrte saksbehandlingsprosesser Komme i gang med standardisering Bli vant til prosesskartlegging som arbeidsform Bli kvitt «irrasjonelle» manuelle prosedyrer: Gevinstuttak i administrasjonen Resultat av denne type prosessarbeid kan evt benyttes av robotiseringsprosjekter lokalt, i påvente av automatisering og integrasjon med bl. a. FS Komplekse prosesser med stort gevinstpotensial på lengre sikt prosesser som involverer flere saksbehandlere/ nivå i organisasjonen prosesser der ulike valg er mulig (Inspera) prosesser der vitenskapelige bidrar (emne- og programarbeid)

21 Målbilde Brukeren i sentrum Administrative prosesser er enkle og brukervennlige for ansatte og studenter. Arbeidsprosessene for saksbehandlere, arkivarer og ledere er helhetlige, logiske og effektive. Saksbehandling Saksbehandlingen ved BOTT-universitetene er digitalisert, effektiv og fleksibel, for å sikre likebehandling og transparens. Løsningen er brukervennlig og intuitiv og gir grunnlag for selvbetjening, automatiserte og like arbeidsprosesser, samt gir god styringsinformasjon. Dokumentforvaltning Fullstendig og sømløs integrasjon mellom arkiv og fagsystem. Arkivering foregår sikkert, etterettelig og er sporbar. Gode løsninger for deling av data sikrer at gjenbruk og søk skjer i henhold til lovverket. Felles forvaltning Forvaltning av anskaffede systemer og utvalgte tjenester skjer felles for alle BOTT-universitetene. Dette sikrer stordriftsfordeler, entydig kvalitet, og at løsningene er tilpasset sektoren. Forvaltningsmodellen bidrar til styrt utvikling, innovasjon og deling. For utvalgte fagfelt er det felles prosesseierskap på tvers av universitetene. 2 2

22 Prosjktet: Hva skal vi levere? Klargjøre organisasjonen for mottak av nye digitale løsninger for saksbehandling og arkiv gjennom: kartlegging og forenkling av arbeidsprosesser Kommunikasjon, involvering og forankring Kartlegge arbeidsprosesser Avklare kriterier for prioritering av prosesser, og foreslå prosesser Identifisere behov for integrasjon mellom systemer Identifisere hvor i prosessen det oppstår dokumentasjon som kan automatiseres Identifisere effektivseringsmuligheter: robotisering, fjerne prosessledd, endre rutiner og regelverk etc Foreslå nye forenklede arbeidsprosesser Foreslå forvaltningsorganisasjon ved UiO

23 Prosjektet trussel: Forankring og involvering Hvordan sørge for tilstrekkelig involvering av de som blir truffet av den kommende standardiseringen, og sørge for forankring av beskrevne prosesser? Til riktig tid

24 Avgrensninger 1. Behovsspesifisering og anskaffelse av kjerneteknologi gjøres i regi av BOTT SA, og ikke lokalt. 2. Eventuelle omorganiserings- og omstillingsprosesser skal ivaretas utenfor prosjektet i et samarbeid mellom programmet og linjeorganisasjonen. 3. Effektiviseringsmuligheter som identifiseres av prosjektet, og som krever ressurser som for eksempel forslag til robotisering eller endring av rutiner, formidles til linjeorganisasjonen som prioriterer og utfører?

25 Kriterier for valg av arbeidsprosesser Gir stor gevinst? Skaper frustrasjon? Er en quick-win? Involverer mye merarbeid, men lite merverdi? Involverer mange ulike roller og nivåer? Viktig for interessentgrupper? Studie-BOTT: Vurdere ekstern utdanning, masteropptak, utveksling, evt. eksamen