Årsrapport Enhet for arkiv
|
|
- Ina Mikkelsen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Årsrapport Enhet for arkiv 1. Innledning Dette er årsrapporten for enhet for arkiv. Enhet for arkiv har ansvar for å kontrollere og forvalte dokumentasjon og informasjon som har verdi for HiOA. Ansvaret til enheten skal ikke bare dekke fangsten, kvalitetssikringen og tilgjengeliggjøring av informasjon av verdi, 1 men også prosess-/arbeidsstøtten og forvaltningen av informasjon på en måte som sikrer gode og legitime beslutningsprosesser og saksbehandling ved HiOA. 2. Organisering og drift internt i enheten Fra høsten 2013 det arbeidet med forberedelser for å gå fra klassisk arkivarbeid til moderne dokumentasjons- og informasjonsforvaltning. Blant annet er det arbeidet med å gå fra et fakultetsfokus til et helhetlig virksomhetsfokus. Det er blitt arbeidet med ny intern organisering som blir implementert i starten av Fakultetsansvarlige blir borte til fordel for tre faggrupper som skal dekke HiOA helhetlig. Faggruppene består av minst tre arkivarer/dokumentasjonsforvaltere, hvor en er faglig koordinater for faggruppen. Teamene/faggruppene er: Studentforvaltning og studieadministrasjon o studieprogrammer- og planer o internasjonalisering (alle internasjonale programmer og tiltak som per i dag hører under område STU) o utvalgene (studie, PhD osv.) o opptak o eksamen (inkl.- opptak og eksamen FADM) o disiplinære studentsaker, fusk, skikkethet o Studentmapper Administrasjon, HR og økonomi o alle personalmapper, disiplinære personalsaker, forhandlinger og annen personalforvaltning og økonomiområde tilknyttet til personalforvaltningen (eks. lønn osv.). o alle rekrutteringssaker også internasjonal rekruttering og all HMS. o samfunnskontakt og kommunikasjon, eiendom og drift, anbudsprosesser, samt økonomiområdene som er tilknyttet denne type forvaltning v/hioa) 1 Informasjon i et vidt begrep ikke bare dokumenter, men også metadata og andre formater. Informasjon som har verdi uavhengig av format 1
2 Side 2 av 5 Forskning, utvikling og oppdragsvirksomhet o all forskningsvirksomhet ved HiOA og alle relevante utvalg o møte-, utvalg- og styre behandling o alle typer oppdragsvirksomhet v/hioa (inkludert oppdragsvirksomhet på fakultetene) I tillegg er det to stillinger som arbeider med digital arbeidsflyt og implementering av P360 og en stilling som arbeider med oppfølging av historiske arkiver. Det er organisert to internseminarer i Et to dagers enhetsseminar i Berlin oktober 2013 og en halvdags enhetsseminar i desember. Tema for Berlin var moderne dokumentasjonsforvalting og forberedelse for endring av enhets måte å tilnærme seg faget på. Fokus på blant annet endring fra klassisk arkivtankegang til dokumentasjons- og informasjonsforvaltningstankegang. I tillegg ble arkivplan, prosjekt Digital arbeidsflyt og P360 gjennomgått. Tema for halvdagsseminaret var intern organisering og etablering av faggrupper/team Gjennom 2013 har enheten også vært representert på flere faglige fora, blant annet SUHSkonferansen arrangert av Uninett, SamDok-konferansen arrangert av Riksarkivet og Det 6. norske arkivmøtet arrangert av bl.a. Riksarkivet og Norsk Kulturråd Bemanning Enhet for arkiv har ved utgangen av ,5 faste stillinger og 1 midlertidig stilling som skal vare ut To av stillingene er besatt av midlertidige tilsatte grunnet permisjoner (en utenlandspermisjon 100% stilling og en langvarig sykepermisjon 50% stillingen). En stilling (100%) er vakant siden etter at medarbeideren sa opp sin stilling, den er fortiden besatt av en vikar fra Centric i påvente av utlysning i Fra januar til og med juli 2013 var arkivleder stillingen vakant, ny arkivleder begynte i august Sykefravær og overtid Det har vært stort sykefravær frem til Noe av dette har skyltes at en medarbeider i 50%stilling har 2013 vært sykmeldt siden mars og vil være sykemeldt til når medarbeideren går av med førtidspensjon. En annen medarbeider i 100% stilling har vært sykmeldt fra mai 2014 frem til da medarbeideren sluttet i sin stilling. Overtid er lite brukt ved enheten i Budsjett og økonomi Enhet for arkiv har to budsjettposter i 2013, felleskostnader og arkivprosjekt. Felleskostnadene hold seg innenfor rammene. For arkivprosjekt midlene ble det et betydelig mindreforbruk pga. leverandørens (Evry) manglende evne til å levere. 3. Aktivitet Kort gjennomgang av produksjon og oppfølging av dokumentasjonsproduksjonen ved HiOA 3.1. Statistikk for HiOA Inngående dokumenter 2013 var totalt på saksdokumenter 2
3 Side 3 av 5 Utgående dokumenter 2013 var på totalt 9916 saksdokumenter Produksjon av andre typer dokumenter (notater mm.) i 2013 var på 7089 dokumenter Totalt i basen for 2013 ble det behandlet og produsert saksdokumenter Restanser og andre dokumenter som ikke var oppfulgt var på 5250 saksdokumenter. Restanser og andre dokumenter som ikke var fulgt opp i begynnelsen av 2014 var på 2311 saksdokumenter. En god del av disse stammet fra før Det har høsten 2013 vært et fokus på å få ned dokumenter som ikke var fulgt opp før Dette gjenspeiles også i tallene. Selv om en del gjenstår, stammer de gjenstående 2311 saksdokumenter hovedsakelig fra Detaljert oversikt oppdater for 2012 og 2013 Journalposter med status R, F, M, S og E Status R Status F Status M 0 0 Status S 0 38 Status E 0 55 Tilsammen Restanser og ufordelt Antall journalposter med restanse Antall restanser Antall inngående journalposter ufordelt Ufordelt X og N Ulike dokumenttyper Dokumenttype I Dokumenttype U Dokumenttype N Dokumenttype X Dokumenttype Y Dokumenttype S
4 Side 4 av 5 Til sammen Det som leses ut av denne statistikken er at HiOA har en stor utfordring med oppføling av saksdokumenter og avslutning av restanser. Høyt restansetall betyr ikke nødvendigvis ikke at saker ikke blir fulgt opp, men at de ikke følges opp på en korrekt måte som sikre autensitet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Fremover må enheten ha et større fokus på en god dialog og oppfølging av saksbehandler og ledere, med en tydeligere forventningsavklaring. Dette vil gjøres ved å utarbeide en tydelig plan for kvartalvis oppfølging av saksbehandlingen ved HiOA jfr arkivforskriftens 3-7 og på sikt legge til rette årlig rapportering til HiOAs ledelse om status for saksbehandlig og dokumentproduksjon for HiOA. 4. Sentrale prosjekter Våren 2013 ble første fase i prosjektet med å etablere en arkivplan for høgskolen fullført. Høsten har vært preget av etablering av prosjektet og arbeid som skal legge grunnlag for primær tjenestene for enheten fremover. Det største prosjektet er Digital arbeidsflyt i samarbeid med OU-prosjektet. I tillegg er det gjort forberedelse for kartlegging og kontroll med det fysiske/historiske materialet som finnes ved HiOA, for å kunne en gode ytelser innenfor informasjonsforvaltning. 4.1 Arkivplan Arkivplanen skal samordne rutinene innen saksbehandling og dokumentflyt og gi en samlet oversikt over hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Planen skal bidra til økt kvalitet og støtte opp under høgskolens verdier, mål og strategier ved at ansvar og rutiner er godt dokumentert og lett tilgjengelig Digital arbeidsflyt Digital arbeidsflyt vil bli primærtjeneste som skal leveres av enhet for arkiv fra 2014 og fremover. Digital arbeidsflyt innebærer at all dokumentasjon som har verdi for høgskolen og der tilsatte gjør en vurdering eller tar en beslutning på vegne av høgskolen, håndteres digitalt via P360 eller i andre fagsystemer som er knyttet opp mot P360. Der det er hensiktsmessig vil det sammen med fagområdene utarbeides saksflyt/prosess-støtte i P360 som gjøre håndteringen av dokumentasjon enkel, forutsigbar og gjennomsiktig. Prosesser vil automatiseres der det er mulig og hensiktsmessig. Den digitale arbeidsflyten vil understøttes av enkle brukergrensesnitt via nettbrett og andre mobile medium. Det er en målsetning om at dokumentasjonen skal: o hovedsakelig komme automatisk inn i P360, evt. legges inn av saksbehandler eller dokumentforvalter/arkivar der hvor dialogen går utenom standardisert kanaler o bli koblet til en forhåndsbestemt prosessflyt som understøtter saksbehandlingen eller følge en tradisjonell saksflyt til leder som fordeler til egne tilsatte for videre behandling o i møter, bli håndtert elektronisk ved å gjennomføre e-møter, med automatisert administrasjonsstøtte i forhold til agendaer og møteprotokoller. Møtevirksomhet vil også kunne bli erstattet av elektroniske arbeidsprosesser som ivaretar medbestemmelse/intern deltagelse 4
5 Side 5 av 5 o for prosjektarbeid bli håndtert i prosjektrom i P360 eller i prosjektverktøy som er integrert med P360 og som sikrer at dokumentasjonen blir ivaretatt på en hensiktsmessig og korrekt måte o uavhengig av saksflyt, bli elektronisk godkjent og få en elektronisk signatur o automatisk blir ekspedert via en integrasjon med en elektronisk posttjeneste eks. Digipost I tråd med regjeringens Digitaliseringsprosjekt vil prosjektet bidra til at all korrespondanse med studenter, myndigheter og andre samarbeidspartnere på sikt går digitalt. Dette vil gjøre at korrespondansen går raskere, ved at dokumentasjon går automatisk inn og ut av høgskolen. I tillegg vil saksflyten støtte digital samhandling internt slik at tilsatte kan bruke tid på vurderingene som må gjøres fremfor å administrere flyten og dokumentasjonen. Dokumentasjonen vil være lett tilgjengelig og gjenfinnbar i ettertid. Dette vil bidra til at HiOA fremstår som en fremtidsrettet og profesjonell virksomhet som arbeider effektivt og hensiktsmessig. Fremdriftsplan i korte trekk: o høsten 2014 nytt dokumentasjonssystem (P360) lanseres o vinter 2015 lanseres E-møter og forløpsmaler for hele HiOA. Utvikling av arbeidsflyt skal kunne fasiliteres av ansatte ved enheten. o sommer 2015 integrasjon med rekrutteringssystem og KGV o vinter 2016 integrasjon med en offentlig tjeneste alla «Digipost» med skjemaimport mm Fra da av vil all korrespondanse med privatpersoner i Norge gå digitalt. o Prosjektet avsluttes vinteren Kartlegging av fysiske arkiver ved HiOA HiOA har et betydelig materiale som eksisterer på papir. Noe er under kontroll av enhet for arkiv, en betydelig del av dette er uorganisert, desentralisert og uten kontroll. For å sikre materialet og for at det skal kunne bli brukt effektivt av ansatte ved HiOA vil et større kartleggingsprosjekt starte januar Dette vil gjøre at man kan få oversikt over dette materialet og kunne levere ytelser til tilsatte som bidrar til en effektiv arbeidsdag, samtidig som materialet blir forvaltet på en korrekt og hensiktsmessig måte. Ved å få kontroll over dette materialet vil enheten kunne: o Levere sammenstilt informasjon på bestilling o Bistå med gjenfinning. o Tilby skanning «on demand» av eldre materiale tilsatte trenger tilgang til o Tilrettelegging og publisering av materialet (f.eks. vil digitalisering og publisering av eldre studieplaner på nett redusere belastning på studieadministrasjonene ved fakultetene betydelig) 5
Rutinebeskrivelse for saksbehandling av arbeidsavtale for timelønnede arbeidstakere
Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: Prosjektleder Cecilie Haugen Horn og informasjonsforvaltning Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 01.07.2016 Endret dato: Rutinebeskrivelse for saksbehandling
Detaljerephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte
ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Kort om arkivverdighet Begreper
DetaljerOrganisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA
Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper
DetaljerFelles systemanskaffelser NOARK 5 & BOTT Økonomi og HR Orientering
Felles systemanskaffelser NOARK 5 & BOTT Økonomi og HR Orientering 23.november 2016 Direktørnettverket NOARK5 og BOTT økonomi og HR 1. Bakgrunn for anskaffelsene 2. Organisering av prosjektene 3. Effekter
DetaljerLeveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering
// PROSJEKTDOKUMENT Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering Prosjekteier: Inger Johanne Stokke/HR Administrative tjenester Produsent: Prosjektgruppen
DetaljerHelhetlig dokumentasjonsforvaltning - Hva med brukeren?
22. OKTOBER 2015 Helhetlig dokumentasjonsforvaltning - Hva med brukeren? Ingvild Korsnes Daasvand tjenesteeier for digital informasjonsforvaltning Høgskolen i Oslo og Akershus Høgskolen i Oslo og Akershus
DetaljerFagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte
Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 1-2019 Videomøte 07.01.2019 Agenda 1. Godkjenning av referat 2. Orientering og tilbakemelding om møte 18.12.18 3. Siste versjon av initiativ.
DetaljerOrganisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA
Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Formål: Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering
DetaljerFSAT, FS og digital eksamen. SUHS 2015 Spor: Digitalt læringsmiljø
FSAT, FS og digital eksamen SUHS 2015 Spor: Digitalt læringsmiljø Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Etablert 1.7.2014 Enhet organisert etter 1-4.(4) i UH-loven - Eget styre 85 ansatte -
DetaljerSaksgang i Trondheim kommune
Saksgang i Trondheim kommune Norsk arkivråd, Bergen 27.03.12 Kari Myhre, Trondheim byarkiv Trondheim kommune en kompleks organisasjon ca. 230 enheter, ca. 15.000 ansatte ca. 5.000 brukere på sak/arkiv
DetaljerHøgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne
DetaljerBrukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.
Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...
DetaljerKommunikasjonsplan Digital arbeidsflyt
Kommunikasjonsplan Digital arbeidsflyt Skrevet av: Korsnes Daasvand Filnavn: Kommunikasjonsplandigitalarbeidsflyt.docx Status: Utkast Versjon: 1 Opprettet: 16.01.2014 Sist endret: Sider: 8 Revisjonshistorikk
DetaljerFagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm
Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 3-2019 06.03.2019 Lillestrøm Administrasjon, ledelse og kontorstøtte MA1 Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative
DetaljerInnføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen
Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...
DetaljerKOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING
KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING Informasjonsmøte for kommuner i Akershus torsdag 18. januar 2018 kl. 12.00-14.00 Kolben kulturhus, Oppegård Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver i Arkivverket
DetaljerAutomatisering av saksbehandlingsprosesser
Automatisering av saksbehandlingsprosesser Navn Atle Johansen Tittel? Enhet Seksjon for dokument og informasjonsforvaltning SDI Agenda Når og hvorfor skal vi automatisere saksbehandlingsprosesser? Avklaring
DetaljerBOTT økonomi og HR. Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017
BOTT økonomi og HR Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017 BOTT økonomi og HR-programmet Universitetene Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) Universitetenes kontrakter knyttet til økonomisystemene,
Detaljerephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende
ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Agenda Kort om arkivverdighet
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerSaksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring
Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerUNIT DIREKTORATET FOR IKT OG FELLESTJENESTER I HØYERE UTDANNING OG FORSKNING. Knut Løvold
UNIT DIREKTORATET FOR IKT OG FELLESTJENESTER I HØYERE UTDANNING OG FORSKNING Knut Løvold UNIT 1. januar 2018 ble BIBSYS, CERES og deler av UNINETTsamlet i et nytt tjenesteorgan for forskning og høyere
DetaljerStudieplan 2010/2011
Studieplan 2010/2011 1009 Bevaring, registrering og formidling av foto, film, video og lyd - Emne 3 i Studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Emnet Bevaring, registrering og formidling av foto, film,
DetaljerArkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning,
Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Ansvar og hovedoppgaver Forvaltning (avdelingen): Ansvar for Arkivverkets tjenester
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2014-2029 Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Den digitale dialogen skal legge vekt på åpenhet og tilgjengelighet. Digitale verktøy
DetaljerErfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV
Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Olav Sataslåtten Seksjonssjef NAV Drift og Utvikling/Fagportalprogrammet Norsk Arkivråds Høstseminar 2009 Bakgrunn NAV søkte opprinnelig Riksarkivet
DetaljerArkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune
Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,
DetaljerKoffer gjør itj saksbehaindleran jobben sin?
Koffer gjør itj saksbehaindleran jobben sin? Oversikt Kontroll Enhetlig håndtering B/K-plan for fylkeskommuner Når B/K-planen blir implementert i det elektroniske saks- og arkivsystemet, vil den lette
DetaljerRegistrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
DetaljerProgrambeskrivelse. Versjon Program for administrativ forbedring og digitalisering
Programbeskrivelse Versjon 1.5 28.05.2018 Program for administrativ forbedring og digitalisering Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av 12.02.2018 Programstyret Jan Thorsen 25.05.2018 Programstyret
DetaljerVeileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017
Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerDigital transformasjon
Digital transformasjon I Norge, i det offentlige, i Asker kommune, også med sak og arkiv?, også med ESA? Ole-Kristian Tangen Utviklingssjef Asker kommune Asker kommune i veldig korte trekk > 60.000 innbyggere
DetaljerAnsvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader
Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på
DetaljerHvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner
KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv
DetaljerDigitaliseringsstrategi Birkenes kommune Vedtatt av RLG Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1
Digitaliseringsstrategi Birkenes kommune 2021 Vedtatt av RLG 15.05.17 Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1 Innholdsfortegnelse 1.0 Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune... 3 1.1 Visjon
DetaljerDigitaliseringsstrategi. - trygghet og tillit til teknologi
- trygghet og tillit til teknologi Utkast til behandling i kommunestyret 18. oktober 2018 BAKGRUNN OG MÅL Digitaliseringsstrategien beskriver sentrale innsatsområder for å møte innbyggerne der de er, yte
DetaljerStatped har ca. 700 ansatte, fordelt på fire regioner med til sammen femten kontorsteder. For mer informasjon, se statped.no.
Leverandørdialog for å anskaffe et system for å lagre og håndtere digitale mediefiler Grunnlag for dialog med leverandører frem mot å utarbeide et konkurransegrunnlag Om Statped Statped er en statlig spesialpedagogisk
DetaljerStrategisk HR innenfor rammen av BOTT-samarbeidet
Strategisk HR innenfor rammen av BOTT-samarbeidet DIGITALISERING PERSPEKTIVER FREMOVER FOR UH-SEKTOREN 22. november 2018 Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, NTNU Felles drift Felles løsninger Samarbeidet
DetaljerKOMMUNIKASJONSSTRATEGI
Klæbu kommune PRINSIPPER OG STRATEGI FOR KOMMUNIKASJON I KLÆBU KOMMUNE Godkjent av rådmannen 25.05. 2010 2 Innhold Innhold... 3 Bakgrunn... 4 Dette dokumentet tar utgangspunkt i... 4 Mål for kommunikasjon...
DetaljerModell for tjenesteforvaltning
2. NOVEMBER 2015 Modell for tjenesteforvaltning tilpasses hver presentasjon Hva er en tjeneste? Hva inneholder brukerorientering? Oppgaver Hvilke tjenester benytter du deg av? Bruk 10 minutter på å summe
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerAllmøte USIT. Saksliste. 18. oktober Internt handlingsrom (IHR) USIT 3.0
Allmøte USIT 18. oktober 2012 Saksliste Internt handlingsrom (IHR) USIT 3.0 IHR Roller og ansvar Organisering og standardisering av UiOs ITvirksomhet Bilagslønn Studieadministrasjon Roller og ansvar Tre
DetaljerStudieplan 2009/2010
Studieplan 2009/2010 ARKIV Elektroniske arkiver - muligheter og utfordringer, del 1 av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Dette emnet tar for seg overgangen fra papirbasert til elektronisk arkivering.
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2014 2029 Innsatsområder Ansvar og roller Mål Brukerbehov Utfordringer Verdigrunnlag Digitaliseringsstrategien Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt
DetaljerDigitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene
Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene Ingelin Killengreen Direktør, Difi Digitalisering forenkler samhandling med forvaltningen St.meld 22: Digital agenda for Norge Digital kommunikasjon
DetaljerDigital strategi for HALD Februar 2019
Digital strategi for HALD Februar 2019 Besøksadresse: Strandgata 52 Rådhuset, 8805 Sandnessjøen Tlf. 75 07 50 00 www.alstahaug.kommune.no Agenda Innledning Visjon og Ambisjon for digitaliseringsarbeidet
DetaljerFOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no
Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden
DetaljerStudieplan 2011/2012
Studieplan 2011/2012 1009 Bevaring, registrering og formidling av foto, film, video og lyd - Emne 3 i Studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Emnet Bevaring, registrering og formidling av foto, film,
DetaljerRUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER
Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: 21.1.2015 RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING
DetaljerInnspill fra arbeidsverksted
Innspill fra arbeidsverksted Økonomi og virksomhetsstyring Tirsdag 20.11.18 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 1 1 Prioritering av overordnede hensyn 2 2 Prioritering av hensyn definert i arbeidsverksted
DetaljerProsjektets mål. Dekanmøtet 4. mars 2015
Prosjekt UiO digital eksamen Dekanmøtet 4. mars 2015 Prosjektets mål Å gjøre eksamen papirløs for alle involverte: studenten, eksamensadministratoren og faglærer/sensor.! Levere en digital arbeidsflyt
DetaljerVersjon 0.2 Dato
Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 1 av 5 Bakgrunn Styrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL, gjeldende fra 1.1.2017. Styrene og
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerKONTAKTKONFERANSEN KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT
KONTAKTKONFERANSEN 17.06.2019 KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT Nytt sak-arkivsystem og smart informasjonsforvaltning - nye moglegheiter (og utfordringar!) Introduksjon: Kort om status Bk360 i
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
DetaljerStudieplan 2008/2009
Studieplan 2008/2009 ARKIV Elektroniske arkiver - muligheter og utfordringer, del av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Dette emnet tar for seg overgangen fra papirbasert til elektronisk arkivering.
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerFagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte
Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 2-2019 08.02.2019 Agenda for fagutvalgsmøte 2-2019 1. Godkjenning av innkalling 2. Godkjenning av referat fra møtet 07.01.2019(ref. e-post) 3.
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerInnhold 1. Innledning Økonomi Mål og resultatoppnåelse NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom
ÅRSMELDING FOR NEDRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID (NRI) 2017 Innhold 1. Innledning... 3 2. Økonomi... 3 3. Mål og resultatoppnåelse... 3 3.1. NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom
DetaljerHvordan yte gode tjenester når vi aldri har definert hva god arkivkvalitet er? Hvilken betydning har statistikken for å måle kvalitet?
Hvordan yte gode tjenester når vi aldri har definert hva god arkivkvalitet er? Hvilken betydning har statistikken for å måle kvalitet? Jorunn Bødtker, Finansdepartementet Gustav Gudbrandsen, Klima- og
DetaljerHvilke kartleggingsbehov har vi?
Overordnet kartlegging av årsverksfordeling innenfor administrasjonen ved UiO Gjøres fra 26. april til 18. mai Hvilke kartleggingsbehov har vi? Grov oversikt Kartlegge ressursbruk i hele organisasjonen
DetaljerBLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015
BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting
DetaljerOrganisasjonsutvikling på NAV-kontoret
STAVANGER KOMMUNE BÆRUM KOMMUNE BERGEN KOMMUNE OSLO KOMMUNE TRONDHEIM KOMMUNE Samarbeidsprosjekt mellom 5 pilotkommuner, KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet Organisasjonsutvikling på NAV-kontoret L
DetaljerDigitale tjenester i Sørum kommune. Eksempler på digitale tjenester
Digitale tjenester i Sørum kommune Eksempler på digitale tjenester Innbyggere i Sørum kommune Våre innbyggere Eier eiendommer i Sørum kommune Søker på kommunale tjenester Mottar vedtak og dokumenter fra
DetaljerSikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon
Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerPeriodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms
Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling
DetaljerNOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi
NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende
DetaljerStatus, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen
Status, deponering og avslutning for ephorte Ved Leif Kristiansen Status for sak/arkiv Ephorte har normal drift Tidvise problemer med pdf-konverteringen og Ootlook2ephorte. Tett Dialog med Evry for å løse
DetaljerProsjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011
Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Utgangspunktet ½ kilometer papirarkiver for perioden 1892-2003 Papirarkiv for perioden 2004-2005 Fullelektronisk fra 2006
DetaljerSikker digital dialog GITTE CECILIE LANGAAS KIHL & HANNE MELBY
Sikker digital dialog GITTE CECILIE LANGAAS KIHL & HANNE MELBY - esignering - eformidling - Digital Dialog esignering - trygg, rask og enkel signering av dokumenter Difi har etablert en felles tjeneste
DetaljerQuiz om innsynskrav. a. Sikre enhetlige saksbehandlingsregler i det offentlige
Quiz om innsynskrav Noen av spørsmålene har 2 riktige svar eller et fritt svar. Svar på spørsmålene finner du ved å kontakte SDI på post@hioa.no. God fornøyelse! 1. Hva er formålet med offentleglova? a.
DetaljerArkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne
Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne Av ei som er fra Ålesund: Karin Gjelsten Fagsjef for moderne arkiv Bergen Byarkiv DIGITAL KOMMUNIKASJON
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerSvarUt Offentlig digital post
SvarUt Offentlig digital post eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no Hva er SvarUt? En løsning for å kunne sende digital utgående post fra kommunen i et elektronisk
DetaljerFelles studieadministrativt tjenestesenter FSAT. Strategi
Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Strategi Styreleder Christen Soleim Opprettelse For å sikre videreutvikling av de studieadministrative tjenestene, besluttet Kunnskaps-departementet 14.
DetaljerFrank Sandersen, EVRY 3. April 2014. Avansert integrasjon Saksbehandling med ephorte som arkiv
Frank Sandersen, EVRY 3. April 2014 Avansert integrasjon Saksbehandling med ephorte som arkiv Meg Småbarnspappa EVRY Porsgrunn Automasjonsingeniør Systemutvikler Integrajonsarkitekt Arkivfaglig 2 3 Søker
DetaljerUniversitetet i Oslo Enhet for lederstøtte
Universitetet i Oslo Enhet for lederstøtte Notat Til: AMU Dato: 16. mai 2019 Orientering om BOTT 1.1 Bakgrunn, hva er BOTT? BOTT-samarbeidet har som formål å styrke de deltakende organisasjonenes evne
DetaljerFelles kommunalt rammeverk for digitalisering - eller Felles kommunal IKT-arkitektur
Felles kommunalt rammeverk for digitalisering - eller Felles kommunal IKT-arkitektur SAMDOK-konferansen, 12. november 2015 Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS KS digitaliseringsarbeid Digitaliseringsstrategi
DetaljerForslag til prosjekter - Fornyelsen av studieadministrasjonen
Forslag til prosjekter - Fornyelsen av studieadministrasjonen HiOA Personlig og konfidensielt Innhold Kapittel Tittel Side 1 Tjenester i studieadministrasjonen 1 2 Internasjonalisering 2 3 Informasjon,
DetaljerOppmelding og behandling av saker ved Høgskolestyret
Side 1 av 25 Oppmelding og behandling av saker ved Høgskolestyret Innholdsfortegnelse 1. Formål... 1 2. Elektronisk saksgang... 1 3. Overordnet prosessbeskrivelse... 2 4. Oppmelding av sak i Public 360...
DetaljerOrganisasjonsutvikling på NAV-kontoret
STAVANGER KOMMUNE BÆRUM KOMMUNE BERGEN KOMMUNE OSLO KOMMUNE TRONDHEIM KOMMUNE Samarbeidsprosjekt mellom 5 pilotkommuner, KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet Organisasjonsutvikling på NAV-kontoret L
DetaljerNorsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5
Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5 Om å bestille et system for Statens Vegvesen v/ Espen Vaager, informasjonsarkitekt 1 Om å bestille et system for Statens Vegvesen Hovedpunkter
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerHvordan etablere prosesser knyttet til FDV og BIM?
Hvordan etablere prosesser knyttet til FDV og BIM? BIM for byggherrer digitalisering av byggebransjen Øyvind Olav Lodten Forsvarsbygg ønsker å motta og å tilgjengeliggjøre digital FDV-dokumentasjon Skapet
DetaljerProsjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Presentasjon for PK-nettverket v/irene Sandlie
Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo 2010-2013 Presentasjon for PK-nettverket 01.11.13 v/irene Sandlie UiOs strategi 2020 UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet,
DetaljerJohannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør. Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig?
Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig? Litt om UiO Universitetet i Oslo er landets største og mest tradisjonsrike institusjon
DetaljerPresentasjon KPR plan, bygg og geodata ebygg-prosjektet. Foto: Carl-Erik Eriksson
Presentasjon KPR plan, bygg og geodata 11.09.2015 ebygg-prosjektet Foto: Carl-Erik Eriksson Organisering av ebyggprosjektet Styringsgruppe Digitalt førstevalg Programleder Digitalt førstevalg Prosjektet
Detaljer09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.
09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet
DetaljerDigitaliseringsstrategi 2014-2029
Digitaliseringsstrategi 2014-2029 Stavanger kommune Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Den digitale dialogen skal legge vekt på åpenhet og tilgjengelighet.
DetaljerDIGITALISERING MED INTERACT-FLOW
DIGITALISERING MED INTERACT-FLOW Interact Flow Mottak/Websak En presentasjon av Larvik kommune v/digitalisering Bestilling og definisjon av oppgaven Alle 4000 ansatte skal levere personaldokumentasjon
DetaljerStudieplan 2011/2012
Studieplan 2011/2012 1523 Elektroniske arkiver - muligheter, erfaringer og utfordringer, emne 1 av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Emnet tar for seg overgangen fra papirbasert til elektronisk
DetaljerStudieplan 2012/2013
Studieplan 2012/2013 1523 Elektroniske arkiver - muligheter, erfaringer og utfordringer, emne 1 av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Studiestart 23.01.2013 Faglig innhold/læringsutbytte For detaljer
DetaljerDIGITALISERING AV KOMMUNAL SEKTOR
Felles informasjonsforvaltning i offentlig sektor Hvorfor trenger vi det, hva bør det omfatte og hvordan? Rune Sandland, Sjefsarkitekt Del 1 DIGITALISERING AV KOMMUNAL SEKTOR Tenke digitalt utvikle nasjonalt
Detaljer