Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen

Transkript

1 Status, deponering og avslutning for ephorte Ved Leif Kristiansen

2 Status for sak/arkiv Ephorte har normal drift Tidvise problemer med pdf-konverteringen og Ootlook2ephorte. Tett Dialog med Evry for å løse pdf-konverteringen. Fokuset fremover er overgang til Public 360 Om 1 år vil de fleste av dere være brukere av P360 Målet er at alle er over på nytt system i løpet av første halvår 2015 Viktig med fokus på utgifter: Det koster å ha 2 systemer! 6. november 2013 SLIDE 2

3 Status for sak/arkiv fortsettelse Forvaltningen av P360 blir en del av sak-arkiv fra neste år. Nytt P360 prioriteringsråd og arbeidsgruppe. Det bør være med noen av de samme medlemmene fra P360 utrullingsprosjektet. 6. november 2013 SLIDE 3

4 Sak/arkiv prioriteringsråd Astrid Optun (Leder) Kari Frank Dahl Kari Marie Øvrebøe Lisbeth Viken Har hatt 4 telefonmøter i løpet av året Ivareta Videre drift for UIO og UIB. Overgang til nytt system for resten. 6. november 2013 SLIDE 4

5 Avslutning av ephorte: Workshop med Evry Avholdt på Radisson Blu 17.oktober. Målet med dagen var å komme fram til en arbeidsliste som skal kunne benyttes av alle Agora tas i bruk for å etablere et forum for beste praksis, det presenteres her i dag Deltakere: Kjetil Holsæter (evry), Renate Dreyer, (HiH), Marit Hellum (HiHm), Kari Franck Dahl (HIOA), Per Johan Rødland (UIS), Enis Laja (UIS), Britt Totaland (HiSF)Jon Strømme (UNINETT) og Leif Kristiansen (UNINETT). 6. november 2013 SLIDE 5

6 Uttrekk i NOARK 5 Både Evry og Riksarkivet mener at uttrekket i NOARK 4 vil bli et dårligere og mer risikabelt uttrekk. Et NOARK 4 uttrekk må involvere Gecko. Et NOARK 5 uttrekk kan vi gjøre selv. Program for uttrekket lastes ned gratis fra Gecko. USIT gjør uttrekket på vegne av alle. Passord fra får man fra Evry. Riksarkivet har ikke testing på plass for NOARK 4. Arkivverket må ha melding på at vi gjør uttrekk i NOARK 5. Komplisert og kostbart å gjøre uttrekket på NOARK november 2013 SLIDE 6

7 Overgang til nytt system Ved overgangen må systemansvarlig definere hvem som skal kunne gjøre endringer. Databasen må sperres for nyregistreringer: Ikke legge inn nye saker eller JP. Det er mulig å åpne for nyregistreringer for en mindre periode. Stenge for saksbehandler, men at arkiv kan gjøre endringer: Stenge på rollenivå. Mulig å kjøre skript for avslutte og avskrive saker. Vedlegg som ikke er konvertert er grunn til at saker ikke blir avskrevet. Utgåtte poster følger med i deponeringen Det skal være henvisninger mellom historisk base og produksjonsdatabase ved fortsettelse av saker. Dersom det er ønskelig kan restanser settes på dokumentet som overføres til ny database. Ingen krav om dette. Man kan forøvrig velge å ikke registrere nye saker/dokumenter f. eks siste uke i Ephorte. 6. november 2013 SLIDE 7

8 Overgang til nytt system, fortsettelse NB! Sjekksum: ikke bytt ut dokumentet i fillageret. Dette gikk før, men dette er ikke lenger mulig.. Ephorte og uttrekk vil reagere på dette. Ved periodeskille midt i året: Unngå overlappende saksnummer ved ikke å sette første saksnummer på 1. Settes fram i tid, lenger fram enn siste saksnummer i Ephorte, for å unngå dette. 6. november 2013 SLIDE 8

9 Periodeskille God kommunikasjon i forkant av periodeskillet er avgjørende for suksess! Tar tid. Ruglete periodeskille: er en overgangsfase på for eksempel en måned der man har doble systemer. Løsning på det som faktisk ikke går over. Frist: Dersom det ikke er tatt ut av systemet innen satt dato vil det bli avsluttet. Ta ut restanselister fra 2 systemer for en periode. Overgangsrutiner: avskrive med merknad. Det går an å kjøre skript. Klar bestilling på hva skriptet skal gjøre. Forslag går ut på at dette kan koordineres i hver enkelt utrullingspulje. Utsjekka dokumenter som ikke finnes i dokumentlageret: Mange kan man finne ved å tvinge innsjekking. Vær obs på at man ikke tvinger innsjekking på noe som man ikke er ferdig med. 6. november 2013 SLIDE 9

10 Rydding av databasen Utgangspunktet er at kun saker med gyldig innhold lar seg avslutte. Det har imidlertid vist seg at man kan avslutte saker med ugyldig filformat. Ingen restanser. Ingen ugyldige filformat. Løpenummer/sekvensnummer. Pass på dette dersom det skjer midt i året. Starte med et et høyere nummer på nytt system, slik at man slipper dubletter av saksnummer. Overgangsrutiner: avskrive med merknad. 6. november 2013 SLIDE 10

11 Restanser Det skal være henvisninger mellom historisk base og produksjonsdatabase ved fortsettelse av saker. Det ble diskutert hvorvidt vi skulle overføre restanser til ny periode eller ikke, og det ser ut til å være valgfritt. Man kan forøvrig velge å ikke registrere nye saker/dokumenter f. eks siste uke i ephorte. Restanser i Status U. Ikke nødvendig å avskrive disse. 6. november 2013 SLIDE 11

12 Dokumenter med status R Status R. Mange har mange dokumenter her. Skummelt å masse-oppdatere dette. Dersom dette skjer må det dokumenteres i arkivplanen. Skummelt å masse-oppdatere alle i dokumenter i status R. R- sjekke om brevet i restansen er sendt ut. Overgangsrutiner: avskrive med merknad 6. november 2013 SLIDE 12

13 Dokumenter under arbeid Tving innsjekking av dokumenter. Et alternativ er å etterspørre dokumentet fra mottaker. Dokumentér det som er gjort i arkivplanen. 6. november 2013 SLIDE 13

14 Ufordelte journalposter x-notat har ingen krav om mottaker i et uttrekk I og N må være fordelt N-notat med restanser må være avskrevet. 6. november 2013 SLIDE 14

15 Krav til avslutte en sak Journalføre Kvalitetssikre saksbehandler. Følge med på antallet status R. Stauts R kan være importerte e-poster. De kan være sendt. De kan søkes opp og journalføres fra arkivet. (Status R og Filtype) Gode daglige rutiner for kvalitetssikring er viktig. 6. november 2013 SLIDE 15

16 Utgåtte saker Nummeret ligger i tabellen. Saken blir ikke med i uttrekket. Ufordelte JP Alle saker må ha mottaker. Og kopimottaker. Kan ikke ha ufordelt på I, U, og N. X- notat. Går greit uten mottaker. Det er enda ikke avklart med ufordelte kopier. Alternativet er å fjerne ufordelt kopimottaker 6. november 2013 SLIDE 16

17 Arkivdeler Det vil bli gjort uttrekk av alle arkivdelene, også Student og personal. Dere bør dobbeltsjekke at alt ligger i riktig arkivdel. Det angis i uttrekksmodulen hvilke arkiv deler som blir med i uttrekket. Vi kan velge å gjøre dette samlet, eller enkeltvis. UNINETT anbefaler det første. 6. november 2013 SLIDE 17

18 Formater Det som er produsert i 2008 i tiff fra før 2008 kan dette avleveres. Pdf fra 2008 kan avleveres som pdf. Pdf og tiff fra må konverteres til PDF-A. Utrekksmodulen til Evry skal takle dette. Uttrekksmodulen skal takle alle arkivformatene. Xlsx: er i praksis en zip fil fra xml. Disse kan unsippet til xml og man kan ta utrekk av xml. På et senere tidspunkt kan man lage en.zip soml ager en ny.xlsx Dette går ikke på xls. NB, dette gjelder behov for å få ut full excel-fil fra det avleverte arkivet en gang i fremtiden. Binære filer forblir i sak/arkiv-systemet ved institusjonen. Riksarkivet sin side om filformater: 6. november 2013 SLIDE 18

19 Historiske databaser Hva med historiske baser? Disse må klargjøres for et uttrekk på samme måte som dagens produksjonsbase. De historiske Ephorte-databasene er samme versjon som produksjonsbasene. 6. november 2013 SLIDE 19

20 Skript Bestilling av skript felles? Tråd for dette i agora? Felles behov. Meldes inn på agora. Felles bestilling presser ned prisen. Flere blir tidligere oppmerksom på gitte problemstillinger. Klar bestilling på hva dette skal gjøre. Kan ta litt tid, avhengig av om dette må lages eller ikke. Masse-opptateringer: Alternativ til skript. Kan endre status på dokumenter med mer. Ulempen er at du ikke får feilmelding om det som ikke lar seg oppdatere. Inn på posten og sjekke manuelt. 6. november 2013 SLIDE 20

21 Takk for meg! 6. november 2013 SLIDE 21