Få kontroll i et elektronisk arkiv

Transkript

1 Få kontroll i et elektronisk arkiv Verifikasjon, konsistens kontroll og oppfølging i elektronisk arkiv - kan vi effektivisere dette? Stian Gregory og Hilde Jenssen Tieto, ZSP Industry Solutions / ZSPHS Software Innovation

2 Kontroll fra A til Å Registrering i 360 Forløpende kvalitetssikring Løpende overføring til earkiv Tanker og planer for videre utvikling Tanker og planer for videre utvikling Eksisterende funksjonalitet 2

3 Registrering Tanker og planer for veien videre.

4 Registrering - tanker og ideer helt i startgropen Antakelse: Det vil være mindre behov for kvalitetssikring om informasjon blir lagret korrekt ved registrering. Kan vi i større grad «veilede» brukerne til å gjøre de riktige valgene underveis i prosessen? Kan korrekt registrering gjøres basert på «regelsett»? 4

5 Eksisterende funksjonalitet som kan aktiveres Arv fra sak til dokument Ansvarlig person, Saksparter, Tilgangskode, Tilgangsgruppe Standard fraser Forhåndsdefinerte titler til sak og dokument Avhengigheter mellom felter: Ikke mulig å sette tilgangskode lik «Ugradert» på dokumenter i saker som unntatt offentlighet Ikke mulig å sette tilgangsgruppe lik «Public» på saker/dokumenter unntatt offentlighet Settinger med standardverdier Tilgangskode, Tilgangsgruppe, Journalenhet, Arkivdel med flere. 5

6 Praktisk eksempel Opprette nytt dokument fra sak: Blir automatisk tilknyttet korrekt sak Standard dokumentkategori hentes fra setting Tilgangskode og tilgangsgruppe arves fra sak eller brukerprofil Bruk dokumentfraser for å sette tittel Hent mottaker/avsender fra saksparter 6

7 7

8 Hva kan gjøres videre? Kan flere regler defineres for å veilede til riktige valg? Forhåndsdefinere «maler» for oppsett? Stille direkte spørsmål til brukerne? Vi jobber videre med temaet! 8

9 Automatisering av kontrolloppgaver Tanker og planer for veien videre.

10 Hva mener vi med automatisering? Automatisering er i denne sammenheng effektivisering av kontrolloppgavene som utføres i 360 i dag. Benytte forhåndsdefinerte regelsett/søk for å finne feil/avvik. Få presentert oppdatert «status» direkte i brukergrensesnittet. 10

11 Automatisert kontroll 2 hovedområder Tidsbesvarende / unngå repetitive oppgaver Hva kan automatiseres for å frigi flest ressurser? Finne kritiske feil/avvik Hvilke feil eller avvik kan ha alvorlige konsekvenser om de ikke blir oppdaget i kvalitetskontrollen? Eksempel: Publisering av sensitiv informasjon på offentlig journal. 11

12 Hel- og halvautomatisk Halvautomatisk kontroll Automatisk varsling ved feil og avvik, men krever manuell korreksjon. Helautomatisk kontroll Finner feil og avvik, og korrigerer dem direkte basert på gitte regelsett. 12

13 13

14 Automatisering av varsling/oppfølging Automatisert utsendelse av purringer på oppgaver som skal utføres eller ferdigstilles. Varsling på mail eller i 360. Eksempler på automatiserte purringer Oppfølging av restanser i avdeling Dokumenter som har vært i status Reservert i mer enn 3. mnd Saker uten bevegelse det siste året. 14

15 Oppsett av regelsett Vanskelig å finne regler som er felles for alle kunder - er ofte små avvik knyttet til hvordan oppgaver utføres i den enkelte organisasjon. Er derfor ønskelig at det: Er mulig å parameterstyre evt. regelsett som finnes i standard. Er mulig å definere regler basert på den enkelte virksomhets rutiner og behov. 15

16 Masseoppdatering og kvalitetssikring

17 Noen av dagens utfordringer Skjermbilde for kvalitesskring benyttes i liten grad da det er vanskelig i bruk. Ingen skjermbilder viser all den informasjonen man trenger må navigere mellom ulike skjermbilder. Mange klikk frem-og-tilbake gjør at man mister oversikten. 17

18 Kvalitetssikring versjon 5.0 Helt nytt skjermbilde for kvalitetsskring og masseoppdatering. Målsetting: en enklere og bedre oversikt færre skjermbilder færre klikk 18

19 19

20 Overføring til earkiv Public

21 Løpende overføring P360 EA360 Lukk sak/dok Lag pakke Send til EA Valider Import Kontroll Sak i EA Retry? Logge status / eller feilsituasjon Oppdater status på sak/dok 21

22 Løpende overføring Lukk sak/dok Retry? P360 Lag pakke Kontroller ved lukking av sak Send til EA EA360 Valider Import Kontroll - Er saken påført arkivkode? - Er alle dokument avskrevet? - Foreligger alle filene i PDF format? (opsjon) - m.m. Logge status / eller feilsituasjon Saken tillates ikke lukket før krav er imøtekommet Oppdater status på sak/dok Sak i EA 22

23 Løpende overføring Lukk sak/dok Retry? P360 Lag pakke Produksjon av «pakke» Send til EA EA360 Valider Import Kontroll Logge status / eller feilsituasjon Oppdater status på sak/dok Sak i EA - Trigges etter lukking av sak (dokument) - Produserer «mini» NOARK5 depot./avleverings uttrekk (Pakke) - Kontroller er av teknisk art - Fanger feilsituasjon som følge av f.eks mangler i DB m.m 23

24 Løpende overføring Lukk sak/dok Retry? P360 Lag pakke Send til EA Send til earkiv EA360 Valider Import Kontroll Logge status / eller feilsituasjon Oppdater status på sak/dok Sak i EA - Den lille NOARK5 pakken (ZIP) filen sendes fra Public 360 til earkiv «Server til Server» - Web tjeneste kall - Kontroller er av teknisk art - Fanger feilsituasjon som f.eks nettverksavbrudd, autentisering m.m 24

25 Løpende overføring Validering og «pre-ingest» P360 - Er alle Lukk filer tilstede? Lag - Skjema sak/dok(xsd) pakke validering - Kontrollerer sak og dokument. Send til EA Retry? - Obligatoriske felt / verdier - Datoformat m.m. - Sjekksum på filer - «Pre-ingest» - Start Import EA360 Valider Import Kontroll Logge status / eller feilsituasjon Oppdater status på sak/dok Sak i EA 25

26 Løpende overføring Lukk sak/dok Import Retry? P360 - Data Lag i XML blir Send til Sak til og dokument pakke (m.m.) EAi earkiv - «Mapping» av f.eks. tittel på sak, korrespondanseparter m.m. - Noe konsistenskontroll - Primært kontroll av teknisk art EA360 Valider Import Kontroll Logge status / eller feilsituasjon Oppdater status på sak/dok Sak i EA 26

27 Løpende overføring Lukk sak/dok Retry? Kontroll P360 - Lag Pakken importert? Send til - pakke Vellykket resultat? EA - Saken flagges i Public 360 som «Overført til earkiv» EA360 Valider Import Kontroll Sak i EA Logge status / eller feilsituasjon Oppdater status på sak/dok 27

28 Skjermbilder 28

29 Skjermbilder 29

30 Løpende overføring Oppsummert Lukk sak/dok Selve prosessen P360 Løpende Overføring bidrar til EA360 å sikre kvalitet og kompabilitet i samsvar med NOARK5 standarden: Lag pakke Send til EA Valider Import Kontroll - Det uføres faktisk små deponeringer hver gang en sak lukkes - Depot.pakkene er gjenstand for validering og kontroll ihht til Retry? NOARK5 - Om ikke en sak lar seg overføre til earkiv, så har den antageligvis mangler/feil Logge av status noen / eller sort. feilsituasjon - Muliggjør fortløpende retting i Public 360, så ikke alle mangler først dukker opp samtidig senere Oppdater status på sak/dok Sak i EA 30

31 Archive Format Validator (AFV) Hent PDF filer Inspiser PDF Convert Er PDF- A? Last opp PDF-A OK? NEI NEI JA Flagge filen som OK Sørger for at alle PDF filer er i korrekt avleveringsformat - Inspiserer PDF filer - I P360 eller EA Sjekker om de er PDF-A - Arkivformat - Støtter A-1 / A-2 m.f. - Konverterer til PDF-A - Bruker PixEdit Logge feil. 31

32 Sladding og sletting Public

33 Sladding og sletting - Ny funksjonalitet for å sladde/fjerne eller anonymisere informasjon/felter - I Public 360 og earkiv Tilgjengelig kun for navngitte brukere - GDPR Eksempler: - Fjerne/sladde enkeltfelter på sak/dokument/annet - «Anonymisere» et felt - Fjerne/sladde relatert informasjon - Kontaktinformasjon/annet - Mer omfattende sletting også mulig 33

34 Sladding og sletting - Man definerer en Mal for sladding - Med utgangspunkt i en entitet (Sak / Dok. / etc.) - Knytter til Work Units - Utfører pre-definert sladding/sletting - Lages etter behov - Hvilke sak/dok. som skal sladdes defineres ved et søk - Lagre søket som favoritt 34

35 Sladding og sletting 35