Shell Card Online e-fakturatjeneste Brukerhåndbok. Versjon 2.6

Transkript

1 Brukerhåndbok Versjon 2.6 September 2011

2 Innhold 1 Tilgang til Shell Card Online e-fakturatjeneste Direkte tilgang Via Shell Card Online Hva du gjør hvis du glemmer passordet Bruke e-fakturatjenesten Først gangs pålogging Funksjonen " Kontakt oss " : Funksjonen "Egenadministrasjon": dine brukerdata Funksjonen "FAKTURAER" (hvordan søke på en faktura) Se din faktura Laste ned din faktura Hvordan du laster ned en verifiseringsrapport Ytterligere hjelp Hvordan få tilgang til brukerhåndboken /20

3 1 Tilgang til Shell Card Online e-fakturatjeneste Direkte tilgang: trykk på lenken du finner i e-posten du mottok når du registrerte deg for tjenesten, eller Via Shell Card Online: tast følgende URL inn i nettleseren: " og klikk på "E-faktura" i portletten "Min tilgangskontroll". 1.1 Direkte tilgang Hvis du går direkte til området e-faktura, vil du finne en påloggingsside som er slik ut: Endre, velge språk Fig. 1: Påloggingssiden Her må du oppgi bruker-id og passord. 1.2 Via Shell Card Online Hvis du går inn via påloggingssiden i Shell Card Online, vil du lande på dette skjermbildet: 3/20

4 Velg E-faktura Fig. 2: Startsiden til Shell Card Online Du må klikke på "E-faktura" i portletten "Min tilgangskontroll". 1.3 Hva du gjør hvis du glemmer passordet Hvis du glemmer passordet ditt, bruker du funksjonen "Glemt passordet" på påloggingssiden. Dette vil opprette et nytt systempassord som automatisk sendes til din e-postadresse. Glemt passord Fig. 3: Glemt passordet på påloggingssiden i Shell Card Online 4/20

5 Glemt passord Fig. 4: Glemt passordet på påloggingssiden i e-faktura En av disse skjermbildene vises: Angi din bruker-id Fig. 5: Be om nytt passord 5/20

6 Angi din bruker-id Fig. 6: Be om nytt passord PÅ begge skjermbildene kan du angi bruker-id og trykke på "Send". Du vil øyeblikkelig motta et nytt passord. 6/20

7 2 Bruke e-fakturatjenesten 2.1 Først gangs pålogging Først gang du går inn på e-faktura, vil du bli bedt om å lese viktig informasjon om tjenesten. Ta deg tid til å lese denne informasjonen før du går videre. Fig. 7: Viktig informasjon om e-fakturatjenesten Trykk på lenken Vilkår og betingelser et PDF-dokument åpnes og kan lastes ned. 7/20

8 2.2 Funksjonen " Kontakt oss " : Viser telefonnummer og e-postadresse til Shells kundeservice, for når du trenger hjelp. Fig. 8: Kontakte Shell 8/20

9 2.3 Funksjonen "Egenadministrasjon": dine brukerdata Fig. 9: Egenadministrasjon Du kan endre/korrigere dine individuelle brukerinnstillinger for Språk E-postadresse Telefonnumre Aktivere e-postmeldinger for e-faktura Hvis du aktiverer e-postmelding om e-faktura, vil du motta en e-postmelding hver gang en ny faktura er klar til å lastes ned. 9/20

10 E-postmelding Din nye faktura venter deg på Fakturanummer: xxxxxxxxxx Fakturadato: åååå/mm/dd Bruttobeløp: xxxxxxx,xx NOK Forfallsdato: åååå/mm/dd Kjære $KUNDE$ Din elektroniske faktura er nå klar til nedlasting. Du kan logge eg på e-fakturasystemet på med ditt brukernavn og passord. Hvis du har glemt passordet, kan du be om et nytt ved å bruke funksjonen "Glemt passordet" på påloggingssiden. Når du laster ned fakturaene, kontrolleres den elektroniske signaturen. påse at du laster ned og arkiverer alle tre komponentene (PDF-fil med faktura, PDF-fil med verifiseringsrapport og XML-fil med signaturen). Du finner mer informasjon i brukerhåndboken, som du finner ved å klikke øverst på hjemmesiden til e-faktura. Påse at du laster ned hver faktura innen 13 måneder fra fakturadatoen, og at du lagrer den elektronisk i samsvar med juridiske krav. Shell Card Online Den nye måten å arbeide med Shell: Internett-tilgang 24/7 Sperr kort Tilpassede transaksjonsrapporter for å sikre flåten Varsler Her finner du mer informasjon: Klikk her Med vennlig hilsen, Shell Card-teamet Dette er en systemgenerert e-post - ikke forsøk å svare på den. Hvis du har spørsmål, ber vi deg besøke vårt nettsted på Avregistrere Personvernerklæring Vilkår og betingelser $SHELLADDRESS$ Fig. 10: Eksempel på e-postvarsel 10/20

11 2.4 Funksjonen "FAKTURAER" (hvordan søke på en faktura) Når du klikker på knappen "Fakturaer" på den grå linjen, kommer du til dette skjermbildet: Fig. 11: Enkelt søk Du kan trykke på søk uten søkekriterier: da vises alle tilgjengelige e-fakturaer for ekstern konto-id / Super Siras konto-id som bruker er registrert for: Fig. 12: Resultat fra enkelt søk Du kan ellers angi noen søkekriterier i skjermmenyen "Enkelt søk": Fakturanummer 11/20

12 Fakturastatus (ny, sett, nedlastet, gjenopprettet) Utgivelsesdato Forfallsdato Bruttobeløp Ekstern konto-id Super Siras konto-id: Du kan se statusen til en faktura ved dens statusikon. Ny faktura Faktura som har blitt sett Faktura som har blitt lastet ned Faktura som har blitt gjenopprettet 2.5 Se din faktura Hvis du bar vil se fakturaen, klikker du på fakturanummeret eller statusikonet for å åpne den i Adobe Reader. Avmerkingsbokser og knapp for nedlasting Bare se Fig. 13: Se din faktura 12/20

13 2.6 Laste ned din faktura Merk av fakturaen du vil laste ned og trykk på knappen "Last ned". Du kan velge én faktura, flere fakturaer eller alle fakturaer samtidig. Minst en faktura fra resultatlisten må velges. For å laste ned: merk av i boksene og trykk på Fig. 14: Laste ned din faktura Etter at du har valgt en faktura for nedlasting, vises følgende hurtigskjermbilde: Fig. 15: Åpne zip-filen med fakturaen Hvis du velger enten "Åpne" eller "Lagre", får du den vedlagte boksen (.zip). 13/20

14 Fig. 16: Trekk ut PDF- og XML-filene. Boksen inneholder to filer: o Fakturaen din i Adobe Acrobat dokumentformat (PDF) o Den elektroniske signaturen i XML-format Trykk på "Trekk ut" for å begynne å lagre begge filene i ditt arkiv i en lokal servermappe. Velg stedet på din lokale disk der du vil arkivere fakturaene dine Fig. 17: Velg en mappe på din lokale disk eller server før du trekker ut... 14/20

15 Trykk på Trekk ut En mappe med fakturanummeret vil bli opprettet og de enkle filene lagres i denne mappen. Vær oppmerksom på at XML-filen er viktig, den behøves for å kontrollere at den elektroniske fakturaen er gyldig. Den må derfor alltid lagres sammen med PDF-filen. Fig. 18: En mappe med fakturanummeret som navn opprettes automatisk.. Du vil deretter automatisk gå til skjermbildet "Nedlastingsresultat" (fig. 19). Hvis nedlastingen av din e-faktura var vellykket, trykker du på knappen "Ja". Fig. 19: Skjermbildet Nedlastingsresultat 15/20

16 2.7 Hvordan du laster ned en verifiseringsrapport For å laste ned en verifiseringsrapport, klikker du først på verifiseringslenken. Denne siden lar deg sjekke om den elektroniske signaturen som ble brukt til å signere dine fakturaer er OK. Hvis verifiseringen er korrekt, vil en verifiseringsrapport være tilgjengelig for nedlasting. Du må laste opp fakturadokumentet(-ene) fra arkivet for å starte verifiseringsprosessen. Fig. 20: Verifisering av fakturaen Trinn 1: Last opp dokument: Naviger til arkivmappen din, velg og last opp PDF-filen med fakturaen du vil verifisere. Trinn 2: Last opp beviselementet: Naviger til arkivmappen din, velg og last opp XML-filen forbundet med fakturaen du vil verifisere. Disse to filene skal være lagret i samme mappe når fakturaen ble lastet ned. 16/20

17 Fig. 21: Verifisering av fakturaen - velge filer Fig. 21: Verifisering av fakturaen Etter å ha valgt og lastet opp de to filene (PDF og XML), trykker du på knappen "Verifiser". Meldingen "Behandler forespørselen" vises. 17/20

18 Fig. 22: Skjermbildet Verifiseringsresultat Resultatsiden viser "Verifisering vellykket" og en verifiseringsrapport (PDF) leveres for nedlasting: 18/20

19 Du må laste ned alle 3 dokumenter og lagre dem elektronisk. I tilfelle av en skatterevisjon, kan det kreves at du legger frem alle 3 dokumentene for skattemyndighetene, avhengig av lokal lovgivning. "Faktura-PDF" "XML-fil" "Verifiseringsrapport" Sørg for at du laster ned og arkiverer alle din fakturaer innen 13 måneder. Etter 13 måneder vil fakturaene ikke lenger være tilgjengelige. 19/20

20 3 Ytterligere hjelp 3.1 Hvordan få tilgang til brukerhåndboken En lenke til brukerhåndboken finnes under HJELP øverst på skjermen i e-fakturasystemet: Fig. 23: Hjelp 20/20