ARK Digital arkivdanning og -bevaring II Mappeeksamen. Eksamen består av fire deler

Transkript

1 ARK Digital arkivdanning og -bevaring II Mappeeksamen. Eksamen består av fire deler Spørsmål 1: Autentisitet Det kan være vanskelig å fastslå autentisiteten til digitalskapt materiale. Diskuter. Spørsmål 2: Uttrekk fra en database Du jobber for et arkivinstitusjon og en venn av deg fra et annet arkivinstitusjon i Skottland fant en elektronisk database på en gammel server. Han er ikke sikker på hva databasen er og hvorvidt den bør bevares. Hvis det er noe som er bevaringsverdig i databasen, har han spurt deg om du kan lage en strategi som beskriver hvordan det kan bevares. Du har klart å importere denne databasen til en mysql-server, og vil nå forsøke å svare på hans spørsmål. Databasen er tilgjengelig på Bibin MySQL serveren og du kan logge på fra Du må først velge ark1.hioa.no under Server Choice, så vil du få tilgang til en database som heter ark2200_exam_16. Brukernavnet er ddbruker og passordet er ddbruker2014. Dette er databasen du skal bruke for å svare på denne eksamenspørsmålet. Svaret ditt skal bestå av følgende: 1. En rapport som beskriver databasen og kvaliteten av materialet 2. En rapport som beskriver hvordan du kan bevare dataene 3. En XSD-fil som tilstrekkelig beskriver dataene i databasen OBS. XML-filer som inneholder data er ikke en del av besvarelsen, men XML-filer kan være nyttig for å hjelpe deg når du utvikler XSD-filen (e). Spørsmål 3: Noark 5 uttrekk Du må lage et Noark 5 uttrekk med en struktur som er i samsvar med strukturen vist i vedlegg 1. Uttrekket må oppfylle alle kravene til et Noark 5 utrekk slik de er definert i kapittel 5.12 av Noark 5-standarden (Noark 5 v 3.1). Løsningen må inneholde følgende filer som du skal utvikle: arkivstruktur.xml

2 arkivutrekk.xml offentligjournal.xml loependejournal endringslogg.xml info.xml En mappe med navnet dokumenter må være med i uttrekket og alle dokumenter i denne katalogen må være i et arkivformat. Alle XML-filer må være velformede og gyldige. Alle data skal ha fornuftige verdier. På Bibin er det et program som kan brukes til å validere Noark 5 uttrekk, og denne kan brukes til å teste uttrekket. Filen arkivstruktur.xml må inneholde følgende: 1 arkiv 1 arkivskaper 1 arkivdel 1 klassifikasjonsystem 2 klasser 2 saksmapper (en per klasse) 2 journalposter per saksmappe (Et innkommende og et utgående dokument) 1 korrespondansepart per journalpost 1 dokumentbeskrivelse og 1 dokumentobjekt per journalpost Filen endringslogg.xml trenger bare å inneholde to <endring> elementer med tilhørende data. Du trenger bare å vise endringer på <tittel> elementet for de to saksmappene. Filene lopendejournal.xml og offentligjournal.xml skal stemme overens arkivstruktur.xml. Filen info.xml filen skal også være i samme mappe som uttrekket. Tilleggsinformasjon. Dette er et rent elektronisk arkiv så M301 oppbevaringssted trenger ikke å være med. referansearkivdel kan ansees å være 0-1, ikke 0-M for mappe og registrering. virksomhetsspesifikkemetadata er ikke relevant i dette eksempelet. Navn på elementer skal følge Noark 5 metadatakatalogen. Metadatakatalogen kan være nyttig til å forstå metadataelementene for å komme fram til fornuftige verdier. Noark 5 v 3.1 skal brukes som grunnlag for oppgaven. NB: Windows brukere rapporter ofte at en fil, Thumbs.db, automatisk havner i uttrekket og resulterer i et advarsel (warning) i testprogrammet. Dere kan bare ignorere denne filen og la den følge med i uttrekket.

3 Spørsmål 4: Bevaring Du har blitt bedt om å utarbeide en bevaringstrategi for en kommune. Kommunen har en rekke databaser med materiale som skal bevares. Noen av databasene inneholder doc-filer, Wordperfect-filer og én database inneholder bilder. Lag en rapport som viser hvordan kommunen skal forsøke å bevare materialet.

4 Vedlegg 1: fonds series classification system class case file registry entry description object electronic

5 Vedlegg 2: Informasjon om innlevering. Hele mappen leveres som én zip-fil. Spørsmål 1) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "part1.pdf" Spørsmål 2) Denne delen er besvart med tre eller flere filer. Underdel 1-2 skal være en enkel PDF/A-fil. Filen skal hete "part2_1_to_2.pdf". Underdel 3 skal enten være en enkel XSD fil eller flere XSD filer. Du kan bestemme navnene på disse filene. Spørsmål 3) Denne delen skal besvares i en mappe som heter "part3". Innholdet i denne katalogen er beskrevet i Spørsmål 3 over og vises i figur 1 (b). Spørsmål 4) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "part4.pdf". Alle filene kan være i samme mappe, dvs du trenger ikke å lage undermapper for hver spørsmål. Hvis du ikke vet hvordan du lager en zip fil, er det viktig å snakke med faglærer i god tid før innleveringsfristen. Navnet på filen du skal laste opp vil være en kombinasjon av eksamensnummeret ditt (ikke studentnummer) og kurskode (ARK2200). Eksamenskontoret vil spesifisere dette nærmere innleveringsfristen. Figur 1. (a) Viser forventet innhold i mappen og (b) innholdet i Noark 5 uttrekket