Erfaringer med bruk av DEX. Sigve Espeland IKA Rogaland

Transkript

1 Erfaringer med bruk av DEX Sigve Espeland IKA Rogaland

2 Dagens tekst Hva DEX er - egentlig? Hva DEX gjør? Hvordan DEX er prøvd ved IKA Rogaland «Labben og virkeligheten» Våre er faringer med DEX DEX i bruk - et eksempel Oppsummerende tanker

3 Hva er DEX egentlig? «Et verktøy, ikke kur» Verktøy som produserer: SIP-er i form av AIP-halvfabrikata etter generell metode. Bevaringsversjoner av earkiv med tilhørende fulltekstdokumenter.

4 Hva gjør DEX? I følge leverandør et verktøy til: å trekke ut og avlevere data i henhold til gitte lover og bestemmelser å migrere data over i nye systemer å minke risiko for tap av kritiske data å ivareta rettsikkerhet for egen organisasjon å ivareta rettsikkerhet for kunder/innbyggere å operere i henhold til internasjonale dokumentasjonspålegg å minimere kostnader knyttet til lisenser, kompetanse og vedlikehold på gamle systemer

5 Hva gjør DEX? DEX støtter de vanligste databasene og trekker ut tabelldata og tilhørende dokumenter. Uttrekket blir så lagret på riktig struktur og format [- som må suppleres]. Les mer på:

6 Hva gjør DEX? DEX støtter de vanligste databasene og trekker ut tabelldata og tilhørende dokumenter. Uttrekket blir så lagret på riktig struktur og format [- som må suppleres]. Les mer på:

7 Utprøving ved IKA Rogaland Muntlig tillatelse fra Sysco å teste verktøyet i realistiske omgivelser hos våre eiere. Lisens: Forhold kommune og Sysco. Det er etablert ulike lisenstyper. Sysco legger om salget av DEX: Fra lisenser til salg av uttrekkstjenester. Har vært en lærerik utprøving av DEX.

8 Utprøving ved IKA Rogaland Først og fremst et verktøy til bruk under «generell metode» Prøvd mot følgende systemtyper: Eldre saksbehandlingssystem eks. ForumSak NOARK-3/KOARK system eks. Forum WinSak, Cinet Symfoni, K2000 (u/dok.) Fagsystem eks. Uni Micro, MD-Opptak, Sats-barnehage, Profil

9 Utprøving ved IKA Rogaland Har også forsøkt uttrekk av NOARK-4 syst. Etter generell metode med DEX Med blandede resultat og erfaringer Vellykket: Ephorte hos IKA. Mislykket i Klepp og Finnøy

10 Utprøving ved IKA Rogaland DEX alltid brukt i kombinasjon med andre verktøy i bevaringsprosjekt. Ved dump fra server og produksjon og godkjenning av uttrekk hos IKA Ved uttrekk fra server, supplering av uttrekket og godkjenning hos IKA

11 Utprøving ved IKA Rogaland Mye av vårt bevaringsarbeidet rundt DEX. Vi prioriterer å bevare fulltekstdokumentene i systemer. DEX tar med fulltekstdokumenter PDF/A. Vi forsøker nesten alltid å få med fulltekstdokumentene når et system skal bevares. Selv når regelverket åpner for å la vær.

12 Utprøving ved IKA Rogaland Fulltekstdokumentene er en ressurs som vi vil bevare i produksjonsmiljøet, ikke digitalisere siden. Ofte krevende fordi kobling mellom database og fulltekstdokument ofte kan være: Vanskelig og gammelmodig dette har ofte ført til ekstra arbeid Gamle formater og tegnsett legger ofte en ekstra dimensjon til denne oppgaven

13 Utprøving ved IKA Rogaland DEX er alltid brukt til å produsere «halvfabrikata» AIP-er. Dvs. SIP-er som nesten er ferdige AIP-er som kun mangler: Innholdsbeskrivelse (fila: INNHOLD.TXT) Systemdokumentasjon I en del tilfeller arbeidsbeskrivelser i forbindelse med vanskelige bevaringsprosjekt.

14 DEX i «batch modus» Lund NOARK-3 uttrekk Forum WinSak Helsetun Bevarte tabeller: sak, dokument, arkivnøkkel og utvalgsaker I tillegg: Fulltekstdok. i proprietært format (*.doc). Før epost debatt om konvertering av dokument til PDF/A, satte dok.tab. opp i database på grunnlag av XML-fila, koblet DEX opp mot denne, fant passordfeltet til fulltekstdokumentene koblet DEX opp mot dokumentene og kjørte en konvereringsjobb fra *.doc til PDF/A format. Resultat ca.: PDF/A og 1 feilkon (tapt passord)

15 Utprøving ved IKA Rogaland Alltid tidkrevende å koble uttrekksverktøy opp mot databaser, gjelder Pervasive, DEX og sikkert andre. Har ofte brukt mange arbeidsdager for å få oppkoblinger til å fungere. Dette skylles vanligvis ikke DEX men forhold i det enkelte produksjonsmiljø. Noen ganger har vi også manglet JDBC-drivere.

16 Utprøving ved IKA Rogaland Vi har testet DEX i virtuelle miljøer, og fått problemer minnelekkasje. God dialog med arkiv-og IKT-tjeneste i kommunen er viktig. Store uttrekk tar lang tid, og kan kommer i konflikt med nattlige operasjoner på servere. Her må det ofte testing og god planlegging til.

17 Utprøving ved IKA Rogaland Ofte svarer det seg å få et dump av databasen og arbeide med dette ved KAI institusjonen. Men dette kan være problematisk hvis basen er svært stor, for ved IKA Rogaland har vi begrensede maskinressurser.

18 «Labben og virkeligheten» Sysco lanserte DEX med å henvise til gode erfaringer fra eget testmiljø. IKA erfarte at det er forskjell på et testmiljø og virkeligheten ute i kommuner. Dette har Sysco etterhvert erkjent.

19 JDBC-drivere JDBC-biblioteket i systemet var alt for snevert i begynnelsen. Flere JDBC-drivere har blitt lagt til med tiden. Dialog Sysco brukere viktig for å bygge ut JDBC-biblioteket i DEX. Sak for KDRS?

20 Bugs rapportert av IKA Tilfelle hvor DEX ville konvertere TIF-filer til PDF/A Unødvendig å konverterer dokumenter som allerede er i arkivformat. Dette ble rettet opp i siste versjon av DEX. Gav samtidig beskjed om at dette bør gjelde alle godkjente arkivformat.

21 Ønske Kobling mot fulltekstdokumenter kan bli ennå mer dynamisk F.eks. hvor databasefelt kun kan inneholde et filnavn uten ekstensjon, eller hvor ekstensjon ligger i et annet felt.

22 Erfaringer med DEX se:

23 Til slutt DEX er et godt verktøy. DEX har sine begrensninger, erkjennes ved bruk. KDRS bør følge med på utviklingen av DEX Kan muligens bidra til å videreutviklinge verktøyet. DEX blir trolig et sentralt verktøy i Sysco sin kommersielle satsning på å selge uttrekstjenester til kommuner. Et praktisk DEX eksempel en uttrekksprosess i DEX