Deponering og avlevering

Transkript

1 Deponering og avlevering KJETIL HOLSÆTER / STEINAR ABRAHAMSEN PUBLIC

2 Hva må en gjøre og hvem har ansvaret? Produksjon av avleveringspakke Testverktøy Godkjenningsprosessen

3 Avlevering Avlevering er sannhetens øyeblikk Har rutiner blitt fulgt? Avlevering av journaldata fra etableringsfasen (starten av 2000 tallet). Arkivinstitusjon fører tilsyn og gir pålegg om deponering Hva er forskjellen på deponering og avlevering? Deponering: Kontrollere at det er mulig å produserer avleveringspakke. Arkivskaper har fortsatt ansvar for arkivmaterialet Avlevering: Depotinstitusjon overtar ansvaret for arkivmaterialet. Avleveringspakke Engelsk: Submission Package En avleveringspakke inneholder beskrivelse av innholdet, sjekksummer, journaldata, rapporter og dokumentfiler. 3

4 IKA-VA godkjenner deponering av avleveringspakke 4

5 Forberedelser Periodisering Journalposter har status J (Journalført og kontrollert) eller A (Arkivert) Saker har blitt avsluttet eller overført til arkivdelens arvtaker. Arkivdelen er knyttet til en arkivperiode (Seleksjon for rapporter). Endringer i datagrunnlag før avlevering Ephorte: Endre beskrivelse for avskrivningsmåter «Saken ble avsluttet». ESA: Kjør helsesjekk Korrigerer og standardiserer verdier Sjekker konsistens Endrer status for sak og journalpost 5

6 Forberedelser Opprett info.txt som inneholder informasjon om innholdet i avleveringspakken Inneholder avleveringspakken konverterte data? Har systemet blitt oppgradert fra Noark-4 til Noark-5? Obligatoriske attributter som har blitt lagt til NOARK-5 «Opprettet dato» inneholder verdien T00:00:00 «Opprettet av» inneholder verdien NULL Uttrekket inneholder utgåtte saker og journalposter. Dette skaper «støy». Gjør oppmerksom på spesielle bruksmønster som egne avskrivningsmåter Gjør et testuttrekk og valider dette! 6

7 Forberedelser Etabler felles prosjekt med arkivskaper, leverandør og arkivinstitusjon Hvorfor Unngå «svarte bokser» Alle må arbeide sammen og kommunisere / ikke peke på andre Arkivskaper har ansvar for innhold og datakvalitet Leverandør kan bistå med korrigering av datagrunnlag, rådgivning, installasjon og sammenholde datagrunnlag med testrapport. Depotinstitusjon tolke og forstå testresultat. 7

8 Verktøy for å produsere avleveringspakker Elements Submission Skriver ut data «som de er» Oppgi informasjon om uttrekket (arkivskaper, arkivperiode, inneholder graderte dokumenter mv.) Konfigurasjon (tilkobllig Server, Database og bruker) ESA K2Avlever Kan produsere Noark-4 / Noark-5 avleveringspakker Overføring Pakking av filer (TAR) Lagres på minnepinne/disk (store datamengder). 8

9 Testverktøy Arcade5 Utviklet av Arkitektum for Riksarkivet Kontrollerer sjekksummer Validerer XML (innhold) i forhold til XSD (som definerer krav til innhold) Teller antall filer oppgitt i XML med dokumentkatalog Testresultat kommer ut som HTML eller rapport (PDF) Svakheter Melder feil på utgåtte saker og journalposter Noark-5 versjon 4.0: Dokumenter tilknyttet utgåtte journalposter utelates. Feil henviser ikke til tabell eller rad. Dette gjør det vanskelig å kontrollere om det er en feil eventuelt rette feilen i datagrunnlaget. Returnerer 100 feil av samme type. Hva gjør en hvis testet returnerer 100 misvisende feil? 9

10 Arkade 5 10

11 Noark Extraction Validator Utviklet av Documaster for KDRS Kan lastes ned fra Github. Starter fra en dos prompt. Testresultatet presenteres i et regneark Testresultatet skiller mellom informasjon, advarsel og feil Testresultat henviser til tabell og id: Mulig å sammenligne datagrunnlag / testresultat Returner hele testresultatet Tar ikke høyde for utgåtte saker/journalposter KDRS - Kommunearkivinstitusjonens Digitale ressurssenter 11

12 Oppsummering Etabler rutiner og ansvarsfordeling Hva en gjør hver dag er viktigst! Kjør felles prosjekt med er leverandør og depotinstitusjon i alle fall første gang. Gjør en avlevering og test uttrekket før det avleveres Slik at dere slipper å få avleveringsuttrekket i retur Meld inn feil og forbedringsforslag angående Arkade til Riksarkivet. 12

13 Steinar Abrahamsen Kjetil Holsæter Lykke til!