Noark 5-godkjenning av sak/arkiv-system. Erfaringer fra systemleverandør.

Transkript

1 Noark 5-godkjenning av sak/arkiv-system. Erfaringer fra systemleverandør. Knut-Erik Gudim Principal Product Manager

2 Software Innovation et skandinavisk programvarehus Leverer produkter for Enterprise Content Management 25 års historie innen ECM Ca 300 ansatte Eies av Borea Kontorer i Oslo, Stockholm og København Utviklingssentra på Fornebu og i Bangalore, India

3 Våre produkter

4 Litt historikk om NOARK godkjenning NOARK 3 NOARK 4 NOARK 5 3.mars 2010 midlertidig godkjent som komplett NOARK 5 system

5 Litt historikk fra andre land Godkjenning- og sertifiserings prosesser også i andre land: Danmark Sverige Holland Finland

6 NOARK 5 godkjenning ERFARINGER!

7 NOARK 4: Kompleks «tabell»-avlevering NOARK 5: Hierarkisk XML-avlevering

8 NOARK 5 Godkjenningsprosedyre Midlertidig Fyll ut egenerklæring Endelig Demo for Riksarkivet Produksjon, konvertering, uttrekk Test og godkjenning av produsert uttrekk hos Riksarkivet Uttrekk fra reellt produksjonsmiljø utført av Riksarkivet Max 9-12 måneder etter produksjonsetting av første versjon Den som produserer uttrekket skal selv validere arkivstruktur.xml mot XML skjema

9 . Mange detaljer å passe på og noen ganger å tolke Definisjon på hva som skal produseres. Og hvordan det skal leveres:

10 Vår vei mot endelig NOARK 5 godkjenning NOARK 5 versjon 31 publisert Ny P360 versjon «Ny» NOARK 5 Godkjennings prosedyre publisert

11 Noen typiske feil fra første forsøk. (mars 2013) Navngivning av filer i «avleveringspakken» Format på «avleveringspakken» (tar) Konsistens i antall forekomster og sjekksummer i uttrekket Kvalitet i kundedata Statuskoder benyttet Klassifikasjonstrukturen Filformater i uttrekket (Diskusjon om) uttrekk-xml vs journalrapport-xml

12 Noen feil fra andre forsøk (juni 2013) Sjekksummen arkivuttrekk.xml viste seg ikke å stemme med det som var oppgitt i info.txt. Den stemte derimot med sjekksummen til arkivstruktur.xml arkivstruktur.xml inneholder tomme forekomster av elementet oppbevaringssted Se krav i Noark 5 versjon 3.1 Åpning av et fåtall vilkårlige PDF-filer i Adobe Reader X, viser at for eksempel _1_1.PDF ikke er PDF/A. Det er ikke oppgitt sjekksummer for metadatakatalog.xsd. (juni Faktisk antall dokumentfiler stemmer ikke med antall oppgitt i arkivuttrekk.xml. Det er et avvik på ett

13 Erfaringer kort fortalt. Vi har beveget oss i ukjent terreng En ny prosess både for oss og Riksarkivet Lite praktisk erfaring med praktisk avlevering Standard og XML skjema må tolkes Faktiske kundedata gir overraskelser Rammebetingelsene har endret seg Fra NOARK til NOARK midt i perioden Verifikasjonsprogram (videre?)utviklet underveis Viss mangel på kapasitet/ressurser (og prioriteringer hos oss i perioder;) Kommunikasjonsmetoden ikke optimal Skriftlig og transaksjonsorientert gir forsinkelser Må koordinere tre parter: RA, kunde og leverandør

14 Anbefalinger

15 Mot en automatisert prosess.? «Vi har som intensjon å utvikle en mer eller mindre automatisert og effektiv godkjenning av Noark-uttrekk. ««nødvendig for oss å kreve at det uttrekket som ligger til grunn for godkjenningen kan gå gjennom testverktøyet uten at prosessen stopper opp på grunn av unøyaktigheter i produksjonen av uttrekket» «. avhengige av et samarbeid mellom dere som leverandør av Noark-løsninger og Riksarkivaren»

16 Våre ønsker til Riksarkivet Gjør testverktøyet tilgjengelig for alle Meld endringer i skjema og standard direkte til leverandørene og i god tid Tilby korte intensive prosesser for godkjenning Dokumenter «akseptable» avvik Hva med skjema for andre arkivstrukturer? Hva med skjema for Møte/Utvalg.. Vurder om det (lenger) er riktig å skille midlertidig fra endelig godkjenning

17 Anbefalinger til arkivskaper Avleveringsprosessen vil avdekke «feil» system-konfigurering og manglende rutiner Tren på å utføre uttrekk juster system konfigurering og arbeidsrutiner deretter Vær forberedt på at en faktisk avlevering nok vil kreve opprydding og preparering av data og dokumenter

18 En tanke: Burde «Arkiv» skilles fra «Sak/Arkiv»?

19 Hva vi ønsker oss til jul.. Til :Software Innovation Fra :Riksarkivaren

20 Software Innovation N-1364 Fornebu Norway