Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Samdok samla samfunnsdokumentasjon Deponering og mellomlangsik/g lagring DELPROSJEKT Arkiv i e- forvaltning Samdok- konferansen 4. desember 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

2 Deponering Deponering skal skje straks en periode er avsludet (bør være minst 4 5 år) Arkivskaper har rådered over deponert materiale Har ansvar for vedlikehold av sin kopi av deponert materiale Har ansvar for behandling av innsynsforespørsler Arkivverket må også vedlikeholde det deponerte materialet for at det skal være /lgjengelig ved endring i status fra deponert /l avlevert Deponering og mellomlangsik/g lagring 2

3 Avlevering Arkivmateriale skal avleveres når det er om lag år gammelt Arkivverket overtar rådered og ansvar for materialet SkiOer status fra deponert /l avlevert dersom det ikke er endret, ellers må det avleveres på nyd Deponering og mellomlangsik/g lagring 3

4 Mellomlangsik/g lagring Bekymring fra Oljedirektoratet over vedlikeholdsansvaret i år Særlig for lesbarhet av dokumentene Også for vedlikehold av metadataene (Noark) Utredning ini/ert av AAD og gjennomført som en del av Program for elektronisk saksbehandling. Samarbeid mellom Riksarkivet, Statskonsult og Norsk Regnesentral. Se Statskonsult Notat 2002:11 hdp:// fulltekst/n pdf Deponering og mellomlangsik/g lagring 4

5 Konklusjon Prosjektet ble avsludet i 2002, og konkluderte med følgende: Arbeidsgruppen anbefaler etablering av fellesløsninger. Noark- 4 bør danne basis for fellesløsningenes funksjonalitet, og de bør i utgangspunktet håndtere data og dokumenter fra Noark- systemer. Arbeidsgruppen anbefaler at Arkivverket sedes i stand /l å /lby en fellesløsning Deponering og mellomlangsik/g lagring 5

6 Basistjenester MoDak av dokumenter Vedlikehold av dokumenter for visning Søking eder dokumenter Visning av dokumenter Alle Noark- funksjoner? Deponering og mellomlangsik/g lagring 6

7 Tilleggstjenester Tolking av skannede dokumenter Vedlikehold av dokumenter for redigering ArkivuDrekk Håndtering av papirdokumenter Håndtering av andre media Håndtering av digitale signaturer Håndtering av forespørsler om innsyn Deponering og mellomlangsik/g lagring 7

8 Ekstratjenester Skanning av papirdokumenter Full drio av en arkivtjeneste basert på Noark Ikke- Noark- arkiv Full dokumenthåndtering Deponering og mellomlangsik/g lagring 8

9 Svakheter SkiOe av arkivsystemer og endring av avleveringsformatet skjer vanligvis flere ganger i løpet av deponerings/den. Arkivskaper må migrere metadata og dokumenter /l nye systemer De migrerte metadataene og dokumentene /lfredss/ller ikke kravene /l nye avleveringsformat Det blir gjort endringer på metadata eder at materialet er deponert, slik at det må avleveres på nyd Migrerte metadata må da trekkes ut fra dagens system, i avleveringsformatet dede er laget for Deponering og mellomlangsik/g lagring 9

10 Mulige kriterier for overføring Faste /dsperioder (periodisering) Ikke brukt på en viss /d AvsluDede saker (også f.eks. Personalmapper) Journalposter overføres ved journalføring ÅrgangssniD Nye data siden sist (inkrementell overføring) Volum Annet Deponering og mellomlangsik/g lagring 10

11 Konsekvenser av /dlig avlevering Hvis vi ser bort fra rådereden og krav om betjening, hva vil /dlig avlevering innebære? Ingen mulighet for å endre metadata Ru/ner for håndtering av innsynsforespørsler må etableres Umiddelbart behov for /lgjengeliggjøring for arkivskaper Arkivskaper vil uansed kunne beholde en kopi for håndtering av innsynsforespørsler Deponering og mellomlangsik/g lagring 11

12 Hva kan vi gjøre med det? Ikke aktuelt å endre dokumentene Akseptere at endringer ikke blir med, kun de opprinnelige metadataene Etablere ordninger for oppdateringer i Arkivverkets vedlikehold av metadata Deponering og mellomlangsik/g lagring 12