Noark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå?

Transkript

1 Noark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå? 01. april 2019 Øivind Kruse, arkivar

2 Bakgrunn Noark Noark 1-4 ( ) Kravspesifikasjon for system for elektronisk journalføring Definert uttrekksformat for langtidsbevaring fra Noark-3 (1994) Tillot elektronisk arkivering av saksdokumenter fra Noark-4 (1999) Komplett system for journal, arkiv og saksbehandling, med integrasjon mot epost, møte- og utvalgsmodul, brukeradministrasjon, mv. Noark 5 fra 2008 Konseptuell standard Ikke kravspesifikasjon for et system, men arkivkjerne tilrettelagt for å kunne brukes i ulike typer løsninger Kommet i ulike versjoner, siste versjon 5.0 fra 2018

3 Allerede i 2008 sa vi Noark-4 fungerer bra for mange, men Vanskelig å integrere med fagsystem Noark-4 WebServices (fra 2006) er lite brukt stort sett én-til-én integrasjoner svært leverandøravhengig kostbar utvikling lite gjenbruk Noark 5 kjerne: en arkivdanningskomponent Fungerer ikke alene, må integreres med andre komponenter for å kunne brukes som et system Noark 5 saksbehandling Definerer ikke brukergrensesnitt, forutsetter at all saksbehandling utføres i et forsystem

4 Noark 5 «konseptuell» standard Noark 5 spesifiserer krav til en «arkivkjerne» Den spesifiserer ikke et komplett system for saksbehandling og arkiv Den spesifiserer ikke en arkivkjernemodul Det viktige er at løsningen oppfyller kravene Noark 5 må operasjonaliseres av virksomheten selv!

5 Noark 5 -> versjon 4.0 Totalt 937 krav i standarden 153 O-krav 298 B-krav 486 V-krav Kravene til indre og ytre kjerne Indre kjerne 247 krav 101 O-krav 113 B-krav 33 V-krav Ytre kjerne 241 krav 41 O-krav 136 B-krav 64 V-krav Komplett Saksbehandlingsløsninger 63 V-krav Epostløsninger 83 krav 1 O, 14 B 68 V Møte og utvalg 56 V-krav Statistikker 39 V-krav Brukeradministrasjon 69 krav 1 O, 68 V Sikkerhet og tilgang 80 krav 8 O, 11 B, 61 V Logg og sporing 57 krav 1 O, 24 B, 32 V Tjenestegrensesnitt 2 V-krav

6 Noark 5 versjon 5 Totalt 400 krav 116 O-krav 154 B-krav 37 obligatorisk for sakarkiv 70 andre krav som vanligvis også vil gjelde for sakarkiver (journalrapporter, tilgjengeliggjøring på Internett, periodisering, bevaring og kassasjon, avlevering, mv.) 130 V-krav Mesteparten av «komplett» er fjernet Saksbehandling, epost, møte og utvalg, statistikker, brukeradministrasjon

7 Konsekvenser Forenkling tydeliggjør det som standardiseres Mindre valgfritt = mindre støy Hovedsakelig videreføring av metadata, datamodell og obligatoriske krav Mer fleksibel standard Lettere å tilpasse virksomhetenes behov Ikke lenger godkjenning av «Noark 5 komplett» Vanskeligere å bruke standarden som sovepute

8 8 Ulike tilnærminger for å realisere Noark 5 Noark 5 fagsystem, ingen kjernemodul Noark 5 fagsystem, innebygd kjernemodul Integrasjon med fagsystem, ekstern kjernemodul Noark 5-funksjon

9 Tjenestegrensesnittet Utviklet i regi av Samdok-prosjektet Publisert i betaversjon (versjon 1.0) Et fungerende grensesnitt, men ikke utprøvd derfor beta Vi regnet med, og regner fortsatt med, at det vil komme innspill, kommentarer, feilrettinger, mm blir uansett aldri «ferdig» Standarden ble ikke fullstendig oppdatert Noark 5 versjon 4.0 er sluppet pga. tjenestegrensesnittet Levende system vs. avleveringsformat Datamodellene er endret fra standarden Vil bli like der det er hensiktsmessig til neste versjon av standarden Nye metadataelementer innført Vil bli tatt inn i standarden dersom de skal avleveres Noark 5 versjon 5 ble sluppet desember 2018 uavhengig av tjenestegrensesnittet

10 Hva er gjort siden? POC/Pilot med Fredrikstad kommune Fredrikstad prosjekteier Fagsystem fra HK Data Arkivsystem fra Evry Arkivverket deltar, med Arkitektum som fagslig støttespiller Tjenestegrensesnittprosjektet i Arkivverket Skal ferdigstilles før sommeren Prosessen er åpent tilgjengelig på GitHub

11 Tjenestegrensesnittet på GitHub

12 Arkivuttrekk Fagsystem uten Noark-funksjoner Noark-system Eksport Datauttrekk (systemavhengig) Transformasjon Arkivuttrekk (systemuavhengig) Arkivuttrekk (systemuavhengig) Metadata og innhold som skal bevares

13 Tjenestegrensesnitt Fagsystem uten Noark-funksjoner Noark-system Eksport Tjenestekall Tjenester Datauttrekk (systemavhengig) Transformasjon Arkivuttrekk (systemuavhengig) Arkivuttrekk (systemuavhengig) Metadata og innhold som skal bevares

14 Utveksling av VSM Fagsystem uten Noark-funksjoner Noark-system Eksport Tjenestekall Tjenester Datauttrekk (systemavhengig) Transformasjon Arkivuttrekk (systemuavhengig) Arkivuttrekk (systemuavhengig) Metadata og innhold som skal bevares

15 Alle VSM tas vare på i Noark Fagsystem uten Noark-funksjoner Noark-system Tjenestekall Tjenester Arkivuttrekk (systemuavhengig) Metadata og innhold som skal bevares

16 NB! Forutsetning for informasjonsutveksling Systemene som skal utveksle informasjon må ha felles semantikk (datamodeller, konseptuelle modeller, ontologier) Eventuelt må begreper i det ene systemet kunne avbildes på det andre

17 Prinsipper for avbildning Identifiser grunnleggende begreper Registrering: transaksjon, hendelse, handling, beslutning Mappe: elevmappe, saksmappe, møtemappe etc. Metadata med samme betydning som Noark 5-metadata avbildes til disse Metadata som ikke har samme betydning som noe Noark 5- metadata avbildes til nye VSM

18 Forskjell på data og informasjon Applikasjonen presenterer data fra ulike tabeller i ulike databaser Organiseringen av data i tabeller og databaser skal støtte ulike behov som skal optimaliseres i applikasjonen Applikasjonen viser «logisk» informasjon En logisk mappe/sak En logisk journalpost Et logisk dokument

19 Tilnærmingen i Noark 5 Logiske informasjonsobjekt («dokument») i en logisk mappestruktur Arkivuttrekket er helt frikoblet fra opprinnelig fysisk databasestruktur. Ikke et siktemål å bevare/gjenskape teknisk struktur Objektene i datamodellen består av logiske metadata som legger til rette for Autentisitetsstøtte Opprettholdt integritet Ta vare på konteksten Styre tilgang Sikre tilgjengelighet Muliggjøre tilgjengeliggjøring i ulike løsninger Muliggjøre langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring uavhengig av produksjonssystem Identifisere kassabelt materiale Gjennomføre og dokumentere kassasjon Mappe 1 0..* Registrering 1..* 0..* Dokument beskrivelse 1..* 0..* Dokument objekt Klassifikasjon system 0..* * 0..* 0..* Arkiv 1 1..* Arkivdel 1 0..* 1..* 1..* 1..* 0..* enten/eller enten/eller 0..* Arkivskaper 1 1..* Klasse 1 Dokumentfil 0..*

20 Formålet er å sikre arkivinformasjon Vi vet hva som er arkivinformasjon Den informasjonen virksomheten har behov for å ta vare på, av ulike grunner All arkivinformasjon blir sikret som informasjonskilder Virksomhetens kontroll på opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av virksomhetens informasjon Tilgangsstyring, og logging for å etterprøve Beskytte informasjonen mot uautoriserte endringer, slettinger Informasjonen er tilgjengelig for bruk Kontroll på at det er komplett Arkivinformasjon kan avhendes når vi ikke lenger har bruk for den Kassere det som ikke skal bevares for andre formål (arkiv) Overføre det som skal bevares for forskningsmessige og kulturelle formål

21 Hva mer gjør Arkivverket? Leverandørene har fått brev med oppfordring om å oppdatere godkjenningen sin Noark 5 videreutvikles Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon Vi har etablert et «Future team» En arbeidsgruppe som skal finne samarbeidspartnere, bidra til suksesshistorier som viser hva som er mulig Prosjektet «Innebygget dokumentasjon» Følge opp utfordringene fra Riksrevisjonens rapport Visjon og ulike konsepter for hvordan vi kan nå visjonen

22