Velkomen til Arkivverket si undersøking av arkivhaldet i statlege verksemder

Transkript

1 Velkomen til Arkivverket si undersøking av arkivhaldet i statlege verksemder Arkivverket har tilsyns- og rettleiingsansvar overfor den offentlege forvaltninga, og har i tillegg eit viktig ansvar for å bidra til utviklinga i arkivsektoren. For å kunne utøve dette ansvaret på best mogleg måte er etaten avhengig av god og relevant informasjon om arkivhaldet i den offentlege forvaltninga. Som eit ledd i arbeidet for å sikre gode grunnlagsdata sender Arkivverket no ut den fyrste i rekka av ei årleg undersøking til statlege verksemder. Ei liknande undersøking er sendt ut til kommunar og fylkeskommunar sidan Undersøkinga skal ikkje vere ein altomfattande tilstandsrapport av alt arkivarbeidet som vert gjort i verksemdene. Spørsmåla som stillast fell innanfor nøye utvalgte fokus- og risikoområde. Skjemaer er av praktiske årsaker delt inn i to delar. Del 1 vil vere lik frå år til år. Denne delen har som hovudformål å bidra til ei meir effektiv utveljing av tilsynsobjekt, samt mogleggjere ei måling av effekta av Arkivverket sine tilsyn over tid. Det er også meininga at del 1 av undersøkinga skal vere eit av fleire reiskapar for å få oversikt over kva Arkivverket bør fokusere på i det vidare arbeidet knytt til rettleiing av offentleg forvaltning (inkl. nye rettleiingar på nett). Del 2 av undersøkinga vil være ulik frå år til år, og inneheld spørsmål der Arkivverket har eit konkret behov for meir informasjon spesielt knytt til temaet digitalisering. Denne delen av undersøkinga vil gje viktig grunnlagsmateriale til ulike strategiske tiltak og prosjekt. Meir informasjon om bakgrunn og formål finst på rettleiingssidene til undersøkinga. På rettleiingssidene finst også anna nyttig informasjon (eks. hjelp til utfylling av det elektroniske skjemaet, typiske tekniske problem m.m.), så det anbefalast at ein ser her før ein startar å fylle ut det elektroniske skjemaet. Det finst hjelpetekstar og viktige konkretiseringer og avgrensingar til nesten alle spørsmåla. For å unngå for mykje tekst i det elektroniske skjemaet, er denne informasjonen tilgjengeleg som eit vedlegg. Last ned dokumentet med hjelpetekstar her. Det anbefalast at ein brukar denne aktivt i utfyllinga av det elektroniske skjemaet. Til informasjon finst det også ei liste over kva for statlege verksemder som mottek undersøkinga. Denne kan lastast ned her. Frist for å svare på underøkinga er fredag 25.mai, kl Du kan velje spørjeskjema på bokmål eller nynorsk. Bytt målform ved å trykke på "Norsk" eller "Norwegian Nynorsk" i høgre hjørne øvst på sida i det elektroniske skjemaet. Har du spørsmål om spørsmåla i undersøkinga, ta kontakt med Petur Kristjansson (petkri@arkivverket.no / ) eller Geir Ivar Tungesvik (geitun@arkivverket.no / ). Har du spørsmål om det tekniske, ta kontakt med Sissel Eltvik Wang (siswan@arkivverket.no / ). Helsing Arkivverket 36GXNDQVNULYHXWXQGHUV NLQJDYHGnWU\NNHSnVNULYHULNRQHW Namn på verksemd: Kontaktinformasjon,QIRUPDVMRQRPGHQVRPI\OOHUXWVNMHPD Namn: E-post: Telefonnummer: Del 1 av undersøkinga 7U\NNSnQHVWHIRUnNRPPHWLOGHODYXQGHUV NLQJD 1. OVERORDNA OM ARKIVKVALITET.RUJRGWYLOGXVHLHDWI OJMDQGHSnVWDQGDUEHVNULYYHUNVHPGDGL"+XJVnYXUGHUHDOOHDUNLYDLYHUNVHPGD0DWULVHPHGVNDODIUDNRU HU,NNMHLGHWKHLOHWDWWªRJHU Ikkje relevant a) Verksemda har kartlagt prosessane som skapar arkivverdig dokumentasjon b) Verksemda arkiverer sin arkivverdige dokumentasjon c) Verksemda sine arkivdokument og tilhøyrande metadata kvalitetssikrast d) Verksemda sin dokumentasjon er tilgjengeleg for offentlegheita e) Aktive arkiv er oppbevart ihht arkivlovverket f) Avslutta arkiv er oppbevart ihht arkivlovverket

2 2. ARKIVANSVAR OG ORGANISERING a) Det er tydelege fullmakter og delegasjonar for alt arkivarbeidet i verksemda Veit ikkje Ikkje relevant b) Verksemda har ein eller fleire medarbeidarar med fagleg ansvar for arkiva c) Arkivplanen brukast som ein reiskap i verksemda sin internkontroll for arkivarbeidet d) Verksemda har nok ressursar til å gjennomføre arbeidsoppgåvene som er pålagde av arkivlovverket 3. Har nokon av dei følgjande tilfella skjedd i arkiva i verksemda i løpet av det siste året? +HUHUGHWPRJOHJnNU\VVHDYSnIOHLUHDOWHUDQDWLY Tap av arkivmateriale (papir) Tap av arkivmateriale (digitalt) Skada arkivmateriale (papir, eks. brannskadar, vannskadar) Skada arkivmateriale (digitalt) Nedbemanning Økt bemanning Reduserte ressursar (økonomi) Økte ressursar (økonomi) Nye oppgåver/ansvarsområder Færre oppgåver/ansvarsområder 4. DOKUMENTASJONSFORVALTNING a) Verksemda har rutinebeskrivingar som omfattar alt av arkivarbeid (inkl. både daglege og periodiske oppgåver) b) Verksemda har dokumentert alle sine elektroniske system som inneheld arkivverdig informasjon i arkivplanen (sakarkiv, fagsystem, databasar m.v.) c) Bevarings- og kassasjonsplanen til verksemda omfattar også dei elektroniske systema d) Bevarings- og kassasjonsplanen til verksemda er implementert i dei elektroniske systema som inneheld arkivverdig dokumentasjon e) Det er utarbeida instruksar for alle system kor arkivdokument arkiverast elektronisk f) Sakshandsamarane i verksemda får kontinuerleg rettleiing og brukarstøtte i handtering av verksemda sin dokumentasjon Veit Ikkje ikkje relevant

3 5. OM SAK/ARKIVSYSTEMET I VERKSEMDA )RUnVYDUHSnGHWWHVS UVPnOHWKDUGXEHKRYIRUWLOJDQJWLOVDNDUNLYV\VWHPHWWLOYHUNVHPGD a) Tal på journalpostar med status R med dokumentdato eldre enn 3 månadar. b) Tal på journalpostar med status F med dokumentdato eldre enn 3 veker. c) Tal på journalpostar med status S med dokumentdato eldre enn 3 veker. d) Tal på journalpostar med status M med dokumentdato eldre enn 3 månadar. e) Kor mange utgåande journalpostar er det totalt i basen? f) Kor mange inngåande journalpostar er det totalt i basen? g) Når starta registrering i noverande arkivperiode (ver venleg å oppgje årstall)? 6. DEPONERING, PERIODISERING OG AVLEVERING a) Verksemda har ein plan for periodisering av alle sak/arkivsystem b) Verksemda tar uttrekk av avslutta arkivperiodar frå sak/arkivsystem c) Verksemda tar uttrekk av avslutta bevaringsverdige fagsystem d) Verksemda sine eldre og avslutta papirarkiv er ordna og laga lister over Ikkje relevant 7. Har de arbeidd med ordning og laga lister over avslutta papirarkiv det siste året?,qnoxghuhuenghgdjohjdunlyrjeruwvhwwlqjvdunly Ikkje relevant - alt papirarkiv er allereie ordna og listeført Del 2 av undersøkinga 7U\NNSnQHVWHIRUnNRPPHWLOGHODYXQGHUV NLQJD 8. Etterslep arkivmateriale ute av administrativ bruk a) Har verksemda avslutta periodar frå sak/arkivsystem (Noark-system) som ikkje er tatt uttrekk (avleveringspakke) frå? b) I fall ja, kor mange periodar?

4 c) Har verksemda avslutta fagsystem som ikkje er tatt uttrekk frå? b) I fall ja, kor mange system? 9. Har verksemda sjølv kompetanse til å ta uttrekk frå system som inneheld bevaringsverdig informasjon? 10. Har verksemda benytta Arkade 5 for testing av uttrekk? 11. Kor stor mengde data har verksemda i/på: a) Sak/arkivsystemet (oppgje GB) b) Verksemda sin samla exchange/e-postserver (oppgje GB) c) Verksemda sin filserver for ansatte sine filområde (oppgje GB) d) Verksemda sine 3 største fagsystem (oppgi GB)

5 Avsluttande kommentarar til undersøkinga? 7U\NNSnDYVOXWWXQGHUIRUnIHUGLJVWLOOHXQGHUV NLQJD(LNYLWWHULQJSnOHYHUWXQGHUV NLQJYLOVHQGDVWWLOYHUNVHPGDVLWWSRVWPRWWDNLO SHW DYQRNUHInPLQXWWNYLWWHULQJLQQHKHOGOHQNHWLOHLQXWVNULIWVYHQOHJYHUVMRQDYVYDUDGLQH