Velkomen til Arkivverket si undersøking av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019

Transkript

1 Velkomen til Arkivverket si undersøking av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og rettleiingsansvar overfor den offentlege forvaltninga, og har i tillegg eit viktig ansvar for å bidra til utviklinga av god, effektiv og hensiktsmessig dokumentasjon i offentleg sektor. For å kunne utøve dette ansvaret på best mogleg måte har etaten behov for informasjon om arkivholdet i den offentlege forvaltninga. Som eit ledd i arbeidet for å sikre gode grunnlagsdata sender Arkivverket ut ei årleg undersøking til kommuner og fylkeskommuner. Spørreskjemaet er delt inn i to delar. Del 1 har som formål å bidra til ein meir effektiv utvelging av tilsynsobjekt, samt mogleggjere ei måling av effekten av Arkivverket sine tilsyn over tid. Spørsmåla i del 1 gjev Arkivverket eit betre grunnlag for å drive god rettleiing om dokumentasjon i offentleg forvaltning. Del 2 har forskjellig tema frå år til år, og inneheld spørsmål der Arkivverket har eit konkret behov for meir informasjon. Fokus i år er arkivfagleg kompetanse og samarbeid. Frist for å svare på undersøkinga i år er fredag 10. mai, kl Utfylling av det elektroniske skjemaet: Undersøkinga sine rettleiingssider på nett: Utskriftsvenleg versjon av spørsmåla som stillast i år, samt oversikt over svara frå i fjor. Hjelpetekstar og presiseringar: For å unngå for mykje tekst i det elektroniske skjemaet, er denne informasjonen tilgjengeleg som eit vedlegg. Du kan velje spørreskjema på bokmål eller nynorsk. Bytt målform ved å trykke på "Norwegian Bokmål" eller "Norwegian Nynorsk" i høgre hjørne øverst på sida. Lenka kommunen mottar er unik. Du kan gå inn og ut av skjemaet så mange ganger du ønsker heilt til svarfristen går ut. Alle svar du har avgitt på ei side vil lagrast så snart du trykker på «neste side». Svara på undersøkinga er offentlege og vil publiserast på Arkivverket sine heimesider. Skriv derfor ikkje personsensitiv informasjon i skjemaet. F. eks at «Arkivleder er sykemeldt». Oppgi heller ikkje taushetsbelagt eller gradert informasjon. Spørsmål? Ta kontakt med Geir Ivar Tungesvik (geitun@arkivverket.no / ), Marthe Rosenvinge Ervik (marerv@arkivverket.no/ ) eller Sigrun Rasmussen (sigras@arkivverket.no / ). Ta kontakt med Sissel Eltvik Wang (siswan@arkivverket.no / ) for teknisk assistanse. Helsing Arkivverket PS: du kan skrive ut ein kopi av det elektroniske spørreskjemaet ved å trykke på skriver-ikonet: Du svarar no for: Kontaktinformasjon,QIRUPDVMRQRPGHQVRPI\OOHUXWVNMHPD Namn E-post Telefonnummer Del 1 av undersøkinga 7U\NNSnQHVWHIRUnNRPPHWLOGHODYXQGHUV NLQJD 1. OVERORDNA OM ARKIVKVALITET.RUJRGWYLOGXVHLHDWI OJMDQGHSnVWDQGDUEHVNULYNRPPXQHQGLQ" 0DWULVHIUnNRUHU,NNMHLGHWKHLOHWDWWªRJHU 6Y UWJRGWª+XJVnYXUGHUHDOOHDUNLYDLNRPPXQHQ Svar frå i fjor: 1/6 Veit ikkje Ikkje relevant

2 a) Kommunen har kartlagt prosessane som skapar arkivverdig dokumentasjon b) Kommunen arkiverer sin arkivverdige dokumentasjon c) Kommunen sine arkivdokument og tilhøyrande metadata kvalitetssikrast d) Kommunen sin dokumentasjon er tilgjengeleg for offentlegheita e) Aktive arkiv er oppbevart iht. arkivlovverket f) Avslutta arkiv er oppbevart iht. arkivlovverket 2. ARKIVANSVAR OG ORGANISERING.RUJRGWYLOGXVHLHDWI OJMDQGHSnVWDQGDUEHVNULYNRPPXQHQGLQ"0DWULVHIUnNRUHU,NNMHLGHWKHLOHWDWWªRJHU 6Y UWJRGWª a) Det er tydelege fullmakter og delegasjonar for alt arkivarbeidet i kommunen b) Kommunen har ein eller fleire medarbeidarar med fagleg ansvar for arkiva c) Alle avtalar med private eller interkommunale selskap inkluderer krav om at arkivlov med forskrift skal følgjast d) Arkivplanen brukast som ein reiskap i kommunen sin internkontroll for arkivarbeidet e) Kommunen har nok ressursar til å gjennomføre arbeidsoppgåvene som er pålagde av arkivlovverket Veit Ikkje ikkje relevant Svar frå i fjor: 3. Har nokon av dei følgjande tilfella skjedd i kommunen i løpet av det siste året? +HUHUGHWPRJOHJnNU\VVHDYSnIOHLUHDOWHUQDWLY Tap av arkivmateriale (papir) Tap av arkivmateriale (digitalt) Skada arkivmateriale (papir, eks. brannskadar, vannskadar) Skada arkivmateriale (digitalt) Nedbemanning i arkivet Økt bemanning i arkivet Reduserte ressursar for arkivet (økonomi) Økte ressursar for arkivet (økonomi) Nye oppgåver/ansvarsområder for arkivet Færre oppgåver/ansvarsområder for arkivet Organisasjonsendring med betydning for arkivet Endrings- og/eller omstillingsprosess med betydning for arkivet Automatisering/digitalisering med betydning for arkivet 2/6

3 4. DOKUMENTASJONSFORVALTNING.RUJRGWYLOGXVHLHDWI OJMDQGHSnVWDQGDUEHVNULYNRPPXQHQGLQ"0DWULVHIUnNRUHU,NNMHLGHWKHLOHWDWWªRJHU 6Y UWJRGWª a) Kommunen har dokumentert rutinebeskrivingar som omfattar alt av arkivarbeid (inkl. både daglege og periodiske oppgåver) b) Kommunen har dokumentert alle sine elektroniske system som inneheld arkivverdig informasjon i arkivplanen (sakarkiv, fagsystem, databasar mv.) c) Kommunen har bevaringsvurdert alle sine elektroniske system d) Alle ytre einingar har skriftlege rutiner for arkivarbeidet (for eksempel skole, PPT, helseog omsorg, barnevarnet, NAV mv.) e) Det er utarbeida instruksar for alle system kor arkivdokument arkiverast elektronisk f) Sakshandsamarane i kommunen får kontinuerleg rettleiing og brukarstøtte i handtering av kommunen sin dokumentasjon Veit Ikkje ikkje relevant Svar frå i fjor: 5. OM SAK-/ARKIVSYSTEMET I KOMMUNEN )RUnVYDUHSnGHWWHVS UVPnOHWKDUGXEHKRYIRUWLOJDQJWLOVDNDUNLYV\VWHPHWWLONRPPXQHQ a) Tal på journalpostar med status R med dokumentdato eldre enn 3 månadar. b) Tal på journalpostar med status F med dokumentdato eldre enn 3 veker. c) Tal på journalpostar med status S med dokumentdato eldre enn 3 veker. d) Tal på journalpostar med status M med dokumentdato eldre enn 3 månadar. e) Kor mange utgåande journalpostar hadde ein frå til og med ? (J i dei fleste sak-/arkivsystem, og E i ESA-base). f) Kor mange inngåande journalpostar hadde ein frå til og med ? g) Når starta registrering i noverande arkivperiode (ver venleg å oppgje årstal)? 6. DEPONERING, PERIODISERING OG AVLEVERING.RUJRGWYLOGXVHLHDWI OJMDQGHSnVWDQGDUEHVNULYNRPPXQHQGLQ"0DWULVHIUnNRUHU,NNMHLGHWKHLOHWDWWªRJHU 6Y UWJRGWª a) Kommunen har fastsatt kassasjonsfristar b) Kommunen har ein plan for periodisering av alle elektroniske systemer med bevaringsverdig informasjon c) Kommunen tar uttrekk av avslutta arkivperiodar frå elektroniske system med bevaringsverdig informasjon d) Kommunen sine bortsatte, eldre og avslutta papirarkiv er ordna og listeførte Veit ikkje Ikkje relevant 7. Kor mange hyllemeter arkiv har kommunen ordna og listeført i løpet av det siste året?,qnoxghuhuengheruwvhwwlqjvdunlyrjhoguhrjdyvoxwwddunly 3/6

4 Kryss av her dersom spørsmål 7 ikkje er relevant fordi alt av papirarkiv i kommunen allereie er ordna og listeført 8. I løpet av dei to siste åra har kommunen din hatt arkivtilsyn. Kva ville skjedd med arkivarbeidet i kommunen dersom de ikkje hadde fått tilsyn frå Arkivverket? Vi ville gjennomført innholdet i pålegga utan endringar; same omfang og same tidspunkt Vi ville gjennomført innholdet i pålegga i same omfang, men på eit seninare tidspunkt Vi ville gjennomført innholdet i pålegga i eit meir begrensa omfang, men med same tidsskjema Vi ville gjennomført innholdet i pålegga på eit seinare tidspunkt og i eit meir begrensa omfang Innholdet i pålegga ville ikkje blitt gjennomført Veit ikkje / ikkje relevant 9. Har kommunen nokonsinne tatt uttrekk frå elektroniske system som inneheld bevaringsverdig informasjon? +HUHUGHWPRJOHJnNU\VVHDYSnIOHLUHDOWHUQDWLY Svar frå i fjor: Ja, frå Noark-system Ja, frå fagsystem Nei, har aldri tatt uttrekk frå noko system Del 2 av undersøkinga Kompetanse og samarbeid Eit av Arkivverket sine overordna mål som utviklingsaktør er å bidra til sterke og synlege arkivinstitusjonar og fagmiljø i alle delar av landet. Vi ønsker i år å stille nokre spørsmål som omhandlar kompetanse og samarbeid. 7U\NNSnQHVWHIRUnNRPPHWLOGHODYXQGHUV NLQJD Intern kompetanse 9LEHJ\QQHUPHGnVWLOOHQRNUHVS UVPnOVRPKDUVRPPnOnNDUWOHJJHNRPPXQHQVLLQWHUQHNRPSHWDQVHNQ\WWDWLO GRNXPHQWDVMRQVIRUYDOWQLQJRJDUNLY6S UVPnONDQYHUHYDQVNHOHJnJMHHLWKHLOWNODUWVYDUSnPHQYLKnSHUDWGHWHUPRJOHJ IRUNRPPXQHQnRSSJMHHLWJURYWDQVODJ 10. Kor mange interne årsverk nyttar kommunen på dokumentasjonsforvaltning og arkivarbeid? (ver venleg å oppgje tal, med ein desimal) 11. Kor godt vil du seie at følgjande påstandar beskriv di kommune? 0DWULVHIUnNRUHU,NNMHLGHW KHLOHWDWWªRJHU 6Y UWJRGWª a) Kommunen har intern kompetanse innan styring og planlegging av arkivarbeid b) Kommunen har intern kompetanse innan daglege arkivoppgåver c) Kommunen har intern kompetanse innan periodiske arkivoppgåver d) Kommunen har intern kompetanse innan depotoppgåver Veit ikkje Ikkje relevant 4/6

5 Ekstern kompetanse og samarbeid 9LKDUQRVSXUWQRNUHVS UVPnOVRPRPKDQGODULQWHUQNRPSHWDQVH)RUnXWYLGHWLOJDQJHQWLONRPSHWDQVHGHOWHNPDQJH NRPPXQHULXOLNHIRUPHUIRUVDPDUEHLG0DQJHLQQJnURJVnDYWDODUPHGSULYDWHWHQHVWH\WDUHIRUnInWLOJDQJWLONRPSHWDQVH, GHWI OJDQGHVS UVPnOHW QVNHUYLnInYLWHOLWWPHLURPRPIDQJHWDYVDPDUEHLGRJEUXNDYSULYDWHWHQHVWHUIRUnGHNNH NRPSHWDQVHEHKRYHWSnDUNLYRPUnGHW 12. Kryss av på lista dersom kommunen deltar i eller nyttar: +HUHUGHWPRJOHJnNU\VVHDYSnIOHLUHDOWHUQDWLY Ei arkivordning / arkivinstitusjon der fleire kommuner er medlem (eks. interkommunalt arkiv (IKA) eller fylkesarkiv) Samarbeider med andre kommuner for å løyse arkivoppgåver (inkluderar både formelt og uformelt samarbeid) Kjøper inn arkivfaglig kompetanse frå private tenesteytarar Ingen av dei over Heilheitleg dokumentasjon om samfunn og kultur 0DQJHDUNLYLQVWLWXVMRQHUELEOLRWHNRJPXVHXPEHYDUHUDUNLYHWWHUSULYDWHEHGULIWHURUJDQLVDVMRQDURJSULYDWSHUVRQDURJELGUDU VOLNWLOnWDYDUHSn1RUJHVNXOWXUDUYYHGnVLNUHHLQKHLOKHLWOHJGRNXPHQWDVMRQDYVDPIXQQRJNXOWXU 8DYKHQJLJDYRP SULYDWDUNLYDILQVWSnSDSLUHOOHUGLJLWDOW QVNHUYLnYLWHRPNRPPXQHQHULQYROYHUWLEHYDULQJDDYGHQQHGHOHQDYNXOWXUDUYHQ 13. Finst det strategiar for bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv i kommunen? Ja Nei Veit ikkje Avslutning Undersøkinga er ferdig. Avslutt undersøkinga ved å trykke på knappen "Avslutte" under. Ei kvittering vil bli sendt til kommunen sitt postmottak i løpet av nokre få minutt. Kvitteringa inneheld lenke til ein kopi av svara dine. 36'HUVRPGXJnULQQLJMHQLVNMHPDHWIRUnHQGUHLVYDUDGLQHYLOGHWLNNMHVHQGDVWQ\NYLWWHULQJ*nLQQLGHQWLGOLJDUH PRWWDWWHNYLWWHULQJDIRUnVMnHQGULQJDQHVRPHUJMRUWOHQNDWLOVYDULNYLWWHULQJDRSSGDWHUDVWIRUWO SDQGHVOLNDWGHQWLOHLNYDU WLGYLVHUWLOVLVWHLQQOHYHUWHVYDU Har du nokre avsluttande kommentarar til undersøkinga, kan du skrive dei her: 5/6

6 'XNDQVNULYHXWHLQNRSLDYVYDUDGLQHYHGnWU\NNHSnVNULYHULNRQHW 6/6