Dokumentasjonsforvaltning

Transkript

1 Dokumentasjonsforvaltning Status for tjenesten 4. November 2015 Leif Kristiansen, UNINETT AS

2 Overgang fra prosjekt til forvaltning UNINETT har i løpet av 2015 organisert aktiviteten annerledes: NSA utrulling er blitt til dokumentasjonsforvaltning Prosjektorganisasjon er rigget om til en forvaltningsorganisasjon 39 av 42 virksomheter er nå i produksjon Konverteringen er i sluttfasen Ny kunde: NOKUT er på vei inn som kunde nummer 43 2

3 Dokumentasjonsforvaltning Nytt navn på tjenesten! Fra sak/arkiv til informasjonsforvaltning til dokumentasjonsforvaltning Nytt navn på siden på Agora Informasjonsforvaltning -> dokumentasjonsforvaltning Nye e-postadresser: Prioriteringsrådet for dokumentasjonsforvaltning: Public 360 Arbeidsutvalg: Deltakerliste: 3

4 Etablering av nye råd og utvalg Nytt prioriteringsråd er etablert Erstatter Sak/arkiv prioriteringsråd (opphørte ved årsskiftet) og NSA utrulling styringsgruppe Har hatt 3 møter siden juni Public 360 arbeidsutvalg etablert Erstatter Nytt sak/arkiv arbeidsgruppe Har hatt 4 møter, samt et 5. møte denne uka Prioriteringsrådet har mulighet til å danne egne utvalg for bestemte aktiviteter Eksempel for å jobbe med ROS 4

5 Informasjonsforvaltning prioriteringsråd André Neergaard (HIOA) Gro Wisting Haugland (HBV) Ann Kristin Sand Johansen (HIOF) Irene Hellebø (FHI) Merete Ludvigsen (HI Molde) Marit Hellum (HIHM, Leder P360 arbeidsutvalg) Leif Kristiansen UNINETT (sekretær) Olav Isak Sjøflot (UNINETT, tjenesteeier) 5

6 Public 360 arbeidsutvalg Marit Hellum (HIHM) Laila Risdal Flyvholm (UIA) Atle Johansen (HIT) Geir-Kåre Jørgensen (UIN) Laila Ebbesen Smed (AHO) Leif Kristiansen (UNINETT, Sekretær) 6

7 Hvem jobber med tjenesten? Leif Kristiansen Tjenesteansvarlig Armaz Teknisk ansvarlig Jon Strømme Konvertering og ROS Jørgen Berg Lauvsnes Økonomioppfølging Elin Olsen Faggruppeleder Olav Isak Sjøflot Tjenesteier 7

8 Endring i forvaltningsmodellen Dere kan bestille rådgiving, bistand, workshops og kurs direkte fra SI Vil bestilles direkte fra kundeansvarlig i SI Helhetlig forvaltningsmodell ligger på agora 8

9 Økonomi i tjenesten Drift av Public 360 har medført ny form for økonomistyring: Alle endringer i Public 360 har knyttet en pris til seg Betyr ikke nødvendigvis at summen av tjenesten blir dyrere; men man vet hva man har betalt for. Vil bli sendt ut en ekstrafaktura før jul for å ta inn ekstra kostnader for dette. Informasjon om dette ligger på Agora Pr dags dato utgjør totalsummen på dette 1.7 millioner. Inkluderer SP 7 Inkluderer utviklingen av SIF-rammeverket 9

10 Etterfakturering - oversikt kr kr kr TOTAL Estimat Fakturert Endelig kr kr kr EO 149 Risiko- og sårbarhetsvurdering + timer fra UNINETT+ Møtekost kr kr EO54 - Endringer i FS integrasjon kr kr kr EO99 - Endringer i tjenestelag for arkivering av saker og dokumenter fra FS kr kr kr EO179 - Økt lagringskapasitet på løsningen (+ 1 TB) (kostnad ut 2015) kr kr kr EO148 - Personnummer skal kun vises for medlemmer i gitt tilgangsgruppe kr kr kr EO Jobb Norge Integrasjon (estimat er SI+UNINETT. UNINETT ikke tatt inn i fakturert) kr kr kr EO137 - Endringer i P360 konfigurasjon kr kr kr EO100 - Nytt token for møtesekretær rettigheter kr kr kr EO168 - Endringer i offentlig journal kr kr kr EO183 - Ny tilgangsgruppe for visning av personnr. (tillegg til EO148) kr kr kr EO Endringer i Feide kr kr kr EO Fordeling til kopimottakere for dokument i status J kr kr kr EO 180 -SP 7 kr kr EO 121 -Øke filstørrelsen til 100mb kr kr EO 161 Feide - overføring tittel 10

11 Integrasjoner FS Har fått på plass overføring av studenter Jobber med å få på plass dokumentoverføring av innpassingssaker. Dette arbeidet er i sluttfasen Testing av dette kan skje fra uke 46 Ulik bruk av systemet (FS) gjør integrasjonsarbeidet utfordrende «Fusjonister» i arbeidsgruppa har preget arbeidet. Dette er noe UNINETT må løse sammen med FSAT. Ny workshop er planlagt i november. 11

12 Integrasjoner: fortsettelse Jobbnorge Ferdigstilles i disse dager Det legges opp til en automatisk overføring basert på forhåndsbestemte statuser For at integrasjonen skal fungere må man: Ha SIF-rammeverket Ha opprettet «Tilsettingssaker Jobbnorge» (gjelder ikke når tilgangsgruppe er opprettet fra før av 12

13 SIF rammeverket SIF- rammeverket er Software Innovations integrasjonsrammeverk Forutsetning for at integrasjoner kan gjennomføres Alle Integrasjoner skal gå gjennom SIF rammeverket 5 virksomheter har gjort avrop pr i dag. Høgskolen i Østfold Høgskolen i Lillehammer Universitetet i Stavanger SIU NOKUT 13

14 Felles avrop på SIF-rammeverket For de øvrige virksomheter er det ønskelig med et felles avrop på alle Software Innovation har gått med på dette Software Innovation har gått med på å gi 10% på totalprisen for de. Rabatten utgjør kroner Hvordan og når faktureringen på dette vil skje er noe vi vil måtte komme tilbake til 14

15 Fremtidige integrasjoner Flere integrasjoner mot rekrutteringssystemer Webcruiter er ønsket. Kan bli flere. Amesto Denne er i en utredningsfase. Det pågår et arbeid for å lage løsningsforslag inne KGV-tjenesten. 15

16 Risiko og Sårbarhetsanalyse (ROS) Det er gjennomført en ROS for Public 360 som helhet i våres Det skal etableres en arbeidsgruppe for det videre arbeidet med ROS Formålet med denne arbeidsgruppen er å jobbe med sektorvide retningslinjer for Public 360 Arbeidet er forankret i prioriteringsrådet Den enkelte virksomhet skal følge de anbefalinger som er gitt i eksisterende ROS 16

17 ROS for Sikker digital Post Det skal lages en egen ROS for sikker digital post (SDP) Invitasjon på til å delta på denne ligger på Agora Mindre omfang kan være mulig å gjennomføre denne via samling på video Kontaktperson er Jon Strømme Frist for å melde seg er fredag 13. november 17

18 Konvertering til historisk database De aller fleste har fått konvertert sine databaser: 2 virksomheter skal konvertere fra Acos (forsinkelser) 3 virksomheter er i prosess 1 virksomhet leverer forsøker å levere til konvertering inneværende uke 18

19 Uttrekk fra Ephorte 1 virksomhet har fått endelig godkjent sitt uttrekk Ytterligere uttrekk har blitt gjort Alle ble avvist på 1. forsøk Felles for alle uttrekkene var at det var en tellefeil i ephorte, slik at det ble duplikater i uttrekket Dette er rettet opp, og det er gjort nye uttrekk som er til behandling nå. Det vil bli arrangert et telefonmøte med alle involverte etter hvert enkelt uttrekk der det gås gjennom uttrekksrapporten fra Riksarkivet Formålet vil være å få klarhet i hva som må rettes opp fortløpende. Riksarkivet har sagt seg villige til å delta på dette møtet 19

20 Nye kunder og kunder på vei ut NOKUT er på vei inn, og vil bli kunde nr. 43. Men på grunn av fusjoner vil vi få en reduksjon i kundemassen 43 virksomheter vil da bli til 31. Færre, men større virksomheter 20

21 2016 Fortsatt høyt trykk på integrasjoner FS KGV? Andre? Høyt trykk på videreutvikling av Public 360 gjennom tilpasninger og nye versjoner. SP 9 sommeren 2016? ephorte fases ut som følge av at uttrekkene blir gjort ferdige 21

22 Takk for meg! 22