UNIT DIREKTORATET FOR IKT OG FELLESTJENESTER I HØYERE UTDANNING OG FORSKNING. Knut Løvold

Transkript

1 UNIT DIREKTORATET FOR IKT OG FELLESTJENESTER I HØYERE UTDANNING OG FORSKNING Knut Løvold

2 UNIT 1. januar 2018 ble BIBSYS, CERES og deler av UNINETTsamlet i et nytt tjenesteorgan for forskning og høyere utdanning som eies av Kunnskapsdepartementet. Direktoratet ble etablert av Kunnskapsdepartementet i 2018 for å bidra til å realisere de til enhver tid gjeldende sektormålene for forskning og høyere utdanning. Vi har ansvaret for nasjonal samordning og har et overordnet forvaltningsansvar på IKT-området. Vi leverer et bredt spekter av tjenester til forskning og høyere utdanning og har en sentral rolle i oppfølgingen av regjeringens digitaliseringspolitikk.

3 Om oss Ca 200 ansatte 505 MNOK i omsetning Forvalter rammeavtaler for ca 700 MNOK kroner Hovedkontor i Trondheim, avdelingskontor i Oslo Betjener 250 virksomheter innen høyere utdanning, forskning og formidling Rundt 50 ulike fellessystemer og -tjenester

4 Målbilde for administrative systemer Alle tjenester, informasjon og kommunikasjon er så langt det er mulig digitalt tilgjengelige. Behov, brukervennlighet og brukeropplevelser er hovedkriteriene for realiseringen av nye løsninger. Administrative arbeidsprosesser og brukergrensesnitt er forbedret og effektivisert gjennom standardisering og digitalisering. Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov. Mulighetene for automatisering og selvbetjening er godt utnyttet slik at tjenestene framstår som enkle, effektive og brukervennlige.

5 Digitalt studieløp Søkeprosessen Studieløpet Digital studieadministrasjon Etter studiene Søknadsweb for søking. På sikt en søkerportal for all søking til høgere utdanning Felles studentsystem Studentweb - selvbetjening Læringsplattform deling, innleveringer, meldinger, læringsressurser, etc. knyttet til fagene Digital eksamen digitalisering av hele prosessen Digital utveksling av resultater EMREX - internasjonal resultatutveksling Framdrift 5

6 Hvorfor digitalisere Mer effektiv administrasjon Dokumenthåndtering Saksflyt Arkiv Brukeropplevelsen for studentene Enklere tilgang på informasjon f.eks. kontrakter Enklere løsninger for kommunikasjon, f.eks. veiledere eller administrasjon En «moderne» organisasjon har digitale løsninger Konkurranse med andre arbeidsgivere Konkuranse med utenlandske institusjoner

7 PHD-opptaket FS Angi på opptakstypen hvilke dokumenttyper som skal inngå i opptaket Endring i søknadsbildene Status kan behandles settes til N, dersom ikke alle dokumenter som er obligatorisk er lastet opp Varsler om evt. andre mangler enn dokumenter Muligheter for automatiske kontroller Skjemaendringer i databasen er på plass, men det er ikke gjort noe i søknadsbildet

8 Søknadsweb Håndtere at noen dokumenttyper er obligatoriske: tilrettelagt dialog/stegprosess der disse skal lastes tilrettelagte meldinger/opplysninger til de som leverer søknad uten oblig. dokumenter (tilrettelagt for saksbehandler å sjekke status på søkers (obligatoriske) dokumenter i FS) Dette kan lages i søknadsweb når det settes av ressurser til det i teamet. Det krever også (først) utvikling i FS-db og Fs-klient

9 FLYT Få på plass API for overføring av data. Dette skal ikke være en stor jobb. Hvilke data skal over til FLYT. Forslag UIO Hva skal trigge overføring til FLYT, automatikk eller saksbehandler 1 Personinformasjon 5 Prosjekt Fødselsdato Arbeidstittel Navn Fagområde Skal tilskrives på 6 Veiledning 2 Intern/Ekstern Veilederkategori Intern stipendiat J/N Intern/Ekstern Ekstern part i samarbeidsavtale - Evnt begrunnelse for ekstern hovedveileder 3 Grunnutdanning Navn Grad Sted Oppnådd år/termin Stillingstittel Fag 7 Godkjenninger (fagavhengig) Sted Prosjektet krever godkjenninger J/N 4 Finansiering - Ved J: Godkjenningsinstans Periode - Ved J: Referansenummer Arbeidsgiver Finansieringskilde Finansieringstype Stillingsprosent ph.d. (nytt felt?) Pliktarbeid (Nytt felt eller tidskonto?)

10 Framtiden Potensialet er enormt. På sikt er det anslått at opptil 90 prosent av den tiden som i dag brukes på dokumentgjennomgang kan gjøres automatisert. Det innebærer at vi kan bruke tiden vår og dermed klientens ressurser på en riktigere måte, sier Magnus Brox, partner i corporateavdelingen i advokatfirmaet DLA Piper.

11 Det historiske vedtaket i Utlendingsdirektoratet (UDI) ble fattet av «Udi-Auto» i en familieinnvandringssak i desember i fjor. Den første familien som fikk et slikt automatisert vedtak, var en far og datter fra Filippinene som skal være med når mor skal jobbe i Norge. På egen hånd innvilget datasystemet opphold, helt uten at ansatte i UDI var involvert i selve vedtaket.

12 Takk for oppmerksomheten