RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER"

Transkript

1 Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER Innhold RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER 1 1 INNLEDNING Formål Definisjoner SAKSBEHANDLING AV REKRUTTERINGSSAKER OG PERSONALMAPPER ORGANISERING AV PERSONALMAPPER Dokumenter som skal bevares for alltid Disiplinærsaker/ordensstraff Konflikthåndtering (under utarbeidelse i samråd med HR) Dokumenter i P360 som kan kasseres Dokumenter som ikke skal i P PERSONALSAKER I SAKARKIV Prinsipielle/presedensskapende saker Rekrutteringssaker Behandling av tilsettingssaker i utvalg Grupper av arbeidstakere SKJERMING/TILGANGSGRUPPER OPPBEVARING OG INNSYN BORTSETTING OG PERIODISERING a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR PERSONALSAKER Personal Elektronisk saksmappe a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR REKRUTTERINGSSAKER Personal Elektronisk saksmappe... 12

2 Side 2 av 12 1 INNLEDNING 1.1 Formål Formålet med denne veiledningen er å etablere felles rutiner for dokumentering av personalsaker i henhold til gjeldende lovverk. 1.2 Definisjoner Personalsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som omhandler virksomhetens forhold til den enkelte tilsatte; arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet. Personalsaker skal ha arkivkode 221. Personalmappe: Mapper på den enkelte tilsatte inneholder saker som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold. For saker som skal registreres i personalmappen skal man angi fødselsnummer som sekundærkode i journalen. HR skal ha alle nødvendige tilganger til personalmappen. Der det er hensiktsmessig av arkivfaglige hensyn, hensyn til skjerming eller for å ta i bruk digitale arbeidsflyter vil enkeltsaker som hører til i personalmappen skilles. Public 360: Virksomhetens saksbehandlingssystem fra høsten My network: HiOA sitt rekrutteringssystem fra 1. mai Kontaktkort: I Public 360 fungerer en persons kontaktopplysninger som et selvstendig objekt som knyttes til dokumenter. Ved å søke på en kontakt kan en enkelt få opp alle dokumenter som er knyttet til kontakten. Denne funksjonaliteten gjør at det er lett å få oversikt over ulike saker som er knyttet til en og samme person. Personalarkiv: Arkivdel for personalsaker, med arkivdel kode PERS. Sakene i personalarkiv er ordnet etter arkivkode (klasse 2) med fødselsnummer som sekundærkode. Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til HiOAs arkivnøkkel. For saker innen personalområdet gjelder arkivkoder i klasse 2 i arkivnøkkelen. 2 SAKSBEHANDLING AV REKRUTTERINGSSAKER OG PERSONALMAPPER Det er en målsetning av det i løpet av 2015 vil være en integrasjon mellom rekrutteringssystemet My network og Public 360. En slik integrasjon innebærer at dokumentasjon fra My network enkelt kan overføres til Public 360. Inntil dette er på plass må overføringen av dokumenter gjøres manuelt. Dette betyr at saksbehandling som genererer dokumentasjon som har verdi for ettertiden skal foregå i Public 360. I avsnittene nedenfor er det definert hva slags type dokumentasjon som skal bevares og hva som kan kasseres i rekrutterings- og personalsaker. All dokumentasjon som skal bevares for alltid, eller i en viss periode skal lagres i Public 360.

3 Side 3 av 12 3 ORGANISERING OG SAKSBEHANDLING AV PERSONALMAPPER Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold registreres i saksbehandlingssystemet Public 360. Unntatt fra registreringskrav (journalføringsplikten) er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes, innsendte sykemeldinger, reiseregninger og brev til NAV om refusjonskrav. Kontaktkortet gjør det enkelt å få tilgang til alle saker og dokumenter som er knyttet til en person. Dette innebærer at man kan dele inn ulike forhold for den tilsatte i undermapper/saker om det er hensiktsmessig. Uavhengig av saksmappe/undermappe vil man kunne få tilgang til all informasjon om en tilsatt og få en samlet oversikt over all dokumentasjon som gjelder vedkommende på ett sted. Dokumentene i personalsaken skal som hovedregel behandles av HR-medarbeider. Unntak fra dette er dokumentasjon til/fra NAV som skal gå direkte til den tilsattes leder med kopi til HR. Korrespondanse om lønn (f.eks. refusjonskrav, honorar fra bedriftshelsetjenesten (BHT-honorar) og arbeidsavtaler) skal gå direkte til lønn. 3.1 Dokumenter som skal bevares for alltid Disse dokumentene er grunnlaget for personalmappen (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver). Der hvor de skal inngå i en forhåndsdefinert saksflyt («forløpsmal») i P360 vil de trekkes ut som egne saker knyttet til kontaktkort til den tilsatte. Søknadspapirene til den tilsatte. Søknader på stillinger til de to-tre øverste stillingskategoriene Attester for utdanning og arbeidspraksis Kompetansegivende kurs og opplæring betalt/støttet av arbeidsgiver Undertegnet arbeidsavtale/taushetserklæring/prøvetid Dokumentasjon om forlengelse av midlertidige stillinger Sikkerhetsinstruks Taushetserklæringer Dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering Vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid (som følge av en yrkesskade) Permisjoner etter arbeidsmiljøloven (AML 12) med og uten ansiennitetstap (uten lønn) Ansiennitetsberegning Brev om opprykk Lønnsforhandlinger Tildelte hederstegn Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev Eventuell korrespondanse om fratredelsen og gjenpart av sluttattest Avtalefestede rettigheter (unntak: velferdspermisjon, sykmelding og refusjonskrav) Søknader om opprykk Tildeling av stipend til tilsatte (brev, rapporter mv)

4 Side 4 av Disiplinærsaker/ordensstraff Disiplinærsaker som skaper presedens skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet (se pkt. 4.1). Ved oppbevaring av presedenssaker i sakarkivet skal alle identifiserbare opplysninger anonymiseres/skjermes. Ordensstraff etter tjenestemannsloven 14 er betegnelse på sanksjonsmidler som anvendes overfor arbeidstakere i forbindelse mer uregelmessigheter i tjenesten, men hvor disse ikke er av en slik karakter at de kvalifiserer for avskjed, oppsigelse eller suspensjon. I de tilfeller den tilsatte må fratre sin stilling skal dokumentene kasseres/slettes fra personalmappen. Dette begrunnes med at saken ikke skal kunne brukes mot vedkommende etter en viss tid og at personopplysninger bare kan lagres så lenge det er nødvendig ut fra formålet (jf. personopplysningsloven 11). Disiplinærsaker som ikke skaper presedens og det vil være de aller fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres tre (3) år etter at advarselen er gitt. Eksempel på dette kan være skriftlige irettesettelser for den tilsatte. 3.3 Konflikthåndtering I tidlig fase av en konflikt må leder fortløpende vurdere om det er behov for å dokumentere konflikten. Dette fordi skriftlighet og dokumentasjon kan opptrappe konflikten unødvendig. Ved påstander om mobbing vil saken være så alvorlig at det alltid er nødvendig med god dokumentasjon. Dokumentasjon Når det er behov for skriftlig dokumentasjon av en konfliktsak skal det opprettes en sak i dokumenthåndteringssystemet (Public 360). Forholdet skal dokumenteres med interne notater. Dokumenter som eksisterer på papir (f.eks. håndskrevne notater og referater) skannes inn i dokumenthåndteringssystemet og makuleres så snart de foreligger elektronisk. Navn på de som er involvert i konflikten skal ikke fremgå av sakstittel, eller dokumenttittel. Standardtittel som skal brukes er Konflikthåndtering [Emneord] Tilgang For å begrense tilgangen til konflikthåndteringssaker skal gruppen Begrenset gruppe alltid benyttes. Denne gruppen er det kun utvalgte ansatte i SDI som har tilgang til. Saksbehandler som blir satt opp som saksansvarlig på saken vil ha tilgang til saken og de dokumentene han står som ansvarlig for. Saksbehandler har mulighet til å gi utvidede tilganger/rettigheter til andre som skal ha tilgang til dokumenter på saken. Om det kommer til vedtak om displinære forhold, eller saken avsluttes ved rettslig behandling (saker av prinsipiell/presedensskapende art) skal rutinen for dette følges

5 Side 5 av 12 (se punkt 3.2). 3.4 Dokumenter i P360 som kan kasseres Dette omfatter dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi for en begrenset periode. Disse dokumentene skal registreres i Public 360, men avleveres ikke til Riksarkivet for bevaring til evig tid. Disse har ikke betydning for den ansattes tjenesteforhold/pensjonsforhold og kasseres derfor når de har mistet sin administrative interesse (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver). SDI (Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning) er ansvarlige for å følge opp at denne type dokumentasjon blir jevnlig kassert etter gjeldende regelverk. Eksempler på dokumenter som kan kasseres: Søknad om fødselspermisjon Melding til SPK (Statens Pensjonskasse) (AFP alders- og uførepensjon) Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse (SPK), trygdekontor, etc. (kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen). Refusjonskrav NAV Særskilte avtaler i arbeidsforholdet (for eksempel avtale om telefon og bredbånd) Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr ) Stipendier Lønnstrekk, o.l. Kontrakter i forbindelse med sakkyndig vurdering 3.5 Dokumenter som ikke skal i P360 Arbeidstidsskjema og regnskapsmateriale skal primært ikke oppbevares i personalmappen. Dette sendes direkte til saksbehandler. Nedenfor følger noen eksempler (listen er ikke uttømmende). Egenmeldinger/sykemeldinger Søknad om lovfestet velferdspermisjon (eks. begravelse). Arbeidstidsskjema o Materiale som kan kasseres 5 år etter utgangen av vedkommende regnskapsår (jf. Regnskapsdirektørens sirkulære nr. 3/1983) Korrespondanse om ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende)

6 Side 6 av 12 o Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr ) Søknadspapirer for søkere på stillinger som ikke blir tilsatt. Disse oppbevares så lenge HiOA finner det hensiktsmessig. Hensynet til søkers personvern må tas med i denne vurderingen. 4 PERSONALSAKER I SAKARKIV Saker av prinsipiell/presedensskapende art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere registreres i sakarkivet. Sakarkivet ordnes etter arkivnøkkel for universitets- og høgskolesektoren. 4.1 Prinsipielle/presedensskapende saker Saker av prinsipiell/presedensskapende art registreres i sakarkivet (jf. punkt 3.2). Henvisning eller kopi av saken registreres i personalmappen. Eksempel er saker om yrkesskade, disiplinære forhold og saker som avsluttes ved rettslig behandling. Disiplinærsaker skal registreres både i personalmappen og i sakarkivet. Prinsipielle/presendensskapende saker skal bevares for ettertiden. 4.2 Rekrutteringssaker Rekrutteringssaker behandles i HiOAs rekrutteringssystem og i Public 360. o Fra utlysning til innstilling håndteres ansettelsen i HiOAs rekrutteringssystem. Følgende dokumentasjon skal også behandles i Public 360 o Utlysningstekst o Utvidet søkerliste o Offentlig søkerliste o Signert/godkjent protokoll fra tilsettingsrådet o Innstilling o Stillingstilbud med arbeidsavtale som vedlegg o SAP-skjema o Dokumentasjon om noen takker nei til stillingen Søknad og signert arbeidsavtale til den som blir tilsatt, oppbevares i vedkommendes personalmappe. Signert arbeidsavtale legges fordeles til lønn. Øvrige dokumenter i personalmappen saksbehandles normalt av HR. Unntaket er korrespondanse med NAV om oppfølging av sykemeldinger etc. Disse skal gå direkte til vedkommendes leder. Saksbehandler på HR skal ha kopi av disse. Tilsettingssaker skal bevares. Det samme gjelder søknad fra den som har tiltrådt stillingen samt alle søknader på ledende stillinger (direktører og dekaner) (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver).

7 Side 7 av 12 Søknadspapirer til den som har tiltrådt stillingen legges på personalmappen. Øvrige søknader registreres ikke i Public 360. Disse skal oppbevares så lenge HR ved HiOA mener det er administrativt juridisk behov for det. Søkers personvern må tas hensyn til i vurderingen av hvor lenge papirene skal oppbevares Behandling av tilsettingssaker i utvalg Vedtak om hvem som skal tilsettes i stillinger behandles i henholdsvis tilsettingsutvalg for TA (teknisk- administrativt tilsatte) og UF (undervisnings- og forskningspersonell). Dette gjøres elektronisk i Public 360. For hvert møte opprettes det saker med tittelen TA/UF-rådsgjennomgang Dato. Dokumenter som skal opp i rådet er allerede lagret på rekrutteringssak i Public 360. Dokumentene som ligger på en TA-rådssak er derfor bare lenker til dokumentene som ligger på rekrutteringssaken. Om det er hensiktsmessig å endre dokumenttittel til for eksempel TA råd på dokumentene kan det gjøres i tillegg til tittel som allerede står på dokumentet. Tittelen som står der i utgangspunktet skal ikke slettes. Dokumentene i rådssaken sendes på gjennomgang i Public 360 til medlemmene i rådet. Når forslaget til innstilling blir godkjent elektronisk av alle i rådet regnes det som et vedtak. Dersom noen har innvendinger og ikke er enige forslaget til vedtaket må det gjennomføres et møte hvor partene møtes Dokumentasjon av protokoller fra tilsettingsutvalg/tilsettingsråd Protokoller fra tilsettingsråd, eller utvalg lagres på samlesak per fakultet/enhet per år: Tilsettingsråd Fakultet/enhet år. Eksempel: Tilsettingsråd TKD Grupper av arbeidstakere Saker om grupper av arbeidstakere skal registreres i sakarkivet. Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker om personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle tilsatte. 5. SKJERMING/TILGANGSGRUPPER 5.1 Personalmapper Tilgangsgrupper: En tilgangsgruppe i Public 360 angir hvem ved HiOA som skal ha tilgang til de ulike dokumentene innenfor HR-området. Det er opprettet en egen tilgangsgruppe som heter Personal hvor lønnsmedarbeidere og alle som jobber med HR og SDI har tilgang. Det forutsettes at saksansvarlig på personalmappen alltid har tilgang til

8 Side 8 av 12 dokumentene. Det innebærer at personalansvarlig ikke behøver å være med i tilgangsgruppen. Alle dokumenter i personalmappen skal ha tilgangsgruppe personal. I rekrutteringssaker skal alle dokumenter bortsett fra utlysningstekst, utvidet søkerliste og protokoll fra tilsettingsutvalg/råd ha tilgangsgruppe personal. Det er også opprettet egne tilgangsgrupper for de som jobber med lokale lønnsforhandlinger. Det er en egen gruppe for forhandlinger og forhandlinger. Ved behov opprettes det en begrenset tilgangsgruppe hvor bare enkeltmedlemmer har tilgang til dokumentene. Unntatt offentlighet: For å unngå kobling mellom dokumenter som kan føre til at uvedkommende får tilgang til personsensitive opplysninger er hovedregelen at alle dokumenter i personalmappen unntas offentlighet. Hvilken paragraf som skal brukes avhenger av dokumentets innhold (normalt vil det være offl. 13, men gjelder det tilsettinger og opprykk skal 25 benyttes). Navn på den tilsatte skal alltid sladdes/skjermes. 5.2 Tilsettingssaker I en tilsettingssak er det primært offl. 25 (unntak for tilsettingssaker mm) som brukes om det er behov for å unnta dokumenter fra offentlighet. Eksempler på skjerming i en tilsettingssak er: Dokument Unntas Tilgangsgruppe offentligheten? Utlysningstekst NEI Public Offentlig søkerliste NEI Public Utvidet søkerliste Offl. 25 Personal Sakkyndig vurdering* Offl. 25 Personal Merknader til sakkyndig vurdering Offl. 25 Personal Innstilling Offl. 25 Personal Protokoll* NEI Public Registreringsskjema for Offl. 14 Personal rekruttering Ansiennitetsberegning Excelark Offl. 14 Personal Utgående arbeidsavtale (gjelder også arbeidsavtaler for timelønnede arbeidstakere) NEI Personal *Styret ved HiOA har vedtatt praktisering av utsatt meroffentlighet av disse. Ved krav om innsyn gis det innsyn først etter at merknadsfristen for kandidaten(e) er utløpt og etter at kandidaten(e) er varslet om innsynskravet. *Skal ikke skjermes på betingelse av at den er helt «ren».

9 Side 9 av 12 6 OPPBEVARING OG INNSYN Opplysninger og saksdokumenter skal gjøres utilgjengelig for uvedkommende. Det er viktig å påse at ingen tilsatte har tilgang til andre opplysninger enn det de har saklig behov for i sitt arbeid og at informasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler. Den enkelte tilsatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv. 7 BORTSETTING OG PERIODISERING Personal gir melding til Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) når den tilsatte har sluttet. SDI avslutter saken i P360 ved å legge personalmappen over i en egen arkivdel for tilsatte som har sluttet. Personalmappen skal også gjennomgås slik at unødvendig informasjon blir slettet/kassert. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappen kasseres fortløpende.

10 Tittel på dokument Side 10 av 12 Arkivkode: 7a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR PERSONALSAKER 221, sekundærkode: fødselsnummer Personalmappe Elektronisk. Standardtekst på saksnivå for personalmappe: Personalmappe [navn - skjermes] Eksempel: Personalmappe - Ola Nordmann Dok. type Inngående Notat Notat Dokumenttittel (standardtekst) Oppgaver for SAKSBEHANDLER Oppgaver for SDI Arbeidsavtale [Fakultetsforkortelse (eks. SAM)/Avdelingsforkortelse for FA (eks. ARI)] - [navn] Søknadspapirer med vedlegg Merknad: legges inn i etterkant (bakgrunnsdokumentasjon) for den som er tilsatt Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring Permisjon Personal Elektronisk saksmappe Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Mottar, ev. registrerer selv dokument i P360 Mottar, ev. registrerer selv dokument i P360 Registrerer Inngående Søknad om permisjon Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Kontrollerer og journalfører Kontrollerer og journalfører Notat Endring av lønn [navn] Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående [Innvilget/avslått] søknad om permisjon Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Opprykk Inngående Søknad om opprykk som [stillingstittel] Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Inngående/ Utgående Utgående Korrespondanse med sakkyndig utvalg Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Oversendelse av vitenskapelig materiale Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Inngående Innstilling fra sakkyndig utvalg Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Kontrollerer og journalfører

11 Tittel på dokument Side 11 av 12 Utgående Oversendelse av innstilling til søkerne Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Kontrollerer og journalfører Inngående Utgående Søkernes merknader til innstilling fra sakkyndig utvalg Opprykk Endring av stillingsbetegnelse Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Kontrollerer og journalfører Utgående Informasjon om lønnsopprykk Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Korrespondanse med NAV og SP (Statens pensjonskasse) Utgående Pensjonsmeldingsskjema Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Refusjon av sykepenger Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Inngående Referat fra møte [navn] Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Notat Oppfølgingsplan [navn] Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Oppsigelse Inngående Oppsigelse av stilling Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Notat Stans av lønn [navn] Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Bekreftelse på oppsigelse Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Attest Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører

12 Tittel på dokument Side 12 av 12 7a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR REKRUTTERINGSSAKER Arkivkode: 212 Tilsettingssak Elektronisk. Standardtekst på saksnivå for personalmappe: Tilsetting i [fast/midlertidig/vikariat] stilling som [stillingstittel] ved [fakultet, avdeling e.l.] Eksempel: Tilsetting i fast stilling som rådgiver ved LUI Dok. type Dokumenttittel (standardtekst) Oppgaver for SAKSBEHANDLER Oppgaver for SDI Personal Elektronisk saksmappe Notat Grunnlag for tilsetting Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Registrerer Notat Utlysningstekst / stillingsbeskrivelse Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Notat Offentlig søkerliste Registrerer i P360 Kontrollerer og journalfører Notat Utvidet søkerliste Registrerer i P360 Registrerer Ev. sakkyndig vurdering Kontrollerer og journalfører Utgående Oversendelse av vitenskapelig materiale Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Innstilling fra sakkyndig utvalg Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Oversendelse av innstilling til søkerne Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Registrerer Inngående Søkernes merknader til innstilling fra sakkyndig utvalg Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Notat Protokoll fra tilsettingsorgan Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Tilbud om tilsetting som [stillingstittel] ved HiOA Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Registrerer

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER

RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: 21.1.2015 RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING

Detaljer

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Arkivrutiner Personalsaker HBV

Arkivrutiner Personalsaker HBV Arkivrutiner Personalsaker HBV Med personalsaker menes dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til den ansatte. Innhold Tilsetting... 2 Permisjon... 3 Opprykk... 3 Oppsigelse... 4 Pensjon... 5

Detaljer

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader

Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på

Detaljer

Retningslinjer for personaldokumentasjon

Retningslinjer for personaldokumentasjon Retningslinjer for personaldokumentasjon Revidert 31.08.12 TLO FORMÅL... 3 FORUTSETNING... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON... 3 FORHOLDET SAKARKIV - PERSONALARKIV...

Detaljer

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Formål: Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA Troms fylkeskommune

Detaljer

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Vedlegg 1: Personalforvaltning 1 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Ber om utlysing

Detaljer

A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015

A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015 Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 06.03.2015 Rutine for forvaltning av studentmapper

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA 5. INNSYNSRETT/SIKKERHETSPROSEDYRER

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

Saksbehandling i offentlig sektor. Nettverkssamling Lindesnes juni 2014

Saksbehandling i offentlig sektor. Nettverkssamling Lindesnes juni 2014 Saksbehandling i offentlig sektor Nettverkssamling Lindesnes 3.-5. juni 2014 Forvaltningsloven lovens formål: Skape mer betryggende saksbehandling i forvaltningen, unngå vilkårlighet/utenforliggende hensyn.

Detaljer

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel. utlysningstekst Off/utvidet søkerliste (utvidet søkerliste kan legges som vedlegg)

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off. Stillingstittel. utlysningstekst Off/utvidet søkerliste (utvidet søkerliste kan legges som vedlegg) Vedlegg 1: Personalforvaltning 1 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok.off. Stillingstittel Ber om utlysing av stilling (engasjement/vikar) i Forslag til

Detaljer

Quiz om innsynskrav. a. Sikre enhetlige saksbehandlingsregler i det offentlige

Quiz om innsynskrav. a. Sikre enhetlige saksbehandlingsregler i det offentlige Quiz om innsynskrav Noen av spørsmålene har 2 riktige svar eller et fritt svar. Svar på spørsmålene finner du ved å kontakte SDI på post@hioa.no. God fornøyelse! 1. Hva er formålet med offentleglova? a.

Detaljer

Rutine for disiplinærsaker mot studenter

Rutine for disiplinærsaker mot studenter Dokumenteier: Seksjon dokumentasjons- Godkjent av: Ingvild Korsnes Daasvand og inmasjonsvaltning Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: Rutine disiplinærsaker mot studenter Formål: Rutinen skal

Detaljer

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: 0.1 Opprettet dato: 09.09.2013 Endret dato: 20.11.2014 Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Styret for

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer

32 Saksbehandling i tilsettingsorganet. 23 Melding om tilsetting

32 Saksbehandling i tilsettingsorganet. 23 Melding om tilsetting Kap. 1 Felles bestemmelser 1 Virkeområde 2 Definisjoner 3 Taushetsplikt 4 Beregning av tjenestetiden 5 Arbeidstid 6 Velferdspermisjoner 7 Permisjoner for etter- og videreutdanning og overgang til annen

Detaljer

Tilsettings- og personalreglement Innholdsfortegnelse

Tilsettings- og personalreglement Innholdsfortegnelse Tilsettings- og personalreglement Innholdsfortegnelse Del 1 Generelt... 2 1 Virkeområde... 2 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene... 2 Del 2 Kunngjøring... 2 3 Kunngjøring av stillinger... 2 4 Kunngjøringens

Detaljer

1. Bispedømmerådet skal sørge for at ledige stillinger kunngjøres offentlig.

1. Bispedømmerådet skal sørge for at ledige stillinger kunngjøres offentlig. PERSONALREGLEMENT FOR PRESTER I DEN NORSKE KIRKE Stadfestet av Fornyings-, og administrasjonsdepartementet 19. desember 2006 og iverksatt 1. mars 2007. Sist endret 20. september 2011, med virkning fra

Detaljer

Digitale prosessmaler for tilretteleggingstjenesten: tilretteleggingprosess og prosess med mentor

Digitale prosessmaler for tilretteleggingstjenesten: tilretteleggingprosess og prosess med mentor Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A. Neergaard og informasjonsforvaltning Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 25.03.2015 Endret dato: 25.03.2015 Digitale prosessmaler for tilretteleggingstjenesten:

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

OPPHØR AV ARBEIDSFORHOLD.

OPPHØR AV ARBEIDSFORHOLD. OPPHØR AV ARBEIDSFORHOLD. PROSEDYRE FOR OPPSIGELSE FRA ARBEIDSGIVER. MANDAL KOMMUNE Støtteenhet for personal og organisasjon Prosedyre for oppsigelse fra arbeidsgiver. Skjemaer: Ingen. Vedlegg: 1. Forslag

Detaljer

Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting

Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting 1 [Godkjent av] [Revideres av] Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting Formål og omfang Sikre korrekt tilsettingsprosess ved interne og eksterne utlyste stillinger 1. Tilsettingsmyndighet Kommunestyret

Detaljer

Saker Sakstittel/tilhøyrande dokument Saksomgr. Arkivdel Klasse 1 Klasse 2 Gradering Tilsetjingssak Utlysing av stilling - namn på stilling

Saker Sakstittel/tilhøyrande dokument Saksomgr. Arkivdel Klasse 1 Klasse 2 Gradering Tilsetjingssak Utlysing av stilling - namn på stilling SUND KOMMUNE Dok.dato: 13.06.2014 Vår Ref: 13/469-18 Arkiv: N-051 Saker Sakstittel/tilhøyrande dokument Saksomgr. Arkivdel Klasse 1 Klasse 2 Gradering Tilsetjingssak Utlysing av stilling - namn på stilling

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Administrasjon arbeidsforhold

Administrasjon arbeidsforhold 1 Administrasjon arbeidsforhold Tittel på journalpost Dokumentet omhandler Type Tilgangs Hjemmel dokument kode u.off Anmodning om B-tillegg for midlertidig tilleggsoppdrag Notat/skjema fra institutt/fakultet

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

s.1 av 6 Trafikkskolens navn og org. nr.

s.1 av 6 Trafikkskolens navn og org. nr. s.1 av 6 Eksempel: Arbeidsreglement Trafikkskolens navn og org. nr. 1. Tilsetting Trafikklærer tilsettes og sies opp av trafikkskolens styre eller etter fullmakt av faglig/daglig leder. Ved tilsetting

Detaljer

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende.

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende. VEILEDER FOR HÅNDTERING AV PERSONALSAKER 1. Innledning God ledelse, en sunn og åpen organisasjonskultur basert på en ryddig organisering og fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver, vil normalt kunne forebygge

Detaljer

6. Personalmapper personalarkiv

6. Personalmapper personalarkiv 6. Personalmapper personalarkiv Rutiner for personalarkiv Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker

Detaljer

Personalreglement for SIFO

Personalreglement for SIFO Personalreglement for SIFO Forhandlet i møte mellom ledelse og tillitsvalgte 31.01.2007, endringer vedtatt 04.09.2007 og 11.01.2008 1 Virkeområde og definisjoner Del I - Generelt 1. Dette reglementet gjelder

Detaljer

PERSONALREGLEMENT FOR FYLKESMANNSEMBETENE. Fornyings- og administrasjonsdepartementet Revidert 26. september 2006

PERSONALREGLEMENT FOR FYLKESMANNSEMBETENE. Fornyings- og administrasjonsdepartementet Revidert 26. september 2006 PERSONALREGLEMENT FOR FYLKESMANNSEMBETENE Fornyings- og administrasjonsdepartementet Revidert 26. september 2006 1 Innhold Del I Generelt 1 Virkeområde 2 Definisjoner Del II Kunngjøring av stillinger 3

Detaljer

PERSONALREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG

PERSONALREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG PERSONALREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG 1 REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE Dette reglementet gjelder for tilsetting m.m. i stillinger ved Høgskolen i Sør-Trøndelag når det ikke er gitt særregler i lov

Detaljer

ARBEIDSREGLEMENT HORTEN KIRKELIGE FELLESRÅD

ARBEIDSREGLEMENT HORTEN KIRKELIGE FELLESRÅD ARBEIDSREGLEMENT HORTEN KIRKELIGE FELLESRÅD Vedtatt NORMALREGLEMENT Den formelle bakgrunn for fastsettelse av arbeidsreglementet ligger i arbeidsmiljøloven 14-16 til 14-20. Der heter det at partene i den

Detaljer

v. Fylkesarkivar i Sogn og Fjordane, Arnt Ola Fidjestøl

v. Fylkesarkivar i Sogn og Fjordane, Arnt Ola Fidjestøl v. Fylkesarkivar i Sogn og Fjordane, Arnt Ola Fidjestøl Fylkesarkivet tek vare på offentleg dokumentasjon uavhengig av når den vart skapt og uavhengig av kva den skal nyttast til www.sfj.no Fylkesarkivet

Detaljer

Personaldokumentasjon Veileder

Personaldokumentasjon Veileder Personaldokumentasjon Veileder Forslag til håndtering og bevaring Foto: CPOA (CC BY-ND 2.0) Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 3 3.1. Lovverksoversikt... 4 4.

Detaljer

Rutiner Personalsaker

Rutiner Personalsaker Rutiner Personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv. Derfor har mange

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR TILSETTING OG ARBEIDSVILKÅR FOR DOKTORGRADSSTIPENDIATER VED HØGSKOLEN I GJØVIK

RETNINGSLINJER FOR TILSETTING OG ARBEIDSVILKÅR FOR DOKTORGRADSSTIPENDIATER VED HØGSKOLEN I GJØVIK RETNINGSLINJER FOR TILSETTING OG ARBEIDSVILKÅR FOR DOKTORGRADSSTIPENDIATER VED HØGSKOLEN I GJØVIK 1 Bakgrunn Retningslinjer for tilsetting som stipendiat er utarbeidet med hjemmel i lov av 1. april 2005

Detaljer

Arkivrutiner Studentsaker HBV

Arkivrutiner Studentsaker HBV Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student

Detaljer

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype:

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype: Innhald 1. Inneliing s. 2 1.2 Virkeområde 1.3 Definisjonar 2 Organisering av personaldokumentasjon 2.1 Oppbevaring av personalmapper 2.2 Tilhøvet mellom saksarkiv og personalarkiv 2.3 Tilhøvet mellom personalarkiv

Detaljer

ANSETTELSES- OG ARBEIDSREGLEMENT

ANSETTELSES- OG ARBEIDSREGLEMENT e t t t t Z t AGDENES KOMMUNE ANSETTELSES OG ARBEIDSREGLEMENT Godkjent i administrasjonsutvalget 5/314 sak 2/14 Vedtatt i kommunestyret 19/314 sak 13/14 side i REDUSERT Innholdsfortegnelse 1 OMFANG 3 2

Detaljer

Grunnleggende arbeidsrett

Grunnleggende arbeidsrett GRUNNOPPLÆRING NYE TILLITSVALGTE TRINN3 STAT: ARBEIDSRETT Grunnleggende arbeidsrett Opphør av ansettelsesforholdet Hovedtemaer Stillingsvern Tema Stillingsvern side 4 Arbeidsgiver tar kontakt med Sigrid

Detaljer

Håndbok 1 OMFANG 2 KUNNGJØRING

Håndbok 1 OMFANG 2 KUNNGJØRING Side: 1 av 8 1 OMFANG Reglementet gjelder for kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold, jfr. Fellesbestemmelsene 1 i Hovedtariffavtalen. 2 KUNNGJØRING Ledige stillinger skal kunngjøres

Detaljer

Rutine for journalføring av personalsaker

Rutine for journalføring av personalsaker Rutine for journalføring av personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv.

Detaljer

Opplæring i ESA - Personalsaker

Opplæring i ESA - Personalsaker Opplæring i ESA - Personalsaker Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

Rutiner Personalsaker

Rutiner Personalsaker Rutiner Personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv. Derfor har mange

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper 1

Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper 1 Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper 1 Litt om offentlighet og unntak fra offentlighet Offentlighet i forvaltningen reguleres av Lov om rett til innsyn i dokument

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Personaldokumentasjon Veileder

Personaldokumentasjon Veileder dokumentasjon Veileder Forslag til håndtering og bevaring Foto: CPOA (CC BY-ND 2.0) Innholdsfortegnelse 1 Innledning...2 2 Prosjektgruppen...2 3 Lovverk som veilederen viser til...2 4 Bruk av veilederen...3

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Doktorgradsmapper Versjon/dato for revisjon: 18.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 18.03.2015 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360

Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 UiS 2016 Denne oversikten har som formål å vise anbefalt registreringsforslag for de mest vanlige studentadministrative sakene. Bruk av titler:

Detaljer

Veileder for registrering av generelle saker i P360

Veileder for registrering av generelle saker i P360 Veileder for registrering av generelle saker i P360 UiS 2016 Saker som ikke omhandler student eller personal legges som saker i arkivdel Sak. Disse sakene er ofte ikke rutinemessige saker, og det er derfor

Detaljer

DEN NORSKE KIRKE Kirkerådet, Mellomkirkelig råd, Samisk kirkeråd

DEN NORSKE KIRKE Kirkerådet, Mellomkirkelig råd, Samisk kirkeråd DEN NORSKE KIRKE Kirkerådet, Mellomkirkelig råd, Samisk kirkeråd PERSONALREGLEMENT FOR KIRKERÅDET Del I Generelt 1 Virkeområde 1.1. Dette reglement gjelder for alle ansatte i Kirkerådet, og i Bispemøtets

Detaljer

Personalreglement for teknisk/administrative stillinger

Personalreglement for teknisk/administrative stillinger Del II: Personalreglement for teknisk/administrative stillinger Generelt 1. Virkeområde Dette reglementet gjelder for alle stillinger beskrevet i NTNUs lønnspolitikk unntatt: 90.100 lederstillinger: 1062

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune

Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Trondheim kommunerevisjon Januar 2006 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune.

Detaljer

Fullmaktskart ved tilsettinger

Fullmaktskart ved tilsettinger 1.9.2014 Fullmaktskart ved tilsettinger - For ansatte - Universitetet i Oslo Fullmaktskart ved tilsettinger Stillingsgruppe Innstillingsmyndighet Tilsettingsmyndighet Teknisk-administrative stillinger

Detaljer

Vedlegg 2 - Lederlønnskontrakt for embetsmenn på åremål

Vedlegg 2 - Lederlønnskontrakt for embetsmenn på åremål Vedlegg 2 - Lederlønnskontrakt for embetsmenn på åremål Kontrakten består av to deler som til sammen utgjør lederens arbeidsavtale. Del I Alminnelige arbeidsvilkår inneholder de generelle lønns- og arbeidsvilkårene

Detaljer

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Anita Rognmo Lundhaug, tlf 77722023

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Anita Rognmo Lundhaug, tlf 77722023 Balsfjord kommune for framtida Rådmannens stab Vår dato Vår referanse 19.02.2015 2015/438-1847/2015 Arkivkode: Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Anita Rognmo Lundhaug, tlf 77722023 Charlotte

Detaljer

Konflikthåndtering Saksbehandling. HTV/PTV samling 22. 23. april 2015

Konflikthåndtering Saksbehandling. HTV/PTV samling 22. 23. april 2015 Konflikthåndtering Saksbehandling HTV/PTV samling 22. 23. april 2015 Tema: Saksbehandling og formaliteter ved person konflikter. Drøfting og erfaringsutveksling spesielt knyttet til konfliktsaker. Utfordringer

Detaljer

SAK OG REGISTRERINGSREGLAR FOR PERSONAL

SAK OG REGISTRERINGSREGLAR FOR PERSONAL SAK OG REGISTRERINGSREGLAR FOR PERSONAL Dok. ref. Dato: 12/1-14/K1-069//BYO 30.12.2012 Personalsaker Personalsak ei sak som omhandlar høva mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar, og som har betyding for

Detaljer

Rutinebeskrivelse for saksbehandling av arbeidsavtale for timelønnede arbeidstakere

Rutinebeskrivelse for saksbehandling av arbeidsavtale for timelønnede arbeidstakere Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: Prosjektleder Cecilie Haugen Horn og informasjonsforvaltning Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 01.07.2016 Endret dato: Rutinebeskrivelse for saksbehandling

Detaljer

PRØVETID. Vedtatt i AMA 14.01.2013

PRØVETID. Vedtatt i AMA 14.01.2013 PRØVETID Vedtatt i AMA 14.01.2013 PRØVETIDSREGLEMENT INNHOLD 1. HENSIKT MED PRØVETIDSREGLEMENT 2. HJEMMEL OG MYNDIGHET 3. SKRIFTLIGHET OG VARIGHET 4. ARBEIDSGIVER OG ARBEIDSTAKERS PLIKTER I PRØVETIDEN

Detaljer

Personalreglement for Kunsthøgskolen i Oslo

Personalreglement for Kunsthøgskolen i Oslo Personalreglement for Kunsthøgskolen i Oslo Dokumentet er en utdyping og presisering av Lov om universiteter og høgskoler 1.4.200 (uhl), Lov om statens tjenestemenn (tjml) av 4.3.1983 og forvaltningsloven

Detaljer

PK nettverksmøte 25.juni

PK nettverksmøte 25.juni PK nettverksmøte 25.juni Agenda Nye rutiner for 2.3.4 brev Nye rutiner for oversendelse av kunngjøringstekster til fagforeningene Nye/ korrigerte standardtekster/ rutiner/ skjemaer Publisering av nye/

Detaljer

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jorunn Bråthen, tlf 77722032

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jorunn Bråthen, tlf 77722032 Balsfjord kommune for framtida Rådmannens stab Vår dato Vår referanse 1 av 7 25.06.2015 2015/1017-7814/2015 Arkivkode: 412 Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jorunn Bråthen, tlf 77722032 Silje

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR OFFENTLIGHET I PERSONALSAKER VED UIB

RETNINGSLINJER FOR OFFENTLIGHET I PERSONALSAKER VED UIB Universitetet i Bergen RETNINGSLINJER FOR OFFENTLIGHET I ERSONALSAKER VED UIB Sakstype ehorte Tilgangskode Offentlig Ikke offentlig Merknad Amming tjenestefri ved amming T Attester Disiplinærsaker/ tilrettevising

Detaljer

Hvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak

Hvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak ID Nfk.F.4.1.4.2.8 Versjon 0.03 Gyldig fra 07.11.2016 Siste versjon 01.03.2017 Forfatter May Moursund Verifisert Godkjent Hvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak

Detaljer

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jorunn Bråthen, tlf 77722032

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jorunn Bråthen, tlf 77722032 Balsfjord kommune for framtida Rådmannens stab Vår dato Vår referanse 14.06.2016 2016/207-8192/2016 Arkivkode: 411 Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jorunn Bråthen, tlf 77722032 1 av 7 Lars

Detaljer

Endringer i arbeidsmiljøloven med virkning fra1. juli 2015

Endringer i arbeidsmiljøloven med virkning fra1. juli 2015 Endringer i arbeidsmiljøloven med virkning fra1. juli 2015 Ny endringer trådte i kraft 1. juli 2015 Endringene som er trådt i kraft gjelder bl. annet: 1): Midlertidig tilsetting. 2): Aldersgrenser. 3:)Arbeidstid.

Detaljer

Postjournal for Universitetet i Stavanger - Offentlig journal

Postjournal for Universitetet i Stavanger - Offentlig journal Postjournal for niversitetet i Stavanger - Offentlig journal I,, N, X, S X, 99/06198-2 RS. Sandnes k. Lunde gnr 47. Regplan for et område S for Ganddal Skole. Internt reg.skjema. Sandnes k. Lunde gnr 47.

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Oslo kommune Utdanningsetaten. Saksbehandlingsrutiner for Utdanningsadministrasjonen. Versjon 2.0

Oslo kommune Utdanningsetaten. Saksbehandlingsrutiner for Utdanningsadministrasjonen. Versjon 2.0 Utdanningsetaten Saksbehandlingsrutiner for Utdanningsadministrasjonen Versjon 2.0 Utdanningsetaten Side 3 Innhold 1. Styrende dokumenter... 4 2. Hovedprinsipper for i Utdanningsadministrasjonen 4 3. Arkivets

Detaljer

Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper 1

Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper 1 Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper 1 Litt om offentlighet og unntak fra offentlighet Offentlighet i forvaltningen reguleres av Lov om rett til innsyn i dokument

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt.

1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt. Instruks Ansettelse i nye og ledige stillinger som professor II eller førsteamanuensis ved UiO, kombinert med samtidig ansettelse i hovedstilling ved OUS OUS nivå 1 / Personal Dokument-ID: 2671 Versjon:

Detaljer

ARKIVDAGEN Maihaugen

ARKIVDAGEN Maihaugen ARKIVDAGEN - 9.11.2014- Maihaugen «RETTEN TIL Å VITE OM INNSYN I ARKIVENE» GRUNNLOVENS 100, 5.LEDD: «Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter

Detaljer

Norges Handelshøyskole - Offentlig journal

Norges Handelshøyskole - Offentlig journal I, 14/01569-18 Arbeidsavtale i retur - aksept, perioden 01.08.2016-31.07.2017 Forlengelse av engasjement i bistilling Dok. dato: 03.05.2016 Arkivdel: Personal 215 04.05.2016, Tatt til etterretning I, 14/01885-19

Detaljer

Arkivrutiner Studentsaker HBV

Arkivrutiner Studentsaker HBV Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student

Detaljer

ENDELIG TILSYNSRAPPORT

ENDELIG TILSYNSRAPPORT ENDELIG TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging Buskerud fylkeskommune Kongsberg videregående skole 1 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Om tilsynet med Buskerud

Detaljer

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne

Detaljer

TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE

TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE Vedtatt av administrasjonsstyret 01.03.2006 1. Omfang Dette reglementet gjelder for tilsetting av arbeidstakere i alle hel- og deltidsstillinger hvor Båtsfjord

Detaljer

ARBEIDSREGLEMENT FOR TROMSØ KIRKELIGE FELLESRÅD

ARBEIDSREGLEMENT FOR TROMSØ KIRKELIGE FELLESRÅD ARBEIDSREGLEMENT FOR TROMSØ KIRKELIGE FELLESRÅD Vedtatt i Kirkelig fellesråd 13.11.2008 1 OMFANG Reglementer gjelder alle arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold, jf. Hovedtariffavtalen kap.

Detaljer

Opplæring i ESA Saksbehandlere

Opplæring i ESA Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Anita Rognmo Lundhaug, tlf 77722032 19.05.2016

Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Anita Rognmo Lundhaug, tlf 77722032 19.05.2016 Balsfjord kommune for framtida Rådmannens stab Vår dato Vår referanse 06.06.2016 2016/306-7741/2016 Arkivkode: A56 Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Anita Rognmo Lundhaug, tlf 77722032 19.05.2016

Detaljer

Organisasjonsnivå: Rådmann INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT Virkeområde Definisjoner Andre bestemmelser...

Organisasjonsnivå: Rådmann INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT Virkeområde Definisjoner Andre bestemmelser... Organisasjonsnivå: ALVDAL KOMMUNE Område: Personal Rådmann Dokumentnavn: Tilsettingsreglement INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT... 3 1.1 Virkeområde... 3 1.2 Definisjoner... 3 1.3 Andre bestemmelser... 3

Detaljer

HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE. Meldal kommune

HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE. Meldal kommune Meldal kommune 4. april 2006, versjon 3, redigert 18.06.13 HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE Meldal kommune Planstatus Fagplan Arkivsak og dato År/saksnummer 13/759 Vedtatt av Administrativt vedtatt 19.06.2013

Detaljer

Orientering til søkere og bedømmelseskomiteer ved tilsetting i stilling som professor/førsteamanuensis, samt opprykk til professor etter kompetanse

Orientering til søkere og bedømmelseskomiteer ved tilsetting i stilling som professor/førsteamanuensis, samt opprykk til professor etter kompetanse Orientering til søkere og bedømmelseskomiteer ved tilsetting i stilling som professor/førsteamanuensis, samt opprykk til professor etter kompetanse Denne orienteringen gir en kort oversikt over sentrale

Detaljer

Sykehuset Telemark - Offentlig journal

Sykehuset Telemark - Offentlig journal Inngående eksternt produsert, 03/00001-9 Vedtak - Personalmappe - KLP Kommunenes Landspensjonskasse Dok. dato: 14.07.2015 Arkivdel: Personalarkiv Inngående eksternt produsert, 10/01337-4 Vedtak - Personalmappe

Detaljer

Sak: REVISJON AV PERSONALREGLEMENTET FOR HØGSKOLEN I SØR- TRØNDELAG

Sak: REVISJON AV PERSONALREGLEMENTET FOR HØGSKOLEN I SØR- TRØNDELAG Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato:16.09.15 Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: HS-V-26/15 REVISJON AV PERSONALREGLEMENTET FOR HØGSKOLEN I SØR- TRØNDELAG Saksbehandler/-sted: Tidligere

Detaljer

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner

Detaljer

Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013

Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Offentleglova Arkivloven Pasientarkiv er en samling med mapper på hver enkelt pasient. Denne dokumentasjonen er særs viktig for å kunna ta vare på den enkelte

Detaljer

Fusjonsprosess. NTNU, HiST, HiALS og HiG

Fusjonsprosess. NTNU, HiST, HiALS og HiG Fusjonsprosess NTNU, HiST, HiALS og HiG Hva er omstilling Fra endringer i den enkeltes arbeidssituasjon til gjennomgripende endringer av organisasjonsstruktur Sammenslåing av enheter/virksomheter Fjerning

Detaljer

Bevaring- og kassasjon nytt regelverk på høring høsten september 2012 Jorunn Bødtker Finansdepartementet, Dokumentasjons- og IKT-seksjonen

Bevaring- og kassasjon nytt regelverk på høring høsten september 2012 Jorunn Bødtker Finansdepartementet, Dokumentasjons- og IKT-seksjonen Bevaring- og kassasjon nytt regelverk på høring høsten 2012 18. september 2012 Jorunn Bødtker Finansdepartementet, Dokumentasjons- og IKT-seksjonen 1 Dagens tema Definisjoner Bakgrunn for høringen Innholdet

Detaljer

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet

Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Styret for høgskolen har fastsatt at HiOA skal ha et Forskningsetisk utvalg (FEU) på institusjonsnivå. Det behandler enkeltsaker

Detaljer

Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet

Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet 1 av 6 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: HR-seksjon DMF/Albert Verhagen O-sak

Detaljer

Dokumentasjonskrav, sporbarhet. Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl

Dokumentasjonskrav, sporbarhet. Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl Dokumentasjonskrav, sporbarhet Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl Noen sentrale lover Arkivloven Offentlighetsloven Lov om offentlig anskaffelse Økonomireglementet 26. oktober 2013 SLIDE 2 Arkivloven

Detaljer